作業時間を適切に整理する方法は？

公開: 2020-02-26

時間は成功の秘訣です。なぜあなたはいつもすべてを成し遂げることに失敗するのか疑問に思うかもしれませんが、あなたが知っている誰かが苦労せずに同じタスクで優れているようです。答えは時間管理にあります。作業時間を適切に整理する方法を学ぶと、より多くのことを達成しながら、より少ない作業で済みます。

あなたのことはわかりませんが、ほとんどの人は長時間働いて、具体的な結果がないことに気づきます。私たちは皆、さまざまなタスクを実行するために1日24時間ありますが、規律と優先順位がなければ、他のほとんどの人と同じようになります。

そのため、時間を管理し、タスクを実行するためのさまざまな方法を検討するこの手の込んだ投稿をお届けします。

リモートワーカーはどのように仕事の日を整理できますか？

時間管理

時間は、起業家と従業員の両方にとって、自宅で仕事をしている場合でも、チームで仕事をしている場合でも、一人で仕事をしている場合でも、共有オフィスで仕事をしている場合でも、大きな資産です。問題は、組織が不足しているときに発生します。ほとんどの人が犯すよくある間違いは、明確な計画を立てずに目を覚まして働き始めることです。タスクを体系的に実行できるように、1日をモデル化する必要があります。

あなたが最も生産的である時間を見つけてください。午後や夕方にうまく機能するものもあれば、朝に過給されるものもあります。リモートワーカーとして、独自のスケジュールを自由に設計できます。とは言うものの、就業日ルーチンを作成することとそれに固執することは2つの異なることです。自分に合ったスケジュールを設計し、生産性を高めるには、実践、コミットメント、および規律が必要です。

今すぐ実装を開始できる時間管理スキルを次に示します。

あなたの仕事をチャンクに分割してください-あなたの脳はスーパーコンピューターかもしれませんが、あなたは人間でもあり、それを酷使することは逆効果です。あなたの脳の効果は最初の45分間でピークに達し、その後劇的に低下し始めます。したがって、生産性を高めるには、45分ごとに10〜20分の休憩を取って、心が回復できるようにします。
時間制限なしで作業しないでください–ラップトップで作業を開始する前に、作業時間を設定する必要があります。これには、その日に処理する予定の各タスクの制限時間を設定することが含まれます。一日の始まりと終わりを知ることで、時間を管理しやすくする仕事のリズムが生まれます。毎日の仕事のスケジュールを変更すると、この仕事のリズムが狂います。作業制限の設定は、最初は気が遠くなるように思えるかもしれません。それにもかかわらず、それが習慣に発展した場合、あなたはあなたがどれほど効果的になるかに驚くでしょう。
電話に出たり、プロジェクトに取り組んだり、家事やその他の仕事関連または仕事以外の活動を行ったりするまで、あなたが行うすべてのことに費やした時間を記録します。このようにして、各タスクに費やす時間を明確に把握できるため、より良い日々の計画を立てることができます。さらに、非生産的な活動にどれだけの時間を費やしているかを確認し、その時間を短縮して1日のより生産的な部分に集中できるようにする方法を見つけます。
中断のための時間を確保することを忘れないでください。これにより、プロジェクトの作業に費やすことができた貴重な時間を無駄にしているように感じることなく、作業以外のすべての作業を行うことができます。

組織する

適切な組織がなければ、効果的な時間管理を実現することはできません。この文脈では、組織という用語は、1日の整理と作業環境の整理という2つのことを表します。

まず、1日、1週間、または1か月で達成したい目標を設定する必要があります。毎日の目標を達成したい場合は、目覚めたときに最初の30分で1日の計画を立ててください。次に、長期的な目標と短期的な目標を区別するために、これらの目標を整理する必要があります。プロジェクトをマイルストーンに分解すると言ったときのことを覚えていますか？目標を整理すると、それを達成するのに役立ちます。設定された目標を目の前にすると、先延ばしになる可能性を最小限に抑え、生産性を向上させることができます。

一方、あなたの職場環境はあなたがほとんどの時間を過ごす場所であるため、可能な限り快適である必要があります。すべての人のニーズは独特であり、それはすべて好みに依存します。バックグラウンドミュージックでうまく機能するものもあれば、完全な無音を好むものもあります。ただし、変わらないことの1つは、ワークスペースの整理が時間管理に直接影響を与える可能性があるという事実です。

