교육 매뉴얼을 만드는 방법: 쉽게 만드는 단계 및 도구

조만간 모든 회사나 조직은 교육 매뉴얼을 만들어야 합니다. 종종 내부 및 외부 교육 요구 사항을 모두 다루기 위해 여러 매뉴얼을 작성해야 합니다.

내부적으로 교육 매뉴얼은 모든 직원이 업무를 수행하는 과정에서 효율성과 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

외부적으로 교육 매뉴얼은 고객 교육, 교육, 그리고 가장 중요한 만족을 위한 중요한 콘텐츠입니다.

그러나 당신이 나와 같다면 "트레이닝 매뉴얼"이라는 용어는 단조로운 정신 그림을 연상시킵니다. 밋밋한 표지에 제본된 두껍고 기업적인 느낌의 소책자. 일부 스톡 이미지가 있거나 단단한 표지의 제목일 수도 있습니다.

그러니 먼저 마음에서 그 그림을 지워봅시다. 오래된 책자 형식은 여전히 ​​세계에서 그 자리를 차지하고 있지만(예: 자동차의 글로브박스), 지금은 훨씬 더 많은 옵션이 있습니다. 오늘날의 교육 매뉴얼은 예전의 교육 매뉴얼처럼 보이거나 기능하지 않습니다. 누구나 만들 수도 있습니다.

이 게시물에서는 훌륭한 교육 매뉴얼을 작성하는 방법과 작성 시 선택할 수 있는 몇 가지 옵션에 대해 설명합니다.

교육 매뉴얼의 목적은 무엇입니까?

전통적인 훈련 매뉴얼의 포장은 바뀌었지만 그 고귀한 목적은 변함이 없습니다.

교육 매뉴얼은 작업, 프로세스 또는 작업이 수행되는 품질을 향상시키는 일련의 지침입니다. 회사는 대면, 원격, 주문형 및 적시 교육과 함께 교육 매뉴얼을 사용합니다. 몇 가지 일반적인 응용 프로그램은 다음과 같습니다.

• 신입 사원 온보딩
• 새로운 소프트웨어 및 시스템 출시
• 새로운 프로토콜 또는 프로세스 문서
• 표준 운영 절차 공유
• 고객 교육 및 교육
• 제품 지침 및 정보

기업은 조직의 생산성을 높이고 모든 사람이 자신의 업무를 훌륭하게 수행하는 데 필요한 도구와 정보를 갖도록 직원 교육 매뉴얼을 만듭니다.

반면에 기업과 조직은 고객을 지원하는 교육 매뉴얼도 만듭니다. 특정 기능이 유용할 때 제품 사용 방법을 가르치고 주요 워크플로를 시연합니다.

고객 교육을 위한 교육 매뉴얼은 사용자가 구매를 최대한 활용할 수 있도록 도와줍니다. 그것들은 중요한 자원이며 모든 성공적인 회사가 이를 제공합니다.

최고의 교육 매뉴얼은 따라하기 쉽고 정보를 제공하는 가이드입니다. 관련 예와 이미지를 사용하여 명확한 언어로 개념을 제시합니다. 제대로 된 교육 매뉴얼은 직원과 관리자 또는 고객과 고객에게 신뢰할 수 있는 리소스가 됩니다.

훈련 매뉴얼을 작성하는 방법

훌륭한 교육 매뉴얼을 만드는 것은 두려울 수 있지만 반드시 그럴 필요는 없습니다. 올바른 접근 방식을 사용하면 개요에서 프로덕션으로 신속하게 이동할 수 있으며 청중이 누구든지 동료나 고객에게 유용하고 사용하기 쉬운 리소스를 제공할 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다.

1단계: 잠재고객 정의

교육 매뉴얼 작업을 시작할 때 가장 먼저 해야 할 일은 누구를 위해 작성하는지 아는 것입니다. 이렇게 하려면 사람들이 교육 콘텐츠에 언제, 어디서, 어떻게 액세스할지에 대한 그림을 작성하십시오.

청중을 이해하기 위해 다음과 같은 질문을 하고 답할 수 있습니다.

• 교육 매뉴얼에 어떤 내용이 포함됩니까?
• 그들의 전문성 수준은 어느 정도입니까?
• 그들은 어떤 산업에서 일합니까?
• 얼마나 많은 시간이 있습니까?
• 서면 또는 시각적 콘텐츠를 선호합니까?
• 알고 있어야 하는 언어나 문화적 참조가 있습니까?

이러한 질문에 답하면 콘텐츠 크기를 적절하게 조정하는 데 도움이 됩니다. 청중의 기술 수준, 맥락, 콘텐츠 선호도와 같은 사항을 이해하면 그들의 기대와 요구에 맞는 콘텐츠를 구축할 수 있습니다.

