팀의 성과를 높이는 작업 보조 도구를 만드는 방법

직원이 작업을 더 효율적이고 효율적으로 완료할 수 있도록 돕고 싶으십니까? 작업 지원은 직원에게 적시에 적절한 정보를 제공하는 훌륭한 작업 도구입니다. 잘 작성하면 시간을 절약하고 정확도를 높이며 작업 성과를 향상시킵니다.

이전에 만든 적이 없더라도 효과적인 작업 보조 도구를 만들고 개선하는 방법을 배우려면 계속 읽으십시오.

취업 지원이 정확히 무엇인가요?

작업 보조 도구는 직장에서 작업을 수행하는 방법에 대한 간단하고 명확한 지침입니다. 여기에는 치트 시트, 메모리 조깅하는 사람, 원페이저, 성능 지원 도구, 지침 목록 등이 포함될 수 있습니다. 기본적으로 직장에서 피할 수 있는 실수를 줄이기 위해 고안된 모든 것은 취업 지원으로 간주될 수 있습니다.

작업 보조 장치는 여러 이름으로 불리며 모든 산업 분야에서 성과 향상제로 사용됩니다. 회사에서 자동으로 제공하지 않으면 직원이 스스로 작업 보조 장치를 만드는 경향이 있을 정도로 유용합니다.

프린터 옆 벽에 테이프로 붙인 손으로 쓴 3 x 5 지침 카드를 본 적이 있습니까? 컴퓨터 화면 주변에 점을 찍는 스티커 메모는 어떻습니까? 이들은 모두 직원들이 직접 만든 비공식 직업 지원 유형입니다.

시간당 또는 프로젝트당 급여를 받든 급여를 받든 상관없이 사람들은 일을 빠르고 효율적으로 수행하는 가장 좋은 방법을 알고 싶어합니다. 지침을 찾는 데 시간을 낭비하고 싶은 사람은 없습니다.

일반적으로 작업 보조 도구는 한 페이지 이하의 인쇄된 문서입니다. 조립 라인에서 금융 기관에 이르기까지 모든 유형의 작업 영역 근처에서 찾을 수 있습니다. 그들은 벽이나 칸막이에 걸 수 있습니다. 프런트 데스크 근처에 있는 라미네이트 카드일 수도 있고 창고 근처에 있는 포스터일 수도 있습니다. 때때로 작업 보조 도구는 컴퓨터의 이미지 또는 PDF 파일, 스마트폰 앱 또는 짧은 비디오와 같은 디지털입니다.

“하지만 이미 온라인에 도움말 파일이 있습니다. 왜 별도의 취업 지원이 필요합니까?”라고 물을 수 있습니다. 직원들은 필요한 것을 찾기 위해 여러 페이지의 텍스트를 스크롤하는 것을 원하지 않습니다. 명령어가 이미 사용 중인 프로그램 내에 '묻혀 있는' 것처럼 보일 때 특히 그렇습니다.

종종 실제 프로그램 자체와 별개의 명확한 지침을 갖는 것이 더 나을 수 있습니다. 직장 작업이 디지털화됨에 따라 인쇄된 작업 보조 도구도 정확한 정보를 공유하는 강력하고 효과적인 방법으로 남아 있습니다.

작업 보조가 성능을 향상시키는 주요 방법

작업 보조 도구가 직원이 작업을 더 빨리(더 잘) 수행하도록 돕는 세 가지 주요 방법이 있습니다. 필요한 경우:

• 어떤 일을 하는 방법을 기억하십시오
• 문제를 해결하다
• 변경 사항이 있을 때 수행할 작업 알아보기

훈련은 어디까지나 짧은 시간 동안 사람의 기억 속에만 남습니다. 몇 주 전의 대면 코칭 세션이 이미 진부하고 "이 작업을 다시 수행하려면 어떻게 해야 합니까?"라는 말을 듣게 될 때, 바로 취업 지원이 빛날 때입니다. 직원들이 필요로 하는 정확한 정보를 필요할 때 언제든지 사용할 수 있습니다.

고용주와 직원 모두 답변이 즉시 제공될 때 더 나은 날을 보낼 수 있습니다. 도움을 받기 위해 누군가를 쫓아다녀야 하는 대신 직원들은 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계를 보여주는 작업 지원을 받습니다. 정확한 지침을 찾기 위해 여러 겹의 문서를 넘길 필요가 없습니다. 작업 지원이 워크스테이션 바로 옆에 있으므로 직원이 처음에 작업을 올바르게 완료할 수 있습니다.

