同期通信と非同期通信：両方を使用してリモートワークを支配する方法

COVID-19のパンデミックが発生したとき、私たちの多くは突然、家で働き、家から学ぶことに直面しました。 在宅勤務と教育は新しい概念ではありませんが、私たちのほとんどは、完全にデジタル化された職場や教室の課題（そして-はい-報酬）を経験していませんでした。

新しいリモートワーカーにとって、それは多くの質問を提起しました。 同僚とコミュニケーションをとる最良の方法は何ですか？ インストラクターとして、生徒が必要な情報を取得するだけでなく、実際に学習していることをどのように確認できますか？ 電子メールを送信したりビデオを作成したりするのではなく、電話をかけたりオンライン会議を開いたりするタイミングをどのように知ることができますか？

多くの場合、答えは同期通信と非同期通信のどちらを選択するかによって決まります。 どちらも知識を伝達および共有するための有用で有効な方法ですが、それぞれに長所と短所もあります。

どちらをいつ使用するかを知るのは難しいかもしれませんが、適切な知識とツールがあれば、リモートワークと学習を完全に所有することができます。

同期通信とは何ですか？

同期とは、通信がリアルタイムで行われ、すべての関係者が同時に関与することを意味します。 電話で誰かと話したり、直接会ったり会話したりしたことはありますか？ おめでとう！ あなたは同期通信に従事しました。

私たちのほとんどにとって、リモートになるということは、私たち全員が慣れている対面のコミュニケーションを失うことを意味しました。 突然、同僚と話をしたいとき、それはチャットのために立ち寄るほど簡単ではありません。

今、あなたは画面上の画像と話しているウェブカメラとマイクを持って机に座っています。 Zoomや同様のビデオ会議サービスのことを聞いたことがない、または使用したことがない場合は、ほぼ間違いなく今は使用しています。

ただし、リモート同期通信の種類は仮想会議だけではありません。 SMSテキストまたはMicrosoftTeamsやSlackなどのオンラインチャットによるチャットも、多くの場合同期されます。

同期通信が役立つ理由は何ですか？

同期通信は、質問への回答がすぐに必要な場合に最適です。 その最大の強みはその即時性です。 ブレーンストーミングが必要な場合や、リアルタイムで意見やアイデアを入手したい場合にも最適です。 それはあなたが日常のオフィスライフから慣れている会議や会話に最もよく似ています。

多くの人々は、同期通信は、あなたが通信している、または教えている人々との関係を築いたり、関与したりするのに優れていると信じています。 それは場合によっては真実かもしれませんが、それは普遍的な真実である必要はありません。

しかし、それについては後で詳しく説明します。

同期通信はどのように不十分ですか？

即時性のため、全員が同時に同じ（仮想）場所にいる必要があります。 これは、複数のタイムゾーンにいる可能性がある人、またはインターネット接続、テクノロジの可用性、またはその他の課題に問題がある可能性がある人にとっては大きな欠点です。 同期通信の最大の強みは、その最大の弱点でもあります。

ここTechSmithで、私はいくつかの外部のコンサルティング会社の仕事を調整していました。 それらのコンサルタントの一部は米国にいましたが、他のコンサルタントはフランス、ドイツ、英国、オーストラリアにいました。 私たち全員が同期会議に参加できる時間を調整しようとすることは不可能であることがわかりました。

たとえば、ヨーロッパのコンサルタントのために会議を行うには、通常、午前10時前に会議を開催する必要がありました。そうすれば、彼らがオフィスに遅れることを強いられることはありません。 しかし、それはオーストラリア人が真夜中頃に電話に出なければならないことを意味します。

それはただ不合理なことです。 代わりに、私たちは合理的に出席できる限り多くの人々との会議を開催し、私はそこにいられなかった人々と共有するために会議を記録しました。

それはうまくいきましたが、それはまた、オーストラリア人が他のコンサルタントのように従事する機会をしばしば得られなかったことを意味しました。

しかし、それはかなり極端な例でもあります。 同期通信は、何千マイルも離れていない人々にとっても同様に問題になる可能性があります。

私たちは皆、なぜそこにいるのか疑問に思い、生産性の中断を黙って呪う会議に参加しています。 同じことが誰かの机での簡単なチャットにも当てはまります。 特定の主題についてのあなたの切迫感は、あなたが邪魔している人によって常に共有されるとは限りません。

