リモートチームの生産性を高めるための1つの簡単な秘密

公開: 2022-04-07

在宅勤務は数年前からありますが、誰もがこの新しいトレンドを両手を広げて受けたわけではありません。雇用主は、リモートチームが実際に作業に時間を費やしているかどうか疑問に思って、不信感の懸念を提起しました。

しかし、時間を追跡し始めると、彼らは仕事の証拠を見ることができました。時間追跡ソフトウェアは、従業員の労働時間を記録するだけでなく、戦略的な意思決定に役立つデータも提供しました。

タイムトラッキングソフトウェア市場は成長を続けており、2021年から2028年の予測期間に20.40パーセントのCAGRに達すると予想されています。

では、タイムトラッキングは、リモートチームの生産性を高め、会社のパフォーマンスを向上させるにはどうすればよいでしょうか。それはすべてあなたがそれをどのように実装するかに依存します。それがこの記事で取り上げる内容です。また、リモートチームのタイムトラッキングの利点も共有します。

リモートチームのタイムトラッキングを実装するための5つの実用的な方法

従業員が時間追跡を一種の抑制として認識しないことが最も重要です。自宅で仕事をすることの利点の1つは、それが提供する柔軟性です。それを取り除くと、チームの士気が低下します。生産性の向上を見たい場合は、チームのサポートが必要です。

以下は、従業員の信頼を犠牲にすることなく、リモートチームの時間を追跡するためのいくつかの効果的な方法です。

あなたの意図を説明してください

タイムトラッキングは、会社が物事を常に把握する絶好の機会を提供します。しかし、それはあなたが注意深くアプローチする必要がある領域です。タイムトラッキングソフトウェアを導入して実行させるだけではありません。

実装プロセスをより賢くし、最初からチームの賛同を得る必要があります。タイムトラッキングを実装している理由、会社にとっての重要性、およびその仕組みを説明してください。

彼らのために何が含まれているのかを言及することを忘れないでください。従業員は、新しいテクノロジーが個人的および職業的な生活にプラスの影響を与えることを知って、新しいテクノロジーをよりよく受け入れるようになります。

追跡時間が意味しないことを説明する

一部の従業員は、タイムトラッキングがプライバシーと職業上の尊厳を損なう可能性があると感じるでしょう。それらについて収集された情報がどのように使用されるかについて、あなたはきれいにならなければなりません。

タイムトラッキングは有用なベンチマークを提供するためのものであり、作業を評価するための単一のソースとして使用されることはないことを従業員に説明します。あなたはそれがマイクロマネジメントのデジタル形式として機能しないことを強調する必要があります。

あなたが彼らをスパイしていないことをあなたの従業員に保証してください。代わりに、作業プロセスの潜在的なショートカットを明らかにし、より良い作業環境を作成したいと考えています。

タイムトラッキングの期待、ルール、要件を明確に説明することを忘れないでください。

タイムトラッキングプロセスを簡単に構成する

チームの全員がソフトウェアの使用方法を知っている必要があります。そうすれば、時間をより正確に記録できます。そうでなければ、タイムトラッキングは別の負担になります。

プロセスを簡単にするには：

長くて複雑な学習曲線を必要としない出勤出勤アプリを選択してください。初期設定は簡単で、さらに簡単に使用できる必要があります。彼らがする必要があるのはタイマーをオンにすることだけで、アプリは自動的にすべてのデータを記録します。
労働時間を記録するための手順を明確に概説し、すべての仕事関連の活動を追跡することを義務付けます。ハーバードビジネスレビューで引用されたAffinityLiveによるある調査では、アメリカ経済は生産性において毎日5,900万時間を失っていることを明らかにしました。これは主に、労働者がすべての活動を追跡しているわけではないためです。
試乗してください。チームにタイムトラッキングソフトウェアを少なくとも1か月間テストさせて、それがどのように機能するかを感じてもらいます。開始日と終了日を設定し、その後のフィードバックのためにチームとの回顧展をスケジュールします。

従業員がタイムトラッキングシステムの使用法を学ぶと、より自信を持って使用できるようになります。次に、レポート、請求、および給与計算が簡単になります。

フィードバックを求めて調整する

採用前の段階では、いくつかの問題、懸念、間違いが発生する可能性があります。パイロットプログラムを実行した後、リモートチームからフィードバックを収集して、実装手法の潜在的な欠陥を特定します。

これにより、プロセスの改善に向けて協力することができます。チームの参加は、モチベーションとエンゲージメントを高めるのに大いに役立ちます。

例によるリード

あなたが模範を示しれば、従業員は彼らの労働時間を追跡するように動機づけられます。だから、あなた自身の時間を追跡し始めて、あなたの結果を彼らと共有してください。信頼性の高い時間追跡アプリは、従業員と簡単に共有できる詳細なレポートを提供する必要があります。

