ビジュアルプロセスのドキュメントとガイドを作成する方法

あなたはおそらく自分自身をトレーナーとは考えていませんが、ある時点で私たちのほぼ全員がプロセスを説明するか、誰かに何か新しいことをするように訓練する必要があります。 多くの人が知っておく必要があるかもしれないことなら、共有できるある種のドキュメントを作成したいと思うでしょう。 そうすれば、何度も説明する必要はありません。

何かをするために必要なプロセスやステップを説明することになると、ビジュアルに勝るものはありません。 画像やビデオを使用すると、言葉で説明するだけでなく、タスクを完了するために必要な手順を実際に示すことができます。

そこで、視覚的なプロセスのドキュメントが役に立ちます。

視覚的なプロセスのドキュメントは、画像やビデオを含むハウツー、チュートリアル、またはトレーニングコンテンツを表現するための優れた方法です。

「絵は千の言葉に値する」という古い格言を聞いたことがあるでしょう。 それは本当です！

実際、TechSmithの調査によると、人々は指示が視覚的に提示されることを好むだけでなく、実際に学習が速く、パフォーマンスが向上し、情報をより長く保持することがわかりました。

つまり、誰かが来て同じ指示を何度も求める必要がある変更が少なくなるということです。

しかし、特にグラフィックデザイナーでない場合は、視覚的なプロセスドキュメントをどのように作成しますか？

幸いなことに、プロ並みのビジュアルおよびビデオコンテンツの作成は、適切なツールと少しのノウハウがあれば信じられないほど簡単です。

学習する内容は次のとおりです。

• プロセス文書とは何ですか？なぜそれが重要なのですか？
• 一般的なタイプのプロセスドキュメント。
• 視覚的なプロセスドキュメントを作成するためのツール。
• ビデオを含むビジュアルコンテンツを簡単に作成して、非常に効果的なビジュアルドキュメントを作成する方法。
• ドキュメントが非常に効果的であることを確認するためのベストプラクティス。
• ドキュメントの保存期間を長くする方法。

プロセスドキュメントとは何ですか？

プロセスドキュメントは、タスクまたはプロジェクトを完了するために必要なステップを示すドキュメントです。 それらは、聴衆と目的に応じて、公式または非公式にすることができます。

プロセスドキュメントは何に使用されますか？

上記の定義からわかるように、プロセスのドキュメントはかなり広い用語です。 これは、電子メールクライアントにログインする手順を示す簡単なスクリーンショットのように単純なものでも、複数ページのドキュメントのように複雑なものでもかまいません。

あなたがそれについて考えるならば、レシピはプロセス文書です。 したがって、プロセスドキュメントをタスクを完了するためのレシピと考えると役立つ場合があります。 いくつかのレシピは複雑で、たくさんのステップと材料を必要としますが、他のレシピは単純で、ほんの少しの材料しか含まないかもしれません。

プロセスのドキュメントが役立ついくつかの方法を次に示します。

新入社員のトレーニング

プロセスのドキュメントは、新入社員をトレーニングする必要がある場合に非常に役立ちます。 新しいチームメイトが利用できるようにすることで、彼らが知る必要のあるすべてを教えるためにトレーナーに完全に依存するのではなく、オンボーディングプロセスを通じて彼ら自身を助けることができます。

多くの場合、新しい従業員がチームに参加すると、彼らは空席を埋めています。 また、チームに欠員がある場合、各メンバーの作業負荷が大きくなる傾向があります。

したがって、必要だと感じる前にプロセスを文書化することは、スタッフがすでに痩せている可能性がある場合に、ストレスとプレッシャーを軽減することを意味します。 もちろん、同僚をすぐにトレーニングする必要がある場合でも、プロセスドキュメントを作成できます。