毎日または毎週のビデオハングアウト中に雇用主が目にするものは、あなたがどれほど組織的で献身的であるかについて多くを語っています。できれば、快適な椅子と机を備えたホームオフィスを設置して作業を行い、家の残りの部分を好きなように暮らせる場所にします。さらに重要なことは、生産的なことに集中できるように、職場を整理して整理しておくことです。

タイムトラッキングソフトウェアを使用する

ほとんどの人は、オフィスに出入りするときにアクセスカードを使用したことがあるでしょう。それはあなたが仕事をしたか、オフィスビルを去ったと報告した時間を示しています。また、1日の間にオフィスビルを離れた回数もカウントされます。この情報を使用して、あなたの動きを監視することができます。あなたの活動が仕事に関連していない場合は、説明が必要です。

これは、Traqqのようなタイムトラッカーが機能するのと同じ方法です。彼らはあなたが目の前の仕事に集中し続けるのを助け、あなたが規定された時間内にあなたの目標を達成するようにあなたをやる気にさせます。従業員監視ソフトウェアの重要な機能の1つは、生産性メトリックを追跡することです。管理者はタイムシートレポートを使用してワークフローを確認し、リモートワーカーの妥当な期限を策定できます。

タイムトラッキングアプリケーションは、従業員がタスクに優先順位を付け、自分のスケジュール内で作業するのにも役立ちます。時間追跡ソフトウェアを使用すると、より良い時間管理につながり、両方の当事者が利益を得ることになります。

メールをチェックして電話に出る時間をスケジュールする

一定の時間帯、たとえば午前6時から午後3時頃まで忙しいことを人々に知らせて、電話、メール、テキストメッセージが頻繁に届かないようにします。同様に、絶対に緊急で必要な場合を除いて、誰かがあなたを必要とするときはいつでも利用できるようにしないでください。一部の電話やメールは、自由に応答できるようになるまで待つことができます。

タイムトラッキングソフトウェアの選び方

リモートワーカーとして、時間管理に関しては、時間追跡ソフトウェアほど簡単に作業できるものはないことを知っておく必要があります。これは、成功したい個人、企業、または組織にとって不可欠な生産性ツールになりました。

しかし、非常に多くのタイムトラッカーがあるので、どのようにして最良のものを選択しますか？考慮すべき最も重要なことは次のとおりです。

タイムトラッキング–これはタイムトラッキングアプリが持つ明らかな機能です。ビジネスに適したものに応じて、自動または手動のタイムトラッカーから選択します。
プロジェクト管理–この機能は、サービスや製品ではなくプロジェクトの完了によってビジネスを推進している人に役立ちます。
従業員のタイムシート–タスクに費やした時間をリアルタイムで記録できるタイムトラッカーが必要です。時間エントリには、作業を開始したときと停止したときが表示されます。このデータは、支払いを要求するとき、または対処する必要のある弱点を特定するのに役立ちます。これは、マネージャーが従業員の業績を監視するためにも使用できます。
アラートと通知–ほとんどのタイムトラッキングアプリには、何らかの形式のアラートシステムがあります。特定のニーズに一致するものを選択してください。
請求–請求システムが必要ですか？その場合は、必ず最も理想的なタイムトラッキングソリューションを探してください。
使用するデバイスの種類–ほとんどの時間をオフィスで過ごすのか、それとも外出先で過ごすのか。一部のアプリはAndroidまたはiOS用に設計されていますが、他のアプリはWindowsまたはmacOS用に設計されています。

他にも注意が必要な要素は次のとおりです。

使いやすさ
バジェット
技術サポート
オフラインでの可用性
他のアプリケーションにデータをエクスポートする機能

Traqqとは何ですか？

Traqqは、タスクやアクティビティを監視および追跡し、作業時間数を記録できるようにする多数の便利な機能を組み合わせたリアルタイム追跡アプリです。リモートワーカーのチームを管理している場合、Traqqは、従業員のタイムシートを使用して各ワーカーの生産性を監視するのに役立ちます。最後に、完了までに最も時間がかかるプロジェクトと一般的なワークフローを特定して、適切な調整を行うことができます。

このような信頼性が高く効率的なタスク追跡ソフトウェアを使用すると、タスクの監視に時間を費やす必要がありません。さらに、分析用に週次および月次のレポートを生成できます。