Microsoft Word 문서를 보호하는 방법

문서를 읽기 전용으로 설정하여 다른 사람이 문서를 편집할 수 없도록 할 수 있습니다. 파일 > 정보 > 문서 보호 를 열어 보안 옵션을 봅니다. 문서 보호 메뉴에서 항상 읽기 전용으로 열기를 선택합니다. 이제 문서를 저장하고 닫았다가 다시 여십시오.

변경해야 하는 경우가 아니면 작성자가 이를 읽기 전용으로 열었으면 한다는 메시지가 Word에서 깜박입니다. 예를 클릭하여 문서를 읽기 전용 모드로 엽니다. 물론 누구나 아니오라고 말하고 편집 모드에서 문서를 열 수 있습니다. 목표는 의도하지 않은 변경 가능성을 줄이기 위해 사람들이 문서를 읽기 전용으로 쉽게 열 수 있도록 하는 것입니다.

읽기 전용 제한을 제거하려면 문서를 편집 모드에서 엽니다. 파일 메뉴를 클릭하고 정보 > 문서 보호 > 항상 읽기 전용으로 열기 로 이동합니다.

파일 > 정보 > 문서 보호 로 이동하고 암호로 암호화 옵션을 선택하여 암호로 문서를 암호화할 수 있습니다. Word에서 문서의 암호를 만들라는 메시지가 표시됩니다. 코드를 잊어버린 경우 코드를 검색하거나 재설정할 방법이 없으므로 복잡하지만 기억하기 쉬운 비밀번호를 사용하십시오.

이제 문서를 저장하고 닫았다가 다시 열면 Word에서 문서에 액세스하기 위해 암호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다.

암호를 제거하려면 파일 메뉴를 클릭하고 정보로 이동하여 문서 보호를 선택한 다음 암호로 암호화를 클릭하십시오. 가려진 비밀번호를 삭제할 수 있는 팝업 창이 나타나면 확인을 클릭합니다. 문서를 다시 저장하고 닫으면 다음에 문서를 열 때 암호를 묻지 않습니다.

문서를 편집할 수 있는 방법을 제한할 수 있습니다. 파일 > 정보 > 문서 보호 를 클릭하고 편집 제한을 선택합니다. 그러면 문서의 오른쪽에 서식 지정 및 편집 제한을 위한 편집 제한 창이 표시됩니다. 여기에서 사람들에게 문서를 읽을 수 있는 권한을 부여하고, 편집할 수 있는 부분을 선택하고, 작업 방법을 선택할 수 있습니다.

사람들이 문서의 서식을 변경하지 못하도록 하려면 "선택한 스타일로 서식 제한" 옆의 확인란을 선택하십시오. 설정을 클릭하여 기본적으로 허용되는 모든 스타일 변경 사항을 표시하는 서식 제한 팝업 창을 엽니다. 그대로 유지하거나 권장 최소값으로 변경하거나 없음으로 변경할 수 있습니다. 어떤 설정을 선택해야 할지 잘 모르겠다면 권장 최소값을 선택하십시오.

또한 서식 아래의 세 가지 옵션 중 하나를 선택하여 자동 서식이 서식 제한을 무시하도록 허용하고, 테마 또는 구성표를 전환하는 기능을 차단하고, QuickStyle 집합을 전환하는 기능을 차단할 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 이 세 가지 설정을 선택하지 않은 상태로 두십시오. 확인을 클릭하여 서식 제한 창을 닫습니다.

편집 제한 아래에서 "문서에서 이 유형의 편집만 허용" 옆에 있는 확인란을 선택하여 독자가 문서의 내용을 변경할 수 있는 방법을 설정합니다. 아래의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 4가지 옵션 중에서 선택합니다.

• 변경 내용 추적은 문서에서 변경 내용 추적을 켜고 다른 모든 유형의 편집을 제한합니다.

• 주석 을 사용하면 독자가 수정 없이 문서에 주석을 삽입할 수 있습니다.

• 양식 채우기를 통해 독자는 사용자가 만든 양식을 채울 수 있지만 양식의 내용은 변경할 수 없습니다.

