職場での書面コミュニケーションをマスターする

明確で効果的な書面によるコミュニケーションは、職場でアイデア、情報、指示を伝えるために不可欠です。

専門的な環境では、効果的にコミュニケーションをとることで生産性が向上し、信頼が構築され、問題解決とコラボレーションに役立ちます。

口頭によるコミュニケーションと比較すると、アイコンタクトやボディランゲージなどの対面での視覚的な手がかりなしで、書き言葉だけでメッセージの調子や意図を設定するのは難しい場合があります。書面によるコミュニケーションの 5 つの C (明確、簡潔、一貫性、正確、完全) を実践することで、メッセージが明確で曖昧さがなくなり、誤解や混乱のリスクを最小限に抑えることができます。

Snagit を使用すると、テキストだけよりも優れたメッセージを伝える高品質の画像やビデオを簡単に作成して共有できます。

TechSmith の「The Value of Visuals」レポートによると、次のようになります。

その結果、従業員の 67% は、テキストだけの場合と比較して、視覚的にコミュニケーションをとった方がパフォーマンスが向上することがわかりました。情報の吸収が向上するだけでなく、情報の吸収が 7% 速くなります。

ビジュアル コンテンツも理解力を高めます。テキストのみではなくビジュアルと組み合わせたテキストを使用すると精度が 8% 向上し、テキストではなくビデオを使用すると精度が 6% 向上します。

あらゆる作業環境において書面によるコミュニケーションが重要である理由

ほぼすべての分野で成功するには、優れた書面コミュニケーション スキルが鍵となります。 Snagit は、書面によるコミュニケーションを強化して時間を節約し、効果的なコミュニケーションを実現するのに役立ちます。

プレゼンテーションを録画し、明確なフィードバックを提供し、プロジェクトの最新情報をチームと迅速に共有することが、かつてないほど簡単になりました。 Snagit を使用すると、画面上のあらゆるものをキャプチャまたは記録し、マークアップまたはコンテキスト情報を追加して、電子メール、ドキュメント、またはメッセージで送信できます。

• 複雑な概念を理解しやすくする
  とにかく誰も読まないだろうあの長いメールのことは忘れてください。言いたいことを正確に示す画像やビデオを撮影して共有します。
• 明確で実用的なフィードバックを提供する
  変更または改善する必要があるものを正確に強調表示し、余分なやり取りを避けます。
• 全員がすぐに状況を把握できるようにする
  終わりのない会議を、ステップバイステップのガイド、ステータス更新、いつでも視聴できるビデオ チュートリアルに置き換えます。
• グローバルまたはリモートチームのコミュニケーションを改善する
  ビジュアルコミュニケーションにより、リモートチームやハイブリッドチームが簡単につながりを維持できるようになります。
  効果的に連携します。
• 簡単なコラボレーションがここから始まります
  Snagit + Screencast を使用すると、ビデオや画像を簡単に共有できます。いつでもどこでもアクセスできるコンテンツへのリンクを生成します。アカウントは必要ありません。チームはコメントを追加してフィードバックを提供したり、ディスカッションを継続したりできます。

文章の壁？次！

Snagit を使用すると、ビジュアルを使用してより効果的にコミュニケーションすることが簡単になります。

もっと詳しく知る

書面コミュニケーションの 5 つの C

メッセージを作成するときは、対象読者との効果的なコミュニケーションを確保するために、書面によるコミュニケーションの 5 つの C に必ず従うようにしてください。

• 明確:メッセージが理解しやすく、明確であることを確認します。
• 簡潔:不必要な詳細を避け、コミュニケーションを短く要点を絞ったものにします。
• 一貫性:メッセージングの論理的な流れと一貫性を維持します。
• 正解:正確な情報と適切な句読点、スペル、文法を使用してください。
• 完了:必要な詳細とコンテキストをすべて提供し、誤解が生じる余地を残さないようにします。