プロセス文書は、人々が必要なときに自分で情報にアクセスできるようにし、自助能力を促進します。

予期せぬ事態に備える

すぐに必要がない場合でも、組織内のプロセスを文書化するのに役立ちます。

そうすることで、将来の同僚を成功に導くことができます。 新入社員研修での使用と同様に、オンデマンドで情報を利用できるようにすることができ、通常は特定のタスクを実行する個人が病気になったり、予期せず利用できなくなったりした場合、他の誰かが簡単に引き継ぐことができます。

プロセスの透明性を提供する

さらに、プロセスを文書化すると、組織内の透明性が高まります。 これにより、ビジネスの特定の領域に近くない従業員は、直属のチームや部門以外のタスクについて洞察を得ることができます。

これにより、重複するステップやタスクを取り除くなど、ワークフローの改善につながる可能性があります。 また、問題点を強調することもできます。これにより、アクションアイテムが発生する可能性があります。 プロセス内のこだわりのポイントを認識することは、段階的な改善を行うためにリソースを割り当てるために必要なすべてである可能性があります。

一般的なタイプのプロセスドキュメントには、次のものがあります。

• HRソフトウェアにログインするための手順などのオンボーディング資料。
• ソフトウェアのハウツー。
• 製品の取扱説明書。
• 食品レシピ。
• ハウツービデオ。

Visual Process Documentationの利点は何ですか？

Visual Process Documentationは、プロセスを理解しやすくするのに役立ちます。 人々が自分が何をすべきかを見ることができるとき、彼らは理解して成功する可能性が高くなります。

上の画像は、TechSmithKnowmiaにYouTubeリンクをインポートするプロセスを示しています。 一目で、ユーザーはYouTubeビデオを追加するためにクリックする場所とリンクを入力する場所を正確に知ることができます。

このための書面による指示は、理解するのにより多くの時間がかかり、ユーザーは各ステップのクリックする場所を視覚的に検索する必要があります。 このように、それはそこに大丈夫です。

プロセス結果に対する期待についてのリファレンスガイドを提供します

Visual Processのドキュメントは、期待される結果を示すのに役立ちます。 ドキュメントには、これらの目標に向けた1つの可能なパスが示されています。 それでも、これは文書化されたプロセスが私たちの望ましい結果への唯一の方法であることを意味するものではありません。

プロセスの手順を説明するビジュアルプロセスドキュメントにより、将来、時間やツールをより効率的に使用できる領域を簡単に確認できます。

プロジェクトとプロセスのコンテキストを提供します

プロセスには、個々のプロジェクトにのみ適用されるステップと手順が含まれる場合があります。 将来のプロジェクトは同じ手順の多くを共有する可能性がありますが、多くのことが異なる方法で適用される可能性もあります。 これらの違いのいくつかは、外から見ても気づきにくいかもしれません。

Visual Process Documentationを使用すると、あるプロセスに入った状況と別のプロセスに入った状況を簡単に比較できます。 これを行うと、1つの手順をプロセスに適合しないプロセスに適用することによって生じる可能性のある間違いを回避するのに役立ちます。

プロセスの新規参加者のトレーニングを容易にします

Visual Process Documentationは、プロセスの新しい参加者が抱える可能性のある質問の多くを排除するのに役立ちます。これらの手順のほとんどは、ドキュメントで直接扱われるためです。 これにより、他の人を訓練するために費やされる余分な時間を、注意が必要な可能性のある他の領域に集中させることができます。 それはすべて、より賢い仕事であり、より難しい仕事ではありません。

また、プロジェクトの元の参加者が別の役割を担うとどうなりますか？ Visual Process Documentationは、元のプロセスを文書化した人がいなくても、プロジェクトを完了できることを保証します。

かなりいいですね。 Visual Process Documentationのこれらおよび他の多くの利点は、それが多くの動的な方法で使用するための強力なツールになり得ることを示しています。 これらの利点を念頭に置いて、ドキュメントを最大限に活用するのに役立ついくつかのベストプラクティスを紹介する良い機会です。

