정리: 업무 파일과 개인 파일을 분리하는 방법

저 같은 정보 근로자들은 주말에 업무 이메일을 자주 확인합니다. 또는 가장 생산적인 시간인 경우(또는 프로젝트가 늦어지는 경우) 늦은 밤 집에서 중요한 프레젠테이션을 진행할 수 있습니다. 우리는 직장에 있거나 사무실 복사기로 주택 보험 문서를 스캔하는 동안 개인 메시지에 답하는 경향이 있습니다. 지식 근로자는 일반적으로 이러한 유연성을 좋아하지만 작업과 개인 파일을 분리하는 방법에 대해 주의하지 않으면 자신과 데이터에 문제가 생길 수 있습니다.

일과 삶 사이의 회색 영역에서 위험한 행동은 민감한 데이터를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 예를 들어, 많은 사람들이 사무실 여기저기에서 개인 문서를 스캔할 수 있지만 민감한 것은 스캔하고 싶지 않을 것입니다. 스캔하는 파일의 복사본. 스캐너 자체의 하드 드라이브에 있을 수 있으며 보안되지 않은 공유 서버에도 저장될 수 있습니다.

또한, 일과 삶의 균형을 유지하기 위해 다른 시간에 한 종류의 일을 할 때 상기시키는 신호를 갖는 것이 도움이 됩니다. 가족 휴가 3일 차에 이메일을 확인하고 있다고 가정해 보겠습니다. 긴급한 문제를 처리할 수 있는 유연성과 기회가 있다는 사실에 감사할 수도 있지만 자녀와 함께 다시 Splash Mountain을 즐기고 싶을 수도 있습니다. 개인 파일과 업무 파일을 분리하는 몇 가지 간단한 전략을 사용하면 개인 시간을 즐길 때 너무 오랫동안 일에 몰두하지 않으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

파일을 구획화

업무용 파일과 개인용 파일을 분리하는 주요 요령은 구분하는 것입니다. 특정한 물건을 전용 장소에 보관하면 질서뿐 아니라 확실성이 생깁니다. 물리적 세계와 디지털 세계 모두에서 작동합니다. 열쇠를 항상 오른쪽 주머니에 넣고 휴대전화를 왼쪽 주머니에 넣으면 재킷에서 두 가지 항목을 모두 찾을 수 없습니다.

디지털 파일의 경우 원칙은 동일하지만 현실은 조금 다릅니다. 모든 작업 파일을 한 폴더에, 개인 파일을 다른 폴더에 보관할 수 있지만 동일한 서버, 컴퓨터, 앱 또는 모바일 장치에 있습니까? 그들을 원하십니까?

때때로 우리는 경계를 유지하기 위해 업무용 파일과 개인용 파일을 분리하여 가족 및 친구와 시간을 보내야 할 때 일에 몰두하지 않도록 하거나 세금 신고를 끝내고 싶은 유혹을 받지 않도록 합니다. 우리는 시계에 있습니다.

수년에 걸쳐 저는 작업과 개인 파일을 구분하여 다음 조건을 충족하는 데 도움이 되는 몇 가지 전략을 개발했습니다.

• 그들은 항상 분리되어 있습니다.
• 내가 어디에 있든 접근할 수 있지만
• 홈 모드에서 작업 파일에 액세스하고 작업 모드에서 홈 파일에 액세스하는 것이 약간 불편합니다.

다른 일에 다른 인터페이스 사용

먼저 워드 프로세싱 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, PDF 및 이미지와 같은 디지털 문서에 대해 이야기해 보겠습니다.

문서를 분리하면서도 액세스할 수 있도록 유지하는 가장 쉬운 방법은 문서를 온라인 동기화 서비스에 저장하고 다양한 유형의 정보에 대해 다른 서비스를 사용하는 것입니다. 저는 Dropbox(Dropbox에서 월 $9.99)를 사용하여 개인 파일을 저장, 백업 및 동기화하고 업무용으로 Google Drive(Dropbox에서 월 $9.99)를 사용합니다. PCMag의 최고의 온라인 스토리지 서비스 목록에서 읽을 수 있는 이 두 서비스 외에도 많은 옵션이 있습니다. 그러나 요점은 파일을 두 개의 서로 다른 서비스로 분리하는 것부터 시작하는 것입니다.

두 개의 다른 서비스를 사용하는 대신 선호하는 스토리지 서비스를 선택하고 두 개의 다른 계정을 생성하지 않는 이유는 무엇입니까? 다른 인터페이스를 사용하면 업무 파일과 개인 파일 사이에 필요한 경계를 유지하는 데 도움이 됩니다.

구글 드라이브 웹 인터페이스를 보면 일을 하고 있는 것 같은 기분이 든다. 그러나 휴가 중에 Google 드라이브를 쳐다보면 수영장 옆에 있어야 할 때 일을 하고 있음을 알리는 종이 울립니다. 하지만 주말에 Dropbox에서 도구를 사용하여 개인 사진을 정리할 때 내 두뇌는 동일한 "작업 중" 신호를 보내지 않습니다. 시간이 지남에 따라 각 인터페이스와 해당 인터페이스에서 수행하는 작업 간의 강력한 연관성을 개발했습니다. 저는 재택근무를 하기 때문에 일과 삶의 경계를 명확히 하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 사무실 건물에서 풀 타임으로 일할 때 비슷한 전략을 사용하여 동일한 효과를 얻었습니다.