이 단계를 건너뛰고 청중을 암묵적으로 이해하고 있다고 스스로에게 말하기 쉽습니다. 그리고 아마도 그렇게 할 수 있지만 시간을 들여 그것을 구체화하고 그림에 명확한 초점을 맞추면 청중의 문제를 진정으로 해결하는 교육 콘텐츠를 만드는 데 도움이 될 것입니다.

2단계: 콘텐츠 계획

훌륭한 교육 매뉴얼은 탐색하기 쉽습니다. 처음 접하는 사람은 필요한 정보를 찾는 데 편안함을 느끼고 재방문 사용자는 특정 콘텐츠와 주제를 빠르게 찾을 수 있습니다.

콘텐츠를 전략적으로 계획하면 교육 매뉴얼이 이에 해당하는지 확인할 수 있습니다. 간단히 말해서, 이것은 모든 교육 자료를 배치하고 논리적인 방식으로 구성하는 것을 의미합니다.

교육 매뉴얼에서 주제를 구성하고 분류하는 데 사용할 수 있는 다양한 주제가 있습니다. 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

• 초급부터 고급 주제까지
• 해야 할 일
• 제품 특징
• 사용빈도
• 관객들 사이에서 인기

이것은 짧은 일회성 교육 콘텐츠의 경우 빠른 프로세스일 수 있으며 포괄적인 가이드를 만드는 경우 시간이 더 걸릴 수 있습니다.

주제가 많으면 그룹으로 묶고 제목과 하위 섹션을 사용하여 매뉴얼 내에서 논리적 흐름과 구성을 만드는 것이 좋습니다. 이 구조를 사용하여 최종 매뉴얼의 목차를 작성하십시오.

3단계: 콘텐츠 프레젠테이션 형식 결정

청중을 알고 있고 무엇을 커버하고 싶은지 알고 있으므로 이제 콘텐츠를 어떻게 표시할지 결정할 때입니다.

대부분의 경우 콘텐츠를 제공하는 이상적인 방법이 있습니다. 그것이 무엇인지 파악하려면 청중과 콘텐츠 모두에 대해 생각해야 합니다. 다양한 배송 옵션이 있습니다. 교육 매뉴얼의 일반적인 전달 매체는 다음과 같습니다.

• 기술 자료 문서
• 비디오 자습서
• 온라인 과정
• PDF 가이드
• 인쇄된 가이드북 또는 팜플렛

청중의 경우 맥락을 고려하십시오.

• 이 교육 매뉴얼을 사용하는 동안 그들은 어디에 있습니까?
• 그들이 마음대로 사용할 수 있는 도구와 자원은 무엇입니까?
• 액세스할 수 없는 항목은 무엇입니까?
• 얼마나 많은 시간이 있습니까?

이와 같은 질문을 통해 비디오, 상호 작용 및 특정 평가 전략과 같은 항목이 교육 자료에 포함할 수 있는 실행 가능한 기술인지 여부를 알 수 있습니다.

동시에 어떤 주제는 비디오에 더 적합하고 다른 주제는 텍스트와 이미지에 더 적합합니다. 실제로 보여야 하는 복잡한 프로세스를 표시하는 경우 비디오 사용을 고려할 수 있습니다. 여러 개의 불연속적이고 단순한 시퀀스로 작업하는 경우 이미지에서 지원하는 서면 형식을 사용하는 것이 이상적일 수 있습니다.

한 가지 좋은 점은 오늘날의 교육 매뉴얼이 종종 온라인으로 제공된다는 것입니다. 다양한 형식을 하나로 결합하여 풍부한 미디어 지원 콘텐츠를 제공할 수 있습니다.

4단계: 콘텐츠 개발

이제 콘텐츠 개발을 시작할 준비가 된 것입니다.

비디오 기반 교육 매뉴얼의 경우

교육 매뉴얼에 대한 비디오를 만드는 경우 스토리보드, 스크립팅, 녹화 및 비디오 편집을 시작할 수 있습니다.

이전에 동영상을 만든 적이 없다면 이 방법을 사용하는 것을 주저하지 마십시오. TechSmith Camtasia는 전문 비디오 제작자가 사용하는 훌륭한 도구이지만 초보자도 쉽게 시작할 수 있습니다. 짧은 시간에 제작할 수 있는 훌륭한 튜토리얼도 많이 있습니다.

또한 야심찬 제작자부터 고급 제작자에 이르기까지 모든 사람이 시작하고 기술 수준을 높이는 데 필요한 모든 리소스를 찾을 수 있는 무료 리소스인 TechSmith Academy를 ​​제공합니다. 교육, 비디오 제작 등에 관한 수많은 주제에 대한 콘텐츠를 찾으십시오.

