知識共有のショートガイド：開始方法

知識の共有を組織文化の一部にする企業は、明確な競争上の優位性を持っています。

分析およびアドバイザリー会社であるギャラップは、「ナレッジマネジメントは重要なビジネス戦略と見なされ、他のITまたは人材イニシアチブと同じ時間と注意を払う必要があります」と述べています。

知識共有のメリットは、敏捷性と革新性の向上から従業員の関与の向上まで、広範囲に及びます。 これは、通常のスタッフの離職率の中でビジネスの継続性を確保するための最良の方法の1つでもあります。

しかし、用語や実践自体が少し不透明になる可能性があり、優先順位を付けて実装するのが難しくなります。

それでは、知識の共有とは何か、具体的なメリットをより明確に描き、組織が今すぐそれを開始する機会を特定しましょう。

知識共有とは何ですか？

簡単に言えば、知識の共有とは、ネットワークまたは人々のグループ間でのスキル、情報、および専門知識の交換です。

この文脈では、形式知と暗黙知の2種類の知識があります。

形式知とは、簡単に記録、体系化、明確化、およびアクセスできる種類の知識です。 多くの場合、ドキュメント、マニュアル、チュートリアル、またはハウツービデオに含めることができます。

形式知を補完する暗黙知は、形式知を取り巻く文脈を構築する知恵、経験、洞察、直感です。 暗黙知を持っている人は、特定の慣行がビジネスにとって重要である理由、または一連の決定がどのように行われたかを知っています。

知識を共有する最も簡単な方法

明示的知識と暗黙知のどちらを共有しようとしても、それは難しい作業のように感じることがあります。

組織は、法外な時間やお金を費やすことなく、重要な情報に誰もが簡単にアクセスできるようにする方法を教えてください。

答えは、知識共有の文化を作ることです。

組織は、従業員が知識を共有し、それを容易にするツールを提供することを奨励する必要があります。
良い点は、開始するために知識管理システム全体を実装する必要がないことです。 TechSmithSnagitやCamtasiaなどのいくつかの単純な画面キャプチャまたは画面記録ツールで十分です。

SnagitやCamtasiaなどのツールは、従業員がジョブエイド、スクリーンキャスト、チュートリアル、およびその他の情報コンテンツを作成するのに役立ちます。 これらのリソースをナレッジベース、企業イントラネット、またはGoogleドキュメントのようなシンプルなコラボレーションスペースに保存して共有し、すばやく簡単にアクセスできるようにします。

重要なのは、ツールを提供し、励ましを与えることです。

今すぐ知識共有を始める3つの理由

知識が組織全体に容易に流れるとき、ビジネスの多くの側面が繁栄します。

知識の共有が組織に利益をもたらすことが証明された3つの方法を次に示します。

1.ソフトウェアツールおよびその他のビジネス投資のROIを向上させる

IT管​​理プロバイダーであるFlexeraは、2020年のState of Tech Spendで、平均的な企業が収益のほぼ10％をITリソースに費やしていることを発見しました。 金融、クラウドサービス、およびソフトウェア会社は、平均してソフトウェア会社に平均以上の費用を費やしており、収益のほぼ25％をITリソースに費やしています。

これらの投資のROIを最大化することが不可欠です。

それを行うための最良の方法は？

知識の共有を奨励する。 これにより、できるだけ多くの従業員がツールの目的と使用方法を確実に理解できるようになります。

新しいソフトウェアやテクノロジーに関する専門知識や関心を持つ個人を代理して、重要な要素を示すいくつかのスクリーンキャストを作成します。 ビデオを共有したり、他のリソースを利用できるようにすることは、簡単なナレッジベースを作成する簡単な方法です。

理想的な結果は、専門知識が組織全体に自由に流れ、テクノロジー支出のROIを最大化することです。

2.従業員の離職と「頭脳流出」に関連する課題を緩和する

企業の効率に対する最大の脅威の1つは、知識と才能の交代です。

ここでも、ギャラップは洞察を提供し、ベビーブーム世代が定年に達して労働力を離れるにつれて、現在または間もなく従業員の大規模な流出が見られることを観察しています。

しかし、組織がナビゲートしなければならないのは世代交代だけではありません。

今日の労働力は一時的なものであり、従業員の平均在職期間は約4。2年であり、多くの従業員は常に新しい機会を受け入れています。

企業は、ベテランの従業員にスクリーンキャスト、ハウツー、ジョブエイド、およびその他のドキュメントに集合的な知識を記録させることにより、「知識堤防」を作成できます。 これらのリソースを他の従業員が利用できるようにしておくと、スキルのギャップが発生した場合に簡単に埋めることができます。

