Google 문서에서 업데이트 기록으로 작업하는 방법

Google 문서도구 사용의 한 가지 장점은 작업을 항상 자동으로 저장한다는 것입니다. 다른 하나는 Google이 문서에 대한 모든 변경 기록을 보관한다는 것입니다. Google 문서도구에서 버전 기록에 액세스할 수 있으므로 파일의 이전 버전을 복원하거나 이전 버전의 사본을 만들어 다른 프로젝트로 분리할 수 있습니다.

편집 권한이 있는 경우에만 이전 버전의 파일을 보고 검색할 수 있습니다. 다른 사람이 파일을 공유하고 읽기 전용 권한을 부여하면 해당 기록을 볼 수 없습니다. 또한 Google 문서의 비즈니스 버전은 G Suite라고 합니다. 이 팁은 두 버전 모두에서 작동해야 합니다.

작동 방식은 다음과 같습니다.

Google 문서의 이전 버전을 보는 방법

세 가지 방법으로 모든 Google 문서의 업데이트 기록 목록을 볼 수 있습니다.

1. 메뉴에서 파일 > 버전 기록 > 버전 기록 보기를 선택합니다.

2. macOS에서는 Windows 단축키 Ctrl+Alt+Shift+H 또는 Command+Option+Shift+H를 사용합니다.

3. 도움말 메뉴의 바로 오른쪽에 있는 밑줄이 그어진 단어 그룹을 클릭하십시오. 이 단어는 파일의 상태에 따라 변경됩니다. 문서 작업을 하고 있을 때 "저장 중..."이라고 표시되고 그 때만 클릭할 수 없습니다. 그렇지 않으면 "드라이브에 모든 변경 사항이 저장됨" 또는 "마지막으로 수정한 날짜"라고 표시되고 그 뒤에 날짜가 표시됩니다. 둘 중 하나를 클릭하면 버전 기록이 나타납니다.

문서 기록 목록이 오른쪽의 새 열에 나타납니다. 개별 버전은 각 날짜의 헤더 아래에 축소되어 있습니다. 변경 사항을 더 세부적으로 보려면 둘 중 하나를 확장합니다.

현재 버전으로 돌아가려면 창 왼쪽 상단에 있는 뒤로 화살표를 클릭합니다.

그러나 Google은 문서에서 "저장 공간을 절약하기 위해 파일 수정 버전이 병합될 수 있습니다"라고 명시하므로 완벽한 기록이 없을 수도 있습니다.

Google 문서 버전을 복원하는 방법

Google 문서의 버전 기록에 액세스하면 이전 버전을 복원할 수 있습니다. 오른쪽에 나타나는 버전 목록에서 열려는 파일을 클릭하기만 하면 됩니다.

창 상단에 "이 버전 복원"이라는 큰 파란색 버튼이 나타납니다. 선택한 버전을 복원하면 현재 선택한 버전 이후에 생성된 버전을 포함하여 다른 모든 버전이 계속 유지됩니다.

이전 버전의 Google 문서를 복사하는 방법

파일의 이전 버전을 복원하는 것 외에도 파일의 복사본을 만들 수 있습니다. 복사본을 만들면 같은 파일의 다른 버전을 빠르게 만들 수 있습니다. 예를 들어, 구직 신청을 할 때 훌륭한 트릭이고 각 이력서와 자기 소개서를 고유하게 만들고 싶지만 매번 처음부터 시작하고 싶지는 않습니다.

복사본을 만들려면 파일 기록을 열고 원하는 파일을 선택하고 세 개의 누적된 점 아이콘을 클릭한 다음 복사본 만들기를 선택합니다.

Google 문서에서 편집 및 버전 관리를 위한 팁

1) 버전 이름 지정

이제 Google 문서도구에서 업데이트 기록을 찾는 방법을 알았으므로 다른 버전의 이름을 지정하여 업데이트 기록을 최대한 활용할 수 있습니다. 이름을 지정하면 나중에 복원하거나 다른 용도로 사용할 버전을 쉽게 식별할 수 있습니다. 이름을 바꾸지 않으면 기본 이름은 시간 및 날짜 스탬프가 됩니다. 다음 방법 중 하나를 사용하여 이름을 바꿀 수 있습니다.

