これらの4つの簡単なヒントとの会議で無駄な時間を減らす
公開: 2022-01-29これらの会議は、人々の給料だけでなく、認知的負荷、エネルギー、および士気の点でも費用がかかります。 会議は邪魔になり、多くの場合高い焦点を必要とするコアワークから人々の注意をそらします。 電子メールと並んで、会議は何十年にもわたって最悪の問題点として従業員によって一貫して評価されてきました。
パンデミック時のリモートワークの文脈では、すでに多くの人にとってストレスや不安が高い場合、会議に費やす時間を積極的に減らすことは理にかなっています。
職務によっては、会議をキャンセルするか、会議を中止するかによって、会議から簡単に抜け出すことができる場合があります。 「この会議はメールだったのか」という問題もあります。 会議の内容を別の方法でより効率的に伝えることができる場合は、しないでください、繰り返しません、会議を開催します。
スキップできない会議はどうですか？ 結局のところ、いくつかの会議は本当に価値があり、重要です。 ミーティングは人々がお互いを知ることを可能にし、それは友情を生み出します。 特にリモートワークでは、会議は信頼を築くのに役立ちます。 緊急の問題が発生し、スピードが問題になる場合、通常、会議は人々が問題を特定して決定を下すための最速の方法です。 一部の会議では、他のコミュニケーション方法では不可能な方法で明確さを提供します。
ほとんどの人は、絶対に会議を開催する必要がある場合、会議には目的を持った議事録を用意する必要があること、議事録を事前に回覧する必要があること、またはアプリを使用してより良い会議を開催できることを知っています。 これらの手順に煩わされる人はほとんどいません。 会議をより効率的にし、会議に費やす時間を削減する他の方法を検討してみませんか？ これを行う方法の4つの戦略があります。
1.会議の前に会議の半分を開催する
1時間の会議を開催する代わりに、30分（またはそれ以上、20分）の会議をスケジュールし、実際の会議の前にすべての会議参加者にコンテンツまたは目的に参加する方法を提供します。 この戦略は、会議の時間を短縮するのに役立つだけでなく、内向的な人や他の人が会議で発言するよりも簡単で快適な方法で参加できるようにします。
どうしますか？ 共有ドキュメントやオンラインホワイトボードなどの非同期コラボレーションツールを使用して、議事録を読んだり、質問を書き留めたり、アイデアをブレインストーミングしたり、会議に「参加」するためにやりたいことを何でもできるようにします。 あなたが人々に読んだり、消化したり、コメントしたり、ブレインストーミングしたり、非同期的に考えたりする場所を与えるとき、彼らがその場にいないとき、彼らはそれをするのに時間をかけることができます。 彼らはまた、彼らにとって最善の時間にそれを行うことができ、彼らのコアワークを中断することはありません。
使用を検討する可能性のあるアプリには、Miro、Mural、Conceptboard（表示）、Google DocsなどのGoogle Workspaceアプリ、さらにはMicrosoftOneNoteなどの共同メモ作成アプリがあります。
実際の会議の前にアイデアを記録する場所を人々に提供することで、他の方法では発言しない可能性のある人からより良い参加を得ることができます。 さらに重要なことは、事前に多くの作業が行われているため、実際の会議時間を大幅に、場合によっては半分に短縮できるはずです。
この戦略はすべての種類の会議で機能するわけではありませんが、ブレーンストーミング会議や新製品のキックオフ会議など、すべての参加者が貢献する必要のある会議には理想的です。
2.タイムキーパーを割り当てます
タイムキーパーを割り当て、その人を会議のタイムキーパーとして紹介してください。 タイムキーパーは、会議が時間どおりに開始および終了すること、および制限時間内に保持する必要のあるセグメントがすべてあることを確認する責任があります。
時間通りに始めるには、タイムキーパーを紹介するだけでそれを行うことができます。 「フィルは今日の会議のタイムキーパーになります。フィルの仕事を簡単にして、すぐに始めましょう。」
時間どおりに終了する場合、タイムキーパーは、会議の雰囲気と重要性に応じて、残り5分、2分、または1分をアナウンスできます。
セグメントを管理するには、例を示すのが最も簡単です。 人々が自己紹介する必要がある会議を計画しているとしましょう。 「自己紹介をして、15秒ほどでこの会議に参加する理由を説明してください。ジルは今日のタイムキーパーです。ジル、15秒後にタイマーをチャイムに設定してください。スケジュールを守ることができます。」 そうすれば、ジルは誰かを断ち切り、それをまとめるように彼らに言うことに気分を害する必要はありません。 チャイムが機能します。
さまざまな人がアイデアや情報を提示するための会議のセグメントがある場合は、同様の表現を使用できます。
タイマーアプリ、ウェブサイト、プラグインは10セント硬貨です。 携帯電話またはvclock.com（表示）などの無料のWebサイトでストックアプリを使用します。
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3.定期的な会議に関するフィードバックを求める
定期的な会議の期間を短縮するための戦略は次のとおりです。出席者にフィードバックを求めます。 通常、形式と一部のトピックは毎回同じであるため、常設のチーム会議や毎週または毎月のチェックインなどの定期的な会議で最も効果的です。
会議後、次のような具体的なフィードバックを求めます。
その会議は必要以上に長かったですか？ 短すぎましたか？ あなたが話したいことをカバーしませんでしたか？
何にそんなに時間をかける必要がなかったのでしょうか？
共有ドキュメントでブレーンストーミングを行うなど、別の方法で会議を行った方がよかったと思われる部分はありましたか。
会議の参加者は、会議を短くする、形式を変更する、またはその両方を意味するかどうかにかかわらず、会議を改善する方法について優れたアイデアを持っている可能性があります。
4.マンツーマンでカスタマイズする
組織には、1対1の会議、つまり従業員とマネージャーの間の定期的な会議の基準がある場合があります。 多くの場合、週に1回、通常は30分から45分の間開催されます。 しかし、そのスケジュールがあなたにとって理想的だと誰が言うのでしょうか？
一対一で、両当事者は、会議の頻度と期間が有益で効果的であるかどうかについてオープンな対話を行うことができ、またそうすべきです。 隔週の30分の会議で十分かもしれません。 毎週15分のチェックインの方が良いかもしれません。
どちらかの当事者に必要な時間よりも1対1の時間を長くしたり、頻繁にしたりする必要がある理由はありません。 次のマンツーマンでこのトピックを取り上げてみて、あなたとあなたのカウンターパートが一緒に過ごす理想的な時間について合意に達することができるかどうかを確認してください。
より短く、より効率的な会議
すべての会議をキャンセルできるわけではありません。 目的や望ましい結果によっては、すべての会議が当初の予想よりも短くなるとは限りません。 しかし確かに、知識労働者が行う会議の大部分は、より短い時間でより効率的になる可能性があります。 会議にかかる時間を短縮することに積極的に焦点を当てることで、会議によって引き起こされるかなりの苦痛を軽減できます。 さらに重要なことに、あなたの同僚はあなたに感謝します。