• 변경 사항 없음(읽기 전용) 은 문서를 읽기 전용 모드로 전환하므로 변경할 수 없습니다.

주석 또는 변경 사항 없음(읽기 전용) 옵션을 선택하면 사람들이 문서의 특정 부분을 편집할 수 있도록 예외를 생성할 수 있습니다. 예외 섹션에서 모든 사람의 확인란을 선택하고 문서에서 편집할 부분을 선택합니다.

모든 것이 설정되면 "예, 보호 적용 시작"을 클릭한 다음 암호를 입력하고 다시 입력하고 확인을 클릭합니다. 문서를 저장하고 닫은 다음 다시 열면 상단 리본의 편집 컨트롤이 회색으로 표시됩니다. 문서의 특정 섹션에서 편집을 허용한 경우 해당 영역을 클릭하면 컨트롤에 다시 액세스할 수 있습니다.

보호 기능을 끄려면 검토 탭을 클릭하고 편집 제한 아이콘을 클릭하십시오. 편집 제한 창 하단에 있는 보호 중지 버튼을 클릭한 다음 암호를 입력하고 확인을 클릭합니다. 창에 표시되는 서식 지정 및 편집 제한에 대한 옵션을 선택 취소합니다.

디지털 서명으로 문서를 보호하려면 파일 > 정보 > 문서 보호 를 열고 디지털 서명 추가를 선택합니다. 이것은 귀하의 문서를 읽은 사람들에게 귀하와 다른 누구도 서명하지 않았음을 알려주고 귀하가 문서를 수정하고 저장한 마지막 사람임을 나타냅니다.

디지털 서명을 만들려면 서명 인증서가 필요합니다. 이 작업을 처음 수행하면 Word에서 디지털 서명을 설정할 것인지 묻는 메시지를 깜박입니다. 예를 클릭하면 디지털 ID를 찾는 데 도움이 되는 Microsoft 지원 페이지가 나타납니다. 디지털 ID를 얻으려면 다양한 제공자에 대한 링크를 시도하십시오. 그런 다음 "Office 파일에서 디지털 서명 추가 또는 제거" 링크를 클릭합니다. 디지털 서명을 추가하는 방법을 알아보려면 페이지를 아래로 스크롤하십시오.

디지털 ID가 있으면 문서 보호 버튼으로 돌아가서 디지털 서명 추가 를 다시 클릭합니다. 필요한 필드를 채우고 서명 버튼을 클릭합니다. 디지털 서명을 확인하라는 메시지가 표시될 수 있으며 확인을 클릭합니다.

이제 문서가 디지털 서명되고 읽기 전용이 됩니다. Word에서는 문서에 서명하고 최종 문서로 표시했으며 누군가 문서를 변경하면 서명이 무효화된다고 설명합니다. 문서를 여는 사람은 누구나 디지털 서명 알림을 볼 수 있습니다.

디지털 서명을 사용하는 대신 더 비공식적인 방식으로 문서를 최종 문서로 표시할 수 있습니다. 파일 > 정보 > 문서 보호 를 열고 최종본으로 표시를 선택합니다. 이제 문서가 최종 문서이며 저장될 것임을 Word에서 알려줍니다. 문서를 최종 문서로 표시하면 입력, 편집 및 교정 기능이 비활성화되고 문서가 완료되었다는 메시지가 모든 독자에게 표시됩니다.

누군가 문서를 열면 화면 상단에 파일 상태를 알려주는 메시지가 표시됩니다. 그러나 독자는 계속 편집 버튼을 클릭하면 문서를 변경할 수 있습니다. 해당 버튼을 클릭하면 문서를 편집하고 다시 저장할 수 있습니다.

이 옵션의 궁극적인 목표는 문서 편집을 방지하는 것이 아니라 독자에게 권장되는 최종 버전임을 알리는 것입니다. 누군가 문서를 추가로 편집하려는 경우 해당 작업이 기록됩니다. 문서를 최종으로 표시한 다음 다시 편집하면 문서를 잠근 원래 사람이 작성자로 계속 표시되고 다른 사람은 문서를 마지막으로 수정한 사람으로 저장됩니다.