텍스트 및 이미지 기반 교육 매뉴얼

서면 텍스트와 이미지를 사용하여 구축되는 교육 매뉴얼은 구식처럼 보일 수 있지만 그렇지 않습니다. 대부분의 경우 이는 청중과 콘텐츠에 가장 적합합니다.

매뉴얼에 컴퓨터 기반 프로세스가 포함되어 있는 경우 각 단계의 스크린샷을 캡처하십시오. 또는 실제 프로세스의 경우 프로세스를 보여주는 사진이나 그래픽 일러스트레이션이 이상적입니다.

명확성을 위해 이미지에 주석 달기

스크린샷과 이미지는 종종 요점을 제대로 전달하기 위해 몇 가지 조정이 필요합니다. 일반적으로 이것은 화살표, 모양 및 기타 설명선과 같은 주석을 추가하는 것을 의미합니다. 또 다른 좋은 터치는 민감하거나 불필요한 정보를 제거하거나 숨기는 것입니다.

Snagit의 그리기 및 편집 도구를 사용하여 올바른 메시지를 전달하고 불필요하거나 민감한 정보가 흐릿하거나 제거되도록 이미지를 편집하십시오.

모든 이미지를 편집하여 교육 매뉴얼에 포함할 수 있도록 준비합니다.

5단계: 매뉴얼 조립 및 전달

이제 교육 매뉴얼을 작성하는 것이 일반적으로 지루해집니다. 템플릿, 문서 또는 다른 소스에 이미지를 추가하는 프로세스에는 형식 지정 문제, 이미지 크기 조정 문제 및 기타 유사하고 예상치 못한 문제가 포함됩니다.

이 경우, 쉬운 솔루션은 Snagit의 템플릿에서 만드는 것입니다. 이를 통해 매뉴얼에 포함할 이미지를 선택하고, 텍스트를 추가하고, 순서를 정렬하고, 하나의 빠른 프로세스로 모양을 선택할 수 있습니다.

Snagit은 선택할 수 있는 다양한 전문 템플릿과 함께 제공되며 Snagit용 TechSmith Assets에서 더 많은 무료 및 프리미엄 템플릿과 기타 리소스를 찾을 수 있습니다.

이것은 다루어야 하는 각 프로세스나 작업을 수행하고 매뉴얼의 별도 섹션을 작성할 수 있기 때문에 사용하기에 좋은 방법입니다.

그런 다음 각각을 PDF 또는 이미지로 저장하여 공유하거나 완전한 가이드로 컴파일하거나 회사 인트라넷에 개별적으로 게시할 수 있습니다.

물론 개별 독립 문서를 만드는 것은 올바른 접근 방식이 아닐 수 있습니다. 이 경우 Zendesk 또는 MadCap Flare와 같은 도구를 사용하여 지식 기반 지원 센터 또는 도움말 파일 문서를 만드는 것을 고려할 수 있습니다.

온라인 지식 기반을 만드는 경우 비디오, 이미지 및 서면 콘텐츠를 동시에 사용할 수 있어야 합니다. 따라서 창의력을 발휘하고 청중이 필요로 할 수 있는 모든 것을 다루는 콘텐츠를 만드십시오.

6단계: 피드백 추적 및 콘텐츠 업데이트 유지

교육 매뉴얼 작성의 마지막 단계는 피드백을 이끌어내고 최신 상태로 유지하는 것입니다.

청중과 상호 작용하는 경우 제공하는 도움에 대한 청중의 피드백을 경청하십시오. 그들이 말하는 것을 바탕으로 확장해야 할 주제가 있는지 또는 아직 다루지 않은 주제가 있는지 확인하십시오.

항상 그렇듯이 시스템이 변경되고 제품 및 기능이 업데이트되며 콘텐츠가 관련성과 유용성을 유지하려면 업데이트가 필요합니다. 쉽게 돌아가서 업데이트할 수 있도록 모든 작업에 대한 소스 파일을 보관하십시오.

결론

교육 매뉴얼은 더 이상 예전처럼 두껍고 지루한 책이 필요하지 않습니다. 사람들은 온라인 학습에 익숙하며 종종 아날로그 정보 소스보다 온라인 학습을 선호합니다.

온라인 교육 매뉴얼은 종이 문서보다 더 쉽게 액세스하고 탐색할 수 있습니다. 검색 가능하며 사용자가 특정 페이지를 북마크에 추가하여 자주 사용하는 콘텐츠에 쉽고 빠르게 액세스할 수 있습니다.

여기에 공유된 올바른 도구와 프로세스를 통해 동료나 고객 모두를 위한 훌륭한 교육 매뉴얼을 만들 수 있습니다.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2019년 7월에 게시되었으며 정확성과 포괄성을 위해 2020년 9월에 업데이트되었습니다.