정리하기: 더 나은 회의를 위한 도구

전문가들은 회의가 생산성을 죽인다고 말하는 것을 좋아합니다. 그들은 확실히 할 수 있지만 그렇게 할 필요는 없습니다. 필요한 회의만 예약하고 시간과 날짜를 선택하는 데 어려움이 없으면 회의가 더 생산적입니다. 미리 안건을 준비하고 메모할 사람을 지정하면 회의 내용이 목표에 더 잘 부합합니다. 사람들이 쉽게 참여하고 참여할 수 있도록 하면 회의가 더 효율적일 수 있습니다. 그러면 회의가 의제 일정에 따라 진행될 수 있으며 일찍 마무리할 수도 있습니다. 사람들은 자신의 시간이 소중하다는 메시지를 보내기 때문에 그러한 일이 발생했을 때 감사하게 생각합니다.

효율적인 회의를 운영하려면 사람이 많이 필요하지만 회의를 원활하게 하기 위해서는 적절한 앱과 장비도 필요합니다. 여기에 나열된 14개의 앱과 도구는 모두 회의를 더 원활하고 생산적으로 만들도록 설계되었습니다.

회의 예약을 위한 앱

회의를 열려면 먼저 일정을 잡아야 합니다. 한 사람과만 만나더라도 이메일과 시간 목록으로 회의를 요청하는 것은 비효율적입니다. 회의 예약 앱은 설문 조사, 온라인 일정 양식, Slack 봇과 같은 더 나은 도구를 제공하므로 회의에 초대된 모든 사람이 함께 최적의 시간을 선택할 수 있습니다.

임명하다

Appoint.ly는 일대일 일정을 예약할 수 있는 간편한 회의 예약 서비스입니다. 고객 또는 귀하와의 회의를 요청해야 하는 다른 사람과 공유할 예약 페이지를 만듭니다. 예약 페이지는 회의 요청자에게 10분 소개 통화 또는 1시간 교육 세션과 같이 원하는 회의 유형에 대한 옵션을 제공합니다. 그런 다음 가용성에 따라 승인, 수정 요청 또는 거부할 수 있는 날짜와 시간을 요청합니다. Appoint.ly는 특히 일대일 회의를 위한 간단하고 간단한 일정 앱입니다.

차분하게

Calendly는 개인과 팀이 회의 일정을 잡는 데 도움이 되는 도구입니다. 여기에는 다양한 회의 유형과 요구 사항을 수용하는 옵션이 포함됩니다. 예를 들어 10분 전화 브리핑 및 30분 미디어 인터뷰와 같은 회의 유형을 만듭니다. 그런 다음 누군가가 당신과 만나기를 원할 때 원하는 회의 유형을 선택하고 사용 가능한 시간대를 선택할 수 있습니다. 또 다른 예: 특정 부서의 모든 사람이 클라이언트가 요청한 회의를 수락할 수 있는 비즈니스가 있다고 가정해 보겠습니다. Calendly는 그룹에서 참석 가능한 모든 사람에게 자동으로 모임 요청을 할당할 수 있습니다. 이 앱은 또한 개별 일정 예약 웹 페이지를 지원하여 사람들이 귀하의 가용성에 따라 귀하와 회의를 요청할 수 있습니다. 다양한 요구 사항을 충족하도록 설계된 강력한 일정 관리 앱입니다.

두들닷컴

Doodle.com은 세 가지 방법 중 하나로 회의 일정을 잡는 데 도움이 되는 프리미엄 옵션이 포함된 무료 웹사이트 및 모바일 앱입니다. 첫째, 회의 날짜와 시간이 포함된 온라인 투표를 만들 수 있습니다. 모든 회의 참가자에게 보내면 Doodle은 사람들이 응답할 때 최상의 옵션을 강조 표시합니다. 둘째, Doodle은 또한 개인 회의 일정을 제공합니다. 즉, 이를 사용하여 사람들이 가능한 시간을 확인하고 열린 슬롯 중 하나에서 회의를 요청할 수 있는 웹사이트를 만들 수 있습니다. 마지막으로, 팀 메시징 앱을 떠나지 않고 회의 시간에 동료에게 투표할 수 있는 Slack용 Doodle 봇이 있습니다.