작업 지원은 직원이 교육을 통해 배운 것을 기억하는 데 도움이 될 뿐만 아니라(예: 가끔만 수행해야 하고 암기할 필요가 없는 프로세스) 문제가 변경될 때에도 도움이 됩니다. 문제 해결, 예를 들어, 또는 새 소프트웨어 버전의 약간 다른 워크플로 단계를 안내합니다.

이러한 효율성이 더해집니다. Peregrine Performance Group에 따르면 그들이 함께 일하는 회사는 1주 교육 과정을 1일 교육과 취업 지원으로 대체했습니다. 훈련이 덜 필요할 뿐만 아니라 숙련도가 50% 증가했습니다. 효과적인 취업 지원서를 작성하는 데 시간을 할애하면 다음과 같은 유형의 혜택을 기대할 수 있습니다.

• 작업 작업을 더 빨리 완료하여 시간 절약
• 명확한 지침으로 인해 실수를 피하십시오.
• 직원 스트레스 감소
• 불필요한 지원 요청을 줄입니다.
• 모든 사람과 한 번에 동일한 지식을 공유하여 더 나은 프로세스/표준 제어
• 적은 훈련과 재훈련
• 더 나은 직원 및 고객 경험

또한 신속합니다. 작업 보조원은 기존 교육보다 75% 더 빠르고 훨씬 저렴한 비용으로 배치되어 훨씬 더 나은 ROI를 얻을 수 있습니다.

취업 지원을 만드는 방법(단계별 가이드)

올바른 단계를 통해 팀의 성과를 급증시키는 작업 지원을 쉽고 저렴하게 만들 수 있습니다.

1. 작업에 대한 정보 수집

이미 이 프로세스를 수행하고 있는 직원과 이야기하십시오. 그들은 그것을 완료하기 위해 어떻게 진행합니까? 그들은 어떤 조치를 취하고 어떤 순서로 취합니까? 이 일을 반복적으로 수행한 노련한 직원과 신입 직원 등 다양한 직원과 이야기를 나누십시오. 그들의 관점은 어떻게 다른가? 직접 작업을 시도하고 필요한 정보를 기록해 두십시오.

2. 구조 선택

취업 지원은 자연스럽게 다음 세 가지 범주 중 하나로 분류됩니다.

체크리스트

이것은 수행할 일이 많지만 특정 순서가 없을 때 작동합니다. 예를 들어, 장비 검사 및 신규 고용 서류 작업의 일관성 유지.

단계별

특정 순서로 작업을 수행해야 할 때 사용합니다. 순서도(의료 서비스 제공자를 위한 이 진단과 같은) 또는 if-then 의사 결정 트리는 프로세스를 논리적인 방식으로 배치하는 데 적합할 수 있습니다. 직원이 이동하면서 정보를 기록해야 하는 경우(예: 서버실에서 온도를 기록하거나 창고에서 제품을 계산하는 경우) 작업 지원을 채울 수 있도록 만들거나 대화형 앱을 사용할 수 있습니다.

참조

구체적인 단계가 없고 모든 정보가 한 번에 필요한 것은 아닐 때 가장 좋습니다. 직원들은 인기 있는 SKU 번호를 찾거나, 다른 부서와 전화번호를 공유하거나, 지역 지도에서 보관 시설을 찾아야 할 때 이를 한 눈에 볼 수 있습니다.

때때로 직업 지원에는 각기 다른 구조를 가진 많은 섹션이 있습니다. 다양한 선택에 얽매이지 마세요. 쓰기 시작하면 가장 좋은 형식이 분명해집니다. 결국 직업 지원이 작업을 더 빠르고 더 잘 수행하는 데 도움이 되는 한 어느 누구도 당신이 어떤 것을 선택하는지 신경 쓰지 않습니다.

3. 형식 선택

이것은 벽에 걸린 인쇄된 8.5×11 라미네이트 종이로 살 것인가, 아니면 네트워크에서 디지털 JPG로 살 것인가? 대화형 앱이 될까요? 정보가 맞는지 확인하려면 일찍 형식을 선택하십시오. 대부분의 보조원은 한 페이지 이하이거나 스크롤하지 않고 한 화면에서 볼 수 있습니다.

TechSmith와 Cebr의 연구에 따르면 3분의 2(67%)의 사람들이 시각 정보를 통해 정보를 전달할 때 정보를 더 잘 이해합니다. 텍스트 벽 대신에 쓰여진 단어를 가능한 한 이미지로 바꾸십시오. 형식에 맞는 그림, 차트 및 기타 시각 자료를 사용하십시오.

