보다 생산적인 회의를 위한 5가지 팁
게시 됨: 2022-01-29모든 사람은 일부 회의가 전혀 필요하지 않은 이유 또는 불필요하게 길어지는 이유와 같은 회의에 대한 의견을 가지고 있습니다. 회의를 개선하는 것은 어렵지 않습니다. 최소한의 준비와 사전 고려를 통해 회의는 모두에게 보다 생산적인 경험이 될 수 있습니다.
더 나은 회의를 개최하기 위한 한 가지 핵심은 먼저 어떤 회의를 개최할 것인지 이해하고 그에 따라 준비하는 것입니다. 무엇이 다른지 이해하기 위해 가장 일반적인 네 가지 유형의 회의를 살펴보겠습니다.
4가지 회의
가장 일반적인 회의는 정보 제공, 토론 및 협업, 체크인 및 작업 회의의 네 가지 유형으로 나뉩니다.
1. 설명회
정보 제공 회의는 정확히 정보를 전파하는 데 사용되는 회의입니다. 반기별 시청 회의는 일반적으로 정보 제공용입니다. PR 브리핑은 또한 일반적으로 정보를 제공합니다. 일반적으로 한 당사자만 정보를 공유할 수 있습니다. 참석자들은 그것을 흡수하기 위해 거기에 있습니다.
2. 토론 및 협업 회의
브레인스토밍 회의는 토론 또는 협업 회의의 예입니다. 정보는 여러 사람이 제공해야 합니다. 협력 회의는 또한 문제 해결 회의가 될 수 있습니다. 이러한 종류의 회의에서는 관련 당사자 중 하나 이상이 의제를 설정할 수 있습니다.
3. 체크인 미팅
체크인은 일반적으로 진행 중이거나 완료 날짜가 예상되는 특정 프로젝트를 중심으로 정기적으로 예정된 회의입니다. 일일 스크럼은 체크인 회의의 한 예입니다. 체크인은 어떤 종류의 작업이나 프로젝트에 관련된 모든 당사자가 문제, 솔루션, 변경 사항, 진행 상황 등에 대한 최신 정보를 유지하도록 하는 데 유용합니다. 정기 체크인 회의는 매우 짧을 수 있습니다(꼭 그럴 필요는 없음). 마지막 회의 이후에 변경 사항이 거의 없거나 전혀 없으면 모든 사람이 아는 즉시 회의가 종료될 수 있습니다.
4. 실무회의
작업 회의에서 사람들은 완료해야 할 작업을 완료하기 위해 함께 모입니다. 그것만큼 간단합니다. 작업 회의의 예는 다양한 팀 리더가 함께 프로젝트 일정을 정의하는 회의입니다. 그들은 모든 주요 날짜를 기록하면서 일정을 논의하기 위해 모였습니다. 또 다른 예는 프로그래머와 이해 관계자가 함께 모여 코드 변경(예: 웹 사이트 또는 기타 대화형 제품)을 구현하는 것입니다. 두 당사자는 서로가 있을 때만 정확하게 확인할 수 있습니다. 업무 회의는 미루는 일이 없도록 합니다. 그들은 종종 협력적입니다.
회의 생산성을 높이는 5가지 팁
1. 사전에 적절한 시간을 달력에 표시하십시오.
일부 회의는 회의가 열리기 몇 주 전에 있어야 합니다. 예를 들어, 회사 전원 회의나 분기별 주주 회의와 같이 참석자가 많은 회의는 가능한 한 많은 사람들이 일정을 정리할 수 있도록 사전에 잘 설정해야 합니다.
다른 회의, 특히 사내 회의는 너무 일찍 일정을 잡아서는 안 됩니다. 대부분의 경우 1~2주면 충분합니다. 회의의 목적이 이미 시작된 토론이나 프로젝트를 계속하거나 해결하는 것이라면 가장 최근의 토론과 회의 사이에 너무 많은 시간이 소요되는 것을 원하지 않습니다. 사람들은 아직 마음에 신선한 아이디어를 가지고 회의에 참석해야 합니다.
모두에게 적합한 회의 시간과 날짜를 찾을 때는 회의 스케줄러 도구를 사용하세요. 그들은 일정 관리의 고통을 덜어주고 프로세스 속도를 높입니다.