ゆるい知識共有システムを実装することで、業績の高い従業員や在職期間の長い従業員が退職したときに重要な情報や経験が失われるのを防ぐことができます。

3.従業員の育成、満足、維持をサポートする

LinkedInLearningのWorkplaceLearning Report 2021は、成長とモビリティの機会を提供する企業は、従業員を長期間保持する可能性が高いことを発見しました。

実際、「LinkedInのデータによると、社内のモビリティが高い企業の従業員は、そうでない企業のほぼ2倍の期間滞在しています。」

言い換えれば、人々は成長し、新たな挑戦に挑戦し、キャリアを伸ばす機会がある場所で働きたいと思っています。 職場や職場で学ぶことによって新しいスキルを習得することは、人々がこれを行うための主要な方法の1つです。

ここでは正式なトレーニングプログラムが重要な役割を果たしますが、非公式な日常の知識共有も大きな影響を与える可能性があります。

効果的な知識の共有を促進および促進するコラボレーション環境を促進することは、従業員の成長と定着を大きく後押しします。

すべての組織での3つの知識共有の機会

一部の組織や業界に固有の知識共有の機会がありますが、多くはどこに行っても一貫しています。 すべての組織が利用できる3つの機会があります。

1.オンボーディングとトレーニングコンテンツ

知識の共有を最初から始めて、新人研修のオンボーディングとトレーニングのコンテンツに取り入れます。

ベテラン従業員のグループを招集して、最初の知識共有の機会を特定します。 次に、このグループのメンバーに、会社の規範、システム、プロセス、および慣行について新入社員に教えることができるリソースを作成してもらいます。

これらのリソースを使用して、新入社員に就職初日の厳選された学習コースを提供します。 彼らはサポートに感謝し、あなたの組織は生産性への迅速な時間の恩恵を受けるでしょう。

2.ソフトウェアとシステムの展開

組織は常にテクノロジーとシステムを追加、更新、または置き換えています。 これらの移行により、非効率な期間が生じる可能性があります。

新しいテクノロジーを展開したり、メジャーアップデートを実行したりするときは、サポートコンテンツでポンプを準備します。 スクリーンキャスト、ハウツー、およびその他のドキュメントを作成して、従業員が快適に過ごせるようにします。 アカウントの設定や新機能の使用方法などのトピックは、開始するのに最適な場所ですが、状況によってはさらに多くのトピックがあります。

多くの場合、テクノロジーの展開のためのサポート資料を作成することはチームの努力である可能性があり、リソースを作成するためにすでに専門家である個人を利用する必要はありません。

利害関係者のグループを集め、新しいシステムの特定の要素を学習または理解することをそれぞれに任せます。 その後、割り当てられた領域のサポート資料を作成できます。

ここで説明するような、知識共有への分散型でアクティブなアプローチが理想的です。

3. ITおよび技術サポート（社内および顧客向け）

ITおよびテクニカルサポートチームは常に圧倒されています。

内部的には、ビジネスを継続するための幅広いテクノロジーをサポートしています。

外部的には、問題をできるだけ早く解決することで、顧客が満足し、満足し続けることを保証します。

この重いワークロードを管理し、さらには軽減する方法を見つけることが重要です。 当然、知識の共有はそれを行うための理想的な方法です。

ほとんどのITおよびサポートチームは、他のチームよりも頻繁にいくつかの質問に遭遇します。 これらの質問の多くについては、簡単なビデオまたはハウツードキュメントで簡単に答えることができます。

ITチームとサポートチームに簡単な知識収集ツールを提供します。 次に、これらの一般的なサポートクエリに答えるリソースを作成して共有するための時間と励ましを提供します。

リソースが存在すると、それらを使用して関連する要求に応答し、定期的に時間を節約するショートカットを提供できます。

知識の共有に頼る2つの大きな理由

すべての組織が知識の共有を優先すべきであるという最後の理由が2つあります。

まず、今日の社会では知識の共有は当たり前のことです。 新しいスキルや知識を教えることに専念する無数のオンラインコース、YouTubeチャンネル、ソーシャルメディアアカウント。 従業員の多くは、自分の興味のあるトピックではありますが、定期的にこのエコシステムに取り組んでいます。

第二に、知識共有の利点はすぐに複雑になります。

それは会社全体の効率を助けます。 新入社員がより早くスピードアップすると、退役軍人はトレーニングや質問への回答に費やす時間が少なくなります。

さらに、従業員は、知識や情報にアクセスできることを知っていると、新しい挑戦的なことに積極的に取り組みます。 その結果、知識を共有する企業はより革新的になります。

知識共有の力は広く普及しており、簡単に始められます。 何を待っていますか？