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우리 대부분은 이메일을 확인하고 Slack 메시지를 확인하고 작업 목록을 살펴보기 위해 전화와 컴퓨터를 켜는 것으로 근무일을 시작합니다. 다양한 앱을 열고 여러 도구 간에 전환하는 일이 많습니다.

서로 다른 도구, 작업 및 리소스 사이를 오가는 이 모든 작업을 컨텍스트 전환이라고 하며 대부분의 시간을 우리가 알지도 못하는 사이에 많은 작업 시간을 차지합니다. 우리는 컨텍스트 전환에 너무 익숙해서 정상적인 것처럼 보일 수 있지만 비용이 많이 듭니다.

이 기사에서는 다음에 대해 살펴보겠습니다.

• 컨텍스트 전환이란 무엇이며 왜 하는가
• 컨텍스트 전환 비용
• 컨텍스트 전환을 방지하는 방법

컨텍스트 전환이란 무엇입니까?

최근까지 컨텍스트 전환이라는 용어는 컴퓨터가 한 프로세스의 상태를 저장하여 나중에 다시 돌아올 수 있도록 하는 프로세스만을 의미했습니다. 이것은 우리가 하나의 앱이나 프로그램에서 다른 앱이나 프로그램으로 원활하게 전환할 수 있게 해줍니다.

컨텍스트 전환은 이제 인간의 행동을 설명하는 언어로 작동하여 한 작업에서 다른 관련 없는 작업으로 이동하는 경향을 나타냅니다.

이메일 받은 편지함 검토, 일정 확인, 고객 전화 응답 사이를 이동할 때 우리는 상황 전환을 하고 있습니다. 멀티태스킹은 컨텍스트 전환을 설명하기 위해 사용하는 경향이 있는 또 다른 단어이지만 두 용어에는 차이점이 있습니다.

우리가 결국 컴퓨터에 대해 알게 된 것은 컴퓨터가 작업을 전환할 때 어려움을 겪었다는 것입니다. 인간의 행동에도 적용되는 컨텍스트 전환에 실제 비용이 든다는 것이 분명해지고 있습니다.

왜 우리는 항상 "컨텍스트 전환"을 합니까?

컨텍스트 전환이 작업에 가장 효율적인 접근 방식이 아니라는 것을 알고 있지만 우리는 여전히 항상 그렇게 합니다.

이는 컨텍스트 전환이 현대 노동력에서 암묵적인 기대가 되었기 때문입니다. 긴급성에 대한 끊임없는 인식과 계속해서 우리를 방해하는 알림의 공세, 그리고 산발적인 회의의 유행은 모두 우리를 상황 전환의 습관에 빠지게 합니다.

우리는 잘못된 긴박감을 가지고 있습니다.

의도적이든 아니든, 신속한 대응은 직장에서 자주 보상을 받습니다. 이것은 성공하려면 긴박감을 받아들여야 한다는 느낌을 줍니다.

Slack 또는 Teams와 같은 메시징 앱에서 전송하는 커뮤니케이션을 중심으로 긴급하게 인식되는 경우가 많습니다. 새 메시지를 알리는 알림이 오면 바로 응답해야 한다는 느낌이 흔들리기 어렵습니다.

우리가 스스로 기대치를 설정했든 다른 사람이 우리를 위해 설정했든 간에 빠른 응답의 가치가 긴박감을 부여하여 습관적인 컨텍스트 전환으로 이어지는 방식을 쉽게 알 수 있습니다.

지속적으로 알림을 받습니다.

연구에 따르면 미국인의 70%가 알림을 받은 후 5분 이내에 휴대전화를 확인하고 평균적인 사람은 매일 65-80개의 알림을 받는 것으로 나타났습니다. 이는 일상 생활에서 컨텍스트 전환이 지속되는 데 주요한 기여를 한다는 것이 분명합니다.

알림 자체가 본질적으로 나쁘지는 않지만 중독성이 있다는 문제가 있습니다. 우리가 알림을 받았을 때 우리 마음이 받는 도파민의 돌진은 우리가 쫓도록 조건화된 것입니다.

수신하는 모든 알림에 바로 응답할 수는 없지만 각 알림에 대해 적절한 작업을 인식하고 처리하고 결정하는 행위도 일종의 컨텍스트 전환입니다.

