画像やビデオでリモートコミュニケーションを変革する方法

一年前、私たちの職場のコミュニケーションはとても異なっていました。

私たちはオフィスに行きました。 対面式の会議が一般的で、すぐに誰かのオフィスに立ち寄ってチャットすることができました。「自宅で仕事をする」というのは、やむを得ず行うことでした。

今、それは私だけが家で働いているのではありません。 それは私たちの会社だけではありません。 働くことができるほとんどすべての人が家にいます。

全体の状況は、私が今他の人とコミュニケーションをとる方法を変えただけでなく、おそらく永遠に変わりました。

ありがたいことに、いくつかの変更はより良いものになるかもしれません。

そして、「在宅勤務」や「リモートコミュニケーション」を5年ぶりの高さで検索している人々にとって、他者とのコミュニケーション方法を変える必要があることは間違いありません。

このガイドでは、リモートコミュニケーションの現状と、自宅で仕事をしているときに会社が効果的にコミュニケーションをとることを妨げる一般的な誤解について説明します。

また、教育用ビデオ、スクリーンキャスト（画面のビデオ録画）、スクリーンショット、および画像をコミュニケーションに組み込むために行うことができる簡単な変更と、フルタイムのリモートワークに移行するためのベストプラクティスについても説明します。

リモート通信とは何ですか？

リモート通信は、オンラインで他の人と通信する方法です。 会議、情報、トレーニング資料はインターネット上で共有されます。 企業は仮想チームを作成します。 彼らは、共有のオフィススペースではなく、オンラインでコミュニケーションとコラボレーションを行います。

リモート通信の種類

リモート通信には、同期と非同期の2種類があります。 同期通信はリアルタイムで行われ、非同期通信ではすべての関係者が同時に参加する必要はありません。

一般的なタイプのリモート同期通信

1. ズームまたはその他のビデオ通話。
2. 電話。
3. 仮想会議。
4. SMSテキストメッセージ。
5. SlackまたはMicrosoftTeamsの会話。

一般的なタイプのリモート非同期通信

1. プロジェクト管理アプリ。
2. WikiまたはSharepointサイト。
3. 情報または教育ビデオ。
4. クイックリファレンスガイド。
5. マークアップ付きのスクリーンショット。
6. SlackまたはMicrosoftTeamsのチャット。

すべてがZoomの通話やメールである必要はありません。

この状況にアプローチする別の方法がある場合はどうなりますか？

私たちはiPhone革命にちょうど10年以上かかります。 タブレットとラップトップがデスクトップPCに取って代わり始めました。 ファックス機は古代の遺物です。 そして、ミレニアル世代は現在、米国の労働力の中で最大の世代です。

今日、平均的な人は毎日4時間以上電話に費やしており、家にいる人が増えるにつれ、全体的なスクリーン時間は長くなっています。

私たちが情報を消費し、コミュニケーションする方法は、過去10年間で根本的に変化しました。 現在、従業員の大部分が自宅で仕事をしているため、リモートで通信することの意味を再学習しています。

デジタルモノトーンから抜け出す

あまりにも多くの企業がデジタルモノトーンでコミュニケーションする習慣に陥っています。 私は確かにこの罠に陥ることを知っています-私のデジタル通信のほとんどは電子メールまたはチャットであ​​る傾向があります。

電子メールは貴重なツールですが、テキストのブロックとの通信に使用する場合は不十分です。

私たちが同僚から孤立している世界では、社内のコミュニケーションを、通常はオフィスの外でコミュニケーションするのと同じレベルに押し上げる必要があります。

やり取りの大部分をプレーンテキストの電子メールやチャットに依存するのをやめる必要があります。

誰もそのすべてのテキストを読みたくないからです。

電子メールの絶え間ない流れはしばしば従業員を氾濫させ、圧倒される可能性があります。

また、ビデオやスクリーンショットなどのビジュアルは消化しやすく、生産性とエンゲージメントを向上させるという証拠にもかかわらず、企業は他の種類のコミュニケーションよりもプレーンテキストの電子メールの使用を2倍増やす可能性があります。

