業務の移行をマスターする: 効果的な引き継ぎのための包括的なガイド
公開: 2023-06-16休暇までの日数がいかに早くなり、すぐに緊急の仕事や締め切りでいっぱいになってしまうことに気づいたことはありますか? さらに、混乱の中で時間を見つけて、不在中にすべてがスムーズに進むように、細心の注意を払って引き継ぎを準備する必要があります。
休暇であれ、育児休暇であれ、長期休暇であれ、人々は常に仕事を休む必要があります。それは当然のことです。 しかし、人々がいかに定期的に休暇を取っているにもかかわらず、効果的な引き継ぎを行う技術はとらえどころがなく、必要以上に複雑になることがよくあります。
しかし恐れることはありません。 当社の 7 ステップ ガイドでは、よりスムーズで効率的な引き継ぎを促進するために必要なすべてを提供します。これにより、プロジェクトと責任がしっかりと確保されていることがわかり、休暇を心から楽しむことができます。
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1. 文書化と効果的な知識の共有を確立する
繰り返し行われるワークフローとプロセスを定期的に (そして細心の注意を払って) 文書化する習慣を身につけるようにしてください。 この種の詳細な文書は、たとえ急な通知であっても同僚にタスクを委任する必要がある場合に非常に役立ちます。
同様に、特に引き継ぎの準備をする場合には、文書、ファイル、その他の情報を整理したファイリング システムを維持することが不可欠です。
会社がまだ統合ファイリング システムを導入していない場合でも、ファイルを論理的に整理し、見つけやすくしておく必要があります。 そうすることで、あなたの役割に参加する人にとって、最も複雑なタスクでも簡単に実行できるようになります。
包括的な引き継ぎを作成するときは、テキストによるガイダンスを補完するビデオや画面録画の提供を検討することもできます。 たとえば、特定のプロセスの実行方法や特定のツールの使用方法を説明する場合、ビデオ コンテンツはテキストだけよりもはるかに多くのことができます。
カバーする内容が多い場合は、非常に長い動画を 1 つ作成するよりも、短い動画を提供する方が通常は優れています。 ただし、誰かにさまざまなビデオリンクを大量に送信すると、煩雑で圧倒されてしまう可能性があります。 ここでスクリーンキャスト コレクションが登場します。
スクリーンキャスト コレクションを使用すると、1 つのリンクだけで一連のメディアをすばやく共有できます。 また、チームのメンバーがコンテンツを投稿およびアップロードできるようにコレクションを設定することもできます。これは、知識の共有を促進し、次回誰かが不在のときに備えてコンテンツを最新の状態に保つのに最適な方法です。
2. 有利なスタートを切る
休暇の前の最終日、急いで家に帰って荷物をまとめる前に、すべての仕事を委任することを計画している場合、それは最も効果的な引き継ぎ戦略とは言えません。
ハンドオーバーを可能な限り成功させ、シームレスに行うためには、ハンドオーバーに十分な時間を割り当てることが極めて重要です。 準備にはどれくらい時間がかかりますか? まあ、それは次のようないくつかの要因によって決まります。
- 不在期間
- あなたの後任者があなたの役割に精通しているか
- 不在中に期限が切れているプロジェクトとタスク
通常、休暇や予定欠勤はかなり前に予定されているため、完璧ではないにせよ、スムーズに移行できるよう、常に十分な時間を確保しておく必要があります。
休暇申請が認められた日に引き継ぎの計画、または少なくとも検討を開始する必要がありますが、少なくとも休暇の 2 週間前までにチームまたは指名された代替者と引き継ぎについて話し合う必要があります。 これにより、全員があなたの休暇に向けて準備を整えることができます。
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3. ハンドオーバープロトコルを実装する
引き継ぎプロトコルは、あなたとあなたの立場に立つ人の両方にとって、あなたの新しい親友になります。 この比較的単純な文書には、次のような、引き渡す最も重要な要素の概要が記載されています。
- 進行中のプロジェクト
- 保留中の期限
- 主な連絡先
- 重要な文書やマニュアルへのアクセス
これは一種の作業進捗チェックリストで、休暇が近づくにつれて最新情報を更新し続けることができます。 これは単純なコンセプトですが、何も見落とされたり忘れられたりしないようにするという点で、非常に価値のあるものです。