우리는 불필요한 회의에 너무 많이 참석합니다.

The Future of Meetings Report 2021에서 우리는 직원들이 매달 31시간을 비생산적인 회의에 보내고 매주 평균 11~15회의 회의에 참석한다는 사실을 알게 되었습니다.

이 속도로 회의 사이를 오간다는 것은 깊고 집중적인 작업에 필요한 긴 연속 시간을 찾기가 어렵다는 것을 의미합니다.

집중 작업에만 전념하는 매주 "회의 없는 날"을 시작하여 집중 시간에 대한 이러한 장애와 싸울 수 있습니다.

시간을 보호하는 한 가지 방법은 매주 "회의 없는 날"을 시작하는 것입니다. 또 다른 하나는 반복되는 회의가 정말로 일어날 필요가 있는지 다시 생각하는 것입니다.

컨텍스트 전환 비용은 얼마입니까?

컨텍스트 전환의 높은 비용은 매우 현실적이지만 우리는 이를 정기적으로 계속하고 있습니다. 그것은 우리가 너무 익숙해져서 종종 우리가 하고 있다는 사실조차 깨닫지 못하는 일이 되었습니다.

표면적으로는 순진해 보입니다. 작성 중인 블로그 게시물에 게시하기 전에 이메일에 빨리 답장하는 것이 나쁜 점은 무엇입니까? 회의에 참석하는 동안 Slack에 대한 Sally의 질문에 답하는 것은 아마도 큰 일이 아닐 것입니다. 그것은 당신이 당신의 잠에서 대답할 수 있는 쉬운 생각입니다!

그러나 실제로 컨텍스트 전환 비용은 상당합니다. 별거 아닌 것처럼 보이는 이 모든 작은 변화들이 실제로 합산됩니다. 컨텍스트 전환은 물론 생산성에 부정적인 영향을 미치지만 인간 두뇌에 대한 컨텍스트 전환의 영향은 실제로 그보다 훨씬 더 깊습니다.

캘리포니아 어바인 대학에서 수행한 연구에서 입증된 바와 같이 직장에서 우리가 느끼는 방식은 이러한 행동에 의해 부정적인 영향을 받습니다. 이 연구는 직장에서 우리가 느끼는 감정을 조사한 결과 단 20분의 반복적인 중단 후에 스트레스, 좌절, 업무량, 노력 및 압력이 상당히 높아진다는 보고를 발견했습니다.

이것은 우리가 일상 생활에서 끊임없이 방해를 받기 때문에 문제가 됩니다. The Anatomy of Work Index에 따르면 근로자의 1/3 이상이 지속적인 알림 핑에 압도당했다고 합니다.

또한 우리 삶에서 컨텍스트 전환이 얼마나 흔한지를 설명하는 놀라운 통계를 제공합니다. 이메일과 화상 통화의 경우, 42%와 40%의 사람들이 각각 1년 전보다 더 많은 시간을 보내고 있습니다. 응답자의 52%는 1년 이상 전에 가상 회의 중에 멀티태스킹을 하고 있다고 말했으며 50%는 알림에 즉시 응답해야 할 필요성을 느꼈습니다.

이러한 컨텍스트 전환 통계는 세대 간 차이를 볼 때 더욱 두드러집니다. 밀레니얼 세대와 Z세대는 전반적으로 근로자보다 훨씬 더 압도당했다고 보고합니다.

컨텍스트 전환 비용에는 생산성 저하, 집중 시간 단축, 시간 낭비 및 번아웃이 포함될 수 있습니다.

생산성 감소

작업 사이를 오가며 작업하면 생산성이 떨어진다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 많은 작업을 접하고 하루가 끝날 때까지 하나도 완전히 완료하지 못한 날을 경험했을 것입니다.

The Workgeist Report '21에 따르면 인간의 두뇌는 우리가 강요하는 컨텍스트 전환의 양을 처리하도록 연결되어 있지 않습니다. Workgeist Report '21에 따르면 근로자의 45%는 컨텍스트 전환이 생산성을 떨어뜨리고 43%는 앱과 도구 사이를 자주 전환하는 것이 매우 피곤합니다.

