정리: 협업 소프트웨어를 사용하여 워크플로를 매핑하는 방법

첫 직장을 옮긴 첫날, 저를 고용한 저널 출판사의 수석 편집자는 저를 벽에 붙어 있는 거대한 순서도로 데려갔습니다. 그녀는 "여기에 기사가 작성에서 출판으로 넘어가는 방식이 있습니다."라고 말했습니다. 그녀는 나와 내 팀이 관련된 부분을 강조하면서 전체 프로세스를 안내했습니다. 협업 소프트웨어가 무료로 제공되기 전인 2001년이었지만 그날 배운 교훈은 Asana와 Slack의 시대에도 적용됩니다.

모든 저널 기사는 전면에 테이프가 붙은 종이가 있는 특대형 폴리 봉투에 들어갔습니다. 논문은 해당 논문이 게재될 저널의 색상으로 구분되었습니다. 우리는 이것을 직업 재킷이라고 불렀습니다. 교정을 위해 복사 편집자에게 또는 변경을 위해 키보드 부서에 상관없이 기사가 다른 부서로 갈 때마다 이동 내역이 작업 재킷에 기록되었습니다. 한 직원이 작업을 마치면 트랙 시트에 한 줄을 작성하여 새 부서에 할당했습니다. 구직 재킷을 본 사람은 기사가 겪었던 모든 단계와 다음 단계를 정확히 알고 있었습니다.

돌이켜 생각해보면 이 작업 재킷은 Asana와 같은 오늘날의 워크플로 소프트웨어의 전신이자 물리적 표현이었습니다. 벽에 고정된 워크플로 차트는 신입 사원인 저와 온보딩 중인 다른 사람에게 훌륭한 방향이었습니다. 그것은 나에게 조직이 무엇을, 어떻게 했는지에 대한 명확한 그림을 제공했습니다.

종이 없는 환경을 추구하고 전자 파일과 폴더로 대부분 이동한 오늘날의 세계에서는 이러한 종류의 워크플로 문서를 만들고 최신 상태로 유지하는 것을 포기하는 것이 더 쉽습니다. 그러나 모든 비즈니스와 취미 수준의 팀워크 프로젝트의 경우 워크플로를 문서화하는 것이 매우 중요합니다.

샘플 워크플로

문서 워크플로가 필요한 이유

워크플로를 문서화해야 하는 이유는 무엇입니까? 다음을 포함하여 몇 가지 절대적으로 중요한 이유가 있습니다.

• 비즈니스 소유자와 관리자는 비즈니스 프로세스의 모든 단계에서 발생하는 일과 그 이유를 완전히 생각하고 이해할 수 있습니다.
• 불필요한 단계를 식별하고 프로세스에서 제거할 수 있습니다.
• 비즈니스의 특정 단계에서 멀리 떨어져 있는 직원이나 팀 구성원에게 그들이 존재하는 이유와 그들이 제공하는 가치를 상기시킵니다.
• 팀 구성원을 온보딩하는 데 필수적입니다.
• 잠재적인 동료, 고객 및 투자자에게 비즈니스 운영 방식을 설명하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 그리고
• 이를 통해 팀은 협업 도구를 보다 효과적으로 사용할 수 있습니다.

그 마지막 지점까지, 나는 이미 Asana에 대해 언급했습니다. Asana는 스테로이드에 대한 할 일 목록과 같은 워크플로 관리 도구입니다. 첫 출판 작업에서 사용한 작업 재킷 시스템과 매우 유사합니다. Asana를 사용하면 완료해야 하는 작업을 추적하고 프로세스를 통해 푸시할 수 있습니다. 모든 작업에는 수행한 모든 단계 또는 하위 작업의 기록이 있습니다. 한 사람이 당면한 하위 작업을 마치면 그것을 다음 단계로 할당하고 다음에 그것을 선택할 사람이나 부서에 지시합니다.

Asana는 카드 한 벌과 같은 반면 프로젝트 관리 소프트웨어는 보드 게임과 같다는 비유를 전에 했습니다. 보드 게임을 열면 보드, 다양한 놀이 도구 및 게임 방법에 대한 명확한 규칙 책과 같은 것이 있을 수 있습니다. 게임을 하는 모든 사람은 미리 정해진 규칙에 동의합니다. 규칙에서 벗어날 수 있지만 게임은 해당 규칙을 고수할 때 최대의 즐거움을 위해 설계되었으므로 그렇게 하십시오.

