정리: 연말 전에 지출 보고서를 따라잡는 방법

연말을 앞두고 있습니다. 회계 부서에서 새 이메일이 도착하면 책상에서 조용히 작업하고 있습니다. 당신은 제목을 보고 크게 헐떡거리고 모든 동료들은 무엇이 잘못되었는지 알아보기 위해 몸을 돌립니다. 지금까지 경비 보고서 제출을 완전히 잊었다는 것을 인정하자 뺨이 붉어집니다. 이메일에는 마감일이 오늘이라고 나와 있습니다. 뺨에서 나오는 열은 공포감으로 변해 가슴과 뱃속으로 흘러 들어갑니다. 당신의 회사는 당신에게 수백 달러의 빚을 지고 있으며, 올해 이맘때 당신은 그것을 정말로 사용할 수 있습니다. 당황하지 마세요! 이 간단한 단계를 통해 지출을 통제할 수 있습니다.

일부 조직에서는 늦은 경우에도 경비 보고서를 정말 쉽게 제출할 수 있습니다. 예를 들어 비용 보고 시스템에 연결된 회사 신용 카드를 사용하면 큰 도움이 되지만 모든 사람이 그러한 사치를 누리는 것은 아닙니다. 따라서 심호흡을 하고 다음 단계에 따라 연체된 경비 보고서를 가능한 한 빨리 제출하십시오.

이 기사의 대부분은 사업비 세금 공제를 청구하기 위해 연말에 영수증을 찾아봐야 하는 자영업 유형에도 적용됩니다.

1. 실제 마감일이 언제이며 늦게 제출할 수 있는지 물어보십시오.

조직에서 회계 연도를 설정한 시기와 발생액을 처리하는 방법에 따라 경비 보고서 제출 기한이 이미 지났을 수도 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 영수증을 제출하기에 너무 늦은 것은 아닙니다. 똑똑한 사람들은 마감일을 채웁니다. 누군가 마감일이 금요일 마감이라고 말하면 실제 마감일은 월요일 아침이나 그 이후일 가능성이 큽니다.

경비 보고서의 실제 마감일과 놓친 경우 할 수 있는 일이 있는지에 대한 명확한 세부 정보는 회계 담당자나 상사에게 문의하십시오. 종종 있습니다. 늦게 제출할 수 있다면 도와주는 사람들에게 친절하고 은혜를 베풀고 그들이 요구하는 바를 정확히 전달하기 위해 뒤로 몸을 굽히십시오. 자세히 설명하십시오. 그들이 당신에게 호의를 베풀고 있음을 기억하십시오. 그들의 작업을 더 쉽게 만들어 반환하기 위해 최선을 다하십시오.

2. 영수증 규칙 확인

이전에 경비 보고서를 제출한 적이 있다면 영수증 제출에 대한 기본 규칙을 알고 있을 것입니다. 하지만 세세한 부분을 알고 있습니까? 경비가 발생한 지 한참 뒤에 경비 보고서를 제출할 때 일부 영수증을 분실했을 수 있습니다. $10 이상의 비용에 대해서만 영수증을 요구하는 것과 같은 정책이 있는지 알아보십시오. 또한 항목이 강조 표시된 신용 카드 명세서를 제공하여 지불 증빙 자료를 보여줄 수 있는지 물어보십시오. 이러한 세부 사항은 경비 보고서를 준비하는 데 걸리는 시간에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

3. 항목 및 날짜의 개요 만들기

연체된 경비 보고서 작성을 실제로 시작할 시간이 되면 구매한 품목, 여행 및 고객 접대와 같이 청구해야 하는 주요 경비의 대략적인 목록을 작성하십시오. 하나의 항목 또는 하나의 여행에 대해서만 제출하는 경우 이 단계를 건너뜁니다.

목록에 있는 항목이 고객 방문 또는 회의와 같은 이벤트인 경우 날짜를 기록하십시오. 그런 다음 이벤트 아래에 다음과 같이 매일 항목을 만듭니다.

컨퍼런스 X: 6월 1-3일
6월 1일
6월 2일
6월 3일

4. 지출 시각화

여행이나 행사와 관련된 비용을 정리할 때 가장 큰 비용(예: 항공권, 호텔 및 참석비)을 먼저 나열한 다음 작은 비용을 충당하기 위해 매일을 회상하거나 재구성하는 것이 도움이 됩니다. 매일 항목 아래에서 이 작업을 수행합니다.