同期通信では、最適な時間であるかどうかに関係なく、全員が出席する必要があります。

最後に、同期通信では、エラーの余地はほとんどありません。 ストリーミング会議では、テクノロジーが失敗した場合、全員が問題が解決するのを待つ必要があります。そうしないと、会議のスケジュールを変更する必要があります。

私たちの友人であるBrianFanzoの合計からのこの最近のツイートは、かなりうまくいっています。

さらに、リアルタイムの会話では、質問への回答や問題の代替ソリューションを検討する時間がほとんどない場合があります。 問題に適切に対処するために必要な情報やリソースを収集する時間がない場合があります。

非同期通信とは何ですか？

これまで読んだことがあるなら、おそらく、同期通信がリアルタイムで発生する場合、非同期通信はそうでない通信でなければならないことをすでに推測しているでしょう。 効果を上げるために、すべての関係者が同時に参加する必要はありません。

とても簡単です。 しかし、それを行うにはさまざまな方法があります！

電子メールは、ビジネス環境で非同期的に通信するための最も一般的な方法である可能性があります。 しかし、あります。 複数の形式のコミュニケーション。

その他の例は次のとおりです。

• AsanaやTrelloなどのプロジェクト管理ツール。
• 組織のwikiまたはSharepointサイト。
• 情報または教育ビデオ。
• クイックリファレンスガイド。
• マークアップ付きのスクリーンショット。
• フィードバックを提供します。

ただし、一部の同期メソッドは、非同期またはハイブリッドにすることもできます。 ダイレクトメッセージとテキストメッセージはリアルタイムで実行できますが、同僚の質問にすぐに答えられない場合があります。

SlackやTeamsなどのツールに残されたメッセージについても同じことが言えます。 人々はすぐに答えるか、利用可能になったときに答えるかを選択できます。

ストリーミング会議を記録し、不在の参加者と共有する私の以前の例は、同期と非同期の一種のハイブリッドの例です。

非同期通信が役立つ理由は何ですか？

非同期通信は、即時性が必要ない場合に最適に機能します。 これにより、すべての関係者は、都合のよい、適切な、または可能なときにコンテンツを消費して応答することができます。 彼らは他の誰かのスケジュールに従事するために彼らの仕事を止める必要はありません。

さらに、非同期通信を使用すると、質問に答えたり、懸念事項に対処したり、アイデアを提供したりする前に、情報、リソース、考え、意見を収集する時間を増やすことができます。

非同期通信は、ミスやテクノロジーの問題をより許容します。 電子メールの書き込み中にコンピュータがクラッシュした場合は、コンピュータの再起動時にコンピュータに戻ることができます。 共有するビデオを作成すると、口頭での間違いやためらいを調べて編集することができます。

非同期通信は、同期通信がしばしばそうではない方法でスケーラブルです。

たとえば、ほとんどの仮想会議スペースには、参加者の数に少なくとも何らかの制限があります。 多くの組織にとって、これらの制限が問題になることはあまりありません。 ただし、大企業の場合、または大勢の人々と情報を共有する必要がある場合は、これらの制限がコミュニケーションに深刻な影響を与える可能性があります。

ただし、その情報会議または教育会議を事前に録画されたビデオに変換する場合、それを表示できる人の数に実質的に制限はありません。

最後に、非同期通信は、エラーの余地を残し、間違いや潜在的な誤解を修正します。 メッセージを作成し、その正確性を確認し、共有する前に間違いを確認するためのより多くの時間があります。

非同期通信は、対面通信のエクスペリエンスを再現しようとはしませんが、代わりにオンライン環境の独自の利点を活用します。

非同期通信はどこで不足していますか？

これを想像してみてください。締め切りが厳しく、終了する前にいくつかの最終的な質問に答える必要があります。 あなたは同僚への電子メールをダッシュ​​オフし、それからあなたは待ちます。

そして待ってください。

そして待ってください。

ほとんどの場合、非同期通信は、危機的状況や今すぐ回答が必要な場合ほど効果的ではありません。

また、多くの場合、非同期通信は同期通信よりも魅力的または個人的ではない可能性があるという懸念もあります。

それは確かに真実である可能性があります。 電子メールが電話や対面の会話ほど個人的なものになることはほとんどありません。

しかし、正しく行われると、非同期通信の多くの形式は非常に魅力的で個人的なものになる可能性があります。 最近の投稿「オンライン教育に効果的に移行する方法：究極のガイド」では、特に動画の作成に関して、非同期学習が視聴者を確実に引き付けるためのさまざまな方法を紹介しています。

