정리: 더 많은 이메일로 이메일 싸움 그만

이메일 과부하는 직장에서 엄청난 생산성 문제입니다. 나는 이메일에 대해 불평하는 사람들을 항상 만납니다. 받은 편지함으로 쏟아지는 모든 새 메시지에 대해 끄기 스위치가 있었으면 하는 바람에 너무 부담스럽다고 말합니다.

그러나 이들 중 많은 사람들이 문제를 악화시키는 방식으로 이메일에 집착합니다. 내가 본 것은 더 많은 이메일을 사용하여 이메일과 싸우려고 하는 사람들이며, 그 결과 더 많은 이메일이 생성됩니다. 그들은 이메일의 불행에 빠져 있기 때문에 일반적으로 무슨 일이 일어나고 있는지 명확하게 볼 수 없기 때문에 자신이 상황을 악화시키고 있다는 사실을 알지 못합니다.

사람들이 이메일 과부하를 처리하려고 시도하는 동안 발에 총을 쏘는 것을 발견한 몇 가지 방법이 있습니다.

받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하지 마십시오

이메일 문제 를 더 악화시키는 사람들의 첫 번째 예는 할 일 목록 작성기 입니다. 할 일 목록은 메시지에 작업이 포함되어 있거나 할당된 작업의 메모리를 트리거할 때 받은 편지함에 이메일을 남깁니다. 즉, 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용합니다.

사람들이 일반적으로 이메일을 통해 작업을 할당하는 방법을 생각해 보십시오. 과제가 제목 줄에 명확하게 명시된 경우는 거의 없습니다. 수신자는 작업의 세부 사항을 알기 위해 이메일을 열고 읽어야 합니다. 그러나 메시지에는 작업에 대한 마감일이나 기타 세부 정보와 같이 수신자가 필요로 하는 모든 정보가 없을 가능성이 더 큽니다. 앞뒤로 메시지를 교환하면 작업이 명확해지며 결국 발생할 때마다 새로운 이메일이 생성됩니다. 요컨대, 이메일 받은 편지함은 매우 열악한 할 일 목록입니다.

또 다른 문제는 할 일 목록에 작업이 포함되어 있는지 여부를 확인하기 위해 수신되는 각 메일을 지속적으로 확인해야 하며, 그렇지 않은 경우 즉시 메일을 제거한다는 것입니다. 할 일 목록은 끝없이 잡초를 제거합니다.

설상가상으로 할 일 목록을 작성하는 사람들은 받은 편지함에서 일상적인 작업을 확인하는 데 익숙해지고 종종 끝내고 싶은 다른 일에 대한 알림을 이메일로 보내는 경우가 많습니다.

이메일이 문제라면 왜 이런 방식으로 더 많은 이메일 을 만들고 싶습니까?

그러나 그 깊숙한 곳에서 할 일 목록을 작성하는 사람들은 시스템이 문제를 어떻게 악화시키고 있는지 알 수 없습니다. 그들은 종종 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하는 것이 효과가 있는 유일한 방법이라고 주장합니다. 그러나 이 동일한 사람이 이메일에 압도당했다고 느낀다면 분명히 작동하지 않는 것입니다. 몇 가지 해결책이 있으며 잠시 후에 해결하겠습니다.

넛지메일 보내기 중지

나는 최근에 이메일 관리에 대해 기업 피정에서 연설했습니다. 강연을 준비하기 위해 일부 직원들과 이야기를 나누며 많은 직원들이 Nudgemail을 사용하여 엄청난 양의 이메일, 때로는 하루에 1,000개의 메시지를 관리하고 있다는 것을 알게 되었습니다. 그들은 이것이 흐름을 관리하는 완벽하게 정상적인 방법이라고 생각했습니다.

Nudgemail은 받은 편지함에 새 메시지로 다시 표시되는 시간을 설정하여 기본적으로 이메일을 일시 중지할 수 있는 프리미엄 도구입니다. "본질적으로"는 여기서 매우 중요한 단어입니다.

SaneBox 또는 일부 최고의 이메일 앱과 같은 대부분의 다시 알림 기능은 받은 편지함에서 원본 메시지를 숨긴 다음 선택한 시간에 읽지 않은 새 메일로 다시 표시합니다. Nudgemail은 조금 다르게 작동합니다. 이 기능을 사용하여 메일을 일시 중지하면 원본 이메일이 받은 편지함에 남아 있고 새 메시지 가 받은 편지함 상단에 나타나며 원본 메시지의 전체 스레드가 인용됩니다.

오해하지 마세요. Nudgemail은 훌륭한 도구이며 어떤 상황에서는 훌륭한 솔루션입니다. 받은 편지함을 처리해야 하는 커뮤니케이션을 위한 수집 지점이 아니라 정보의 흐름으로 보는 사람은 이를 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 직원들이 받은 편지함에 있는 메시지의 수가 너무 많아 업무를 수행할 수 없으며 메시지의 20%가 넛지메일 형식으로 반복되는 메시지라고 말하면 문제입니다.

할 일 목록을 작성하는 사람들이 자신의 시스템이 고장났다는 사실을 부정할 수 있는 것처럼 일부 Nudgemail 사용자는 이를 목발로 바꿉니다. 그들은 현재의 습관에 너무 집착하여 더 나은 해결책을 구상할 수 없습니다.