4. スクリーンキャプチャと録画を使用する
百聞は一見に如かずとは言いますが、引き継ぎとなると千時間の価値があります。
タスクとプロセスを説明するために長い説明を書くのに時間を費やすのではなく、スクリーンショットや短い画面録画の使用を検討してください。 視覚的な指示により、あなたと代理人の両方の時間と労力を大幅に節約できます。
また、ビジュアルは、テキストベースのドキュメントでは見落とされる可能性のある指示に追加のコンテキストやニュアンスを提供します。 画面録画はソフトウェアの使用方法や Web サイトの操作方法を説明するのに最適ですが、スクリーンショットはステップバイステップの優れた説明にもなります。
TechSmith の Snagit のようなスクリーン レコーダーを使用すると、注釈、箇条書き、グラフィックを追加してスクリーンショットを強化できます。 Snagit では、非公式の画面記録を作成することもでき、典型的なワークフローやプロセスをデモンストレーションすることができます。
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ダウンロード中！5. 個人的な引き継ぎを選択します (そして記録してください)
オフィスで作業している場合でも、リモートで作業している場合でも、引き継ぎ中は代理人と直接やり取りできるようにしてください。 ビデオ通話やオフィスでの対面での会話は、デジタルの指示や文書のみに頼る場合に比べて、はるかに効率的な引き継ぎを実現します。
1 回の長いセッションの代わりに、いくつかの短い約束をスケジュールすることを検討することもできます。 そうすることで、（あなたとあなたの代理の）疲労を防ぐことができます。そうしないと、重要な詳細が見落とされる可能性があります。
特に複雑な作業に携わっている場合は、引き継ぎを管理しやすい単位に分割して、質問に答え、不明点を明確にする時間を確保することを強くお勧めします。
Zoom 通話で引き継ぎを行うことになった場合は、必ず記録してください。 これは、代理人が不在中に必要なときに参照できる貴重なリソースとなります。
6. 主要なクライアントと関係者に欠席することを事前に通知する
スーツケースの荷造りを始める前に、必ずクライアント (および重要な関係者) にしばらく休暇を取ることを伝え、その機会を利用して代わりの人を紹介してください。
これは、クライアントや一緒に仕事をする人々に対する配慮を示すプロフェッショナルな礼儀であるだけでなく、クライアント側の予期せぬ驚きや混乱を防ぐことにもなります。
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ダウンロード中！7. 電子メールと電話の不在通知を設定する
不在であることを他の人に通知するだけでなく、不在時 (OOO) メッセージをスケジュールする必要もあります。
これも事前に書いてスケジュールしておくことをお勧めします。 最後の瞬間まで放っておくと、完全に忘れてしまう可能性があるからです。 そして誰があなたを責めることができるでしょうか？ オフィスでの最後の日はいつもバタバタするものなので、このタスクは早めに終わらせるのが最善です。
また、不在時のメールとボイスメールの両方に記載すべき重要な情報がいくつかあります。
- 不在期間
- 交換先の連絡先情報
メッセージも送信する前に必ず校正してください。 タイプミスや間違いを見逃すと、誰が見てもプロフェッショナルではないと思われてしまう可能性があります。
OOO ボイスメールを設定するよりも、自分の番号を代理店または電話局にリダイレクトする方が便利な場合があります。 通話を誰にリダイレクトする場合でも、必ず事前に通知してください。
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ダウンロード中！仕事の引き継ぎの主な目標
あなた、あなたの同僚、会社、顧客など、適切に実行された引き継ぎから恩恵を受ける立場にある人はたくさんいます。
あなたの責任とプロジェクトを安全で有能な手に委ねることで、苦労して得た休暇中に安心して過ごすことができます。 理想的なシナリオでは、クライアントはあなたの不在にほとんど気付かないでしょう。
しかし最も重要なことは、休暇後に締め切りに遅れたり、プロジェクトが停滞したりすることなく、整然としたワークスペースに戻ることができるということです。 結局のところ、混乱とストレスの多い初日を迎えると、休暇の回復効果はすぐに失われてしまう可能性があります。そして誰がそれを必要とするでしょうか?