いくつかの例が含まれます：

• プレゼンテーション用のスライドデッキを録画するときに、顔のWebカメラビデオを含めます。
• 動画はできるだけ短くしてください。
• 高い生産価値でやり過ぎないでください。
• 熱意を持って話してください。

詳細については、その投稿を確認してください。

リモート通信には同期または非同期のどちらが優れていますか？

どちらも本質的に他よりも優れているわけではありません。 それはすべてあなたの（そしてあなたの聴衆の）ニーズに依存します。

上記のように、私たちのほとんどが数か月前に遠隔地に行ったとき、ビデオコール、ストリーミング会議、ダイレクトメッセージ、およびその他の方法でオフィス環境（または教室）を複製する方法を見つけようとした可能性があります。 そして、それは短期的には機能しましたが、無期限に維持することはできないでしょう。

ほとんどの組織では、同期通信方式と非同期通信方式を組み合わせることが最も効率的で効果的です。

同期通信と非同期通信のどちらを選択する必要がありますか？

同期通信と非同期通信のどちらが特定のニーズに適しているかわからない場合は、次の質問を自問してください。

• これは他の人の仕事を中断するのに十分緊急ですか？
• すぐに答えが必要ですか？
• 私の同僚はこの情報をすぐに必要としますか？

あなたの側の緊急事態が必ずしも他の誰かの緊急事態につながるわけではないことを忘れないでください。

これを考慮してください：オンライン環境は、必ずしも同期的に行う必要なしに、効果的にコミュニケーションするための多くの機会を私たちに与えます。 そして、多くの場合、非同期通信の方が実際にうまく機能します。

以前の会議の例を覚えていますか？それは電子メールであった可能性がありますか？ 純粋に情報提供の会議を開催している場合は、代わりにその会議をビデオに変えることを検討してください。 視聴者は、作業を中断することなくコンテンツを利用できます。 また、TechSmith Video Reviewなどのツールを使用すると、視聴中に質問をしたり、応答を確認したりすることもできます。

リモートで作業していない場合でも、非同期通信をより効果的に使用する方法をいくつか紹介します。

• メールを送る。
• 情報会議をビデオに変えます。
• 直接会うのではなく、提案されたドキュメントの変更を確認するための簡単なスクリーンキャストを作成します。
• スクリーンショットを撮り、タスクを完了するための手順を視聴者に説明します。
• 対面式のトレーニングを行う代わりに、トレーニングビデオを作成します。

詳細とヒントについては、ビジュアルを使用してリモート通信を変換する方法に関するこのすばらしい投稿を確認してください。

同期通信にはどのようなツールが利用できますか？

ビデオ会議ソフトウェアやチャットなどのリアルタイム通信ツールなど、リモート同期通信に役立つツールが多数あります。

最も人気のあるものをいくつか紹介します。

• ズーム
• GoogleMeet
• Microsoft Teams
• 電話（Facetimeなどの機能を含む）
• スラック
• SMSテキスト

非同期通信にはどのようなツールが利用できますか？

次のツールのいくつかは非同期通信に最も役立ちますが、いくつかのクロスオーバーがあることに気付くでしょう。 たとえば、誰かにテキストメッセージを送信すると、その人は確かにすぐに応答できますが、より便利または適切なときに応答することもできます。

非同期通信で最も人気のあるツールのいくつかを次に示します

• Eメール
• TechSmithCamtasiaなどのスクリーンレコーダー/ビデオエディター。
• TechSmithSnagitなどの画面キャプチャソフトウェア。
• TechSmithKnowmiaProなどのビデオプラットフォーム。
• Microsoft Teams
• スラック
• SMSテキスト

同期と非同期？ 同期と非同期のようなものです！

リモートで作業したり学習したりするときにコミュニケーションをとる完璧な方法はありません。 非同期通信と同期通信の利点だけでなく、短所もあります。

一部の通信は緊急であり、早急な対応が必要です。 ただし、緊急性が低く、混乱が少なく、おそらくさらに便利な方法で処理できるものもあります。

適切なツールを使用し、各方法が実際にどこで優れているかをよりよく理解することで、両方を使用して、5,000マイル離れているか、廊下のすぐ下にいるかにかかわらず、同僚、学生、その他の聴衆とのコミュニケーションを改善できます。