会議をビデオに置き換える方法

あなたは職場の会議であなたの日または週の憂慮すべき部分を過ごしますか？

その痛みを感じます！

今日の職場でのコミュニケーションは、さまざまな方法で行われます。 最も一般的な方法には、次のものがあります。

• 対面ミーティング
• 仮想会議
• Eメール
• チャットツール

それぞれが目的を果たしますが、共有する必要があるものに応じて、それぞれに欠点もあります。

私たちの調査によると、従業員の大多数は、会社のコミュニケーションが明確なメッセージを送信しておらず、リーダーが従業員に最適な方法でコミュニケーションを行っていないと感じています。 これは、生産性、従業員の関与、さらには職務遂行能力にも大きな影響を与える可能性があります。

大きな犯人？ 会議が多すぎます。

会議がどのように仕事を混乱させるか

それは、会議が本質的に悪いまたは非生産的であるということではありません。 時には、対面のミーティングがコミュニケーションの最良の方法です。 座ったり、アイデアについて話したり、意思決定をしたりすることは、さまざまな状況でうまく機能します。

残念ながら、それは時々機能するので、多くの企業はそれを常に使用する傾向があります。

このアプローチが常に可能であるとは限りません。 仮想会議オプションを使用しても、タイムゾーンの制約と、すでに忙しいカレンダーの可用性が限られているため、スケジュールを立てるのが難しい場合があります。

場合によっては、会議自体よりも、忙しい利害関係者のグループとの会議のスケジュールに時間がかかることもあります。

会議では、次のような他のあまり明白ではない課題も提示されます。

• 話し合う人
• 静かな人はいつも声を上げるとは限りません
• マルチタスクまたは従事していない人
• 「申し訳ありませんが、別の会議に出向かなければなりません」と聞く

2、3人が会話を支配し、他の全員が自分の声を聞くために戦わなければならなかった会議に何回参加しましたか？ 特にグループの設定やリーダーシップで、誰もが邪魔をしたり発言したりするのに適した性格を持っているわけではありません。

一部の人々はまた、アイデアや対位法を提供する前に情報を処理するためにより多くの時間を必要とします。 彼らは共有するのに素晴らしいことを持っているかもしれませんが、会議は彼らがそれを行うのに最適な場所ではないかもしれません。

さらに、私たちは皆、少なくとも何人かの出席者が自分の電話をチェックしたり、何か他のことに取り組んでいる会議に参加しています。

おそらく、彼らは実際に会議に参加する必要はありませんでした。 あるいは、1時間の会議のごく一部だけが実際に彼らに関係していたのかもしれません。 いずれにせよ、それはおそらく彼らの時間を有効に活用していなかったでしょう。

皮肉なことに、会議がうまくいっているときに、会議のもう1つの欠点が発生します。 時間切れのためにそれを短くするためだけに良い議論の真っ只中にいたことがありますか？ あと10〜20分しか必要ないかもしれませんが、代わりに、他のコミットメントがあるため、別の時間に中断したところから再開する必要があります。

全員のカレンダーで時間をもう一度見つけようとしてから、すべてを同じページに戻すまでの間、フローに戻ることはほとんど不可能です。 会議の合間に、多くの素晴らしいアイデアが失われた可能性があります。

ビデオで不要な会議を捨てる

これらすべての欠点にもかかわらず、ほとんどの組織は不必要な会議をスケジュールし続けています。

このようにする必要はありません。 あなたとあなたのチームは、ビデオでそれらの会議を捨てることができます。 エンゲージメントと生産性を向上させ、無駄な時間を削減します。 研究はこれを裏付けています。 実際、従業員の48％が、ビデオを最も魅力的なコミュニケーション形態と考えていることがわかりました。

しかし、ビデオは多くの仕事ではありませんか？

私はあなたが何を考えているのか知っています…もし私がビデオを作ったことがないのなら、実際に会議を開くよりも多くの時間を節約するためにそれを学ぶことはどうですか？ それは正常な反応であり、あなたは一人ではありません。 これらの恐れは、次のような信念から生じる可能性があります。

• 動画を効果的にするには、完璧に見える必要があります
• 動画の作成には常に時間がかかります
• 動画の監視と最新の状態の維持は困難になります
• 動画には、スクリプトやストーリーボードなど、多くの準備が必要です