짧은 집중 시간

당신이 문맥 전환에 관여할 때 당신의 완전한 주의는 당신을 따르지 않습니다. 한 작업에서 다음 작업으로 전환할 때 일부 관심은 원래 작업에 남아 있고 나머지는 다음 작업으로 이어집니다.

당신이 상상할 수 있듯이 점점 더 많은 전환이 일어날수록 당신에게 남겨진 관심의 양은 크게 줄어듭니다.

그렇기 때문에 최신 활동을 수행하는 동안 이전 작업(아직 완료하지 않은 작업)에 대한 알림을 삽입하게 되는 자신을 발견하게 될 것입니다.

당신의 관심은 이제 당면한 작업에 집중되기보다는 당신이 만진 모든 작업에 분산됩니다. 컨텍스트 스위칭은 인간의 두뇌가 설계된 것이 아니며 생산성에 이상적이지 않습니다.

시간 낭비

2005년 캘리포니아 어바인 대학의 연구원들이 수행한 연구에 따르면 중단 후 업무에 완전히 복귀하는 데 평균 25분 26초가 걸리는 것으로 나타났습니다.

이 숫자를 일반적인 근무일에 경험하는 중단 횟수에 적용하면 문자 그대로 매일 낭비되는 시간이 남습니다. 생산적인 일을 하지 않고 중단한 부분부터 다시 시작하는 데 시간을 소비했습니다.

또한 행동으로 인한 스트레스 및 피로와 관련되어 비효율 및 반복을 유발하는 컨텍스트 전환에 대한 시간 비용이 있습니다.

컨텍스트 전환은 작업량으로 인한 스트레스 및 성능 저하와 함께 너무 많은 작업 및 중단의 악순환을 만듭니다. 이 루프에 갇혀 있으면 계속해서 시간을 낭비하게 됩니다.

극단적인 경우: 소진

우리의 작업 기억은 일을 완수하는 데 필요한 구성 요소이지만 한계가 있습니다. 우리는 한 번에 너무 많은 정보만 머릿속에 담을 수 있으며, 하루 종일 컨텍스트 전환을 할 때 그 한계를 지속적으로 테스트하고 있습니다.

정보를 파악하기 위해 동일한 이메일을 여러 번 다시 읽는 자신을 발견한 적이 있다면 브레인 포그 현상을 경험했을 가능성이 큽니다. 이것은 컨텍스트 전환이 건강하지 않은 수준으로 취해질 때 인간의 두뇌가 경험하는 정신적 피로를 나타내는 방법입니다.

두통, 의욕 상실, 지치고 피곤한 느낌은 모두 소진의 징후입니다. 이러한 증상은 컨텍스트 전환이 일상 생활에서 너무 널리 퍼질 때 쉽게 나타나기 시작할 수 있습니다.

작업장에서 컨텍스트 전환을 방지하는 방법은 무엇입니까?

컨텍스트 전환이 본질적으로 나쁜 것은 아닙니다. 실제로 어느 정도 수준의 컨텍스트 전환이 발생하는 것은 좋은 일입니다. 우리 삶에서 이를 근절하는 것이 거의 불가능하기 때문에 다행입니다.

희소식은 컨텍스트 전환이 필요하고 잘못된 긴급성 또는 기타 일반적인 범인을 기반으로 수행되지 않도록 하는 전략을 구현할 수 있다는 것입니다. 시도해 볼 몇 가지가 있습니다!

그날의 "초점 경계" 만들기

시간 차단 연습

집중 시간은 최소 연속 작업 시간에서 2시간입니다. 정기적으로 나타나는 알림과 중단 사이에 이 시간을 맞추기가 어려울 수 있습니다.

좋은 전략은 시간을 차단하는 것입니다. 달력을 살펴보고 모든 일을 위한 전용 시간을 확인하세요. 이메일 확인 및 회의 참석과 같은 얕은 작업을 함께 블록으로 유지하고 더 깊고 집중적인 작업이 필요한 작업을 함께 유지하십시오. "모든 것이 제자리에 있는 장소"의 달력 버전입니다.

일부 이메일 클라이언트 및 직장 캘린더는 캘린더에서 집중 시간 블록을 자동으로 예약할 수도 있습니다.

