사무실로 돌아가기: 직원 안내서

많은 기업에서 고립의 스트레스를 완화하거나 단순히 재정적으로 여유를 유지하기 위해 직원을 사무실로 다시 전환할 준비를 하고 있습니다. 이유가 무엇이든 직원을 안전하게 보호한다는 것은 고용주가 접촉 추적 및 공간 관리 도구를 사용하여 직원의 적절한 거리 유지와 같은 완전히 새로운 고려 사항을 포함할 새로운 건강 및 안전 규정을 준수하는 것을 포함하여 다양한 장애물을 극복해야 함을 의미합니다.

확립된 비즈니스 프로세스, 특히 인적 자원(HR)과 같은 사람 중심 벡터도 원격 인력 관리 도구를 사용하여 하이브리드 인력 모델을 구축하는 것과 같은 새로운 솔루션을 적용해야 합니다. 이는 대부분의 고용주에게 상당한 도전 과제이지만 유일한 과제는 아닙니다. 직원들도 사무실 복귀를 고려할 때 자신의 관점을 신중하게 조정할 필요가 있습니다. 즉, 매일 통근을 재개하는 것부터 새로운 유형의 사무실 인구에서 작업을 수행할 장소와 방법에 이르기까지 근무일의 모든 부분을 면밀히 살펴봐야 합니다.

사무실에 대해 생각하기 전에 시작하기에 가장 좋은 곳은 다시 일하고 싶은지 여부입니다. 재택 근무가 자신에게 적합하다면 고용주에게 이 교대조를 제안하는 가장 좋은 방법은 묻기만 하는 것이 아니라 계획과 함께 물어보는 것입니다. 재택근무로의 전환이 정확히 어떻게 작동하는지 HR과 협력하고 새로운 도움 방법을 찾기 위해 사용 가능한 도구와 기술을 탐색합니다. 대부분의 고용주는 그 어느 때보다 이 개념을 더 잘 수용합니다. 특히 직원이 부분적으로는 집에서, 부분적으로는 사무실에서 일하는 "하이브리드" 작업 시나리오에 대해 더 수용적입니다.

직장으로의 복귀, 심지어 부분적인 복귀가 가까운 장래에 있다면, 고용주의 계획 프로세스에 가능한 한 참여하는 것이 가장 좋습니다. 사무실 재오픈을 준비하는 입장에 있는 사람을 확인하고 다음 문제를 그들과 논의하십시오.

문에 들어가기

Statista가 인용한 PricewaterhouseCoopers 연구(위 그래픽 참조)에 따르면 전염병 기간 동안 사무실 공간을 다시 열 때 회사의 81%는 작업장 안전 조치 및 요구 사항을 변경할 계획이고 78%는 물리적 환경을 촉진하기 위해 작업장을 재구성하는 것을 목표로 합니다. 거리두기. 또한 기업의 54%는 원격 근무를 허용하는 역할에 대해 영구적인 옵션으로 만들 계획이며 기업의 53%는 노출을 줄이기 위해 교대 근무 또는 대체 직원을 찾고 있습니다.

즉, 업무복귀(RTW) 전략은 일단 복귀하면 현재 작업 환경에 큰 영향을 미칠 뿐만 아니라 조치가 다른 고려 사항에 따라 달라지기 때문에 이러한 효과가 정확히 무엇인지도 조직마다 크게 다를 것입니다. 수행 중인 작업의 종류, 공간의 특성, 직원 수, 주 및 지방 자치 단체에 적용되는 새로운 COVID-19 건강 규정을 포함합니다.

액세스 가능한 사무실 위치, 주어진 시간에 현장에 허용되는 직원 수, 접촉 추적 및 교대 근무 사이의 소독 작업과 같은 새로운 조치를 허용하는 새 직원 및 절차에 대한 엄격한 제약을 예상하십시오. 사무실은 또한 직원들에게 마스크, 안면 가리개, 장갑과 같은 개인 보호 장비(PPE)를 제공하고 소독제 및 손 소독제를 꾸준히 공급해야 합니다. 직원은 어떤 조치가 적용되고 있는지, 이를 구현하기 위한 절차는 무엇인지, 안전을 위해 필요한 새 장비를 어디에서 어떻게 수집해야 하는지 이해해야 합니다.