上記のすべてが当てはまる場合もありますが、ほとんどの職場のコミュニケーション状況では、会議を開く場合よりもビデオを作成するための準備をする必要はありません。

Snagitは、画面を簡単にキャプチャまたは記録し、簡単な編集を行うのに役立つ、素晴らしいオールインワンのキャプチャツールです。

さらに、Snagitを使用すると、音声と画面（またはWebカメラ）を同時に記録する簡単な方法が提供されるため、見栄えのする情報ビデオを簡単に作成できます。

そして覚えておいてください、あなたは次のハリウッドの大ヒット作を作っているのではありません。 完璧である必要はありません。これらのタイプのビデオは通常、少人数のグループを対象としており、保存期間が比較的短くなっています。

多くの場合、スライドデッキやスプレッドシートを開いて、録音中にそれについて話し合うのと同じくらい簡単です。 間違えた場合は、そのまま続けてください。 終わったら、本当にひどいものを簡単に切り取ることができます。

会議の代わりにビデオを使用する利点

この概念が実際にどのように機能するかの簡単な例を見てみましょう。

とても簡単ですよね？ 私たちもそう思います。 そのため、TechSmithのチームはこのモデルに頼り、カレンダーを乱雑にする大量の会議を排除しました。

場合によっては、最初のWebベースのディスカッションの後に会議を開くこともできます。 その場合は、会議の前半で誰かに情報やデータを提示して質問に答えさせるのではなく、すぐに意思決定モードに入ることができます。

これが起こったとき、何を推測しますか？ あなたは「ひっくり返った会議」をしただけです。 これは、より効果的な会議のためのもう1つの優れた手法です。つまり、事前に情報を共有して、全員がより準備の整った会議に参加できるようにすることを意味します。

ただし、多くの場合、Webベースのビデオディスカッションを通じて必要なすべてを達成でき、会議をすべてスキップできることがわかります。

ビデオベースのディスカッションの7つの利点

TechSmithでこの手法を使用して、ステータスの更新、調査結果、戦略の提案などを行った後、これまでに見たメリットの上位7つを次に示します。

1.誰もが平等な声を得る

ビデオベースのディスカッションを行うことで、最も穏やかな話し方の同僚でさえ、何か貢献できることがあればいつでもチャイムを鳴らすことができます。 リアルタイムでコンテンツを提供する人がいないため、すべての視聴者は必要に応じてコメントを残すことができます。

2.誰もが都合の良い時間と場所でコンテンツを見ることができます

会議室を探すのに苦労したり、誰にとっても役立つカレンダースロットを見つけるのに苦労したりする必要はもうありません。 ビデオを使用すると、各チームメンバーは、自分にとって最も都合のよいときに情報を見ることができ、スケジュールが忙しい場合でも、直接会う準備ができていないと感じる必要はありません。

3.それは人々が彼らが応答する前にコンテンツを消化する時間を与えます

会議中にすぐにフィードバックを提供するのが難しい場合があります。 あなたは、あなたの意見を表明する前に、コンテンツを沈め、多分それをレビューするのに時間がかかるかもしれません。 非同期ビデオはその問題を解決します！

4.会話を1か所に記録してアーカイブします

たまに戻って、直接会って話されたすべての記録を見ることができたらいいのにと思いませんか？ 代わりにビデオを共有すると、情報は簡単にアクセスできる形式で永続的に存続します。

5.誰もが共有コンテキストを使用できるようにします

フォローアップ会議を計画している場合、ビデオは、すべての関係者が参加する準備ができていると感じるために必要な時間と情報を提供するための優れた方法です。 さらに、その情報は均一に伝達されます。

6.対面での時間をより有効に活用できます（まだ必要な場合）

同僚が優れた情報を含むビデオを持っている場合、私たちは皆、直接の会議をより有効に活用でき、初めて統計を中継する時間を無駄にすることはありません。 つまり、ビデオの共有後に直接会う必要がある場合です。

7.会議全体を置き換えることができる場合があります

優れたビデオで対面式の会議に必要なすべての情報を伝えることができるのであれば、なぜ会議を行うのでしょうか。 ビデオは、すべての人の時間を節約し、生産性を向上させることができます。

概要

不必要な会議は、生産性と士気に大きな打撃を与える可能性があります。 電子メールやその他の形式のコミュニケーションにも、独自の一連の課題があります。

ただし、ビデオは従来の会議に代わる優れた方法です。