나는 가능한 비용에 대한 대략적인 개요를 만들고 내가 기억하는 대로 채우는 것을 좋아합니다(5-7단계에는 기억력이 부족할 때 공백을 채우는 몇 ​​가지 트릭이 포함됨). 개요에는 날짜와 관련된 다음 사항이 최대한 많이 포함되어야 합니다.

• 시작 위치. 어디서 잤어? Wi-Fi 요금 등 이 곳에서 지출한 비용이 있습니까?
• 현지 여행 . 가본 곳은 어디입니까? 그렇다면 어떻게 가셨습니까(자동차, 택시, 자동차 서비스, 대중 교통)? 어떻게 돌아왔어? 운전에 대해 마일당 요금을 청구하는 경우 거리는 얼마입니까?
• 식사. 아침, 점심, 저녁 식사는 어디서 하셨나요? 생수와 커피를 포함한 음료나 간식을 구입하셨습니까?
• 용품. 하루 중 예상하거나 예상치 못한 것을 사야 했습니까?
• 끝 위치. 하루를 어디서 마감하셨나요? 거기에 무엇을 지불 했습니까?

종종 자신에게 이러한 질문을 하는 것만으로도 잊어버렸을 수도 있는 비용을 회상하는 데 도움이 됩니다.

5. 영수증 넘기기

영수증 더미가 있다면 지금 뒤집어서 작성한 개요와 일치시키십시오. 이 단계를 먼저 수행하지 않는 이유가 있습니다. 때때로 영수증은 하루의 일부를 생략하는 방식으로 우리의 기억을 재구성합니다. 예를 들어, 영수증을 보고 커피숍에서 간단한 아침을 먹고 나중에 회의장에서 점심을 먹었다고 가정해 보겠습니다. 이제 이 두 가지 사건을 생생하게 기억하고 다음 영수증으로 넘어갈 준비가 되었습니다. 그러나 메모리를 트리거할 실제 영수증이 없었기 때문에 두 위치 간의 15달러 Uber 승차를 생략했을 수 있습니다. 트리거가 없으면 세부 정보를 잊어버리기 쉽습니다.

6. 캘린더 스캔

달력에는 정확한 경비 보고서를 작성하는 데 도움이 되는 더 많은 미리 알림이 포함될 수 있습니다. 하루를 채울 때 달력을 열고 스캔하여 여행 날짜와 중요한 이벤트를 확인하십시오. 특정 항목은 지출 및 지출 부족에 대한 기억을 촉발할 수 있습니다. 예를 들어, 비즈니스 파트너가 귀하가 여행하는 날 저녁 식사 초대를 캘린더로 보냈고 그녀가 지불했다면 그날 밤 식사에 대한 영수증을 찾는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

7. 박하를 정독

누락된 비용을 찾을 수 있는 또 다른 좋은 장소는 민트입니다. Mint는 모든 금융 거래를 검색 가능한 하나의 웹사이트와 앱으로 통합하는 개인 금융 앱입니다. Mint를 사용하면 날짜별로 모든 신용 카드 및 직불 카드 비용을 필터링할 수 있으므로 잊어버린 비용을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 이전에 Uber 영수증에 대해 설명한 예에서 Mint에서 날짜를 검색하여 정보를 찾을 수 있습니다. 그러면 이메일에서 실제 영수증을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

또한 Mint에서 항목 거래에 태그를 추가할 수 있으며, 비즈니스 비용을 위해 일년 내내 그렇게 했다면 청구해야 하는 모든 비용을 쉽게 찾을 수 있습니다.

앞에서 영수증을 찾을 수 없는 경우 비용 항목이 강조 표시된 신용 카드 명세서 사본을 제출할 수 있는지 물어볼 수 있다고 언급했습니다. 다시 말하지만, Mint는 당신이 사용한 신용 카드를 알려줄 것이기 때문에 여기서 당신을 도울 것입니다.

8. 팁과 주차를 잊지 마세요

간과하기 쉬운 비용의 두 가지 범주는 팁과 주차입니다. 호텔 청소 직원 및 벨보이와 같이 현금으로 지불하는 작은 팁은 영수증과 함께 제공되지 않습니다. 주차 요금은 영수증 없이 현금으로 지불할 수도 있습니다. 그러나 그것들은 합산되고 당신이 그것들을 만들었다면 주장할 가치가 있습니다.