BI投資を最大限に活用するための3つの必知テクニック
公開: 2022-01-2910年前、典型的なビジネスマネージャーに彼らの最も差し迫った課題について尋ねた場合、彼らはおそらくそれが情報の不足であるとあなたに言ったでしょう。 多くの企業は、ビジネスの運営方法に関する強力な洞察が不足していたため、本質的に本能に基づいて運営されていました。
今日、私たちは反対の問題に直面しています。 クラウドサービスアプリケーションは、中小企業でさえ大量のデータを投げかけます。 仮想サーバーファームから電子メールマーケティングキャンペーンの成功、さらには倉庫に保管されているすべての在庫に至るまで、あらゆる角度からビジネスに数字が流れ込んでいます。 幸いなことに、アクセス可能なビジネスインテリジェンス（BI）ツールを使用すると、中小企業（SMB）でさえ、そのデータを分析の成功のユニコーンである実用的な洞察に解析できる可能性があります。 難しいのは、数字の周りに腕を組むことです。
そこでビジネス分析が登場します。この記事で説明するように、ビジネス分析手法は、BIツールで最終的に構築できるカラフルなダッシュボードではありません。 これらは、生データを取得し、それを使用して実際のアクションに直接つながるマップを作成できるようにするものです。 BIツールは、そこに到達するのに役立つパックラバです。
多くの中小企業のマネージャーは、BIツールを使用するのが難しすぎると信じているため、BIツールを敬遠しますが、実際には、何を伝えたいかがわかれば、それほど難しくはありません。 以下のテクニックは、それらの質問が何である必要があるか、そしてあなたがそれらにどのように答えて欲しいかを理解するのに役立ちます。
分析を重要にするもの
BIツールを起動する前に、ビジネス分析を開始する必要があります。 BIサービス自体はあまり価値がありません。 1つから利益を得るには、あなた、あなたのマネージャー、そしてあなたの従業員に彼らが知る必要のある情報を伝えるためにそれを強化する必要があります。 彼らが仕事をより良くし、残りのビジネスに対応する利益をもたらすデータ。
これには、定期的に必要なデータが含まれている必要があります。また、以前にデータを見つけるために使用していた方法よりも簡単に取得できるようにする必要があります。 一番上の桜は、新しい洞察を追加する能力でなければなりません。 彼らが以前に持っていなかったかもしれないアイデアは、うまくいけば彼らの仕事をより簡単でより効果的にするでしょう。 これは、長期的で反復可能なビジネス上の問題には適していますが、短期的な課題にも最適です。
良い例はパンデミックです。 COVID-19は、すべてが新しい正常な状態で機能するように、すべてを運用から財務戦略に移行することを企業に強いています。 つまり、現在のデータに対する新しい洞察が重要になっています。 Freshbooks Communications and Researchチームが実施した調査によると、パンデミックがもたらす課題に対応するのに十分なスタッフまたはリソースを持っていると答えた企業は21％にすぎません。
どちらも強力なプラットフォームですが、TableauもMicrosoft PowerBIもそのリソースの再割り当てを管理することはできません。 ビジネス分析は、修正する必要のある正確な問題にこれらのツールを向けることができるように、前に行う必要があることです。
3つのトップBIテクニック
初心者には奇妙に見えるかもしれませんが、一般的なBI手法のほとんどは頭字語で呼ばれています。 これらは通常、テクニックがその機能を実行するために使用するステップを省略します。 以下に説明する3つは確かに利用可能な唯一の手法ではありませんが、それらはすべてあらゆる規模の企業に適用できるため、開始するのに適した場所です。
1.SWOT
SWOT分析はおそらく最もよく知られている手法であり、それが私たちのリストの最初の理由です。 SWOTは、強さ、弱さ、機会、脅威の略です。 それは非常に広く適用できるので、間違いなく今日使用されている最も人気のあるテクニックです。 これは、SWOT分析は、1つの部門やワークロードだけでなく、組織全体で実行できるため、実行する必要があるためです。
これを行うことで、さまざまなチームがあなたの会社の位置とあなたが利用できる機会をどのように見ているかについて多くのことが明らかになります。 これらの回答をまとめることで、ビジネスがどのように機能し、どのように機能しているかについて、より全体的な全体像を構築することができます。
この例として、新しいテクノロジーに対するチームメンバーの態度があります。 市場セクターによっては、マーケティングチームがモノのインターネットに非常に興奮している場合や、カスタマーサービスチームがAI主導のチャットボットにチャンスを見出している場合があります。 逆に、ITチームは、これらのテクノロジーをあなたが直面する最大の脅威と正確に見なす可能性があります。 SWOTを適用すると、ITミッションに対してマーケティングまたはヘルプデスクのニーズが優先されます。 また、その決定に関連するデータを提供することにより、それらの決定を行う方法を正確にカバーします。
