올바른 프로젝트 관리 소프트웨어로 이메일을 죽이는 방법

이메일은 스트레스를 증가시키고 불필요한 작업을 생성하며 사람들을 압도하게 만듭니다. 이러한 조건에서 직장에서 누구도 자신의 최고의 버전이 될 수 없습니다. 지난 몇 년 동안 조직은 Slack 및 기타 직장 커뮤니케이션 도구와 같은 팀 메시징 앱을 선호하여 이메일에서 멀어지기 시작했습니다. 올바른 도구 또는 도구 세트를 찾는 것은 팀이 기존 받은 편지함을 포기할 수 있는지 여부에 영향을 미칩니다. 많은 팀에서 프로젝트 관리 소프트웨어는 솔루션의 일부여야 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

프로젝트 관리 앱이라고도 하는 프로젝트 관리 소프트웨어는 팀이 작업을 추적하는 데 사용하는 온라인 도구입니다. 가장 넓은 의미에서 프로젝트 관리 앱은 Microsoft Project와 같은 작업 관리를 위한 복잡한 소프트웨어부터 기본적인 할 일 앱에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 가장 강력한 앱에는 리소스 관리, 작업에 소요된 시간 추적 또는 청구를 위한 기타 비즈니스 도구가 포함됩니다.

우리는 종종 다양한 유형의 협업 도구를 프로젝트 관리 앱과 구분하여 올바른 목적에 적합한 앱을 더 쉽게 추천할 수 있도록 합니다. 그렇긴 하지만 이 두 범주와 몇 가지 다른 범주(칸반 보드 앱 및 작업 관리 앱 등)는 상당히 겹칩니다. 그래서 Asana, Trello, Airtable, Basecamp와 같은 앱이 엄밀히 말하면 프로젝트 관리 앱은 아니지만 여기에 포함시킬 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어에서 무엇을 합니까?

모든 프로젝트 관리 앱은 약간 다르지만 대부분은 동료에게 물어보지 않고도 팀 ​​작업의 다양한 측면을 볼 수 있습니다.

로그인하면 팀이 완료해야 하는 모든 작업과 마감일이 표시됩니다. 누가 어떤 작업에 할당되었는지, 언제 완료했는지, 그리고 어떤 의견이 있었는지 확인할 수 있습니다. 동료 중 한 명이 예기치 않게 외출한 경우 프로젝트 관리 앱에 로그인하여 오늘 다른 팀원이 픽업해야 하는 긴급 할당 사항이 있는지 확인할 수 있습니다. 현재 이메일을 사용하여 다른 사람에게 작업이 완료되었음을 알리고, 작업에 대해 질문하거나, 승인을 위해 무언가를 보내는 경우 프로젝트 관리 앱을 사용하면 도움이 될 것입니다.

그것보다 더 많은 것이 있습니다. 귀하와 동료가 프로젝트 관리 앱을 사용할 때 이 앱은 완료된 작업의 수를 유지합니다. 얼마나 많은 작업이 제 시간에 완료되었습니까? 프로젝트가 마감일까지 완료될 예정입니까? 강력한 프로젝트 관리 앱에는 모든 종류의 차트와 그래프가 함께 제공되어 이러한 상황을 주시할 수 있습니다. 그렇게 하면 프로젝트가 미끄러지기 시작하면 조기에 감지하여 예방할 수 있습니다. 그러나 편향되지 맙시다. 프로젝트 관리 앱이 사람들의 의사 소통을 돕는 방법에 충실합시다.

프로젝트 매니저는 어떤 일을 하나요?

프로젝트는 일련의 작업입니다. 프로젝트 관리자는 이러한 모든 작업이 무엇인지 알고 있거나 최소한 감독하는 사람입니다. 때로는 프로젝트 관리자가 작업을 할당하거나 사람들이 청구할 수 있도록 풀에 넣습니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 모든 작업이 완료될 때까지 작업과 작업을 수행하는 사람들을 주시합니다.

모든 팀에 프로젝트 관리자가 있는 것은 아니지만 대부분의 팀에는 담당자가 있습니다. 비즈니스 소유자, 관리자 또는 팀 리더가 될 수 있습니다. 당신의 핵심 인물이나 일상적인 의사 결정자가 누구든지 그것이 당신의 프로젝트 관리자입니다.

이메일이 프로젝트에 나쁜 이유

이메일은 전자 메일입니다. 당연하게 들리겠지만 여기에서 함께하세요. 메일은 작업 할당을 위한 끔찍한 수단입니다. 당신의 임무가 달팽이 우편으로 당신에게 왔다고 상상해보십시오. 거의 우스꽝스럽습니다. 그러나 이메일은 더 빠르다는 점을 제외하고는 일반 우편과 크게 다르지 않습니다.

이메일이 제공하기에 좋은 것이 무엇인지 생각해 보십시오.

• 페이퍼 트레일과의 비동기 통신
• 문서 배달

이제 프로젝트 관리자가 일련의 작업을 관리할 때 알아야 할 사항을 생각해 보십시오.

• 누가 가능
• 각 작업자가 현재 할당한 작업의 양과 마감일
• 이미 할당된 작업의 진행률(예: "John에게 할당된 작업이 두 개 있고 둘 다 90% 완료되었습니다.")
• 마감일의 달력
• 프로젝트의 필요에 따라 작업의 우선 순위를 지정하고 우선 순위를 다시 지정할 수 있는 능력

우편으로 그런 일을 하는 것은 웃기다.

