정보 과부하는 현실입니다. 이를 관리하는 방법은 다음과 같습니다.

직장에서 이메일, 메시지, 회의가 너무 많아서 어디서부터 시작해야 할지 모르겠나요? 정보과잉으로 인해 어려움을 겪고 계실 수도 있습니다.

당신은 유일한 사람이 아닙니다! 최근 직장 의사소통에 관한 TechSmith 조사에 따르면, 직원 중 절반은 직장에서 처리하는 의사소통의 양이 생산성을 저하시킨다고 생각합니다.

직장에서의 끊임없는 의사소통 흐름은 의사 결정 피로, 피로, 압도감과 같은 문제를 일으킬 수 있습니다.

이 블로그에서는 정보 과부하가 발생하는 이유와 그 영향, 그리고 가장 중요하게 이를 방지하는 방법에 대해 논의하겠습니다.

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정보과잉이란 무엇인가?

먼저, 정보 과부하를 정의해보자. '정보 과잉'이라는 용어는 한꺼번에 너무 많은 정보가 제공되어 압도당하는 느낌을 의미합니다. 이 상태에서는 한 번에 처리할 것이 너무 많기 때문에 결정을 내리거나 작업의 우선순위를 지정하는 것이 더 어려운 경우가 많습니다.

이 용어는 원래 정치학 교수인 Bertram Gross가 만들었습니다. 하지만 정보 과잉이라는 개념은 작가이자 미래학자인 앨빈 토플러(Alvin Toffler)가 1970년에 쓴 저서 미래 충격(Future Shock)에서 대중화되었습니다.

불행하게도 오늘날 정보 과부하는 디지털 기술로 인해 기록적인 속도로 메시지를 보내고 받는 것이 더 쉬워진 현대 직장에서는 흔한 일입니다.

기업이 원격 및 하이브리드 작업과 같은 보다 유연한 방식을 채택함에 따라 디지털 통신 채널에 대한 의존도는 더욱 높아질 것이며 정보를 관리하는 더 나은 방법을 찾는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다.

정보 과부하의 원인

확실히 기술이 중요한 역할을 했지만 현대 직장에서는 여러 가지 이유로 정보 과부하가 자주 발생합니다.

디지털 커뮤니케이션 도구의 증가

이메일, 인스턴트 메시징 앱, 프로젝트 관리, 화상 회의와 같은 도구를 사용하면 직장에서의 공동 작업이 더 쉬워지지만 지나치게 사용하면 메시지와 알림이 너무 많아질 수 있습니다.

직장에서 회의, 이메일, 채팅 스레드를 통해 더 많은 정보를 받을수록 우리는 압도감을 ​​느낄 가능성이 더 커집니다. 끝없는 메시지 바다를 정리하여 어떤 정보가 업무에 실제로 필수적인지 결정하는 것은 시간이 많이 걸리고 정신적으로 부담이 될 수 있습니다.

정보 흐름이 있는 각 도구는 우리의 주의를 요구하고 정보 과부하에 기여합니다.

불분명한 의사소통

메시지가 모호하거나 모호한 경우 정보를 반복하거나 설명을 추가해야 하는 경우가 많습니다. 이로 인해 동일한 기본 메시지를 다른 형식으로 보내야 합니다.

당신이 웹사이트를 재설계하는 중이고 디자이너가 버튼 색상을 노란색에서 주황색으로 변경하고 변경을 요청하는 이메일을 보내길 원한다고 가정해 보겠습니다. 그러나 페이지에 버튼이 두 개 이상 있으므로 디자이너가 설명을 요청하는 응답을 보냅니다. 그런 다음 사용할 오렌지색 음영 등에 대한 질문이 있습니다.

원래 메시지가 명확하지 않으면 간단한 요청도 끝없는 앞뒤로 쉽게 바뀔 수 있습니다. TechSmith 조사에 따르면 직장인의 74%는 직장에서 반복하거나 정보를 명확히 해야 하고, 67%는 불분명한 의사소통으로 인해 오해를 경험하는 것으로 나타났다.

필터링되지 않은 데이터 및 정보

디지털 시대에 조직은 판매 수치, 고객 피드백, 성과 지표 등 방대한 양의 데이터에 액세스할 수 있습니다.

관련성이 있고 실행 가능한 통찰력을 찾기 위해 이 방대한 양의 데이터를 조사하는 것은 압도적일 수 있습니다. 특히 정보를 의미 있게 구성하는 적절한 기술이나 도구가 부족한 경우에는 더욱 그렇습니다.