視覚的なプロセスドキュメントを作成するためのツール

視覚的なドキュメントを作成する上での主な障壁の1つは、それを正しく行うためのスキル、時間、または知識がないという信念です。

私はあなたがプロの品質の結果を得るためにプロのスキルを必要としないことをあなたに言うためにここにいます。 実際、多くの場合、数回クリックするだけで必要なものを入手できます。

Snagit

Snagitは、リッチでプロ並みのプロセスドキュメント、ハウツー、チュートリアルなどを作成するための最良の選択です。

単純なスクリーンショットとマークアップツールをはるかに超えて、Snagitには、クリックしてドラッグするのと同じくらい簡単にドキュメントを作成できる多くの機能が含まれています。

テンプレート

1つまたは1,000のプロセスドキュメントを作成する必要があるかどうかにかかわらず、Snagitテンプレートはちょうどあなたの新しい親友になりました。 Snagitには、プロがデザインした無料のテンプレートが多数付属しています。または、TechSmith Assets for Snagitにサブスクライブして、さらに多くのアクセスを取得することもできます。

テンプレートを使用すると、スクリーンショットを撮り、テンプレートに配置し、必要なテキストの説明を追加することができます。これで完了です。 本当に簡単です。

また、スクリーンショットを超えることもできます。 共有する必要のある製品の写真やイラストはありますか？ Snagitもそれらを処理できます。 必要に応じてそれらを追加し、残りはSnagitに任せてください。

ステップツール

Snagitには、実際には、タスクを完了するために必要な手順を示すのに役立つツールがあります。 それは一言で言えばプロセスドキュメントです！

簡略化ツール

簡略化ツールを使用すると、不要な情報や無関係な情報を削除して、最も重要な情報を強調することができます。 そしてもちろん、Snagitを使用すると、数回クリックするだけでそれを実行できます。

さらに、不要なテキストやその他の要素を削除することで、コンテンツはユーザーインターフェースや文言などの小さな変更の影響を受けにくくなります。つまり、コンテンツの貴重な保存期間がはるかに長くなる可能性があります。つまり、更新が少なくなり、更新にかかる時間が長くなります。他のものに焦点を合わせてください！

画像からのビデオ

場合によっては、最良のプロセスドキュメントは、実際にはドキュメントではなく、ビデオです。 スクリーンショットやその他の画像を簡単に取得して、正確なプロセスを示すビデオに変換できます。 必要に応じて、注釈やナレーションを追加できます。

Canva

Canvaは、カスタムグラフィックを作成する最も簡単な方法の1つです。 実際、このブログでここに表示されているグラフィックの多くは、Canvaで作成されたものです。

Snagit用のTechSmithアセット

上記で、TechSmith Assets for Snagitで利用可能なすべてのテンプレートについて説明しましたが、それだけではありません。 プロジェクトで無料で使用できる画像、イラスト、アイコン、スタンプなどは文字通り何千もあります。 Snagitには多くのアセットが無料で付属していますが、さらに多くのアセットにサブスクライブできます。

ベストプラクティス

• メッセージを正確に伝えるために、ドキュメントで手順をどのように表現するかを具体的に示してください。
• プロセスを完了するために必要なすべてのステップを1つずつ文書化します。それ以上でもそれ以下でもありません。
• プロセス中に従わなければならないポリシーまたはルールを必ず含めてください。
• プロセスの順序を簡単に理解できるように、ドキュメントのテキスト部分と視覚部分の両方を一貫した方法で配置するようにしてください。
• 元のドキュメントの作成日と更新を必ず記録してください。
• Snagitなどの画面キャプチャツールを使用して、強力なビジュアル（スクリーンショット、ビデオ、フローチャートなど）を作成します。これにより、手順のテキストを明確に整理できます。
• セキュリティ上の理由から、ドキュメントは、誰がアクセスできるかを制御できる場所に保管してください。
• Visual ProcessDocumentationに付属するすべてのファイルをバックアップします。

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よくある質問

注：この投稿は元々2017年に公開されましたが、2020年9月に新しい情報で更新されました。