これには、AIチャットボットについて、あなたが行った調査や、ヘルプデスクの技術者が顧客関係管理（CRM）またはチケット管理アプリケーションに入力した回答から顧客がどのように感じているかなどが含まれます。 そのデータは、AIチャットボットシステムのインストール、管理、トラブルシューティングにかかる費用など、関連するITデータと関連付けられます。最も重要なのは、実際に購入する前にそのような新しいテクノロジーをテストする方法です。
明確に定義された4つの領域に焦点を当てているため、SWOT分析の最初の質問と最終結果は、通常、基本的な4点グリッドで表示されます。 過度に単純化された例として、あなたが配管事業を営んでいて、拡大しようとしているとしましょう。 最初のSWOT分析は次のようになります。
これらの質問に対処することは、マーケティング、販売、財務、運用など、ビジネスのさまざまな部分に影響を及ぼします。 各分野では、回答を得て前進するための計画を立てるために必要な情報の観点から、これらの質問に対処する必要があります。
SWOT分析を使用すると、すべてのチームの競合する視点とニーズのバランスを取り、全体像の重要な部分を見逃していないことを確認できます。 SWOT（および他のいくつかのBI手法）に関する一般的な誤解は、それらが「プラグアンドプレイ」であるというものです。つまり、一連のクエリを一度作成し、定期的に実行して、時間の経過とともに成長/衰退または成功/失敗をグラフ化します。
これにはSWOTの要素を使用できますが、SWOTの概念は、BIイニシアチブに戦略的にアプローチする方法に関するものです。 クエリアプローチは、SWOTプロセス中ではなく、SWOTプロセスの後に行われます。 そして、あなたはあなたのビジネスのできるだけ多くの側面、特に変化し続けるものにあなたができる限り頻繁にSWOTプロセスを適用することができそしてそうすべきです。
現実の世界でSWOTを使用する方法の実践的でより深い理解については、Udemyのこのようなオンライン入門書をチェックしてください。
2.最も
SWOTは特定の問題に適用できますが、実際には組織全体または部門全体のより包括的な分析を目的としています。 より小さな問題または単一の問題を理解するためのより良いアプローチは、MOSTと呼ばれ、Mission、Objective、Strategy、およびTacticsの略です。 いくつかの点で、この手法はSWOTに似ていますが、ここでの違いは、MOST分析がより階層的に機能することです。
最高レベルの単一の問題から始めます。 次に、その下の各ステップがより具体的になるように設計されています。 あなたがMOSTで広範に行ったなら、あなたはあなたの経営者レベルによってあなたのビジネスを定義するかもしれません。 次に、その階層を使用して、利用可能な最も広範なメトリックを収集および測定できます。 たとえば、生の売上高や市場シェアの成長。 その後、そのデータは上級管理職が目標を立てるために使用します。つまり、彼らが今後達成したい目標を意味します。 具体的には、売上をどれだけ増やすことができると彼らが考えているか。 または、市場シェアの拡大をどれだけ期待しているか、そして非常に重要なことですが、正確にそれをどのように測定するかです。 戦略はこれらを達成するためのあなたの計画であり、戦術は個々のスタッフがそれに貢献する方法です。
MOSTの最後の2つのステップは、継続的なメトリックを設計し、BIプラットフォームでそれらを分析する方法に最も適しています。 ただし、そこに到達する前に、そのデータをどのように収集するかを理解する必要もあります。
コミュニティの視聴者を2四半期で15％増やすことが目標である場合、成功したかどうかを知るために必要な指標は何ですか。 間違いなく全体的なソーシャルメディアサイトの訪問者だけでなく、ウェビナーの参加者、イベントの応答、コミュニティや電子メールのアウトリーチからのサイト訪問なども含まれます。 これらすべてのチャネルを利用できるので、クエリの設計に入る前にデータ収集方法を確立する必要があります。質問できるのは、取得したデータによって決まるためです。
上記の例では、これは、サイト訪問カウンター、電子メール配信、オープン統計、クリックスルー統計、および複数のイベントにわたるウェビナー参加者の正確なカウンターなどの測定値になります。 そのデータに指定された収集ツールとBIシステムへの確立されたパスがあれば、すべてを追跡するために必要なクエリを理解し始めることができます。
編集者からの推薦
MOSTは、ニーズ、利用可能なデータ、および目標を整理するための簡単で視覚的な方法であり、データサイエンティストだけでなく、チーム全体が簡単に消化して理解できるため、これらの両方のステップで大きな助けになります。