취업 지원서를 작성하는 방법

취업 지원을 함께 할 때 콘텐츠가 적을수록 확실히 더 많습니다. 우리는 스크린샷을 찍고 주석을 빠르고 쉽게 추가할 수 있기 때문에 작업 지원을 위해 Snagit을 사용하는 것을 좋아합니다. Snagit을 사용하여 작업 지원을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. 스크린샷 찍기

Snagit을 열고 큰 빨간색 캡처 버튼을 클릭합니다. 여기에서 화면에서 캡처하려는 영역을 선택할 수 있습니다. Snagit 편집기가 자동으로 열리고 이미지를 업로드합니다. 재미가 시작되는 곳은 다음과 같습니다.

2. 주석 달기

작업 보조 장치에 물리적 작업이 설명되어 있으면 사진을 찍고 화살표 등으로 표시하여 수행해야 할 작업을 지적하십시오. 디지털 작업의 경우 스크린샷을 찍습니다. Snagit을 사용하면 스크린샷을 찍고 편집할 수 있을 뿐만 아니라 모양을 추가하고, 강조 표시하고, 동일한 프로그램 내에서 프로세스의 단계를 표시할 수 있습니다.

단계 도구는 번호 매기기를 자동화합니다. 스크린샷 주위를 클릭하여 순차적 단계를 추가합니다.

방향이 여러 화면이나 사진에 걸쳐 있는 경우 하나의 문서로 결합하고 시각적 개체 주변이나 상단에 텍스트를 추가합니다.

디지털 형식의 경우 클릭 가능한 목차로 짧은 비디오(Camtasia를 좋아함)를 녹화하십시오.

일관된 모습을 가지세요

색 구성표와 스타일을 선택하고 작업 지원 전반에 걸쳐 이를 고수하십시오. 가능하면 일관된 글꼴, 크기, 색상 및 회사 브랜드를 사용하십시오. 최고의 이미지 편집기에는 균일한 모양을 유지할 수 있는 템플릿과 자산이 있습니다.

다국어로 만들어라

취업 지원은 사람들이 읽을 수 없을 때 작동하지 않습니다. 작업 지원이 직원에게 필요한 만큼 많은 언어로 현지화되었는지 확인하십시오.

3. 테스트 및 수정

이제 작업 지원을 만들었으므로 실제 생활에서 어떻게 수행되는지 확인하십시오. 의무적인 동료를 찾고, 메모할 것을 들고, 작업 보조 도구를 사용하여 작업을 수행하려고 하는 것을 지켜보십시오.

그들을 안내하지 말고 편안하게 앉아서 그들이 자연스럽게 하는 일과 직업 지원이 도움이 되는지 여부를 관찰하십시오. 메모를 하고 후속 질문을 하고 다른 동료를 찾아 반복하세요. 배운 내용으로 취업 지원서를 다시 작성하십시오.

4. 피드백 공유 및 기록

작업 지원이 완성되면 벽, 사람들의 책상 근처 또는 선택한 형식에 적합한 모든 위치에 배치하십시오. 직원들이 작업 지원이 자신을 위해 있다는 것을 알도록 하십시오. 필요에 따라 상기시키고 사용하도록 권장합니다. 당신이 그것을 만드는 일을 훌륭하게 해냈다면, 직원들은 자신의 일을 더 빠르고 더 잘 수행하는 데 도움이 되는 무언가를 갖게 된 것에 대해 더 감사할 것입니다.

질적 및 양적 장기적 결과를 위해 눈을 뜨십시오. 스스로에게 다음과 같은 질문을 해보세요.

• 직원들로부터 반복적인 질문을 덜 듣습니까?
• 작업이 더 정확하게 완료되고 있습니까?
• 고객 만족도 점수는 어떻습니까?

이 지속적인 정보를 사용하여 성공을 측정하고 다음 업데이트를 위한 영감을 얻으십시오.

보너스: Snagit 템플릿

취업 지원을 어떻게 시작해야 할지 아직 확신이 서지 않으세요? Snagit 템플릿이 당신을 위해 일하게하십시오!

먼저 만들기 버튼을 클릭하고 템플릿에서 이미지를 선택하거나 최근 캡처 트레이에서 이미지를 선택한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 템플릿에서 결합을 선택합니다. 작업 지원 요구 사항에 가장 적합한 템플릿을 선택할 수 있습니다.

그런 다음 이미지를 끌어다 놓기만 하면 템플릿 내에서 조정됩니다. 정말 쉽습니다! Snagit으로 작업 지원을 만드는 방법에 대한 전체 자습서를 보려면 아래의 훌륭한 비디오를 시청하십시오.