접근 통제는 준비가 되어 있지 않은 직원들에게 특히 성가신 문제가 될 것입니다. 그 이유는 이 프로세스가 직원을 심사하고 직장에 들어갈 수 있는 방법이 될 것이기 때문입니다. 이제 온라인 예약 시스템과 일종의 스마트 토큰을 포함하는 다단계 프로세스가 될 가능성이 높습니다. 복잡하게 들리지만 액세스 제어는 전염성이 있는 직원을 선별하고 지정된 시간에 현장에 누가 있는지 확인하는 데 매우 중요합니다. 그렇기 때문에 고용주뿐만 아니라 지역 COVID-19 당국 및 시 규정에서도 이 과정을 특별히 강조하고 있습니다.

대부분의 액세스 프로세스는 다음과 같이 진행됩니다. 직원은 집을 떠나기 전에 모바일 앱 또는 Zoho BackToWork와 같은 업무 복귀 도구를 통해 건강 검진을 통해 증상이 없는지 확인해야 합니다. 그런 다음 그들은 도착 시 검사 구역으로 이동해야 하며, 그곳에서 작업 구역에 대한 접근 권한을 부여하기 전에 체온을 측정합니다. 해당 액세스는 직원이 시스템에서 유효한 예약을 대기 중인 경우에만 부여됩니다. 그것이 문제가 되지 않는다면, 직원은 출입 시간과 직원이 하루의 대부분을 보낼 장소를 확인하는 데 사용되는 스마트 카드 또는 이와 유사한 토큰을 사용하여 사무실에 액세스할 수 있습니다.

특히 처음에는 이러한 요구 사항을 충족하지 못하면 집으로 보내질 수 있으므로 고용주의 RTW 팀과 협력하여 프로세스를 완전히 이해하고 필요한 모든 앱과 토큰이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

통근 고민

아이러니하게도 직원들에게 가장 문제가 되는 RTW 문제 중 하나는 사무실이 아니라 사무실로 가는 것입니다. 자가용으로 출퇴근하는 것도 하나의 일이지만 많은 곳에서 불가피한 상황인 대중교통을 이용하게 되어 많은 직원들이 걱정을 하고 있습니다. 1년 가까이 일반적으로 격리된 후 많은 직원이 일상적인 기차, 버스 또는 지하철 통근으로 돌아가려면 어느 정도 설득력이 필요할 것입니다.

데이브 브라이언트(Dave Bryant) 부사장은 "고용주들은 사무실을 안전하고 위생적으로 유지하기 위한 프로토콜을 잘 준수해 왔다. 그러나 대중교통이 직원들을 사무실로 데려다 주는 주요 수단으로 남아 있기 때문에 안전은 완전히 새로운 도전과제"라고 말했다. Bay Area의 선도적인 상업용 인테리어 회사인 One Workplace의 사장입니다. "회사 버스 및 청소 프로토콜이 있는 승차 공유 서비스와 같이 직원들에게 직장에 갈 수 있는 대안과 안전한 방법을 제공하는 것은 고용주가 직원을 안전하게 출퇴근하도록 고려해야 하는 옵션입니다."

Bryant는 "SPaaS(Space-as-a-Service)는 많은 기업이 직원이 거주하는 곳과 가까운 곳에 위치한 소규모 사무실 공간을 맞춤화할 수 있게 해주는 증가 추세입니다. Bryant에 따르면 이러한 직원 허브에 더 가까운 새 공간을 배치하면 출퇴근 시간을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 출퇴근 요건을 변경하고 작업에 직원이 필요하지 않은 경우 더 큰 사무실에서 떨어진 안전한 장소를 제공할 수 있습니다.

다시 말하지만, 직장으로 복귀하려는 경우 고용주와 함께 이 문제를 해결하고 이러한 솔루션이 회사에 효과가 있는지 확인하십시오.

