実際に使用する Microsoft Outlook の 5 つのルール

Microsoft Outlook ルールを使用すると、メールを整理し、受信トレイを最高の状態に保つことができます。 ルールを使用すると、メールをフォルダーに移動したり、サウンドを再生したり、自動返信したりできます。 リストをいくつかの最も実用的な Outlook ルールに絞り込みました。

Outlook ルールを設定する方法

プロセスとオプションは、Outlook on Windows と Mac で若干異なります。 プロセスに慣れていない場合のために、各バージョンの新しいルール設定に移動する方法を次に示します。

関連: Microsoft Outlook でルールを作成する方法

Windows 上の Outlook

Windows 上の Outlook で、次のいずれかの方法で自動仕訳ウィザードを開きます。

• [ファイル] > [情報] に移動し、[ルールとアラートの管理] を選択します。 次に、「新しいルール」を選択します。
• 受信トレイから [ホーム] タブに移動します。 リボンの [移動] セクションで [ルール] ドロップダウン メニューを選択し、[ルールとアラートの管理] を選択します。 次に、「新しいルール」を選択します。

Mac での Outlook

Outlook on Mac で、次のいずれかの方法でルール マネージャーを開きます。

• メニュー バーの [Outlook] > [基本設定] に移動し、[ルール] を選択します。 複数のアカウントをお持ちの場合は、左側のアカウントを選択してください。 次に、ルール リストの下部にあるプラス記号をクリックします。
• 受信トレイから [ホーム] タブに移動します。 リボンの [移動] セクションで [ルール] ドロップダウン メニューを選択し、[ルールの編集] を選択します。 左側でアカウントを選択し、ルール リストの下部にあるプラス記号をクリックします。

お使いのバージョンの Outlook で新しいルール画面を開いたら、メールに対して自動的にアクションを実行するルールを作成します。

1.機密メッセージを移動する

機密、非公開、または個人用としてマークされた電子メールを受信する場合があります。 誰かの目に留まる場合に備えて、これらの種類のメッセージを受信トレイに残しておきたくない場合があります。 到着したらすぐに特定のフォルダに移動してみませんか?

関連: Microsoft Outlook で新しいフォルダーを作成する方法

Windows で機密性の高いメッセージ ルールを設定するには、空白のルール領域で [受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、[次へ] をクリックします。 [機密としてマーク] のボックスをオンにします。 下部のステップ 2 ボックスで、[感度] をクリックし、ドロップダウン リストからタイプを選択します。 次に、[OK] をクリックし、[次へ] を選択します。

「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れます。 ステップ2ボックスで、「指定」をクリックし、フォルダーを選択して、「OK」をクリックします。 「次へ」を選択します。

オプションで、例外を選択します。 次に、ルールに名前を付けて、[このルールを有効にする] チェックボックスをオンにします。 必要に応じて他のボックスのいずれかにチェックを入れ、[完了] をクリックしてルールを適用できます。

Mac で機密性の高いメッセージ ルールを作成するには、メッセージが到着したときの最初のドロップダウン リストで [機密性] を選択します。 右側のドロップダウン メニューで、タイプを選択します。

「Do The following」の下の最初のドロップダウンボックスで「Move to Folder」を選択し、右側のフォルダーを選択します。

デフォルトの名前を使用することも、必要に応じて変更することもできます。 次に、[有効] のボックスをオンにし、オプションでボックスをオンにして他のルールを適用しないようにし、[OK] をクリックしてルールを適用します。

2. 自動返信を処理する

受信トレイのスペースを占有する別の種類の電子メールは、自動返信です。 誰かが外出している場合、または会社に連絡した場合に、1 通を受け取ることがあります。 これらの返信は役に立つ場合がありますが、通常は実用的ではありません。 それらをフォルダに移動して後で表示したり、低優先度としてマークしたり、単に既読としてマークしたりすることができます。

関連: Outlook で不在時のメッセージを設定する方法

Windows では、空のルール領域で [受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、[次へ] をクリックして、自動返信ルールの設定を開始します。 自動返信のボックスにチェックを入れます。 次に、「次へ」を選択します。

実行するアクションのボックスをオンにし、該当する場合は [ステップ 2] ボックスでオプションを選択します。 たとえば、優先度が低いとマークするには、[重要度としてマークする] チェックボックスをオンにし、[重要度] をクリックして [低] を選択します。 次に、「OK」と「次へ」をクリックします。

次の領域に例外を追加し、[次​​へ] をクリックしてルールを完成させます。

Mac を使用していて、自動返信ルールが必要な場合は、メッセージが到着したときの最初のドロップダウン リストで [種類] を選択します。 右側のドロップダウン メニューで、[自動返信] を選択します。

