仕事の援助が夜明けのマホニーであなたが必要とする最高のものであるかもしれない理由
公開: 2020-10-16仕事の援助はあなたのビジネスを助ける学習ソリューションでしょうか？
レベルアップに必要な情報を従業員に提供することは、スタッフを管理し、ビジネスを成功させるために不可欠な部分です。 問題のある領域や知識のギャップを特定する場合、Googleですばやく検索するだけで、従業員を教育するために利用できるさまざまなオプションを見つけることができます。
オンラインコースとeラーニングは一般的なトレーニング方法です。 しかし、彼らはあなたがあなたの従業員が知る必要がある情報を教えるのに最も適していますか？
トレーニングコースとeラーニングソリューションは、必ずしも特効薬ではありません。 これらは多くの場合、問題に対する費用と時間のかかる回答であり、従業員が知る必要のあることによっては、時間とお金の無駄になる可能性があります。
学習ソリューションに投資する前に、従業員が知っておくべきことを検討してください。 それはいくつかの実例となる資料で教えられるでしょうか？ ユーザーは、メモリにコミットする必要があるものではなく、読みやすい資料に頻繁にアクセスする必要がありますか？
これらのいずれかに対する答えが「はい」の場合、必要になるのは仕事の援助です。
仕事の援助は人々が仕事を完了する方法を学ぶのを助けるのに役立つことができます。 この投稿では、Dawn Mahoneyが、あなたのビジネスに最適なジョブエイドを作成するためのアドバイスを共有しています。
この投稿の上部にあるこのトピックに関するビデオを視聴したり、ポッドキャストエピソードを聴いたり、下の再生ボタンを押したり、詳細を読んだりすることができます…
Dawnは、Learning In The White Spaceの創設者であり、トレーニングの円滑化とインストラクショナルデザインの第一人者です。 彼女は仕事の援助についてとてもよく知っています、彼女はあなたがあなたのビジネスのためにそれらを利用するのを助けるためにコースを作成しました、「すべてがコースである必要はありません：仕事の援助」。
就労援助とは何ですか？
「チートシート」とも呼ばれるジョブエイドは、タスクを完了するのに役立つ資料です。
Dawnは、ジョブエイドは、有用な情報を持った人々が独立してタスクを実行できるようにするための不可欠なツールであると考えています。 正式なものである必要はなく、特別なソフトウェアで作成する必要もありません。 彼らは、プロセスを成功裏に、そして可能な限り最も簡単な方法でユーザーを支援する必要があります。
あなたはおそらくすでにジョブエイズを使用していて、それさえ知らないでしょう。 ジョブエイドは、コンピューターの画面に仮想の付箋の形で表示され、コンピューターのログインパスワードが何であるかを思い出させます。 それはあなたのホームオフィスのためにその新しい机を作る方法を詳述する紙の組み立て説明書かもしれません。 チェックリスト、インフォグラフィック、アプリ、プリントアウト、紙に走り書きしたメモなどがあります。これらはすべて、効果的な仕事の補助として機能する可能性があります。
ジョブエイドは何度も使用され、リピーターに価値を提供します。 意図的に理解しやすく、すばやく使用できるように設計されています。 Dawnは、最も重要なこととして、必要なときにアクセスできる便利なジョブエイドが必要であることを強調しています。
（トレーニングコースではなく）ジョブエイドが必要な場合
必要な学習教材の種類は、ユーザーに何を知ってもらいたいかによって完全に異なります。
仕事の援助は以下のためにより良いです：
- 覚えるのが難しいまたは不必要なプロセス
- スタンドアロンの情報
- あまり必要のない情報
コースは従業員の知識のギャップを埋めると思われることがよくありますが、解決策を探す前に、情報の適用を検討する必要があります。 ユーザーがコンピュータープログラムにサインインするプロセスに従うのを支援する必要がある場合、時間のかかるトレーニングコースを受講する必要がありますか？ または、関連するラベル付きのスクリーンショットが記載された説明シートで十分でしょうか？
就職支援は、必ずしもトレーニングコースから独立している必要はありません。便利な追加機能になる可能性があります。 ただし、Dawnのアドバイスは、コース外でもジョブエイドにアクセスできるようにすることです。 それらは、ユーザーが必要なときに参照できるダウンロード可能なドキュメントまたは持ち帰り用のシートである必要があります。
何が効果的な仕事の援助になりますか？
Dawnは、成功する仕事の援助は明確で簡潔であり、量よりも情報の質を優先する必要があることを強調しています。
仕事の援助の長さは必ずしも重要ではありませんが（たとえば、一部のマニュアルは1000ページを超えています）、それがどのように構成されているかは重要です。 ジョブエイドの主な要件は、情報を迅速に配信することです。そのため、長い資料にインデックスを付け、テキストを見つけやすいチャンクに分割します。
テキストは、たとえば、箇条書き、番号付きリスト、または一目でわかる短い文で簡単に提示する必要があります。
効果的なジョブエイドには、指示を明確にするのに役立つ関連画像が含まれていることがよくあります。 Dawnは、可能な限り高品質の写真やスクリーンショットをジョブエイドに含めることをお勧めします。
