이메일 에티켓: 12가지 규칙 및 유용한 팁

이메일 에티켓은 우리가 태어날 때부터 아는 것이 아닙니다. 하지만 우리를 제외한 모든 사람이 업무상 이메일의 암묵적인 규칙을 알고 있는 것 같습니다.

다행히도 일단 주요 그림을 얻으면 이러한 규칙은 어렵지 않습니다. 우리는 당신을 돋보이게 할 팁을 제공하기 위해 왔습니다. 좋은 의미로, 우리는 약속합니다!

따라서 전문적인 이메일 커뮤니케이션이 처음이시거나 간단히 새로 고치기를 원하시는 분이라면 이 가이드가 도움이 될 것입니다. 결국, 이메일을 보내는 것이 결코 부담스러워서는 안 됩니다.

몇 단계만으로 전문적인 커뮤니케이션 수준을 높일 수 있도록 이메일 전송 모범 사례를 살펴보겠습니다.

업무상 이메일 에티켓은 무엇이며 왜 중요한가요?

간단히 말해서, 이메일 에티켓은 전문적인 의사소통을 위해 이메일을 작성하는 방식입니다. 이메일의 다양한 측면에는 다양한 목적이 있으며, 이는 이 가이드에서 다루는 내용입니다.

이메일 에티켓은 여러 가지 이유로 중요합니다. 첫째, 의사소통의 분위기를 설정하고 귀하의 전문성을 반영합니다. 잘못 작성된 이메일은 오해를 불러일으키고 심지어 관계를 손상시킬 수도 있습니다.

또한 적절한 에티켓은 의사소통의 효율성과 효과를 향상시켜 더 나은 관계와 결과를 가져올 수 있습니다.

이메일은 의심할 여지 없이 직장 내 커뮤니케이션을 위한 최고의 커뮤니케이션 채널이므로 성공하려면 에티켓을 이해하는 것이 중요합니다.

중요한 무언의 이메일 에티켓 규칙

올바른 의사소통을 위해 따라야 할 가장 중요한 규칙을 살펴보겠습니다.

업무용 이메일 주소

이것은 쉽습니다. 계정을 만들 때 이름이 적힌 이메일 주소를 사용하세요. 나는 우리 모두가 젊었을 때 당황스러운 말을 한 적이 있다는 것을 알고 있습니다. 우리는 결코 다시 떠오르고 싶지 않습니다. 아직 사용하고 계시다면 새로 만들어 보세요!

적절하고 유익한 제목

제목 줄은 이메일 소개입니다. 또는 수신자가 먼저 읽을 내용입니다. 이 내용은 짧고 간결하며 유익하게 유지하세요.

예를 들어 입사 지원서 이메일의 좋은 제목은 "Sales Assistant Position Application"입니다. 제목 줄에는 직위 "Sales Assistant"와 목적 "Application"이 포함되어 있습니다. 수신자는 귀하가 무엇을 원하는지 정확히 알게 될 것입니다. 그것이 바로 목표입니다!

전문적인 인사말 및 마무리

올바른 인사말은 항상 “안녕하세요, 좋은 아침입니다, 친애하는 등”과 같은 인사말 뒤에 상대방의 이름을 붙이는 것입니다. 가능할 때마다 "Mrs, Ms, MR, Dr, etc"라는 접두사를 추가하세요.

이름을 모르더라도 걱정하지 마세요. 그냥 인사하세요. 그리고 인사말 뒤에 쉼표를 추가하는 것을 잊지 마세요.

귀하의 마무리 및 서명도 표준이 될 것입니다. 상황에 따라 “감사합니다”, “진심으로”, “감사합니다”와 같은 마무리 말로 이메일을 마무리하세요.

그런 다음 귀하의 이름이나 개인화된 이메일 서명 블록을 사용하여 이메일을 서명하세요.

올바른 문법과 철자법

이것은 분명하지만 따라가기가 가장 어려울 수 있습니다. 최선의 조언은 단어를 다시 확인하고 표준 문법 규칙을 따르는 것입니다. Outlook과 Gmail에는 맞춤법 검사기가 있지만 Grammarly와 같은 고급 도구를 사용하면 글쓰기를 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다.

전문적인 어조를 유지하고 느낌표를 과도하게 사용하지 마십시오. 우리는 그것들 없이는 친근하게 보이기가 어렵다는 것을 알고 있지만 아껴서 사용합니다. 그들은 빨리 압도당합니다.

간결하게 유지하세요

투박하고 긴 이메일을 확인하느라 시간을 낭비하고 싶은 사람은 아무도 없습니다. 귀하의 이메일 수신자는 귀하의 메시지에 약간의 시간만 소비할 가능성이 높습니다. 그렇기 때문에 빠르게 요점에 도달하는 것이 중요합니다.

첫 줄에 이메일의 목적을 명시하세요. 몇 가지 추가 정보를 추가하고 일정을 정하여 마무리합니다. 이를 통해 모든 사람이 의사소통을 매우 쉽고 효율적으로 수행할 수 있습니다.

첨부 파일로 인해 받은 편지함이 막히지 않도록 하세요

대용량 파일은 이메일 받은 편지함의 최악의 악몽입니다. 수신자의 받은 편지함의 속도와 효율성을 망칠 수 있습니다.

현명한 선택은 링크를 통해 대용량 첨부 파일을 공유하는 것입니다.

