タイムトラッキングソフトウェアの主な機能は何ですか？

公開: 2021-06-17

タイムトラッキングアプリは、自動化を使用して、職場と個人環境の両方で時間を監視します。専用ソフトウェアを使用して時間を監視する場合、最初に質問したいのは、「優れたタイムトラッキングツールの基本的な機能と、これらの基本的な品質を備えたソフトウェアをどのように知るか」です。

この記事では、信頼性の高いタイムトラッカーの最も重要な要素を紹介し、次に、使用できる理想的なツールを提案します。

タイムトラッキングソフトウェアの利点は何ですか？

まず、タイムトラッキングソフトウェアを使用するとビジネスに大いに役立つことを理解する必要があります。いくつかの利点は次のとおりです。

1.生産性の向上

従業員の活動を追跡することで、職場の生産性を妨げる可能性のある否定的な態度をすばやく抑えることができます。また、スタッフが真の可能性を実現することに集中できるようになります。人々が自分の活動を測定し、生産時間を監視できる場合、生産性を低下させ、修正するものを簡単に特定できます。

2.シームレスな時間記録

従業員の活動を注意深く見守りたいと思うだけでなく、注意が必要な他の重要なことがあります。さらに、時間をキャプチャし、請求可能な時間を記録し、労働者の賃金を計算し、クライアントの請求書を手動で作成しようとすると、疲れ果ててしまいます。

タイムトラッカーを使用する場合は、タイムキャプチャ設定を1回だけ構成し、請求条件を提示するだけで済みます。その後、ツールが自動的に他のすべてを処理します。

3.透明性の向上

職場での怠惰を指摘したときにスタッフがだまされたと感じた場合は、タイムトラッカーの正確な記録が平和的な解決策を提供します。この情報を使用して、従業員の生産性を評価し、対処する必要のある灰色の領域を特定できます。そうしている間、不合理に見えることはありません。

4.期限の認識と時間管理の改善

従業員の活動をリアルタイムで観察することにより、タスクと割り当ての完了時間を簡単に予測できます。また、主要な遅延要因をすばやく特定できます。堅牢な時間管理システムがすでに導入されているため、短期または長期の調整による悪影響はすぐにはわかりません。

5.堅実な職場文化

効果的なタイムトラッキングに厳密に重点を置くことにより、規律と説明責任の職場文化を徐々に構築していきます。つまり、従業員は目標指向になります。また、彼らはあなたをより信頼することを学び、会社のKPIに従って実行する意欲を常に感じます。

グッドタイムトラッカーの本質的な機能は何ですか？

タイムトラッキングソフトウェアは通常、従業員が割り当てられたタスクを完了するために使用する時間に関連するデータを収集します。これは、1秒または1分ごとに手動で入力する必要があるExcelなどの従来のタイムシートよりも便利で効率的です。

ほとんどのビジネスオーナーは、洞察のためにそのような作業時間分析を利用し、業務のさまざまな側面を合理化する必要性を認識し始めています。たとえば、スタッフの生産時間数を正確に計算し、従業員の週次または月次の支払いを管理するために、統合された請求機能を備えたタイムトラッキングソリューションを使用できます。

その点で、プロジェクトに費やされた時間を監視するという基本的な機能とは別に、優れたタイムトラッカーには次の主要な機能が必要です。

1.ホリスティックタイムトラッキング

時間の監視だけでは十分ではありません。非常に重要なことは、結果の表示に使用される形式によって、情報がより意味のあるものになる可能性があることです。現在、最高のタイムトラッカーの中には、プロジェクト、クライアント、ユニット、および個々のタスクに従ってマネージャーが時間データを簡単にフィルターできるように、記録された情報をレンダリングするものがあります。さらに、ソフトウェアが複数の目的に適したシンプルなインターフェイスを備えている場合は、ボーナスになります。

2.自動化されたタイムシート

タイムシートは、従業員の欠勤、休憩時間、休日、および労働時間数を監視するのに役立ちます。この機能は、これらの情報を使用して請求可能時間を計算し、ひいては各従業員の月次/週次支払額を計算するため、給与および請求書の処理に役立ちます。

一部のタイムトラッカーにはこの機能がありません。ただし、PDF、CSV、またはDOC形式でタイムシートを生成するための組み込みテンプレートがあります。さらに、結果を電子メールにエクスポートできます。

3.レポートと分析のための組み込みツール

信頼性の高いタイムトラッキングソフトウェアを使用すると、各従業員の作業の概要を作成できます。これらには通常、次のものが含まれます。

従業員が投入した合計時間数、全体的なアイドル時間、全体的な生産時間、各期間のユーザーのアクティビティレベルなど、アクティビティに関連する詳細。
各メンバーの貢献度を測定できるように、特にチームプロジェクトに関連するスタッフのパフォーマンスの詳細。
実施された仕事の性質を確認するための各チームメンバーのタスク関連のレポート。一部の従業員は、仕事関連の活動に従事していないときに大きな数字を記録している可能性があります。