그러나 카드를 플레이할 때는 플레이하는 모든 사람이 어떤 게임을 하고 어떤 규칙을 따를 것인지에 동의해야 합니다. 하트 놀이를 할 수도 있고 침을 뱉을 수도 있습니다. 일부 카드 게임은 텍사스 홀덤과 같이 정해진 규칙으로 잘 알려져 있습니다. 그런 다음 rummy(진 러미, 스트레이트 러미, 500 러미 등)와 같이 변형이 있는 다른 게임이 있으며 테이블에 있는 모든 사람과 규칙을 해시하여 모두가 다음 사항에 동의하는지 확인해야 합니다. 게임 방법. 또한 게임을 할 준비가 된 모든 사람에게 가르쳐야 하는 고유한 규칙이 있는 자신만의 카드 게임을 개발할 수 있는 옵션도 있습니다.

Asana(및 기타 많은 협업 도구, 잠시 후에 더 많은 예를 들겠습니다)는 내가 말했듯이 카드 한 벌과 같습니다. 따라서 Asana가 작동하도록 하려면 모두가 게임이 어떻게 진행되는지, 규칙이 무엇인지, 목표가 무엇인지, 게임이 어떻게 끝나는지 알아야 합니다.

칸반은 어떻습니까?

Kanban 보드는 카드 한 벌과 유사한 협업 도구의 또 다른 예입니다. Trello는 온라인 칸반 도구의 한 예입니다. 소프트웨어 개발 및 프로그래밍 팀은 텍사스 홀덤을 플레이하는 것과 같이 고도로 지정되고 미리 결정된 방식으로 칸반을 사용하는 반면, 개인적인 용도로 칸반을 사용하는 팀은 원하는 규칙을 만들 수 있습니다.

트렐로

문서화된 워크플로가 있는 경우 해당 워크플로를 Asana에 쉽게 매핑할 수 있습니다. 이미 문서화된 워크플로가 있을 때 Asana 사용을 시작하는 것이 훨씬 쉽습니다. 왜냐하면 이미 위에서 아래로 전체 비즈니스 또는 팀 프로세스를 통해 생각했다는 의미이기 때문입니다. Asana를 채택하는 것은 무슨 일이 있어도 약간의 시행착오가 필요하지만 이전에 워크플로를 문서화하지 않고 채택한다면 훨씬 더 복잡하고 실망스러울 것입니다.

매핑 워크플로

워크플로 소프트웨어를 사용하면 전체 프로세스가 진행 중이더라도 일반적으로 완료되는 것이 있습니다. 완료할 수 있는 것은 일반적으로 작업 또는 하위 작업입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어에서 완료의 개념은 매우 다릅니다. 정의상 프로젝트는 특정 날짜에 완료되고 전달되는 것입니다. 그러나 모든 유형의 작업이 프로젝트인 것은 아닙니다. 내가 일한 저널 출판사에서는 기사가 인쇄되면 기사가 완성됩니다. 마찬가지로, 저널의 각 호에는 전달된 종료일이 있었습니다. 그러나 복사 편집이 완료되지 않았습니다. 진행중인 작업이었습니다. 여전히 추적이 필요했습니다. 이 문서를 복사하여 편집하는 구체적인 작업 할당이 있었지만 복사 편집 자체에는 종료 날짜나 결과물이 없었습니다.

워크플로 매핑 프로세스에는 명시적으로 할당 및 추적해야 하는 프로세스 또는 절차를 정확히 식별하는 작업도 포함됩니다. 이 정밀도와 세부 수준은 매우 중요합니다.

요리법을 생각해보십시오. 레시피에는 많은 단계가 암시되거나 이해되기 때문에 모든 단일 단계가 나열되지 않습니다. 조리법에서는 계란을 깨고 내용물을 비우고 껍질을 버리라고 말하지 않습니다. "계란 추가"는 이미 의미가 있고 모든 단계를 나열하는 것이 불필요하게 번거롭기 때문입니다. 마찬가지로 작업 환경에서 "기사 편집"은 "제목 확인, 바이라인 확인, 복사 편집, 작성자에게 질문 남겨두기"를 의미한다고 이해할 수 있습니다.

그러나 어떤 상황에서는 더 세밀하게 명시해야 할 수도 있습니다. 헤드라인, 사진 캡션, 페이지 하단의 날짜, 페이지 번호를 확인하는 것이 종종 간과되기 때문에 복사 편집과 별도의 단계여야 하는 신문 출판에서 일한 적이 있습니다.

즉, 어느 정도의 세부 사항이 필요한지 파악해야 합니다. 단계가 너무 많으면 소프트웨어를 사용하는 사람들이 절차를 무시할 것입니다. 너무 적고 치명적인 실수가 발생할 수 있습니다. 제대로 하려면 시행착오가 필요할 수 있지만 시작하기 전에 몇 가지 결정을 내려야 합니다.