시야

Microsoft Office의 일부로 판매되는 Outlook은 비즈니스 환경에서 회의 일정을 잡기 위한 사실상의 사무용 소프트웨어로 떠오를 수 있습니다. 모든 회의 참가자가 같은 조직에 속해 있고 모두 Microsoft Office를 사용하는 경우 Outlook은 일정을 잡기 위한 올바른 도구입니다. 캘린더에 설정한 참석 가능 여부에 따라 모든 사람에게 적합한 모임 시간과 날짜를 찾을 수 있습니다. 그런 다음 Outlook에서 회의실을 예약하고 일정에 회의를 넣을 수 있습니다. 그러나 모든 Outlook 사용자가 아닌 사람들 사이에서 모임을 구성해야 하는 경우에는 이것이 반드시 최고의 모임 스케줄러는 아닙니다.

랠리

Rally는 협업 일정 관리 소프트웨어입니다. 즉, 그룹에서 사용하도록 설계되었습니다. 그것을 설명하는 또 다른 방법은 모든 사람이 언제 만날 수 있는지에 대한 설문조사 앱을 말하는 것입니다. Doodle.com은 동일한 서비스를 제공하지만 Rally는 약간 다른 모양을 가지고 있으며 계정을 만들 필요가 없기 때문에 가끔씩만 필요할 때 사용하는 것이 더 빠릅니다. 그러나 이메일 주소를 입력해야 합니다.

한가함

FreeBusy는 기업용 회의 스케줄러 앱입니다. Calendly 및 Doodle.com과 유사하게 일대일 회의 일정을 자동화하고 여러 사람들이 만날 수 있는 최적의 시간을 찾는 방법을 제공하여 거의 모든 작업을 수행합니다. 또한 화상 회의 소프트웨어와 통합되어 해당하는 경우 회의 링크 및 ID와 같은 세부 정보를 자동으로 입력합니다.

짠

Woven은 더 큰 캘린더 앱의 일부로 제작된 일정 관리 소프트웨어입니다. 언급된 다른 앱과 유사하게 동료 그룹이 만날 최적의 시간을 찾기 위한 설문조사가 포함되어 있습니다. 또한 Woven에는 고객 및 동료와 공유할 수 있는 개인 일정 페이지가 있어 만날 시간을 요청할 수 있습니다.

화상 회의용 앱

이제 가상 회의가 너무 많아 화상 회의 앱을 사용하는 것이 절대적으로 필요합니다. 최고의 화상 회의 서비스는 신뢰할 수 있습니다. 즉, 누군가의 연결에 문제가 있어도 통화가 손상되지 않고 회의 중에 협업할 수 있는 충분한 도구가 있습니다. 이러한 도구에는 화면 공유 및 화이트보드, 채팅 상자는 물론 다른 사람에게 제어권을 넘기거나 한 사람이 말하는 동안 참석자를 음소거할 수 있는 것과 같은 중재자를 위한 옵션이 포함됩니다.

PCMag에는 화상 회의 소프트웨어 중에서 3가지 Editor's Choice가 있습니다: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings 및 Zoom.

클릭미팅

ClickMeeting은 소규모 기업, 특히 소규모 웨비나를 많이 주최하는 기업을 위한 탁월한 화상 회의 옵션입니다. 그러나 회의당 활성 비디오 피드는 4개만 가질 수 있습니다. 이 앱은 Microsoft Outlook의 캘린더와 통합할 수 있으며 Google 캘린더에 연결하기 위한 Chrome 플러그인이 있습니다.

Cisco Webex 미팅

Cisco Webex Meetings는 사용하기 쉬운 화상 회의 서비스이며 경쟁업체에서는 찾을 수 없는 몇 가지 기능을 포함합니다. 예를 들어, 강제로 전화를 걸지 않고 벨이 울리는 전화를 설정할 수 있습니다. 유료 요금제는 월 $13.50부터 시작하며 이는 소규모 기업에 매력적인 가격입니다. 무료 버전인 Webex Meetings Free 앱을 사용하는 경우 한 번에 3명의 화상 회의를 할 수 있습니다. 무료 플랜에는 데스크탑 및 문서 공유, 화이트보드 기능, 표준 품질 비디오 및 250MB의 클라우드 스토리지도 포함됩니다.

줌 미팅

Zoom이라고도 하는 Zoom Meeting은 가장 안정적인 화상 회의 서비스 중 하나입니다. 회사가 제품을 개발할 때 먼저 통화가 명확하고 연결되어 있는지 확인하는 데 중점을 두었습니다. HD 비디오 및 오디오를 지원합니다. 비디오로 녹음한 통화 내용을 입력할 수 있습니다. 또한 누구나 핵심 제품을 무료로 사용할 수 있으며 소규모 기업은 호스트당 월 $14.99부터 시작하여 기능을 강화하는 합리적인 가격의 요금제를 구입할 수 있습니다. 무료 계정으로 한 통화에 최대 100명을 호스트할 수 있으며 갤러리 스타일 보기에서 최대 49명을 볼 수 있습니다. 무료 사용자의 그룹 통화는 40분으로 제한되지만 일대일 통화는 필요한 만큼 오래 할 수 있습니다. 화상 회의 시스템의 성능을 수량화하고 비교하기는 어렵지만 안정성은 Zoom의 명성의 기초이며 이를 보여줍니다.