이로 인해 데이터의 관련성이나 데이터를 효과적으로 사용하는 방법을 이해하는 것이 어려워지고 직원들은 압도당하거나 정보 마비에 시달리게 됩니다.

정보 과부하의 결과

지속적인 정보 흐름을 처리하는 데에는 심각한 단점이 있을 수 있습니다. 개인이 압도감을 ​​느낄 수도 있지만 직장 생산성에도 해를 끼칠 수 있습니다. 정보 과부하의 결과는 다음과 같습니다.

집중력 및 집중도 감소

인간의 두뇌에는 너무 많은 대역폭이 있습니다. 과부하가 걸리면 집중하기가 더 어렵습니다. 하나의 작업에 완전히 참여하지 않은 채 작업 간에 지속적으로 전환하는 상황을 발견할 수 있습니다. 이는 컨텍스트 전환이라고 알려진 현상입니다.

계속해서 확인해야 하는 알림 및 이메일의 핑으로 인해 깊은 사고가 필요한 작업에 집중하기가 어려워지고 작업의 품질과 효율성이 저하됩니다.

통신 중단

소통을 많이 하면 직원들에게 더 많은 정보를 제공할 수 있다고 생각하시겠죠? TechSmith가 직원들의 의사소통 습관에 대해 조사한 결과, 자신이 처리하는 의사소통의 양에 압도당한다고 느끼는 사람이 많을수록 오해를 경험하고 정보를 반복해야 할 가능성이 더 높은 것으로 나타났습니다.

정보의 양이 너무 많아서 따라잡을 수 없을 때, 우리는 중요한 세부 사항을 읽는 대신 훑어보고 간과할 수 있습니다. 이는 잘못된 의사소통으로 인해 발생하는 문제를 명확하게 하거나 해결하는 데 오해와 시간 낭비를 초래할 수 있습니다.

결정 피로

너무 많은 옵션이나 상충되는 정보가 제시되면 정보 마비로 이어집니다. 기본적으로 우리는 선택 사항에 너무 압도되어 잘못된 선택을 하는 것에 대한 두려움으로 인해 프로세스가 완전히 지연됩니다.

시리얼 같은 음식을 찾고 있는데 옵션이 너무 많아서 식료품점에서 어떤 느낌일지 생각해 보세요. 라벨을 읽는 데 몇 분이 걸릴 수 있습니다. 갑자기 모든 선택이 흐려지고, 당신은 시리얼을 아예 포기한 채 빈 바구니를 들고 통로를 떠납니다.

일과 삶의 균형이 부족하다

솔직하게 말씀드리겠습니다. 읽지 않은 Slack 메시지가 15개 정도 있어서 스트레스를 받고 있습니다. 우리는 근무 시간 동안 우리에게 들어오는 모든 정보를 읽고, 응답하고, 관리해야 한다는 압박감을 느낍니다. 중요한 것을 놓치는 것에 대한 두려움은 현실입니다.

"항상 켜져 있다"는 느낌은 일이 우리 개인 생활에 스며들어 스트레스와 탈진으로 이어질 수 있습니다. 피로는 직장에서의 생산성과 참여도를 저하시킬 수 있지만 건강에도 영향을 미칠 수 있습니다.

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정보 과부하 관리 전략

정보 과부하를 처리하는 것보다 더 압도적으로 느껴질 수 있는 유일한 일은 이를 방지하는 것일 수 있습니다. 정보 과부하를 피하고 직장 생활을 개선하기 위해 지금 당장 취할 수 있는 작은 조치가 있습니다.

우선순위 설정

모든 정보에 즉각적인 주의나 대응이 필요한 것은 아닙니다. 중요한 것에 집중하면 모든 것에 지속적으로 대응해야 하는 부담을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 경우에 적용되는 일률적인 접근 방식은 없지만 아이젠하워 매트릭스는 인기 있는 시간 관리 접근 방식입니다. 기본적으로 작업을 먼저 수행할 작업, 나중에 예약할 작업, 위임할 작업, 삭제할 작업의 네 가지 상자로 나눕니다.

직장에서 의사소통을 처리할 때 빠르고 효과적인 결정을 내리는 데 도움이 되도록 이 방법을 적용할 수 있습니다. 이메일, 메시지 앱 또는 기타 받은편지함을 확인할 때 메시지를 네 가지 카테고리로 정리하세요.