2. 명확한 제목 줄 사용
캘린더 초대로 회의를 예약하거나 간단한 이메일이나 Slack 메시지로 회의를 예약할 때 명확한 제목을 사용하세요. 모든 사람의 생산성에 핵심입니다. 제목 줄에는 회의의 주제뿐만 아니라 목적도 몇 단어로 표시되어야 합니다. 명확한 회의 제목은 모든 사람이 처음에 회의에 초대받은 이유를 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한 사전에 어떻게 준비해야 하는지에 대한 정보도 제공합니다.
3. 의제와 목표를 모두 가지세요
의제는 일반적으로 순차적인 순서로 회의에서 일어날 일의 목록입니다. 토론 회의는 의제를 갖는 것이 정말 좋습니다. 회의 일정입니다.
의제만으로는 회의의 결과로 어떤 일이 일어나야 하는지 사람들에게 알려주지 않습니다. 따라서 의제를 갖는 것 외에도 목표를 달성해야 합니다.
회의가 끝날 때까지 어떤 결정을 내려야 합니까? 이 회의가 끝나면 어떤 결과가 나올까요? 새로운 연락처와의 회의에 초대를 받았다면 "이 회의에서 무엇을 얻고 싶습니까?"라고 묻는 것이 합리적입니다.
회의의 복잡성에 따라 의제와 목표를 명시할 필요가 없을 수도 있습니다. 예를 들어, 체크인 회의의 목적은 항상 동일합니다. 체크인, 진행 상황 검토 및 우려 사항 제기입니다. 이러한 종류의 회의에는 명시적인 의제가 필요하지 않을 것입니다. 때로는 목표가 제목에 내포되어 있습니다. 예를 들면 "잡지 8월호 라인업 설정"입니다. 목표는 작업 회의에서 해당 작업을 완료하는 것입니다.
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4. 회의 리더 정의
모든 회의에는 리더 또는 공동 리더가 필요합니다. 대부분의 경우 회의를 소집한 사람입니다. 명확하게 결정하십시오.
내가 참석한 가장 최악의 회의에는 지도자가 없었습니다. 방향이 없었고 아무도 우리를 궤도에 올리는 방법을 몰랐습니다. 중간쯤에, 여러 정당들이 내가 주도해야 한다고 생각한다는 것을 깨달았습니다. 누가 대화를 주도해야 하는지 명확히 하지 않고 일정을 잡은 사람에게 완전히 굴욕감과 분노를 느꼈습니다. 최악의 경우 회의는 모두에게 완전히 비생산적이었습니다. 또 다른 무모한 장면에서 나는 한 번 회의를 소집하고 예약하고 완전히 실행하려고했지만 다른 동료가 완전히 인수하도록했습니다. 그 사람은 화를 냈습니다.
5. 기술은 잃지만 데모를 하십시오
슬라이드쇼 데크를 만드는 데 시간을 낭비하기 전에 "프레젠테이션이 전혀 필요하지 않습니까?"라고 자문해 보십시오.
대답이 '예'인 경우 슬라이드는 사람들의 참여를 유지하고 요점을 강화하는 데 사용되어야 하며 사용자를 위해 만드는 것이 아님을 기억하십시오. 아무도 스타 와이프에 감동하지 않으며 아무도 비디오를보고 싶어하지 않습니다.
자랑할 제품이나 서비스가 있다면 어떻게 작동하는지 보여주세요. 사진이나 동영상을 보여주지 마세요. 청중에게 진정한 맥코이를 선사하십시오.
모든 참석자와 정보를 공유하려면 회의 후에가 아니라 회의 전에 보내십시오. 사람들이 미리 검토할지 여부는 또 다른 문제이지만 그들에게 선택권을 주십시오. 그러면 문제의 핵심을 파악하는 데 시간을 할애할 수 있고 시간을 덜 보낼 수도 있습니다.
모두가 더 나은 회의를 통해 혜택을 얻습니다
회의는 모든 형태와 규모로 진행되므로 고유한 요구 사항이 있습니다. 하지만 시간을 내어 참석하는 것을 포기하는 모든 사람이 회의를 생산적으로 만들려면 약간의 준비가 필요합니다. 어떤 종류의 회의를 개최할 계획인지 아는 것도 회의에 대한 기대치를 구체화하고 구체화하는 데 도움이 됩니다.