情報を確認し、データを一緒に解釈します。これにより、作業時間の監視を開始するように促されます。

タイムトラッキングソフトウェアの選び方

まず第一に、タイムトラッカーに必要な機能を検討してください。これは、業種や従業員数などの要因によって異なります。最高の従業員監視ソフトウェアは以下を提供する必要があります。

生産性の追跡。従業員の活動レベル、使用しているアプリやWebサイト、およびオプションのスクリーンショットを表示して、作業の証拠を提供する機能。
時間を追跡する複数の方法。タイマーの開始と停止に加えて、手動で時間エントリを追加する機能が必要です。
自動化されたタイムシートとレポート。リモートチームの生産性だけでなく、ビジネス全体の生産性を向上させるために時間を追跡しています。タイムシートとタイムレポートは、分析のためのリアルタイムデータを提供し、クライアントや上司と共有します。高度なプログラムを使用すると、レポートをフィルタリングして定期的に生成できます。
請求。請求を自動化するタイムトラッカーを選択してください。一部のツールを使用すると、毎週または毎月特定の日時にレポートを送信するようにスケジュールできます。

機能とは別に、考慮すべき他の事項があります。

必要なプログラムは、無料のデモ、チュートリアル、ガイド、および役立つヒントを提供する必要があります。これにより、オンボーディングプロセスがシームレスになります。また、カスタマーサポート、チャットと電話のサポート、およびFAQページも確認してください。

タイムトラッカーについて他の人が言っていることを調べてください。顧客は、CapterraやG2などのプラットフォームを使用して、製品に関するレビューを送信します。モバイルアプリをお持ちの場合は、GooglePlayストアとAppleストアのレビューをお読みください。

もう1つの重要な要素は、タイムトラッキングソリューションのコストです。有料または無料の時間追跡アプリを選択しますか？無料プランと無料トライアルはありますか？アップグレードにはいくらかかりますか？支払いプロセスは簡単ですか？大規模なチームがある場合、カスタム価格を提供していますか？

すべてを考慮すると、予算に合ったツールを選ぶことをお勧めします。

リモートチームの時間を追跡する利点

先に述べたように、従業員がタイムトラッキングからどのように利益を得るかを明確にする必要があります。正確な計時の主な利点のいくつかを次に示します。

データ収集を自動化し、精度を高めます。データが自動的に処理されると、正確な計算が保証されます。これは、請求と給与の処理に不可欠です。エラーが回避され、会計士がデータの処理に費やす時間が短縮されます。
雇用主と従業員の間の信頼の向上。雇用主は、どのプロジェクトが取り組んでいるかを常に知っています。この可視性は、従業員が頻繁に報告する必要がないことを意味します。
生産性を向上させる方法を測定して見つけます。タイムトラッキングは、時間がどのように費やされているかについての概要を提供するので、あなたはあなたの仕事の習慣から学ぶことができます。これは、管理可能で現実的なタイムラインを計画するのに役立ちます。
より良いプロジェクト計画と見積もり。プロジェクトに費やされた時間を測定することで、将来、より良いプロジェクト見積もりを作成できます。タイムトラッキングデータは、作業を分散して期限を設定する際の参照ポイントとして機能します。
時間の使用法のより良い理解。記録された労働時間を正確に記録することで、会社の時間がどのように費やされているかをより明確に把握できます。時間の無駄な活動が多すぎませんか？従業員は時間内に出勤および退勤していますか？どのプロジェクトの納期を逃しましたか？

管理者が生産性を追跡し、リモートワーカーの有効性をよりよく理解できるようにするだけでなく、時間の追跡には別の重要な役割があります。それは、従業員がより良いワークライフバランスを享受できるようにするためです。

Nature Human Behaviorの最近の調査によると、リモートの従業員は毎週10％長くログに記録されていました。これは、毎週40時間働く人にとっては週に4時間の追加時間に相当します。この心配な傾向は、燃え尽き症候群、倦怠感、離職率の増加につながる可能性があります。

タイムトラッキングは過労のケースを強調するので、それらに対処し、従業員の幸福を促進することができます。

結論

タイムトラッキングは、特にリモートチームを管理する場合に、効果的なビジネスオペレーションを促進し、効率的な作業プロセスをサポートするために不可欠です。ただし、この手法は、透明性と適切な実装がある場合にのみ機能します。

ポジティブな結果とパフォーマンスと生産性の向上を見たい場合は、最初に従業員の信頼を得ることが不可欠です。