そして、それは現在の労働力の大部分が自宅で働いている場合に特に当てはまります。

職場のコミュニケーションの障壁を強調するエコノミストインテリジェンスユニットからのレポートは、次のことを発見しました。

• 回答者の60％が毎日メールを使用しています。 それでも、それが非常に効果的なコミュニケーション手段であると答えたのはわずか40％でした。
• 調査回答者の44％は、コミュニケーションの障壁がプロジェクトの完了の遅延または失敗につながったと述べ、31％が士気の低さを挙げ、25％が業績目標を達成できず、18％が売上を失いました。

リモートチームのコミュニケーション方法

テクノロジーにより、あらゆる規模の企業がグローバル規模で事業を展開できます。 また、地域の労働力を採用したり、従業員がリモートで作業できるようにすることには、多くの利点があります。 また、特にさまざまなタイムゾーンや言語の壁を考慮すると、コミュニケーションの方法が複雑になります。

スタンフォードによる2年間の研究では、複雑さにもかかわらず、リモートワーカーはより多くのことを成し遂げたことがわかりました。 このリモートワーカーの生産性の向上は、毎週1日余分に仕事をすることに相当し、在宅勤務グループからの生産性が13％増加しました。

13％の生産量の増加のうち、9％はシフトごとの作業量の増加に起因し、残りの4％は自宅での気晴らしの減少によるものでした。 参加者は休憩や病欠が減っただけでなく、離職率も半減しました。

それでも、調査が終了した後、参加者の半数は自宅で仕事をやめることを選択しました。

理由？ 彼らは孤立しすぎていると感じました。

あなたは関係することができますか？

今日の現実は、ほんの数ヶ月前とは大きく異なります。 自宅で仕事をする人が増えているだけでなく、選択肢もあまりありません。 これにより、チームメンバー間の効果的なコミュニケーションにさらに重点が置かれます。

会議を設定するのは難しいです。 あなたの家の周りを走っている他の人と電話をするのはストレスがたまります。 ボディーランゲージを読み、周囲の人々と真につながることは困難です。

私たちが働くとき私たちが一緒に働く大多数の人々を物理的に見ることができない世界では、私たちは同僚とコミュニケーションするための新しい方法を見つける必要があります。

リモート通信の現状

内部通信の障害を経験するために、大量のリモートワーカーは必要ありませんでした。 多くの企業にとって、部門間のコラボレーションやマネージャーと従業員間の相互作用は、従来のオフィス設定では困難な場合があります。

同じような言葉や共通の目標を持って互いにアプローチしたとしても、ニュアンスは誤解や混乱につながる可能性があります。 さらに、多くの組織は、さまざまな部門内の対象分野の専門家から知識を得る機会を逃しています。

ビジュアルコミュニケーションが私のビジネスにとって重要なのはなぜですか？

すべてのビジネスは、規模、目標、業界、および運用の点でユニークです。 とにかく、すべての組織は、社内で知識と情報を共有することで利益を得ることができます。 これには、従業員が成功するために必要なツールを提供することや、コミュニケーションの方法を変えるための準備を適切に設定することが含まれます。

ビジュアル：効果的なコミュニケーションの鍵。

ビデオ、スクリーンショット、およびスクリーンキャストは、共有されたメッセージが視覚的に保持されるだけでなく、用途が広いため、強力です。

ビジュアルコンテンツを内部で使用できる場所と時間は複数あります。 例としては、新人研修、社内トレーニング、フィードバックの提供などがあります。

視覚的なコンテンツは、私たちの脳によってより速く処理されるため、時間の節約にもなります。 さらに重要なことは、メッセージが明確で簡潔であることを保証し、誰もが共有された一貫した体験を行えるようにすることです。

内部コミュニケーションを変革する方法の詳細に入る前に、ビジネスコミュニケーションの更新が非常に重要になった理由を分析しましょう。

最近のレポート「TheValueof Visuals」では、企業が生産性を高め、従業員の満足度を向上させる機会を逃していることがわかりました。

ビデオ、スクリーンキャスト、スクリーンショットとのコミュニケーションがビジネスにとって重要である理由：

• あなたが伝えようとしていることが明確で簡潔であることを保証します
• 誰もが共有された一貫した経験を持っています
• メッセージをより速く中継することで時間を節約します
• 情報を一度配信またはキャプチャしてから、複数回再利用および表示できるようにします