메모하기

많은 회의는 누군가가 메모를 하도록 하면 유익합니다. 회의 메모가 있으면 1) 회의에서 발생한 일에 대한 기록이 있고, 2) 참석할 수 없었던 사람들과 공유할 수 있으며, 3) 결국에는 반드시 해야 하는 후속 작업에 대해 명확히 해야 합니다. 완료. 기자 인터뷰와 같은 특정 종류의 회의의 경우 훌륭한 메모 작성 앱을 사용하여 오디오도 녹음할 수 있으므로 나중에 기록하고 말한 내용을 확인할 수 있는 완벽한 소스를 얻을 수 있습니다. 다음은 효과적인 회의 메모를 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 앱입니다.

에버노트

Evernote는 필기를 위한 강력한 앱입니다. 오디오 녹음 기능이 내장되어 있어 회의 전체를 녹음하면서 동시에 같은 파일에 입력한 아이디어를 기록할 수 있습니다. 카메라 기능을 사용하면 회의에서 화이트보드의 사진을 찍어 앱에 업로드할 수 있습니다. 그러면 Evernote가 OCR을 사용하여 텍스트를 검색할 수 있게 해줍니다. 팀에서 비즈니스용 Evernote를 사용하는 경우 모든 참가자가 회의 메모에 쉽게 액세스할 수 있도록 하여 그들이 추가하고 나중에 사본을 가질 수 있도록 할 수 있습니다.

휴고

Hugo.team은 팀이 회의 메모를 작성하고 공유하고 적절하게 후속 조치를 취하는 데 도움이 되도록 설계된 비교적 새로운 앱입니다. Hugo는 의제를 만들고 회의에서 중요한 아이디어와 정보를 기록하고 작업 항목을 작업으로 전환하도록 유도합니다. 이 앱은 Asana, Trello 및 Jira와 같은 다른 작업 관리 시스템과 연결되어 팀에서 이미 사용하는 앱에 할 일을 푸시할 수 있습니다. 최대 30명까지 무료로 사용할 수 있으며 Pro 버전(월 $399 고정)에는 자세한 보고서 및 일정 분석과 같은 더 많은 팀원 및 기능에 대한 지원이 추가됩니다.

마이크로 소프트 원 노트

Microsoft OneNote는 오디오 녹음기, 카메라 등 Evernote와 많은 기능을 공유하지만 다른 Office 제품과 긴밀하게 통합되기 때문에 다른 Office 제품을 사용하는 사람들에게 더 적합합니다. 예를 들어 Microsoft 비즈니스 계정이 있는 경우 Outlook에 나열된 예정된 모임을 표시하는 OneNote의 특수 기능을 사용하여 안건을 작성하거나 모임에 대해 다른 메모를 작성할 수 있습니다. Digital Ink라는 또 다른 기능을 사용하면 지원되는 장치에서 스타일러스를 사용하여 다이어그램과 이미지를 그릴 수 있습니다. 또한 조직의 다른 사람들과 회의 전, 도중 또는 후에 캡처한 메모를 쉽게 공유할 수 있습니다.

Minutes.io

Minutes.io(무료)는 명시적으로 회의록을 작성하기 위한 것입니다. 누가 무엇을 말했는지, 어떤 약속을 했는지, 어떤 기한을 정했는지 등 회의 중에 일어나는 일에 대한 모든 세부 사항을 작성하기 위한 템플릿을 제공합니다. Minutes.io는 단축키를 다양하게 사용하므로 일단 배우면 입력하는 동안 손가락을 떼지 않아도 됩니다. 브라우저에서 실행되며 온라인과 오프라인 모두에서 작동합니다. 회의가 끝나면 사람들의 이메일 주소를 파일에 쉽게 추가하여 모든 참석자와 공유할 수 있습니다. 예기치 않게 회의에 대한 공식 메모를 작성하라는 요청을 받은 경우, minutes.io가 빠르게 실행되고 잘 작동하여 당면한 작업에 대한 템플릿을 제공합니다.