새로운 기술을 기대하십시오

위에서 새로운 액세스 제어 기술에 대해 언급했지만 많은 직원의 경우 팬데믹 기간 동안 사무실로 복귀할 때 접하는 유일한 신기술은 아닙니다. 예를 들어 Cisco는 사무실에서 근무하는 직원에게 업무 복귀가 어떤 의미인지 신중하게 고려했다고 말합니다.

"우리는 회의실 하드웨어에 있는 센서의 수를 늘렸습니다."라고 Cisco의 SVP이자 GM 보안 및 애플리케이션 사업부인 Jeetu Patel은 말했습니다. 그는 회사가 회의 솔루션 하드웨어에 "방의 참가자 수를 감지하고 온도 및 습도 수준을 측정하며 공기 질을 측정할 수 있는" 다양한 센서를 추가하고 있다고 말했습니다. Cisco와 Cisco를 좋아하는 고용주는 특히 직원이 현장에서 안전하게 지낼 수 있도록 하기 위해 이러한 종류의 시설 데이터를 새로운 방식으로 수집할 것입니다.

화상 회의, 회의실 제어, 콘텐츠 공유 및 회의실 예약에 대한 즉각적인 연결을 제공하는 사무실 터치 패널인 Cisco의 Webex 회의실 내비게이터는 이제 음성으로 활성화됩니다. "방으로 걸어가서 '이봐 Webex, 회의에 참여하겠습니다.'라고 말하면 됩니다. 시스템에는 초음파를 사용하여 스마트폰을 통해 참가자를 식별할 수 있는 근접 제어가 있습니다."라고 Patel이 말했습니다.

그는 사무실에서 음성 비서로 이동하면 물리적으로 만질 필요가 있는 표면이 더 적기 때문에 더 위생적인 ​​솔루션이라는 추가 이점이 있다고 덧붙입니다. 그리고 물론 지능형 방 예약, 조명 및 블라인드 조정, 스마트 스크린 및 기타 회의 기술에 대한 자동 액세스와 같이 팬데믹 이후에도 계속해서 근로자를 도울 추가 혜택이 많이 있습니다.

직원 복리후생 재고

직원 특전과 혜택은 직원이 한 직업이나 직장을 다른 직업보다 고려하는 중요한 요소입니다. 코로나 이전 시대에는 무료 식사 및 간식, 개방형 개념 라운지, 체육관 멤버십, 회사 해피 아워 및 외출과 같은 특전이 모두 직원을 유치하는 데 도움이 되었고 더 오래 사무실에 머물 수 있었습니다. 이러한 특전과 혜택은 더 이상 원격 근무자나 사무실로 다시 오는 직원에게 매력적이지 않거나 의미가 없을 수 있습니다.

라이프스타일 복리후생 회사인 Fringe의 공동 설립자이자 CEO인 Jordan Peace는 "물리적 직장으로의 전환은 고용주가 직원에게 제공하는 특전과 혜택의 유형에 대해 몇 가지 큰 고려를 하게 합니다."라고 말했습니다.

"수개월 간의 원격 근무로 인해 회사는 직원에게 제공하는 혜택의 유형을 재고하게 되었습니다. 체육관 멤버십, 탁구대 또는 도시락 제공과 같은 많은 사내 특혜는 기본적으로 하룻밤 사이에 쓸모없게 되었습니다."라고 Peace는 말합니다. 그 자리에 라이프스타일 특전 중 하나인 새로운 카테고리가 등장했습니다. 이러한 종류의 특전은 많은 직원이 재택 근무의 결과로 직면하는 문제를 완화하기 위한 것입니다. 일반적으로 직원이 가상 튜터링이나 음식 배달과 같은 즉각적인 요구 사항을 충족하는 앱이나 서비스 중에서 선택할 수 있는 일종의 디지털 시장 형태를 취합니다.