視覚的なリモートコラボレーションと知識の共有を妨げる一般的な神話

3つのよくある落とし穴は、コラボレーションや従業員が知っていることを他の人と、特にリモートで共有することを妨げています。 これらの誤解によって、ビジネスがより効率的なコミュニケーション手法を採用するのを妨げないようにしてください。

それぞれと、それらをどのように解決できるかを深く掘り下げてみましょう。

神話＃1：時間がかかりすぎる

ビデオやスクリーンキャストを作成したり、画像をマークアップしたりするのにかかる時間は、ほとんどの場合、品質の期待に関連しています。 特に、YouTubeで毎日10億時間近くの動画が視聴されている時代では、すべてのコンテンツが完璧である必要があると簡単に信じられます。

ただし、すべてのビデオに同じレベルの品質が必要なわけではありません。

完璧なサイクルに陥った場合は、一歩下がって、動画の目標と視聴者について考えてください。 これらの2つの要素は、ビデオをどの程度洗練する必要があるかを判断するのに役立ちます。

優先度が高く、価値の高いメッセージを含むコンテンツや、作成できる優先度の低いコンテンツなど、より洗練されたコンテンツを明確に示すことで、チームの信頼を高めます。

神話＃2：特別なスキルセットが必要

新しいものに切り替えると、不安を感じる人もいます。 初めてのクリエーターであることに神経質になっている場合でも、実行に不安がある場合でも、多くの人はビジュアルを作成するのがどれほど簡単かわかりません。

テクノロジーは、人々、特に若い世代のコミュニケーション方法を変えました。 Camtasia、Snagit、Video Reviewなどのビジュアルコミュニケーションソフトウェアを使用すると、テキストだけの場合よりも迅速かつ優れたメッセージを配信する高品質の画像やビデオをすばやく簡単に作成して共有できます。

この例では、ビデオを録画してVideo Reviewにアップロードし、チームの他のメンバーが情報を確認してトピックに関するフィードバックを提供できるようにしました。

これにより、6分間のビデオを作成するだけで、会議全体を置き換えることができました。

当社の製品は、コンテンツ作成の専門家ではない人でも簡単に使用できます。 概念を教え、訓練し、説明するためのデジタルコンテンツの作成には、時間がかかる可能性があることを私たちは知っています。 そして、新しいソフトウェアを学ぶことは恐ろしいことがあります。

そのため、私たちは誰でもすぐに手に取って学ぶことができる使いやすいソフトウェアの作成に注力しています。

神話＃3：どこから始めればいいのかわからない

ビジュアルコンテンツを組織に組み込むための新しい方法を見つけることは、過度に複雑または複雑である必要はありません。それは単純化することを目的としています。 ビジュアルを使用してコミュニケーションを容易にし、要点を伝えるのに役立つ方法はたくさんあります。

まず、達成しようとしていることと、ビジュアルがそれをどのように支援できるかを判断します。 次に、従業員に権限を与え、実際に実行されるように指導します。

今すぐビジュアルを使い始める6つの方法

ビジュアルがコミュニケーションを強化し、リモートで作業しているときに組織全体で一貫したメッセージを可能にする方法はいくつかあります。 各部門とチームには異なるニーズと用途がありますが、開始するのに役立ついくつかの一般的なシナリオを次に示します。

1.オンボーディングおよびトレーニングビデオ

リモートで作業する場合、新入社員をトレーニングすることは困難です。 また、最初から学ぶことがたくさんある新入社員であることも圧倒的です。

組織の標準プログラムの使用方法を示す通常のビデオを作成して、オンボーディングを容易にします。

従業員は、復習が必要なときにそれを再視聴できるようになり、電話会議のトレーニングセッションを回避することで時間を節約できます。

2.ソフトウェアの展開とトレーニング

スクリーンショットとスクリーンキャストを使用して、内部ロールアウト中に新しいプログラムまたはソフトウェアを使用する方法を従業員に示します。 チームは、よくある質問への回答を提供することもでき、スタッフに簡単で繰り返し可能な回答を作成します。

3.録画されたウェビナーとライブイベント

マーケティングチームまたは製品チームが顧客向けのウェビナーまたはライブイベントを主催している場合は、記録を内部で共有することで、すべての従業員に最新情報を知らせることができます。 それらのチームはすでにコンテンツを作成しているので、それを再利用してみてください。