OS 및 테마에서 시각적 신호 생성

운영 체제와 긴밀하게 통합되는 것과 같은 일부 저장소 서비스는 전혀 보이지 않습니다(웹 앱을 사용하지 않는 한). 그것들은 반드시 별개의 인터페이스를 가질 필요는 없습니다. 자신도 모르게 구획화할 수 있는 또 다른 방법은 직장과 집에서 다른 운영 체제를 사용하는 것입니다. 사무실에 Windows 컴퓨터가 있고 집에 Mac이 있는 경우 집에서 Mac으로 사무실 작업을 할 때 이미 동일한 감각을 경험할 수 있습니다.

또 다른 문제는 직장 생활과 개인 생활에서 동일한 도구를 좋아하기 때문에 사용한다는 것입니다. 두 개의 다른 도구나 인터페이스를 선택하고 싶지 않습니다. 둘 다 가장 좋아하는 것을 사용하고 싶습니다. 예를 들어 내 친구 중 일부는 개인 커뮤니케이션에 Slack(Dropbox에서 월 $9.99)을 사용하고 직장에서도 Slack을 사용합니다. 그런 상황에서 두 Slack 계정의 테마(예: 색 구성표)를 물리적으로 다르게 보이도록 변경하는 것이 좋습니다. 하나의 색 구성표를 작업과 연결하고 다른 색 구성표를 사적인 대화와 빠르게 연결할 수 있습니다.

브라우저별로 구분

작업을 구획화하고 작업 유형을 상기시키는 시각적 신호를 만드는 또 다른 옵션은 직장에서는 한 종류의 브라우저를 사용하고 집에서는 다른 종류의 브라우저를 사용하는 것입니다. 시각적 신호는 더 미묘할 수 있지만, 예를 들어 업무용 크롬과 개인용 파이어폭스를 실행하는 습관을 들이게 될 것입니다.

웹 기록을 별도로 유지하기 위해 두 개의 개별 브라우저를 사용하는 것도 좋습니다. 예를 들어, 작업 파일에는 민감한 회사 정보가 포함되어 있기 때문에 브라우저 캐시를 지우는 데 더 주의를 기울일 수 있지만 실제로는 개인 웹 기록을 유지하여 며칠 전에 방문한 사이트를 빠르게 찾을 수 있습니다. 반대로).

이메일 클라이언트 앱을 활용하십시오

직장과 가정 모두에서 Gmail을 사용하는 것과 같이 동일한 이메일 서비스를 사용하더라도 휴대전화에서 업무용 이메일과 개인 이메일을 분리하는 정말 쉬운 방법이 있습니다. 해결책: 다른 이메일 클라이언트를 사용하십시오.

Gmail에는 독립 실행형 앱이 있지만 Gmail에 액세스하는 데 사용하는 앱으로 반드시 선택할 필요는 없습니다. iPhone에서는 스톡 메일 앱을 사용할 수 있습니다. 또는 모든 유형의 전화기에 Boxer(Dropbox에서 월 $9.99) 또는 Inboxcube(Dropbox에서 월 $9.99)와 같이 Gmail과 작동하는 타사 이메일 클라이언트 앱을 설치할 수 있습니다.

저는 업무용과 개인용 이메일을 따로 앱을 사용하는 것을 좋아합니다. 두 개의 고유한 인터페이스를 사용하는 것과 동일한 이점을 얻습니다. 또한 일에 몰두하지 않으려고 할 때 개인 이메일에 더 쉽게 액세스할 수 있도록 유지하면서 회사 이메일을 종료하고 닫을 수 있습니다. 또는 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

하나의 이메일 클라이언트 앱이 정말 마음에 들어 업무용 이메일과 개인 이메일 모두에 사용하려는 경우일 수 있습니다. 많은 앱에서 여러 계정을 인증하고 마음대로 전환할 수 있습니다. 그러나 실제로 원하지 않는 사용 편의성을 제공합니다. 두 개의 고유한 인터페이스를 갖는 이점을 잃게 되며 현재 덜 유혹적으로 만들고 싶은 계정으로 앱을 종료할 수 있는 능력을 잃게 됩니다. 아마도 당신은 당신의 기술이 당신 자신의 심리를 위해 사용자 친화적이지 않기를 원할 것입니다.

더 나은 일과 삶의 균형을 위한 구획화

업무와 개인 생활 사이의 명확한 경계가 필요한 경우 데이터를 다양한 앱, 서비스, 운영 체제 및 브라우저로 구분하면 큰 도움이 됩니다.

파일에 액세스할 수 있는 두 개의 고유한 가상 공간이 있으면 업무 외 시간에 작업하거나 개인 집안일을 최소화하는 데 도움이 될 수 있는 신호, 연결 및 진입 장벽이 생성되며, 필요한.