사고방식 매핑

워크플로를 매핑할 때 조직이 집합적으로 생각하는 방식을 파악하는 데도 시간을 할애합니다. 프로젝트, 사람 또는 관심 주제에 대한 조직의 사고 방식은 무엇입니까? Asana는 물론 다른 협업 도구와도 관련이 있습니다.

슬랙이 좋은 예입니다. Slack은 푸시 알림보다 끌어오기를 강조하는 메시징 플랫폼이므로 수신하려는 메시지를 선택하는 것이 전부입니다. 이러한 알림에 대한 좋은 필터를 만들려면 채널에 부분적으로 의존해야 합니다. 채널은 그룹과 같으며 채널을 효과적으로 만들려면 팀이 모든 것에 대해 어떻게 생각 하는지 알아야 합니다. 부서 또는 프로젝트 측면에서 생각하십니까? 당신은 주제 또는 클라이언트의 관점에서 생각합니까? 부동산 회사를 운영하는 경우 이웃, 자산 가치 임계값 또는 대리인의 관점에서 생각할 수 있습니다. 채널을 만들기 전에 팀의 사고 방식을 파악해야 실제로 팀워크를 촉진하는 데 효과적입니다.

색상 코딩

공동 작업 도구에는 종종 색상 코딩, 태깅, 때로는 색상 코딩 태깅과 같은 정보를 구성하는 더 많은 방법이 포함됩니다. 앞에서 설명한 색상으로 구분된 작업 재킷을 기억하십니까? 같은 거래. 올바르게 사용하면 색상 코딩은 정보를 즉시 명확하게 전달하는 시각적 기표입니다. 이러한 이유로 색상 코딩은 생산성을 높입니다. 먼저 색상 코딩을 해야 하는 이유에 대한 팀의 사고 방식을 먼저 이해하고 있는지 확인하는 한 협업 도구에서 색상 코딩을 사용하는 것이 좋습니다. 어떤 정보를 말 없이 즉시 전달해야 합니까? 그 질문에 답할 수 있으려면 팀의 사고 방식을 이해해야 합니다.

문화 포함

워크플로를 협업 도구에 매핑하기 전에 문서화하는 것이 중요하며 사고 방식을 이해하고 매핑하는 것만큼이나 중요합니다. 마지막 부분은 문화입니다.

협업 도구는 회사 문화를 반영하며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 전문성, 형식 수준, 주제에서 벗어나는 것이 적절하고 적절하지 않은 경우와 관련된 일반적인 참여 규칙을 설정하는 것이 정말 중요합니다.

직원이나 팀 구성원의 관점에서 협업 도구는 증기를 날려 버리는 장소로 매우 자주 사용됩니다. 내 경험에 따르면 사람들은 협업 도구가 전용 공간을 제공하는지 여부에 관계없이 불만을 토로할 것입니다. 일부 조직은 업무에 대한 공개 토론과 심지어 열띤 토론을 가치 있게 여기는 반면, 다른 조직은 이를 산만하고 잠재적으로 위험한 것으로 간주합니다.

협업 도구만으로는 사람들이 적절한 장소에서 분노하고 반대할지 여부를 결정할 수 없습니다. 기업 문화에서 나와야 합니다. 리더십 위치에 있는 사람들은 팀원들이 업무 맥락 내에서 또는 외부에서 불만과 논쟁에 대해 이야기하기를 원하는지 여부를 분명히 해야 합니다. 문제가 있을 때 누가 알아야 합니까? 팀원들은 우려나 불만을 표현하기 전에 익명을 원합니까? 카타르시스를 느끼기 위해 또는 작업 및 워크플로의 잠재적인 문제를 강조하기 위해 불만을 제기합니까? 어쨌든 일어날 것이라면(그리고 실제로) 일어나지 않은 척 하기보다 이를 고려하고 결정을 내리는 것이 좋습니다.

추가 리소스

매핑 워크플로를 더 쉽게 만드는 또 다른 리소스는 마인드 매핑 소프트웨어입니다. 마인드 맵이 프로젝트 관리를 어떻게 정리할 수 있는지에 대한 다음 팁을 참조하십시오. 프로젝트 관리 소프트웨어를 처음 사용하는 경우 시작하기 위한 이 네 가지 팁이 도움이 될 것입니다. 그리고 Asana에 대해 더 자세히 알아보려면 Asana 사용에 대한 몇 가지 팁을 읽는 것이 좋습니다.