• 버전 기록을 열고 점 3개가 있는 아이콘을 클릭한 다음 이 버전 이름 지정을 선택합니다.
• 메뉴에서 파일 > 버전 기록 > 현재 버전 이름 지정을 선택합니다.

2) Google 문서에서 변경 사항 추적

메뉴 모음의 오른쪽 상단에는 기본적으로 편집이라고 표시된 메뉴 버튼이 있습니다. 그것을 클릭하면 제안 및 보기라는 두 가지 새로운 옵션이 나타납니다.

제안으로 전환하면 기본적으로 문서의 변경 내용을 추적할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 공동작업자가 사용할 때 Google 문서도구는 모든 새 자료와 변경사항을 제안으로 저장합니다. 그들은 쉽게 볼 수 있도록 다른 색상으로 나타납니다. 하나씩 수락하거나 거부하거나 일괄 처리 할 수 있습니다.

3) 질문 및 토론에 댓글 도구 사용

작가와 편집자는 제작 중인 자료에 주석을 추가하면 실수로 최종 사본과 함께 게시될 수 있다는 어려운 방법을 종종 배웁니다. Google 문서도구에는 작성자와 편집자가 페이지에 불필요한 단어를 넣지 않고 콘텐츠에 대해 토론할 수 있는 댓글 도구가 있습니다. 사용해주셔서 감사합니다.

4) @ 메시지 사용

@ 메시지를 사용하여 편집이나 댓글에 대한 다른 사람의 주의를 환기시키십시오. Google은 대부분의 다른 앱과 다른 기호를 사용하기 때문에 + 메시지라고 해야 합니다. 실제로 + 대신 @를 입력하면 Google에서 자동으로 변경합니다.

누군가의 관심을 표시하려면 댓글을 작성한 다음 더하기 기호(+)를 입력한 다음 그 사람의 이름이나 이메일 주소를 입력하십시오. Google은 연락처에서 가장 가까운 일치 항목을 자동으로 제안합니다. 그 사람이 아직 연락처에 없으면 이메일 주소를 입력하기만 하면 됩니다. 시간을 갖고 엔터를 누르기 직전에 얻으십시오. 입력한 내용은 문서 링크와 함께 즉시 이메일을 통해 그 사람에게 전달됩니다. 댓글을 변경하면 해당 사용자도 해당 댓글에 대한 알림을 받습니다. 따라서 스팸을 피하고 Enter 키를 누르기 전에 댓글을 잘 살펴보십시오.

5) Google 문서/드라이브에서 오프라인으로 작성 및 수정

컴퓨터나 휴대기기가 인터넷에 연결되어 있지 않아도 Google 문서도구를 사용할 수 있다는 사실을 알고 계셨습니까? 당신은 할 수 있습니다. 내 동료 Eric Ravenscraft는 단계별 지침과 함께 Google 드라이브를 오프라인으로 설정하는 방법 에 대한 전체 기사를 작성했습니다.

6) 이메일 알림 비활성화

G Suite를 사용하여 많은 것을 작성하고 편집하는 경우 문서의 모든 단일 변경 사항에 대해 이메일을 받는 것은 성가실 수 있습니다. 이러한 알림을 비활성화하는 방법은 다음과 같습니다. 구글 드라이브로 이동합니다. 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 엽니다. 왼쪽에서 알림을 선택한 다음 이메일 상자를 선택 취소합니다.

간단한 지침은 Google 드라이브 > 설정 > 알림 > 이메일입니다.

더 많은 G Suite 도움말

Google 문서도구를 매일 사용하는 경우 G Suite에 대한 몇 가지 유용한 팁을 배우면 시간을 절약하고 프로그램을 보다 효율적으로 사용하는 데 도움이 됩니다. 소프트웨어가 무엇을 할 수 있는지 알게 되면 작업으로 수행할 수 있는 작업에 대한 새로운 아이디어를 얻을 수도 있습니다.