[次の操作を行う] で、優先度をマークする、既読としてマークするなどのアクションを選択します。 [有効] ボックスがオンになっていることを確認し、[OK] をクリックしてルールを適用します。

3. 重要なメールには独特の音を鳴らす

一部のメールが他のメールよりも重要であることは誰もが知っています。 その VIP からのメッセージがいつ届くかを確認したい場合は、特定の音を鳴らすことができます。

関連: Microsoft Outlook で気になるメールのみの通知を受け取る方法

Windows では、[最新情報を入手する] 領域で [誰かからメッセージを受信したときにサウンドを再生する] を選択することで、独自のアラート ルールを取得できます。

ステップ 2 ボックスで、[People or Public Group] をクリックします。 連絡先を選択し、下部にある [差出人] をクリックして追加します。 同じサウンドが必要な追加の連絡先についても同じことを行い、終了したら [OK] を選択します。

ステップ 2 のボックスで [サウンド] をクリックし、コンピュータ上のサウンドを見つけて、[開く] を選択します。

例外を追加する場合は、[次へ] を選択して追加し、プロセスを完了します。 それ以外の場合は、単に「完了」をクリックしてください。

Mac では、この機能は現在、サーバー ルールではなく、左側のクライアント ルール リストのアカウントに対してのみ機能します。 選択して、右側のプラス記号をクリックします。

最初のドロップダウン リストで [差出人] を選択し、次のドロップダウン リストでオプションを選択し、右側に連絡先を追加して終了します。

Do the followingの下で、「Play Sound」を選択し、その後のドロップダウンボックスでサウンドを選択します。

[有効] のボックスをオンにし、必要に応じて他のルールを適用しないボックスをオンにして、[OK] をクリックします。

4. カスタム アラート メッセージを表示する

特定の音を聞く代わりに、特定の電子メールに固有のメッセージを表示するというアイデアが気に入った場合は、代わりにこのルールを設定できます。 次に、アラート ウィンドウに表示するテキストを選択します。

関連: Outlook で特定の電子メールのアラート メッセージをカスタマイズする方法

Windows の Outlook でカスタム アラート メッセージを作成するには、[最新の状態に保つ] 領域で [新しいアイテムのアラート ウィンドウに他のユーザーからのメールを表示する] を選択します。

ステップ 2 のボックスで [People or Public Group] をクリックします。 連絡先を選択し、下部にある [差出人] をクリックして追加します。 同じアラートが必要な他の連絡先を追加し、終了したら [OK] を選択します。

[ステップ 2] ボックスで [特定のメッセージ] をクリックし、表示されるボックスにテキストを追加して、[OK] を選択します。

例外を追加する場合は、[次へ] を選択して追加し、プロセスを完了します。 それ以外の場合は、単に「完了」をクリックしてください。

Outlook for Mac では、サウンドの再生機能と同様に、カスタム アラート メッセージは現在、クライアント ルール リストのアカウントに対して機能します。 選択して、右側のプラス記号をクリックします。

最初のドロップダウン リストで [差出人] を選択し、次のドロップダウン リストでオプションを選択し、右側に連絡先を追加して終了します。

[次を実行] で [ダイアログを表示] を選択し、[メッセージを表示] をクリックします。 メッセージを入力し、[OK] をクリックします。

[有効] のボックスをオンにし、必要に応じて他のルールを適用しないようにボックスをオンにして、[OK] をクリックします。

5. テンプレートによる自動返信

自動返信を受け取るのとは反対に、自分で返信を送りたいと思うかもしれません。 Outlook でテンプレートを設定し、受信した特定のメッセージに自動的に返信できます。

注:執筆時点では、このルールは Windows 上の Outlook でのみ使用できます。

関連: Microsoft Outlook で電子メール テンプレートを作成して使用する方法

返信テンプレートを設定するには、空白のルール領域で [受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、[次へ] をクリックします。

使用する条件のチェックボックスをオンにします。 複数選択できます。 これは、件名または特定の電子メール アカウントの特定の単語である可能性があります。 条件をマークした後、必要に応じて [ステップ 2] ボックスのリンクを使用して変数を選択します。 「次へ」をクリックします。

特定のテンプレートを使用して返信するオプションをマークします。 次に、[ステップ 2] ボックスの [特定のテンプレート] をクリックします。

上部のドロップダウンを使用して、テンプレートの場所を選択します。 テンプレートを選択し、「開く」を選択します。

[次へ] をクリックし、必要な例外を追加して、もう一度 [次へ] をクリックします。 ルールの残りの部分を完了し、[完了] を選択します。

これらの Outlook ルールを使用すると、プロのように受信トレイを管理できます。 詳細については、Outlook で自動 BCC のルールを使用する方法をご覧ください。