"테마 데이" 설정

귀하가 관리자이거나 귀하의 역할이 여러 팀에서 작업해야 하는 경우 이러한 특정 방식으로 시간을 차단하는 것이 위협적으로 보일 수 있습니다. 그렇다면 테마가 있는 날은 컨텍스트 전환을 관리하는 데 도움이 되는 좋은 선택일 수 있습니다.

테마 요일 접근법을 사용하면 한 주의 매일에 기능, 목적 또는 초점을 할당합니다. 특정 요구 사항에 잘 맞는 방식으로 이러한 항목을 설정하는 것이 중요합니다. 여기에 모든 답에 맞는 하나의 크기가 반드시 있는 것은 아닙니다.

이틀은 팀워크에, 하루는 창의적인 개인 프로젝트에, 하루는 관리자에게 할애한다면 일주일이 잘 될까요?

Dan Sullivan의 Free Days, Focus Days 및 Buffer Days 모델과 같은 테마가 적합할 수 있습니다. 몇 가지 방법을 시도하고 고유한 상황에 가장 적합한 방법을 확인하십시오.

하루 종일 단일 작업 연습

컨텍스트 전환 비용을 줄이기 위해 일정을 설정하는 것은 집중 작업 기간에 들어가기에 충분한 시간 동안 하나의 작업에 집중하도록 자신을 훈련할 수 있는 경우에만 효과가 있습니다. 확실히 가능하지만 의도적인 습관 형성이 필요합니다.

단일 작업을 지원하는 몇 가지 습관은 다음과 같습니다.

• 산만함 제거
• 타이머 설정(작게 시작)
• 에너지 소모 및 "거의 완료된" 작업을 먼저 제거

불필요한 컨텍스트 전환과 같은 나쁜 습관을 하룻밤 사이에 완전히 되돌릴 수는 없지만 새로운 지원 습관을 만들어 개선할 수 있는 조치를 취할 수 있습니다.

"주의 잔여물" 제거

새로운 작업에 완전히 집중하려면 마지막 작업을 실제로 완료해야 합니다. 그렇지 않은 경우 관심의 일부는 완료되지 않은 작업에 남아 있습니다.

그 남은 끈적끈적한 조각은 "주의 잔류물"이라고 하는 것으로, 새로운 작업을 시작하는 데 해로운 것으로 입증되었습니다.

그렇다면 "주의 잔류물"을 어떻게 제거할 수 있습니까? 유사한 작업을 일괄 처리해 볼 수 있습니다. 인간의 두뇌는 유사한 작업 간에 컨텍스트를 전환하는 데 덜 어려운 시간을 갖습니다.

또한 작업을 전환할 때 사용할 루틴과 의식을 구축하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이러한 것들은 뇌의 완충 역할을 할 수 있고 전환할 시간이라는 명확한 신호를 제공하여 "주의 잔여물"을 줄일 수 있습니다.

재충전을 위해 규칙적인 휴식을 취하십시오.

우리 모두는 하루 종일 에너지가 높을 때와 낮을 때가 있으며 에너지가 낮을 때 마음이 방황한다는 것을 알 수 있습니다. 이로 인해 의도하지 않은 컨텍스트 전환의 위험이 있지만 방지할 수 있습니다!

하루 종일 짧은 휴식을 취하면 에너지를 유지하고 정신을 집중하는 데 도움이 됩니다.

표준 점심 식사 및 커피 휴식 시간 외에도 하루 종일 잠깐의 휴식을 취하는 것은 에너지를 유지하고 작업에 집중할 수 있는 좋은 방법입니다.

마이크로브레이크는 잠시 스트레칭을 하거나 블록 주위를 산책하거나 재미있거나 마음이 따뜻해지는 비디오를 보는 것처럼 보일 수 있습니다.

그러나 휴식을 통합하는 것은 불필요한 상황 전환의 유혹에서 마음을 멀리하고 에너지를 유지하는 좋은 방법입니다.

하루가 끝나면 직장에서 연결을 끊습니다.

컨텍스트 전환과 인간 두뇌에 미치는 영향은 근무일에만 국한되지 않습니다.