タイムトラッカーのレポートと分析機能を使用すると、このデータを数ステップで生成できます。

簡単に検索できるように、要約をグラフのような形式またはグラフで表示することも理想的です。ただし、カスタマイズ可能なテンプレートの方がはるかに便利です。

4.ワンサイズフィット-すべてのプロジェクト管理機能

タイムトラッキングソフトウェアは、基本的にプロジェクト管理に役立ちます。ただし、市場に出回っているほとんどのタイムトラッキングアプリには、ほとんどの小規模プロジェクトに適合するシンプルなモジュールが含まれている傾向がありますが、多くの一般的なタイムトラッカーには次のプロジェクト管理機能がない場合があります。

チームのサブディビジョン間のタスクのグループ化
プロジェクトと個々のタスクの期限設定
進行中のジョブの進行状況の監視
予算管理

ポイントは、上記は中小企業には必要ないかもしれないということです。それでも、プロジェクトを時間どおりに、予算内で、必要な品質で確実に完了させたい場合は、これらの機能を無視することはできません。

5.タイムリーなリマインダーのアラート機能

タイムトラッカーは、問題への遅延とタイムリーな対応の違いになります。たとえば、一部の従業員はサインアウトを忘れる可能性があります。その場合、ソフトウェアは、施設を完全に退去する前に通知を送信します。また、締め切りが迫っており、予定より遅れている場合、アプリは警告を表示できる必要があります。同様に、保留中のタスクについてそのようなアラートを受信する権限をチームメンバーに付与できるはずです。一部の時間管理アプリは、電子メール、SMS、およびチャットルーム（統合されている場合）を介してそのような通知を自動的に送信します。

6.請求書管理

タイムシートは請求可能な時間の記録方法を簡素化するのに役立ちますが、請求プロセスを自分で手動で整理する必要がある場合があります。ただし、時間単位または日単位でクライアントに請求する場合、これはほとんど理想的ではありません。また、ビジネスが拡大するにつれて、事態はさらに複雑になる可能性があります。

したがって、労働時間を追跡し、合意された条件に従って請求書を自動的に生成するための別個の請求書管理機能が、タイムトラッカーで利用可能である必要があります。このツールは、作業負荷を軽減するだけでなく、クライアントに正確な請求の詳細を一貫して送信できるようにします。それは長期的に信頼を築くでしょう。

7.他のソフトウェアとの統合

さまざまなサードパーティのプラットフォームやアプリケーション間でのシャッフルは、今日のほとんどのプロジェクトで避けられない側面です。さらに、ツールは、部門の枠を超えたチームに不可欠なサービスを提供している可能性があります。

いくつかの例は次のとおりです。

アサナ
Salesforce
PayPal
Grammarly
Trello
スラック

サードパーティのアプリケーションとシームレスに統合できるタイムトラッキングソフトウェアを使用すると、プロジェクトの管理が容易になります。とはいえ、このような多目的タイムトラッカーの必要性は、職場の業務を合理化するまですぐには気付かない可能性があります。プロジェクトに役立つアプリを1か所に一元化することで、長期および短期のパフォーマンス戦略を効果的に実装できます。使用する価値のある有料または無料のタイムトラッカーを選択するだけです。

8.モバイルアプリ

スマートフォンでアクセスできるタイムトラッキングソフトウェアを使用すると、ビジネスの継続性に貢献できます。一部のブランドには、ユーザーがタイムトラッカーのデスクトップバージョンのほぼすべての機能にアクセスできるモバイルアプリがあります。

モバイル版のタイムトラッキングアプリを使用すると、24時間年中無休でビジネスを継続できます。さらに、未完成のプロジェクトの進捗状況に関する最新情報をリアルタイムで受け取ることができます。また、従業員のパフォーマンスレベルを表示できます。その上、携帯電話でタイムトラッカーを使用できると、予定より早く進むことができます。

アプリがクラウドストレージと統合されている場合は、追加のメリットがあります。

どのタイムトラッカーに必要なすべての機能がありますか？

いくつかの優れたオプションがあります。とはいえ、スタッフの活動を完全に把握するのは得意な人もいれば、効果的なタスクのグループ化には適さない場合もあり、一流の人の中にはかなりニッチなものもあります。

幸いなことに、必要なすべての機能を備えた強力なタイムトラッカーがあります。このツールは、Traqq Timetrackerという名前です。これらと他のいくつかのエキサイティングな機能が付属しており、無料で完全にアクセスできます。

チームのアクティビティとパフォーマンスを監視するための完全な機能スイートを備えたタイムトラッカーが必要な場合は、Traqqを使用することをお勧めします。

結論

タイムトラッカーの使用は単なるトレンドではありません。ただし、すべてのタイムトラッカーが時間の価値があるわけではありません。この記事では、タイムトラッキングソフトウェアを選択する際に考慮すべき重要なポイントについて説明しました。

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