TechSmithで行った最近のウェビナーの例を次に示します。

4.情報配信

情報の配信は、更新の提供、コンテキストの提供、結果の共有、または追加の背景の配信で構成される場合があります。

情報が特定の部門から提供されている場合、彼らは情報をより迅速かつ簡単に説明できる可能性があり、チームの負担を軽減します。

単純な画像でも、より大きなグループに何かを明確に説明するのに大いに役立ちます。

5.話題を盛り上げる

エネルギッシュなビデオを使用して、イベント、新しい機会、または会社のマイルストーンについてスタッフを興奮させます。 そして、これらのシナリオを中心に話題を集めるのに最適なのは、関係するチームです。

たとえば、ソーシャルメディアチームが月次レポートを作成する場合、ビデオを作成して組織の他のメンバーとニュースを共有してみませんか？

6.フィードバックを提供する

コンテンツやプロジェクトに関するフィードバックの授受は難しい場合があります。 多くの場合、チームはプロジェクトへの入力を待っています。 そして時々、そのフィードバックはテキストの段落にあり、解釈の余地があります。

ビジュアルを使用して特定のフィードバックを表示すると、メールの送受信にかかる時間を短縮でき、全員が同じページにアクセスできるようになります。 また、承認プロセスがはるかに迅速かつスムーズになります。

成功するには、小さなことから始めましょう

小さく始めることをお勧めします。

すべてのリモート従業員が最初からこのコミュニケーション方法に飛びつくわけではありません。 興奮している、またはすでに視覚的に情報を共有しているチャンピオンのカップルを見つけることから始めて、彼らがそれを成功させるために必要なツールを彼らに与えます。 人々に伝えるためのコミュニケーションガイドラインを作成することを検討することもできます。

数人の人がビデオ、スクリーンキャスト、またはスクリーンショットと通信し始めると、通常、それは他のすべての人に影響を及ぼします。

より多くの人々が見たり、関与したりするのを見るようになります。 彼らの同僚は、彼らがどのようにコンテンツを作成したかについて質問し始め、より多くの人々が視覚的にもコミュニケーションしたいと思うでしょう。 そこから、標準化されたプロセスを作成するために改善および最適化できます。

ステップ1：想定しないでください

従業員と話してください。 彼らがどのようにコミュニケーションを取りたいか、そして彼らが経験したどんな挑戦も彼らに尋ねてください。 これは、組織の特定の目標とニーズを絞り込むのに役立ちます。

ステップ2：チャンピオンを探す

過去にコミュニケーションを取りたい、または多くの知識を共有したいという希望を表明した少数の社内チャンピオンを特定します。

ステップ3：期待を設定する

ビジュアルを使用する理由の価値を従業員に伝えます。ビジュアルには何が含まれているのか、どれだけの時間を節約できるのか、ワークフローをどのように改善するのかなどです。

ステップ4：内部コミュニケーションポータルを作成する

これは、手順やテンプレートなどのすべてのツールとリソースが格納されている学習ページとして機能します。

ステップ5：新しいコミュニケーション方法を育む

会社全体にコミュニケーションの新しい方法を注入します。 月に1回、新しい画像、ビデオ、またはスクリーンキャストを作成するよう従業員に奨励することで、それを習慣にします。

それで、私は世界でこれをどのように行うつもりですか？

たぶん、あなたもこの質問をしているのでしょう。

私がリモートで働き始めてから、かなりの量が変わりました。 そして、それの多くは、私が他の人とどのようにコミュニケーションをとるかに関係しています。

私の古いコミュニケーション方法を新しい世界に押し込もうとする代わりに、私は適応しました。

同僚とのビデオ会議は、彼らがどのように行っているかを確認するためだけに行っています。 私はもうオフィスにいないので、他の人に物事のやり方を示すビデオを録画し始めました。 毎月のダッシュボードのスクリーンショットを撮り、それをチームと共有します。

コミュニケーションの新しい方法を学ぶことは難しいことではありません。 ほとんどの新しいもののように、始めるのは難しいですが、克服することは不可能な問題ではありません。 始めるには多くの方法があり、その多くはこのガイドで説明されています。

さて、それを行うのはあなた次第です。