하루를 마감할 때 일과의 연결을 잘 끊지 않으면 뇌는 이미 지나간 활동, 미처리된 일, 내일 당신을 기다리고 있는 일에 매달리고 싶은 유혹을 받을 것입니다. 이로 인해 기분이 고갈되고 다음날 필요한 집중력을 얻을 수 없습니다.

하루 일과를 마치고 깨끗한 휴식을 취하고 내일의 작업을 위해 휴식을 취하고 회복할 수 있도록 시도해 볼 수 있는 몇 가지 루틴과 팁이 있습니다.

어떤 사람들은 캘린더나 할 일 목록에 관련된 다음 단계를 추가하여 하루가 끝날 때 완료되지 않은 작업을 정리함으로써 지속적으로 실행되는 할 일 목록이 마음에 자리를 잡지 않도록 하는 데 도움이 되는 방법임을 알게 됩니다. 시간.

다른 사람들은 다가오는 날과 할당된 작업을 살펴보고 준비가 되어 있다고 느끼고 하루가 끝날 때 효과적으로 작업을 종료할 수 있도록 도와줍니다. 그럼에도 불구하고 다른 사람들은 근무일이 끝났다는 것을 단순히 인정하고 그것이 매우 효과적이라는 것을 알게 되었습니다.

자신에게 잘 맞는 방법을 찾아 습관이 될 때까지 연습하세요.

알림 관리

불필요한 알림 제거

휴대폰과 데스크톱에서 보내는 모든 알림이 실제로 필요합니까? 아마도 그렇지 않을 것입니다. 그리고 이 시점에서 단순히 조정하는 몇 가지가 있을 것입니다.

보유하고 있는 각 앱을 살펴보고 알림을 켠 상태로 둘지, 완전히 끌지 또는 방해가 되지 않도록 알림 스타일을 조정할지 평가하는 것이 좋습니다.

Slack을 예로 들어 보겠습니다. 앱의 모든 알림을 끄는 것은 좋은 생각이 아닐 수 있지만 확실히 푸시 알림이 필요하지 않은 일부 채널이 있습니다.

더 많은 소셜 채널에서 알림을 음소거하고 다이렉트 메시지 및 프로젝트별 채널에 알림을 유지하면 중단을 줄이는 동시에 실시간으로 수신해야 하는 세부 정보를 계속 확인할 수 있습니다.

모든 앱에서 이 연습을 완료하면 하루에 아름다운 침묵을 많이 만들고 불필요한 컨텍스트 전환을 크게 줄일 수 있습니다.

"방해 금지" 모드 활용

알림을 모두 끄는 것이 약간 긴장되지만 여전히 높은 컨텍스트 전환 비용을 피하고 싶다면 "방해 금지" 모드가 도움이 될 수 있습니다.

이 기능(Android 및 iPhone 모두에서 사용 가능)을 사용하면 특정 앱의 알림을 전체적으로 음소거하는 대신 일정 시간 동안 모든 알림을 음소거할 수 있습니다.

앞에서 논의한 시간 차단 전략을 시도하는 경우 집중적이고 집중적인 작업이 필요한 차단 중에 "방해 금지" 모드를 사용하도록 선택할 수 있습니다. 당신은 하루의 나머지 시간 동안.

알림 확인 시간 계획

이메일을 확인하는 시간을 예약하는 것처럼 알림을 확인하는 시간을 예약하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이 접근 방식은 알림을 확인하기 위한 전용 시간 블록이 있다는 것을 알고 있기 때문에 알림으로 인한 즉각적인 산만함을 줄입니다. 이 시간을 실제로 일정에 넣는 것이 중요합니다.

또한 알림 확인을 통해 후속 조치를 취하거나 즉각적인 조치를 취해야 하는 사항을 기록해 두는 것이 가장 좋습니다.

물론 메모리에 의존하는 것은 잘못일 수 있지만 메모리에 대해 걱정하는 데 약간의 주의가 필요합니다. 우리의 전체 목표는 컨텍스트 전환에 수반되는 분산된 주의를 최소화하는 것이기 때문에 이러한 새로운 작업을 기록하지 않는 것은 비생산적입니다.

컨텍스트 전환 FAQ