너무 빨리 답장하지 마세요

매우 자주 이메일에 회신하는 것은 실제로 대화를 진행하지 않고 다른 사람의 메시지를 확인하는 방법입니다. 프레젠테이션에 대한 의견을 묻는 동료 이메일을 상상해 보십시오. 아직 프레젠테이션을 보지 않았습니다. 직장에 따라서는 보고 의견을 낼 때까지 두 시간을 기다리는 것보다 "모르겠어요. 아직 안 봤어요"라고 빨리 답하는 것이 더 나을 수도 있습니다. 메시지가 중요하지 않더라도 빠르게 답장을 보내면 과도한 이메일이 생성됩니다. 회사 문화가 당신을 그러한 행동으로 몰아간다면 다른 사람들도 당신에게 그렇게 하고 있다고 믿는 것이 좋습니다.

이메일 회신이 느린 사람은 이메일 회신을 기다리는 것이 훨씬 더 논리적이고 생산적인 방법일지라도 게으르거나 팀 플레이어가 아닌 것으로 보일 수 있습니다. 그러나 그것은 완전히 뒤쳐져 있고, 이메일로 넘쳐난다고 느끼면 그것에서 벗어나야 합니다.

결국 사람들은 돈을 넘기기 위해 메시지에 답장을 보냅니다. Raj가 Sarah에게 무언가에 대한 의견을 묻고 그녀가 "잘 모르겠습니다. 어떻게 생각하세요?"라고 대답한다고 가정해 보겠습니다. 이제 공은 Raj의 코트로 돌아갔고 Sarah가 받은 편지함에 읽지 않은 새 메시지가 있어 이번에는 실제로 답장을 보내도록 하는 경우에만 답장을 보내야 할 책임이 있습니다.

IT와 같은 지원 부서의 사람들에게 일반적인 또 다른 예는 직원이 [이메일 보호됨]과 같이 도움 티켓을 제출할 수 있도록 일반 이메일 주소를 설정한다는 것입니다. 그녀는 빨리 도움을 받아야 하기 때문에 일반적인 이메일은 잊어버리고 IT 담당자에게 이메일을 보낼 수 있습니다. 그 IT 담당자가 문제를 처리해야 합니까? 이메일을 무시하시겠습니까? 직원에게 올바른 IT 지원 주소를 사용해야 한다고 답장하고 알립니다. 그녀의 상사를 CC? 옳은 일은 무엇입니까?

종종 공황과 좌절로 인한 응답은 더 많은 이메일을 생성하고 긴장감을 조성합니다. 다시 말하지만, 이는 근본 문제에 있는 빠른 응답에 대한 기대치를 만드는 기업 문화의 한 예입니다. 그러나 평화를 방해하지 않고 이 패턴에서 벗어나 결과적으로 더 적은 수의 이메일을 생성할 수 있습니다.

과도한 이메일에 대한 솔루션

과도한 이메일 생성을 어떻게 중지합니까? 일부 솔루션은 간단하고 빠르며 회사의 지원 없이 개인이 수행할 수 있습니다.

앞의 예에서 IT 직원은 이메일로 답장을 보내지 않고 직접 대면하여 대화(또는 원격 직원과 전화 통화)를 함으로써 문제를 해결할 수 있었습니다. IT 담당자가 이메일로 답장을 하면 도움이 필요한 동료가 어쨌든 자세히 읽지 않을 것입니다. 그녀는 이미 컴퓨터 문제로 스트레스를 받았다는 것을 기억하십시오. 매우 수준 낮은 기술로 들릴 수 있지만 동료와 대면하여 침착하고 전문적으로 미래에 도움 티켓을 제출하기 위한 올바른 프로토콜을 기억하는 데 도움이 될 것입니다. 특히 IT 담당자가 다른 작업이 회사에서 우선순위가 무엇이든 설명하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 순간. 직접 설명하면 오래갑니다.

과도한 이메일 생성을 막는 또 다른 방법은 Nudgemail처럼 이메일을 전파하는 대신 받은 편지함에서 이메일을 줄이는 데 도움이 되는 좋은 이메일 도우미 도구를 찾는 것입니다. SaneBox(한 달에 약 $7)가 제가 추천하는 솔루션입니다. Mailbird는 다시 알림 옵션 및 도움이 될 수 있는 기타 기능과 함께 제공되는 이메일 클라이언트 앱입니다.

개인 작업 및 업무 관련 작업 모두에 대해 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하지 마십시오. 이제 이메일에 의존하지 않고 작업 할당, 추적, 세부 정보 업데이트 등을 훨씬 더 잘하는 훌륭한 도구가 많이 있습니다. 나는 Todoist를 좋아하지만 Wunderlist도 훌륭한 앱입니다.

작업 팀이나 부서가 작업 할당을 위한 더 나은 도구를 선택하도록 설득할 수 있다면 훨씬 더 나은 상태가 될 것입니다. 전면적인 프로젝트 관리 앱 외에도 가볍고 사용하기 쉽고 설정이 더 빠르고 팀의 과제에 더 나은 솔루션이 될 수 있는 다른 협업 앱이 있습니다.

자세한 내용은 사무실 이메일 과부하를 줄이는 방법에 대한 다른 팁을 참조하십시오.