종이를 사용하지 않는 방법: 간단한 5단계
게시 됨: 2022-01-29특히 적합한 도구가 있는 경우 종이를 사용하지 않는 것이 어려울 필요는 없습니다. 종이를 완전히 포기하려는 경우 간단하고 효과적이며 영구적으로 변경하는 데 도움이 되는 5가지 앱 또는 서비스가 있습니다.
첫째, 주식을 가져 가라. 당신의 삶에서 여전히 종이를 사용하는 곳은 어디입니까? 할 일 목록을 노트북에 보관하거나 잉크로 서명했지만 이제 갈 곳이 없는 문서 더미가 있을 수 있습니다. 당신의 삶에서 모든 종이를 폐지해야 한다는 생각에 압도되기보다는 종이가 여전히 많이 생산되는 주요 영역을 식별하여 더 작게 생각하여 해당 장소에 먼저 집중할 수 있습니다.
처리 대상에 대한 아이디어가 있으면 다음 5가지 도구가 필요합니다.
할 일 목록 앱,
스캔 앱,
전자 서명 도구,
클라우드 스토리지 및 파일 공유 서비스,
메모 앱.
이러한 도구 각각과 그 기능을 자세히 살펴보겠습니다. 아래에서 시작하는 데 도움이 되는 특정 앱에 대한 권장 사항을 찾을 수 있습니다.
1. 할 일 목록 앱
종이를 사용하지 않으려면 자신에게 맞는 할 일 목록 앱을 찾아 몇 주 동안 계속 사용해야 합니다.
최고의 할 일 목록 앱은 종이 목록보다 훨씬 더 효율적입니다. 앱을 사용하면 글을 지우거나 휘갈겨 쓸 일이 없습니다. 우선 순위나 기한이 변경되면 작업을 쉽게 편집하고 재정렬할 수 있습니다. 다른 사람에게 작업을 할당하고, 예정된 기한에 대한 미리 알림을 받고, 작업에 링크와 원터치 다이얼 전화번호를 추가하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
내가 할 일 목록 앱 중에서 가장 선호하는 두 가지 앱은 Todoist Premium과 Asana입니다. 몇 가지 다른 앱은 특정 유형의 사람들에게 매우 좋습니다. 여기에는 OmniFocus(Getting Things Done 방법론을 따르는 Apple 사용자용), TickTick(Pomodoro Technique 사용자용) 및 Workflowy(매우 간단하고 간결한 앱 경험을 좋아하는 사용자용)가 포함됩니다.
할 일 목록 앱을 선택한 후에는 먼저 직장, 개인, 가사의 세 가지 범주의 목록을 만드십시오. 필요에 맞지 않는 경우 나중에 변경할 수 있습니다.
작업 섹션에서 해당 작업을 위해 이번 주에 완료해야 하는 작업을 적습니다. 그런 다음 중지합니다. 너무 야심 차거나 너무 앞서 생각하지 마십시오. 개인 목록에 감사 카드를 보내거나 머리를 자르는 일정을 잡는 것과 같이 마음에 떠오르는 몇 가지 개인적인 할 일을 적습니다. 얼마나 빨리 해야 하는지에 관계없이 식료품 쇼핑 목록을 시작하고 마음에 떠오르는 다른 작업을 기록하려면 가사 섹션을 사용하십시오. 기타 항목에 대해 Someday라는 목록을 만들 수도 있습니다.
시작하기에 충분합니다. 할 일 앱을 사용하면서 목록을 정리하고, 미리 알림을 설정하고, 다른 사람에게 작업을 할당할 때 어떤 전략이 가장 효과적인지 알게 될 것입니다.
처음 몇 주 동안은 목록을 짧고 간단하게 유지하십시오. 할 일 목록 앱을 처음 사용하는 것은 다른 새로운 습관을 받아들이는 것과 같습니다. 너무 복잡하면 고수하지 않을 수 있습니다. 습관을 들이면 할 일 목록 전략을 다듬기 시작할 수 있습니다.
2. 스캐닝 앱
스캔 앱은 중요한 종이 문서를 디지털 파일로 변환하는 데 매우 중요합니다. 문서를 디지털화할 때 중요한 문서의 경우 원본을 보관하거나 파쇄 또는 재활용할 수 있습니다.
디지털화할 수 있는 서류의 예로는 세금 신고서, 신분 증명서, 증명서(출생, 사망, 결혼, 졸업 증서), 보증서 및 영수증, 조리법, 라우터 밑면에 인쇄된 세부 정보 및 지침과 같은 종이가 아닌 문서가 있습니다. .
제가 즐겨 사용하는 모바일 스캔 앱은 휴대폰의 카메라를 스캐너로 바꿔줍니다. 스캐너가 있는 모든 프린터를 사용하여 문서를 디지털화할 수 있지만 모바일 스캔 앱이 더 편리하고 휴대가 간편합니다. 어디서나 사진을 찍을 수 있습니다.
최고의 스캔 앱은 스캔하는 항목의 가장자리뿐만 아니라 책의 페이지든 명함의 페이지든 어떤 항목인지 감지합니다. 좋은 스캐닝 앱은 또한 여러 페이지를 단일 파일로 컴파일할 수 있어야 합니다. 최첨단 스캔 앱에는 광학 문자 인식(OCR) 기술도 포함되어 있어 문서를 스캔한 후 1분 이내에 문서에서 텍스트를 복사하여 붙여넣을 수 있습니다.
