마침내 종이 없는 세상을 만들기 위한 7가지 쉬운 팁

(사진설명: 게티이미지코리아 제공 seb_ra)

부엌 카운터, 식탁 또는 다른 곳에 있지 않은 곳에 몇 장의 종이가 있습니까? 영수증이 다시 필요할 때를 대비하여 매달아 두십니까? 애완 동물이 3년 전에 복용한 약을 정확히 기억해야 할 경우를 대비하여 수의사로부터 받은 서류 더미가 있습니까? 그 모든 서류는 그것이 의미하는 바가 무엇이든 당신이 그것을 처리할 수 있게 될 때를 기다리고 있습니다. (페이지를 한장 한장 훑어보고 재활용 쓰레기통에 집어넣는다는 뜻입니다.) 이제 종이와 함께 쌓인 죄책감을 없애야 할 때입니다. 종이 없는 시대가 되었습니다.

저는 거의 10년 동안 종이가 없었습니다. 종이가 없다는 말은 내 인생에 종이가 전혀 없다는 것을 의미하지 않습니다. 물론 여전히 종이로 된 출생 증명서가 필요하며, 언어 수업을 들을 때 작은 종이 공책을 사용합니다. 그러나 대부분의 경우 나는 종이에 매달리지 않습니다. 대신 중요한 문서를 스캔하여 스토리지 서비스에 저장하고 디지털 메모를 메모 앱에 보관합니다. 또한 휴대폰에 할 일 목록과 쇼핑 목록을 작성하고 온라인 지도에 추천 레스토랑을 고정합니다. 당신의 삶에서 종이를 제거하는 간단한 방법이 많이 있습니다.

디지털화는 쉽습니다. 어려운 부분은 종이가 다시 들어오기 시작하지 않도록 하는 것입니다. 인생에서 대부분의 종이를 제거할 준비가 되었다면 시작하고 유지하기 위해 알아야 할 사항이 있습니다.

1) 백로그를 잊어라

반직관적으로 들릴 수 있지만 종이를 사용하지 않는 첫 번째 단계는 이미 축적한 종이 잔고는 잊어버리고 지금부터 종이를 사용하지 않기 위해 채택해야 하는 새로운 습관에 집중하는 것입니다. 뒤돌아보지 마십시오: 전진 접근 방식을 채택하십시오.

언젠가는 기존의 종이 더미에 도달하게 될 것입니다. 지금은 그 서류가 당신을 방해하지 않도록하십시오. 백로그를 처리해야 하는 것은 압도적으로 느껴질 수 있으며 사람들은 압도감을 ​​느끼면 미루게 됩니다. 그러니 지금은 잊어버리세요. 대신, 백로그가 더 이상 커지지 않도록 노력하십시오.

2) 이 5가지 앱 받기

종이를 사용하지 않는 데 필요한 5가지 앱 또는 서비스가 있습니다. 그들은:

• 할 일 목록 앱,
• 스캔 앱,
• 디지털 파일을 보관할 온라인 저장 서비스(자세한 ​​내용은 잠시 후),
• 디지털 문서를 인쇄하지 않고 서명하기 위한 전자 서명 도구(Adobe Acrobat이 좋은 예)
• 공문서를 출력하지 않고 발송하는 문서배달 서비스입니다.

여기에서 각 앱 유형에 대한 권장 사항을 참조하세요.

3) 스토리지 서비스 선택

세 번째 앱인 스토리지 서비스는 다른 앱보다 복잡하기 때문에 조금 더 파헤쳐 보겠습니다. 보관 서비스는 종이 문서의 디지털 버전을 보관하는 곳입니다.

이상적으로는 어디에 있든 파일에 액세스할 수 있고 백업할 수 있는 스토리지 서비스가 필요합니다. 한 가지 옵션은 Dropbox 또는 Microsoft OneDrive와 같은 온라인 저장소 및 파일 공유 서비스를 사용하는 것입니다.

또 다른 옵션은 종이를 사용하지 않으려는 사람들을 위해 특별히 설계된 서비스를 사용하는 것입니다. Neat 및 FileThis는 두 가지 예입니다. 세금과 같이 인식하는 문서 유형에 자동으로 레이블을 지정하고 태그를 지정하는 기능과 같이 종이를 사용하지 않는 사람들을 위한 특별한 도구가 있습니다. FileThis에는 이메일 계정에서 찾은 중요한 문서를 자동으로 복사하는 "가져오기" 서비스도 있습니다.

어떤 서비스를 선택하든지 하나를 선택하고 계속 사용하면 모든 디지털 문서를 한 곳에 보관할 수 있습니다.