스크린캐스트는 모든 이미지와 비디오에 대한 고유한 링크를 생성하는 타사 애플리케이션입니다. 그런 다음 대용량 첨부 파일 자체 대신 해당 링크를 보낼 수 있습니다.

또한 첨부한 이미지나 동영상으로 대화를 시작할 수도 있습니다. 댓글과 반응을 추가하고 한 공간에서 계속해서 공동작업하세요.

우리를 믿으세요. 수신자는 받은편지함 속도를 늦추지 않은 것에 대해 감사할 것입니다.

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Snagit을 사용하면 매력적이고 따라하기 쉬운 이메일용 영상을 쉽게 만들고 공유할 수 있습니다!

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모든 응답

모두 답장은 훌륭한 도구이지만 무서운 도구일 수도 있습니다. 우리의 조언은 그것을… 아껴서 사용하라는 것입니다. 모두 답장하면 모두 답장한다는 점을 기억하세요.

스레드에 있는 모든 사람이 귀하의 이메일을 다시 받게 됩니다. 이는 정보의 대량 전달을 위한 훌륭한 도구입니다. 그러나 이는 구체적이고 개별화된 질문에 대해서는 그다지 좋은 도구가 되지 않습니다.

당신이 알지 못할 수도 있는 모범 사례

이 시점에서는 비즈니스 이메일 에티켓이 좀 더 실행 가능해 보일 것입니다. 아니면 우리는 희망합니다. 이 섹션에서는 기대 이상으로 의사소통을 개선할 수 있는 몇 가지 이메일 에티켓 팁을 살펴보겠습니다.

신속하게 대응

이메일을 받은 후 24시간 이내에 응답해 보세요. 그러나 때때로 우리는 그것이 현실적이지 않다는 것을 알고 있습니다. 대신 Eisenhower Method를 사용하여 이메일의 중요성을 우선시하세요.

기밀 정보에 이메일을 사용하지 마십시오

기밀 정보에 대해서는 안전한 메시징 플랫폼이나 대면 대화를 사용하십시오. 이메일은 일반적으로 비공개이지만 완벽하지는 않습니다. 속담처럼: 후회하는 것보다 안전한 것이 낫습니다.

긴 텍스트 벽을 피하기 위해 시각적 커뮤니케이션을 사용하세요.

이것은 진정한 게임 체인저입니다. 길고 지루한 이메일 대신 시각적인 내용을 통해 정보를 공유해 보세요. 받는 사람에게 더 효과적이고 덜 지루할 것입니다.

실제로 최근 TechSmith 연구에 따르면 직장에서 비디오를 사용하는 응답자의 98%가 비디오가 오해를 줄이고 참여도를 높이며 시간을 절약하는 등 다양한 방식으로 메시지의 효과에 영향을 미친다고 답했습니다.

이미지

이미지를 보내면 쉽게 프로세스를 보여주고, 피드백을 제공하고, 데이터를 공유할 수 있습니다. 의사소통은 명확하고 시각적인 도움으로 원활해지면 훨씬 더 쉬워집니다.

게다가 스크린샷은 찍기가 매우 쉽습니다. Snagit과 같은 스크린샷 도구를 사용하면 화면을 캡처하고 필요할 때마다 유용한 주석을 추가할 수 있습니다. 중요한 세부 사항을 호출해야 하거나, 단계 도구를 사용하여 프로세스를 강조 표시하거나, 더 많은 기능을 사용해야 하는 경우 Snagit이 처리해 드립니다.

캡처가 완벽하게 편집되면 고유한 링크를 사용하여 스크린샷을 공유하세요. 그런 다음 즐겨 사용하는 메시징 플랫폼에 붙여넣으세요. 이메일이 끝난 것 같아요!

비디오

자신이나 팀을 위한 빠른 데모나 튜토리얼이 필요할 때 비디오는 환상적인 도구입니다. Snagit의 PIP 녹화 및 화면 그리기 기능을 사용하면 모든 이메일을 향상시킬 수 있습니다. 녹음을 누르기만 하면 다른 모든 작업이 쉬워집니다.

스크린샷과 마찬가지로 고유한 링크를 공유하여 동영상을 이메일로 보낼 수 있습니다.

Snagit으로 스크린샷과 화면 녹화를 공유하세요

Snagit을 사용하여 누구와도 쉽게 정보를 생성, 편집 및 공유할 수 있습니다!

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이메일 필터와 폴더를 사용하여 체계적으로 정리하세요

마지막으로 체계적으로 정리하세요! 이메일은 우리가 매일 받는 커뮤니케이션의 바다에서 길을 잃습니다. 그리고 모든 항목을 플래그가 지정된 것으로 표시할 수는 없습니다. 그것도 혼란스러울 것입니다!

대신 정리된 상태로 유지하려면 폴더를 만드세요. 이메일을 다 읽고 나면 해당 폴더에 정리하세요. 이렇게 하면 이메일을 잃어버릴 염려가 없으며 이메일에서 정보가 필요할 때마다 신속하게 다시 참조할 수 있습니다.

이는 의사소통을 변화시키고 일하는 방식을 변화시킵니다. 더 이상 시간을 낭비하지 마세요.

결론적으로…

따라서 전문적인 이메일을 보내는 것은 그리 어렵지 않습니다. 일부 규칙은 확실히 기억하기 까다로울 수 있지만 이것이 바로 이 가이드의 전부입니다. 필요할 때 언제든지 다시 참조하세요. 아무도 알 수 없습니다!