이러한 모든 요구 사항을 충족하고 Android 및 Apple 모바일 장치 모두에서 사용할 수 있는 두 가지 스캔 앱은 다음과 같습니다.
다양한 가격대에서 몇 가지 다른 이름으로 제공되는 ABBYY의 모바일 앱 및
SwiftScan(이전의 Scanbot Pro, 무료 다운로드 및 OCR 및 전자 서명 도구가 포함된 버전을 얻으려면 한 달에 몇 달러).
3. 전자 서명 도구
종이를 사용하지 않으려면 문서를 인쇄하지 않고 서명할 수 있어야 합니다. 거의 예외를 제외하고 대부분의 문서에 디지털 서명을 할 수 있어야 합니다. 그렇게 하려면 디지털 서명을 만들어 파일에 적용할 수 있는 앱이 필요합니다.
전자 서명 도구가 포함된 소프트웨어의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.
어도비 리더,
어도비 아크로뱃,
macOS용 미리보기(위에 표시됨),
다큐사인,
헬로사인과
SwiftScan(이전에 언급됨).
시작하려면 서명을 만들어야 합니다. 이 단계는 마우스, 손가락 및 터치스크린 또는 스타일러스로 만들 때 서명이 엉성하게 보이는 경향이 있기 때문에 종종 가장 어려운 부분입니다. 일반적으로 종이에 잉크로 이름을 서명한 다음 스캔하는 옵션도 있습니다. 좋은 소식은 마음에 드는 서명을 한 번 저장하고 재사용할 수 있다는 것입니다.
자세한 내용이 필요한 경우 Acrobat Reader를 사용하여 PDF에 서명하는 방법과 macOS Preview에서 PDF에 서명하는 방법을 참조하십시오.
4. 클라우드 스토리지 및 공유 서비스
클라우드 스토리지 서비스를 사용하면 어떤 장치를 사용하든 모든 문서를 사용할 수 있습니다. 또한 문서 공유 기능도 포함되어 있어 대용량 파일을 이메일로 보내거나 용량 문제로 파일이 거부되는 것을 걱정할 필요가 없습니다.
가장 잘 알려진 파일 저장 서비스로는 Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box 및 Apple iCloud Drive가 있습니다.
많은 파일 동기화 프로그램을 사용하여 문서의 오프라인 사본을 장치에 저장할 수도 있습니다. 이는 보험 증명서, ID 또는 전화번호부의 이름과 전화번호와 같이 준 비상시에 필요할 수 있는 모든 것에 매우 편리합니다. .
최고의 파일 동기화 서비스 중 일부에는 문서 공유 도구도 있습니다. 일반적으로 공유하려는 파일을 동기화 또는 클라우드 스토리지 앱의 폴더에 넣고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 공유할 수 있는 링크를 얻습니다. 해당 링크에서 수신자는 파일을 다운로드할 수 있습니다. 사용 중인 서비스에 따라 사용자가 파일을 다운로드하는 시기 또는 빈도를 확인하는 옵션이 있을 수 있습니다. Dropbox(유료 버전)를 포함한 일부 서비스에서는 액세스 만료일을 설정할 수 있습니다.
5. 메모 앱
메모 작성 앱은 한때 종이에 나왔을 수도 있는 다양한 아이디어, 권장 사항, 메모, 조리법, 뉴스 기사 및 기타 콘텐츠를 저장하고 분류하는 데 유용합니다. 메모 앱을 사용하면 종이를 건너뛰고 바로 이러한 아이디어를 전자적으로 캡처할 수 있습니다.
제가 가장 자주 추천하는 3가지 메모 앱은 Evernote, Microsoft OneNote, Joplin입니다.
기사를 읽든 레시피를 저장하든 웹 페이지를 인쇄하는 경향이 있는 경우 웹 클리퍼가 있는 메모 작성 앱을 사용하면 종이를 사용하지 않아도 됩니다. 이 기능을 사용하면 광고 및 기타 정크를 제외한 웹 페이지의 모든 콘텐츠를 메모 작성 앱의 새 메모에 복사할 수 있습니다. 저는 개인적으로 메모 앱에서 웹 클리퍼를 사용하여 레시피를 저장하고 정리합니다.
메모 앱은 레스토랑, 영화, TV 프로그램, 음악, 비즈니스 등에 대해 사람들이 제공하는 추천 사항을 기록하는 데에도 적합합니다. 또한 영업 시간과 같은 기타 정보를 복사하는 데도 훌륭합니다. 앱을 사용하여 사진을 찍고 메모로 저장하기만 하면 됩니다.
기대하세요, 오늘 시작하세요
종이 없는 방식으로 전환하는 것에 대한 마지막 조언은 오늘 시작하고 뒤로가 아니라 앞을 내다보는 것입니다. 내가 의미하는 바는 당신이 가지고 있는 종이의 잔고를 디지털화하는 데 매달리지 말라는 것입니다. 대신 지금부터 종이 없이 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 앱을 채택하고 새로운 습관으로 앞으로 나아갈 수 있습니다. 나중에 언제든지 잔고를 처리할 수 있습니다. 아니면 오래된 서류를 상자에 넣고 벽장 뒤에 붙이고 잊어버릴 수 있습니다.