MOSTで何ができるかをもっと深く掘り下げたい場合は、英国を拠点とする社会的および行動的スタートアップであるTexaviが、TexaviAnalystZoneチャンネルのこのYoutubeビデオでそれを説明しています。
3.プロセス設計
SWOTと特にMOSTはどちらも、あらゆる規模の企業で使用でき、良好な結果が得られます。 しかし、SMBセグメントにとって、常に競争力、効率性、収益性を維持することが最大の課題です。 そのためには、ビジネスインテリジェンスへのより直接的で実践的なアプローチがより効果的かもしれません。 そこで、プロセス設計が登場します。中心的な考え方は、プロジェクトの計画と管理に通常使用されるツールの一部を、進行中のビジネスプロセスにも適用できるということです。
秘訣は、ビジネスがどのように機能するかを理解することです。 eコマースフルフィルメントウェアハウスを運営している場合は、クライアントの商品の保管、在庫の測定、注文の履行と発送、および業務の継続に必要なデータの収集から収益を上げていることがわかります。 これらのプロセスを念頭に置いて、これらのサービスに費やしている金額と、それらがもたらしている金額をマッピングすることができます。
正確にあなたの倉庫はどのように管理されていますか？ これに答えるには、新製品の到着、保管組織、および出荷特性を管理するプロセスを調べる必要があります。 また、注文がどのように届くか、どのように処理されるか、そしてお金とデータの交換がどのように機能するかを正確に知る必要があります。 あなたはプロセス設計の詳細を掘り下げています。 細かくするほど、うまく機能します。
つまり、これらのタスクチェーンのそれぞれを識別し、それらを分類し、プロセスのすべてのステップをマッピングすることを意味します。 その情報により、新しい効率、より良いコスト/利益の数値、またはあなたにとって最も重要な最適化のためにプロセスを調整することができます。 そのため、この分析方法には確立された一連の手順はありません。 各ビジネスがそのアプローチを決定します。 おそらく最も一般的な方法は、粒度を下げるという最も一般的なアプローチを盗み、それをビジネスメカニックに適用することです。
あなたのビジネスが何をするかについての最も広い定義から始めてください。 それをその部分に分割します。これはおそらく、それを編成した部門と同じになります。 それらの部門長、彼らの二次マネージャー、そして最前線の人たちとさえ会うことは、あなたが最終的にあなたのビジネスがどのように機能するかについての詳細な大要を確立する方法です。 賢明な成功、慢性的なハードル、恥ずかしい疣贅など、すべてが必要です。 初めては長くて退屈なプロセスになりますが、情報は金です。
現実がわかったら、それを架空の質問と比較することができます。つまり、「完璧な世界」でプロセスがどのように機能するかを想像するようにマネージャーに依頼します。 これらの応答を何が起こっているかと照合します。これにより、なぜそれが現在のように進んでいるのか、そして改善するために何をする必要があるのかを理解できます。 完璧に機能する組織はありません。つまり、プロセス設計プロジェクトを定期的に実行し、常に新しい洞察を見つけることができます。 SMBにとって、これは、運用を改善するだけでなく、所有者やパートナーの小さなグループであっても、ビジネスのあらゆる側面と緊密に連絡を取り合う上級管理職を維持するための素晴らしい方法です。
このプロセスにBIツールを適用すると、プロセス設計を定期的に実行する場合に最適に機能します。 1回限りのアプローチでは、Tableauのようなツールのメリットはあまりありません。 しかし、1回限りのプロセス設計プロジェクトでは、とにかく成功の可能性は限られています。 ただし、たとえば、毎年1回行うと、ビジネスを前進させる各プロセスに関連するデータを収集するために1年を費やすことができます。 プロセス設計セッションを開始するたびにそのデータを視覚化することで、市場での状況や競合他社との戦いについて非常に詳細に把握できます。
1つのサイズですべてに対応できるわけではありません
明確な目的のないデータ収集は、ディスクスペースの浪費です。 それが戦略的であろうと戦術的であろうと、変化を計画し実現するためにそれを使用している場合にのみ価値があります。
優れたビジネスインテリジェンスツールを使用すると、データを使用してこれらの変更を行うことができます。 最終的に使用するBIツールも決定するのはその目標です。 これは高額な投資になる可能性があるため、取得したデータとBIプラットフォームの機能に対して尋ねる質問を一致させることで、特定のツールが適切かどうかのベースラインを形成する必要があります。
SMBの場合、上記の手法の少なくとも1つを適用することがそれを行う方法です。