Snagit を使用してプロジェクト管理に書面コミュニケーションの 5 つの C を適用する

Snagit は、コミュニケーションの 5 C を実践するのに最適なツールです。 Snagit ビジュアルをメッセージ配信に統合する方法は次のとおりです。

ビジュアルを通じて透明性を高める

理解するにはコンテキストが非常に重要です。 Snagit を使用すると、画像にコンテキスト情報を追加して、視聴者の理解を向上させることができます。

• 矢印ツールまたはハイライト ツールを使用して重要な領域を指摘します。
• 吹き出しやテキストを使用して、画像に情報を直接追加します。
• 書面による指示とともに、視覚的な参照として番号付きの手順を提供します。

簡潔で効果的なレポート

Snagit を使用すると、特定の関連情報を迅速に取得できるため、長い説明が不要になり、コミュニケーションがより簡潔になります。画面上の内容を即座にキャプチャして、問題を報告したり、フィードバックを提供したり、情報を共有したりできます。

画像をマークアップするか、ビデオウォークスルーを録画して共有します。 Snagit ビジュアルは、長い書き込みを置き換えることで時間を節約します。

一貫したドキュメントを作成する

チームの複雑なプロセスをすばやく説明し、文書化します。 Snagit を使用して、ビデオ ウォークスルーを録画したり、重要な手順を視覚的に文書化するステップバイステップのビジュアル ガイドを作成したりできます。

Snagit が書面によるコミュニケーションに必須である理由

Snagit は、チームがデジタル単調から抜け出すのに役立ちます。電子メールは不可欠なコミュニケーション ツールですが、単なるテキスト ブロックでのコミュニケーションには不十分です。ビデオとスクリーンショットは利用しやすく、エンゲージメントを高めます。

TechSmiths の「現代の職場で成功する方法に関するガイド」の Chaos to Clarity レポートによると、次のようになります。

メールを明確かつ簡潔に保つ方法の 1 つは、画像を組み込むことです。コミュニケーションをサポートするためにスクリーンショット、インフォグラフィック、グラフなどの画像を作成している人のなんと 97% が、メッセージがより効果的になると言っています。彼らは、メッセージングに画像を追加すると明確になるため誤解が減り、やり取りの必要性が減って時間を節約できると報告しています。

仕事の未来は非同期です

調査によると、従業員の半数以上が会議に出席するよりもビデオの最新情報を見たいと考えています。

完全なレポートを入手する

Snagit ビジュアルをメッセージに追加すると、Snagit によってコミュニケーションが瞬時に変わります。

メリット 1: ビジュアルコミュニケーションの強化

長いテキストのブロックを視覚的に魅力的な画像に置き換えて、メッセージをより簡潔にします。吹き出しや矢印などの視覚要素を追加して重要な領域を強調することで、書かれたメッセージの明瞭さと理解を向上させます。

メリット 2: 効率的なフィードバックとレポート

Snagit を使用すると、スクリーンショットや画面録画をリアルタイムでキャプチャして共有できるため、迅速かつ簡潔なコミュニケーションが確保され、プロジェクトをより迅速に進めることができます。

メリット 3: 文書化と共有の簡素化

Snagit を使用すると、ユーザーがプロジェクトの重要な瞬間を捉えて即座にチームと共有できるため、組織的でプロフェッショナルなドキュメントの作成に役立ちます。

Snagit を使用した書面によるコミュニケーションを改善する準備はできていますか?

Snagit をダウンロードして、Snagit で作成したビジュアルを組み込むことで書面によるコミュニケーションを強化できるすべての方法を発見してください。

Snagit を使用してスクリーンショットに注釈を付けて編集する

プロフェッショナルなマークアップ ツールと強力な機能により、役に立つ画像を簡単に作成できます。

無料でお試しください

職場のコミュニケーションでビジュアルを使用する方法についてさらにインスピレーションを得たい場合は、次のブログ投稿を参照してください。

• ビジュアルコミュニケーションの使い方とそれが重要な理由
• チームがビジュアル コミュニケーションを取り入れる 6 つの方法

書面によるコミュニケーションと Snagit に関する FAQ