4) 이메일 명세서 및 디지털 결제 등록

여전히 종이 청구서 및 명세서를 수신하는 경우 가능하면 대신 이메일로 수신하도록 등록하십시오. 여전히 수표를 정기적으로 보내는 경우 대신 온라인 결제로 전환할 수 있는지 확인하십시오.

유틸리티 회사와 은행은 수년 동안 디지털 지불을 존중해 왔지만 항상 디지털 지불을 받아들이지 않는 마지막 버팀목은 집주인과 관리 회사입니다. 이 곤경에 빠진 경우 디지털 결제를 수락하면 더 빠르고 안정적으로 돈을 받을 수 있다고 설명하십시오. 가장 작은 기업이라도 수수료가 거의 또는 전혀 없이 직접 은행 송금을 수락할 수 있습니다. 모든 청구서를 수표와 봉투가 아닌 디지털 방식으로 지불할 수 있게 되면 종이 없는 생활에 한 걸음 더 가까워집니다.

5) 스캔 및 파쇄

이제 새로운 습관을 개발할 때입니다. 스캔 및 파쇄 또는 재활용은 아마도 가장 많이 할 일입니다. 모바일 앱을 사용하여 스캔하는 것을 훨씬 선호하지만 데스크탑 스캐너나 복합기의 스캔 기능을 사용할 수도 있습니다.

다음과 같은 규칙을 만드십시오. 디지털화해야 하는 새 종이를 받으면 휴대폰을 사용하여 즉시 스캔한 다음 재활용 또는 파쇄 더미에 넣습니다. 더 나은 방법은 분쇄기에 직접 폐기하는 것입니다. 왜 기다려?

억지로 그 습관을 따르는 것은 어려울 수 있습니다. "지금은 스캔할 시간이 없습니다."라고 말할 수 있습니다. 백로그에서 한두 문서를 스캔하여 새로운 습관을 연습해 보십시오. 얼마나 시간이 걸려요? 어떤 앱을 사용하셨나요? 또한 자연광에서 문서를 스캔하는 것이 실내 조명에서 스캔하는 것보다 더 원활하게 진행된다는 것을 알 수 있습니다. 작업 방법과 시간이 얼마나 걸리는지 감이 오면 쉽게 따라할 수 있습니다.

6) 다른 워크플로 개발

스캔 및 파쇄는 하나의 워크플로입니다. 종이 없는 생활 방식에 익숙해지면 다른 상황에서는 더 많은 워크플로가 필요하다는 것을 알게 될 것입니다.

예를 들면 다음과 같습니다. 새 제품을 구입할 때 사용 설명서, 영수증, 보증서, 일련 번호 또는 기타 관련 정보를 사진으로 찍을 수 있습니다. 해당 사진을 스토리지 서비스에 업로드한 다음 불필요한 서류를 제거하십시오.

만들 수 있는 또 다른 워크플로는 파쇄해야 한다고 생각하지만 지금은 확실하지 않은 문서 더미를 저장한 다음 지정된 날에 검토하는 것입니다. 매주 토요일이든 매월 첫째 일요일이든 시간과 날짜를 선택하고 그 시간을 사용하여 스택을 비우십시오.

보험 증명서, 주택 소유자 문서 등의 경우 원본을 보관하면서 서류를 스캔하고 싶을 수도 있습니다. 이를 디지털화하면 백업 사본을 만들고 원본을 손에 넣을 수 없는 경우에도 포함된 정보에 액세스할 수 있습니다.

7) 지나치게 생각하지 말라

원본을 보관할지 아니면 디지털화하여 파쇄할지 묻는 문서가 있습니다. 어려운 부름에 직면했을 때 지나치게 생각하지 마십시오. 종이가 없으면 삶이 더 단순해지고 쉬워져야 합니다. 원본은 폴더, 아코디언 바인더 또는 파일 캐비닛에 보관하십시오. 종이 몇 장에 매달린다면 아무도 와서 Paperless Club 카드를 가져가지 않을 것입니다.

의료 기록은 HIPAA 준수 시스템이 있는 경우에만 전자적으로 디지털화하고 저장해야 하므로 까다롭습니다. 간단히 폴더나 아코디언 바인더에 넣고 1년에 한 번 버릴 준비가 된 모든 항목을 찾아보기로 결정할 수 있습니다.

즉, 목적이 없는 문서에 매달리거나 귀찮게 디지털화하지 마십시오. 당신이 책임감 있는 일을 하고 있다고 생각하며 종이에 부지런히 매달리는 사람이라면 무엇이든 갈기갈기 찢고 재활용하는 것이 무섭게 느껴질 수 있습니다. 하지만 샌드위치 영수증이나 2년 전 급여 명세서에 대한 설명이 필요할까요? 그들을 갈가리 찢고 가십시오.