1. 긴급하고 중요함: 이러한 메시지는 즉각적인 주의가 필요하며 시간에 민감한 결정이나 긴급한 문제와 같은 현재 작업 프로젝트에 매우 중요합니다. 가능한 한 빨리 이러한 통신에 응답하십시오.
2. 중요하지만 긴급하지 않음: 피드백 요청이나 긴급하지 않은 업데이트와 같이 중요하지만 즉각적인 응답이 필요하지 않은 메시지입니다. 달력의 일일 또는 주간 블록과 같이 응답할 특정 시간을 예약하세요.
3. 긴급하지만 중요하지 않음: 이 메시지는 긴급해 보이지만 업무와 직접적인 관련이 없습니다. 종종 이는 팀원 중 누군가가 더 잘 처리할 수 있는 요청이나 질문일 수 있습니다. 가능할 때마다 이러한 메시지를 적절한 사람에게 위임하십시오.
4. 긴급하지도 중요하지도 않음: 스팸, 원치 않는 판매 이메일, 정보 제공용 뉴스레터를 포함하여 긴급하지도 중요하지도 않은 메시지입니다. 이러한 커뮤니케이션을 삭제하거나 구독 취소하면 받은편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.

기술을 현명하게 활용하세요

직장에서 협업하고 의사소통하는 데 사용하는 도구는 정보 과부하를 야기할 수 있지만 이를 활용하여 이를 방지할 수도 있습니다.

필터 및 규칙 만들기

이메일 플랫폼을 통해 사용자는 필터/규칙을 만들어 수신 메시지를 보낸 사람, 제목 줄 또는 키워드를 기준으로 폴더로 분류할 수 있습니다. 이 기능을 활용하면 메시지를 선별하는 데 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

알림 설정 사용자 정의

중요한 메시지나 언급에 대해서만 알리도록 앱 알림을 맞춤 설정하여 방해 요소를 줄이세요. 이렇게 하면 즉각적인 주의가 필요하지 않은 진행 중인 토론으로 인한 방해를 최소화할 수 있습니다. 그런 다음 일주일 내내 덜 긴급한 메시지를 처리하도록 전용 블록을 예약할 수 있습니다.

시각적인 표현으로 의사소통에 명확성을 더하세요.

시각적 자료는 복잡한 정보를 신속하게 전달하여 메시지를 보내고 받는 사람의 시간을 절약해 줍니다. 직장에서 시각적 커뮤니케이션의 힘을 활용하기 위해 전문 그래픽 디자이너가 될 필요는 없습니다. Snagit과 같은 화면 캡처 및 녹화 도구를 사용하면 누구나 쉽게 빠르게 스크린샷이나 비디오를 찍고, 컨텍스트를 추가하고, 링크를 통해 공유할 수 있습니다.

명확하고 실행 가능한 피드백 제공

화면에 보이는 내용과 변경해야 할 사항을 정확하게 보여줄 수 있으면 피드백을 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 해달이 아침 식사로 먹는 음식에 대한 단락의 슬라이드 13에 있다는 것을 텍스트만으로 설명하려고 하는 것보다 슬라이드 데크의 스크린샷을 찍고 잡은 오타에 화살표를 가리키는 것이 훨씬 빠릅니다.

프로세스 시연

프로세스나 작업 흐름을 설명할 때 회의를 예약하거나 긴 지침을 작성할 필요 없이 동영상 메시지를 통해 각 프로세스 단계의 진행 상황을 보여줄 수 있습니다. 영상에 겁먹지 마세요. Zoom 회의에서와 마찬가지로 화면을 녹화하고 단계를 보여줌으로써 간단한 비디오 메시지를 만들 수 있습니다.

Snagit을 사용하면 녹음하는 동안 화면에 화살표와 단계 번호를 추가하여 프로세스를 명확하게 할 수 있습니다. 더 좋은 점은 그 사람이 기분 전환이 필요할 때 하루를 방해하지 않고 필요에 따라 비디오를 다시 볼 수 있다는 것입니다.

결론

직장에서 메시지를 보내는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 이는 우리가 정보를 공유하는 방법에 대해 더 신중해야 함을 의미합니다. 이미지, 동영상 등의 시각적 요소를 사용하면 메시지를 명확하게 전달하고 불필요한 앞뒤를 줄이는 데 도움이 됩니다.

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