더 중요한 것은 대부분의 사무직 직원이 이메일을 사용하는 방식이 방해가 된다는 것입니다. 새 이메일 메시지가 딩 또는 팝업 알림과 함께 도착하면 작업자는 일반적으로 수신 메시지가 긴급하지 않은지 확인합니다. 그런 다음 다음 중단 때까지 우리가 하던 일을 다시 시작합니다. 사람들은 하루 종일 이메일을 확인하고 스캔하면서 이 작업을 수행합니다. 여러 연구에 따르면 이메일 사용은 지식 근로자의 하루 중 약 30%를 차지하며 그 시간은 개별 단위가 아니라 하루 종일 균등하게 분산되어 있습니다. 다시 말해, 이메일은 끊임없이 우리를 방해합니다.

방해는 일반적으로 순 부정적인 영향을 미치지만 예상과 다를 수 있습니다. 방해는 사람들로 하여금 더 스트레스를 받고 실제보다 더 많은 작업량을 가지고 있는 것처럼 느끼게 합니다. 사람들은 또한 더 큰 좌절감과 시간 압박을 느낍니다.

사람들이 이메일과 상호 작용하는 방식도 시간 낭비로 이어집니다. 우리는 내용을 잊어버렸기 때문에 하루 전에 스캔한 것과 동일한 이메일을 다시 읽어야 하는 경우 시간을 낭비합니다. 주요 결과물의 날짜를 잊어버린 경우 이메일에서 이를 파헤치는 데 시간이 걸립니다. 검색한 이메일이 오래된 이메일이고 날짜가 일주일 앞으로 미뤄진 경우에는 어떻게 하시겠습니까?

이것은 이메일이 작업 관리용으로 설계되지 않았다는 것을 의미합니다. 그것은 그 일에 잘못된 도구입니다.

프로젝트 관리 서비스와 통신

프로젝트 관리에는 사람과 자원을 저글링하고, 시간을 주의 깊게 관찰하고, 상황 변화에 따라 작업을 재분배하거나 우선 순위를 다시 지정하는 작업이 포함됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 이러한 종류의 문제와 프로젝트 과정에서 일반적으로 발생하는 기타 문제를 처리하도록 설계되었습니다.

프로젝트 관리 앱과 이메일로 소통하는 것은 어떤가요? 그것은 마치 눈으로 직접 보는 것과 설명을 읽는 것의 차이와 같습니다. 첫 번째 시나리오에서는 보고 싶은 것과 보고 싶은 것을 제어할 수 있습니다. 두 번째로, 당신은 다른 사람들이 가장 중요 하다고 생각하는 메시지를 입력하기 위해 다른 사람들에게 의존합니다.

프로젝트 관리 앱마다 커뮤니케이션 도구가 다릅니다. 예를 들어 거의 모든 것이 @ 멘션을 지원합니다. Slack 및 기타 팀 메시징 앱이 인기를 얻으면서 종종 이를 프로젝트 관리 앱에 연결하여 한 곳에서 대화를 간소화할 수 있습니다. 아직 팀 채팅 앱이 없는 경우 건너뛰고 대신 인앱 채팅 상자가 포함된 프로젝트 관리 앱을 찾을 수 있습니다. Zoho Projects와 ProofHub는 모두 이를 제공합니다.

문제의 프로젝트에 많은 시각적 요소가 있고 작업 중인 팀에서 이를 논의해야 한다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트 관리 앱에 이미지 마크업 도구가 있으면 삶이 훨씬 쉬워집니다. 이렇게 하면 이미지에 전자적으로 낙서를 하고 의견을 첨부할 수 있으므로 팀의 모든 사람이 더 쉽게 피드백을 제공하고 이해할 수 있습니다. Volerro는 마크업 도구가 있는 프로젝트 관리 앱의 한 예입니다.

언급한 바와 같이 프로젝트 관리 앱은 작업, 마감일, 진행 상황 및 담당자와 같이 저글링하고 추적하는 데 필요한 모든 기본 항목을 처리합니다. 그 모든 정보는 그것을 필요로 하는 사람들이 볼 수 있습니다. 그런 의미에서 이런 종류의 문제에 대해 의사 소통할 필요가 적습니다. 누군가에게 이메일을 보낼 필요가 없으며 시스템에 로그인하여 75% 완료로 표시되는 것을 볼 수 있을 때 작업이 거의 완료되었는지 여부를 확인하기 위해 6명의 사람들을 참조할 필요가 없습니다. 작업 관리를 위해 이메일을 사용할 때 줄 사이를 읽어야 하는 많은 내용이 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 갑자기 명확해집니다.

이메일 전송 시간 단축은 더 많은 작업 시간을 의미합니다.

팀이 이메일을 사용하지 않고 프로젝트 관리 앱으로 의사소통을 하는 것의 이점은 엄청날 수 있습니다. 이메일을 줄이는 것만으로도 모든 사람을 행복하게 만들 수 있지만, 누가 무엇을 하고 있는지, 무엇을 하고 있는지, 모든 작업의 ​​상태에 대해 더 잘 알 수 있다는 부가 가치에 비하면 별 의미가 없습니다. 의사 결정자가 올바른 결정을 내릴 수 있도록 작업하는 동안 정확한 정보를 훨씬 쉽게 얻을 수 있습니다.

프로젝트 관리 앱 작업에 대한 자세한 정보는 팀워크 프로젝트에서 프로젝트 관리를 단순화하는 7가지 방법 및 비즈니스를 구성하는 5가지 Zoho 프로젝트 기능을 참조하십시오.