Dawnは、PDFやPowerPointなどの視覚的な形式をジョブエイドの基礎として使用することも提案しています。これらはテキストと視覚的な要素の両方を表示できるためです。 彼女は、Excelのような形式から離れることを勧めています。これは、プレゼンテーションを複雑にしすぎて、情報を吸収しにくくする可能性があります。
ビデオは仕事の補助として使用できますが、使用に時間がかかる可能性があることに注意してください。 ユーザーは、関連情報を見つけるために必要な量よりも多くのビデオを視聴する必要があり、その結果、将来的にはジョブエイドに依存しない可能性があります。
成功する就労援助を作成する方法
援助の創出は複雑である必要はありませんが、徹底的なアプローチが必要です。 Dawnは、これらの4つのステップで効果的なジョブエイドを作成するプロセスを共有しました。
1.ユーザーが知っておくべきことを学ぶ
夜明けは、問題のタスクを実行している人々と話をすることによって、雇用援助の作成プロセスを開始することをアドバイスします。 彼らはどのような手順に従いますか？ もしあれば、彼らはすでにどのような仕事の援助を使っていますか？ 問題はどこにあり、彼らの知識のギャップはどこにありますか？
仕事の援助が焦点を当てる問題をよく理解してください。そうすれば、どの情報を含めるべきかについてよりよく理解できます。 一方、ユーザーがすでに持っている知識を見つけることで、何を除外するかがわかります。
知識のギャップを発見する他の方法には、更新が必要な古い情報を見つけることや、トレーニング資料を調べて既存のプロセスに何が欠けているかを確認することが含まれます。
2.作成する援助の種類を決定します
含める情報が決まったら、作成するジョブエイドの種類を決定する必要があります。
さまざまな種類があり、ユーザーにとって最も適切なものを決定する必要があります。 Dawnは、出発点として「Job Aid Selection」ツールを作成し、いくつかの典型的なビジネスニーズと、適切なソリューションとなる可能性のあるJobAidを強調しました。
このリストがあなたを圧倒するなら、あなたがあなたの組織ですでに持っている仕事の援助の種類を検討することから始めて、あなたのチームのために最もよく働くのはなぜですか。
いつでも新しいタイプを試すことができますが、ユーザーがすでにうまく機能していることがわかっているタイプに固執することで、ジョブエイドをより早く成功させることができます。
3.資料を準備し、仕事の援助を作成します
仕事の援助の種類を選択したら、それを作成するために必要な資料の収集を開始できます。 これには、スクリーンショットなどの画像の準備や写真の撮影が含まれる場合があります。
書くときは、テキストを明確かつ簡潔に保つことを忘れないでください。専門的な資料を扱う場合は、SMEにプロセスステップまたは用語を定義してもらうようにしてください。
優れた仕事の援助を作成するのに役立つ多くのデジタルツールが利用可能です。 Dawnは、Snagitの無料のジョブエイドテンプレートを彼女のお気に入りの1つとして賞賛しましたが、Wordドキュメントからより複雑なものまで、ほとんどすべてのコンテンツ作成ソフトウェアを使用してジョブエイドを作成できることに注意してください。
4.ジョブエイドを見つけやすくします
最後に、完成したジョブエイドに簡単にアクセスできることを確認する必要があります。 Dawnは、学習教材を見つけにくくすることが、成功への最も重要な障壁の1つであると考えています。
ユーザーがいつどこでこのジョブエイドを必要とするかを考え、それに応じて配置します。 ユーザーがコンピューターの前で情報を必要とするオフィスワーカーである場合は、デスクトップにダウンロードできるドキュメントをユーザーに提供することをお勧めします。 ただし、ユーザーがレジであまり使用されていないプロセスのサポートが必要な営業アシスタントの場合は、カウンターにテープで印刷した方が適している可能性があります。
仕事の援助を利用しやすくするための素晴らしい方法は、彼らのために（デジタルまたはその他の方法で）1つのスペースを作成し、彼らがどこにいるかを全員に知らせることです。 Dawnの一番のヒントは、ユーザーを内部システムのページに移動させるリンク、またはすべてのジョブエイドへのリンクをホストするGoogleドキュメントを1つだけ持つことです。これにより、いつでも利用できるようになります。
従業員がジョブエイドを使用する時間を取った後、その有効性を確認するために時間を費やしてください。 それらは使用されていますか？ 見逃した、または改善が必要な情報や手順はありますか？ あなたは支援するためのジョブエイドを作成したので、それがその仕事をしていることを確認してください。
Dawnは、ジョブエイドが効果的かどうかを監視する最良の方法は、それらが有用で使用されているかどうかを判断することであると考えています。 そうでない場合は、その理由を調べ、それに応じて適応させます。 ただし、そうであれば、ビジネスに利益をもたらすためにさらに多くのものを作成していることに気付くかもしれません。
効果的なジョブエイドを作成するためのドーンのプロセスについて詳しく知りたい場合は、TechSmith Academyの彼女のコース「すべてがコースである必要はない：ジョブエイド」にアクセスしてください。
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専門家のアドバイスやヒントについては、YouTubeのTechSmith Academyにアクセスするか、ポッドキャストを聞いてください。