Peace는 Fringe 사용자를 대상으로 한 설문 조사에서 직원의 80%가 원격 근무 시대가 혜택을 보는 방식을 영구적으로 바꿨다고 생각한다고 밝혔습니다. 84%는 사무실에 복귀한 후에도 라이프스타일 특혜가 코로나바이러스 이후의 세상에서 사무실 특전 및 편의 시설보다 더 가치가 있을 것이라고 생각한다고 말했습니다.

Fringe는 기업이 이러한 종류의 프로그램을 서비스로 구현하도록 지원하지만 많은 기업은 이러한 종류의 전염병 특혜를 직원에게 제공하는 방법에 대해 어려움을 겪을 것입니다. 회사의 RTW 노력에 참여하는 가장 좋은 방법은 HR 및 다른 직원과 협력하여 해당 지역에서 어떤 효과적인 혜택 솔루션이 있는지 확인한 다음 이를 제공하는 방법에 대한 계획을 세우는 것입니다.

커뮤니케이션이 핵심

대부분의 RTW 소프트웨어 도구 및 플랫폼은 직원 커뮤니케이션에 중점을 둡니다. 결국, 직장으로 복귀하는 기업은 비즈니스 수행 방식의 거의 모든 측면에서 중대한 변화에 직면해 있습니다. 단순히 메모를 보내는 것만으로는 달성할 수 없습니다. 고용주는 이러한 전환을 성공적이고 안전하게 하기 위해 관리자와 직원 간의 적극적인 토론을 촉진해야 합니다. 그러나 이는 직원들의 새로운 수준의 참여를 의미하기도 합니다.

새로운 온라인 회의, 팀 메시징 앱 및 이와 유사한 조치를 포함하여 여러 개의 새로운 커뮤니케이션 채널이 열려 있음에도 불구하고 많은 직원들은 여전히 ​​주변 토론에 참여하지 않고 앉아서 단순히 새로운 정보를 "수집"합니다. 사무실로 돌아가야 하는 명단에 포함되어 있다면 이러한 대화에 참여하는 것이 좋습니다. 즉, 목소리를 낼 뿐만 아니라 이전에는 피했을 수도 있는 주제에 대해 자주 이야기해야 합니다. 대표적인 예가 정신건강이다.

"비즈니스 리더는 이 위기에서 새로운 문화적 규범이 등장할 것이라는 점을 받아들여야 합니다. 지금까지의 많은 조정은 근로자와 조직이 변화에 적응하는 회복력을 보여주었습니다. 그러나 우리가 여전히 대답해야 하는 어려운 질문 중 하나는 이러한 변화가 우리의 작업 환경은 직원의 정신 건강에 영향을 미칩니다. 사람들은 어떻게 지내고 있습니까? 그리고 실질적인 후속 조치와 연결이 필요할 것입니다."라고 Siemens USA의 부사장 겸 인사 책임자인 Mike Bokina는 말합니다. "우리는 재정적 측면뿐만 아니라 이 위기의 인간적 측면을 계속해서 해결해야 합니다. 직원에게 필요한 것은 무엇입니까? 문화적 규범이 변화하고 있으며 직원의 목소리가 그 일부가 되어야 합니다."

불확실한 시기에는 직원들과의 커뮤니케이션이 그 어느 때보다 중요하지만 그 논의는 양방향으로 진행되어야 합니다. 정기적인 전면 회의 및 가상 타운홀 외에도 분산된 인력과 일대일 연결을 유지하면 원격 근무 기간 동안 줄어들었던 직원 참여를 지속하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Bokina는 "50,000명의 직원이 있는 Siemens USA에서는 직원의 건강, 조직 및 비즈니스의 건강에서 Siemens가 운영하는 지역 사회의 건강에 이르기까지 다양한 주제에 대한 투명성을 의미했습니다."라고 말했습니다.

다른 직원들과의 대화일지라도 이러한 종류의 토론을 조장하는 것은 안전한 직장으로 복귀하기 위한 중요한 새로운 요소입니다. 조직에서 이러한 대화를 나누기에 적합한 포럼을 찾는 데 어려움이 있는 경우 HR과 협력하여 포럼을 만드는 것을 고려하십시오. 고용주와 동료 모두 혜택을 볼 것입니다.