情報過多は現実です: これを管理する方法は次のとおりです

職場での電子メール、メッセージ、会議に圧倒されて、どこから始めればよいのかわかりませんか? 情報過多に陥っている可能性があります。

あなただけではありません！ 職場のコミュニケーションに関する TechSmith の最近の調査によると、労働者の半数が職場で処理するコミュニケーションの量が生産性を損なうと感じています。

職場での絶え間ないコミュニケーションは、決断疲れ、燃え尽き症候群、圧倒感などの問題を引き起こす可能性があります。

このブログでは、情報過多が起こる理由とその影響、そして最も重要なこととして、情報過多を回避する方法について説明します。

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情報過多とは何ですか?

まず、情報過多を定義しましょう。 「情報過多」という用語は、過剰な量の情報が一度に提示されることで圧倒される感覚を指します。 この状態では、一度に処理すべきことが多すぎるため、意思決定やタスクの優先順位付けが困難になることがよくあります。

バートラム・グロスという政治学の教授が最初にこの用語を作った人です。 それでも、情報過多の概念は、作家で未来学者のアルビン・トフラーによって 1970 年に著書『Future Shock』で広められました。

残念なことに、今日の情報過多は現代の職場では一般的であり、デジタル技術により記録的なペースでメッセージの送受信が容易になりました。

企業がリモートワークやハイブリッドワークなどのより柔軟な取り決めを採用するにつれて、デジタルコミュニケーションチャネルへの依存は高まるばかりであり、より良い情報管理方法を見つけることがこれまで以上に重要になっています。

情報過多の原因

テクノロジーが確かに役割を果たしていますが、現代の職場ではさまざまな理由から情報過多が頻繁に発生しています。

デジタルコミュニケーションツールの増加

電子メール、インスタント メッセージング アプリ、プロジェクト管理、ビデオ会議などのツールを使用すると、仕事での共同作業が容易になりますが、使いすぎると大量のメッセージや通知が発生する可能性があります。

職場での会議、電子メール、チャット スレッドを通じて受け取る情報が多ければ多いほど、圧倒されてしまう可能性が高くなります。 終わりのないメッセージの海を分類して、どの情報が実際に仕事に不可欠であるかを判断することは、時間と精神的な負担の両方がかかる場合があります。

各ツールは情報の流れとともに私たちの注意を必要とし、情報過多の原因となります。

不明確なコミュニケーション

メッセージがあいまいまたはあいまいな場合、多くの場合、情報を繰り返したり、説明を追加したりする必要があります。 そのため、同じ基本メッセージを異なる形式で送信する必要があります。

Web サイトの再デザインに取り組んでおり、デザイナーにボタンの色を黄色からオレンジに変更して、変更を求めるメールを送信してもらいたいとします。 ただし、ページには複数のボタンがあるため、デザイナーは説明を求める応答を返します。 次に、使用するオレンジの色合いなどについての質問があります。

元のメッセージが明確でない場合、単純なリクエストでも際限なくやり取りが繰り返される可能性があります。 TechSmith の調査によると、従業員の 74% が職場で同じことを繰り返したり、情報を明確にしたりする必要があり、67% が不明瞭なコミュニケーションによる誤解を経験していることがわかりました。

フィルタリングされていないデータと情報

デジタル時代では、組織は売上高、顧客からのフィードバック、パフォーマンス指標などの大量のデータにアクセスできます。

この膨大な量のデータを精査して、関連性があり実用的な洞察を見つけるのは、特に情報を有意義に整理するための適切なスキルやツールが不足している場合には、大変な作業になる可能性があります。

そのため、データの関連性やデータの効果的な使用方法を理解することが困難になり、従業員が圧倒されたり、情報麻痺に陥ったりする可能性があります。

情報過多の影響

絶え間ない情報の流れを扱うことには、重大な欠点がある可能性があります。 個人が圧倒されてしまうだけでなく、職場の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。 情報過多の影響には次のようなものがあります。

集中力と集中力の低下

人間の脳の帯域幅は限られています。 負荷がかかりすぎると、集中するのが難しくなります。 1 つのタスクに完全に取り組むことなく、常にタスク間を切り替えていることに気づくかもしれません。これはコンテキスト切り替えとして知られる現象です。

通知や電子メールが絶え間なく送られてくるため、深い思考が必要なタスクに集中することが難しくなり、仕事の品質と効率が低下します。

コミュニケーションの中断

コミュニケーションが増えれば従業員の情報も増えると思いますよね? TechSmith が従業員を対象にコミュニケーションの習慣について調査したところ、対応するコミュニケーションの量に圧倒されていると報告した人が多いほど、誤解を経験したり、情報を繰り返し言わなければならなくなる可能性が高いことがわかりました。

情報量が多すぎてついていけないとき、私たちは読まずに流し読みしてしまい、重要な詳細を見落としてしまう可能性があります。 これにより、誤解が生じたり、コミュニケーション不足から生じる問題を明確にしたり修正したりするのに時間が浪費される可能性があります。

決断疲れ

あまりにも多くの選択肢や矛盾する情報が提示されると、情報が麻痺してしまいます。 基本的に、私たちは選択肢に圧倒されすぎて、間違った選択をするのではないかという恐怖によってプロセスが完全に停滞してしまいます。

シリアルのようなものを探しているのに、選択肢が多すぎるとき、食料品店でどのように感じられるかを考えてみましょう。 ラベルを読むのに数分かかる場合があります。 突然、すべての選択肢がぼやけて、シリアルをまったく食べずに空のバスケットを持って通路を出ます。

ワークライフバランスの欠如

正直に言います。未読の Slack メッセージが 15 件ほどあり、ストレスを感じています。 私たちは、勤務中に寄せられるすべての情報を読み、応答し、管理する必要があるというプレッシャーを感じています。 大切なものを失うのではないかという恐怖は現実のものです。

「常に稼働している」という感覚により、私生活に仕事が入り込み、ストレスや燃え尽き症候群につながる可能性があります。 燃え尽き症候群は仕事の生産性やエンゲージメントを損なう可能性がありますが、健康にも影響を与える可能性があります。

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情報過多を管理するための戦略

情報過多に対処するよりも圧倒されると感じる唯一のことは、情報過多を防ぐことかもしれません。 ここで重要なのは、情報過多を回避し、職場での生活を改善するために、今すぐ実行できる小さなステップがあるということです。

優先順位を設定する

すべての情報が直ちに注意や対応を必要とするわけではありません。 重要なことに集中すると、常にすべてに対応する負担を軽減できます。

すべてに当てはまる万能のアプローチはありませんが、アイゼンハワー マトリックスは一般的な時間管理アプローチです。 基本的に、タスクを 4 つのボックスに分割します。最初に実行するタスク、後でスケジュールするタスク、委任するタスク、および削除するタスクです。

この方法を応用すると、職場でのコミュニケーションを扱う際に迅速かつ効果的な意思決定を行うことができます。 電子メール、メッセージング アプリ、またはその他の受信トレイを確認するときは、メッセージを 4 つのカテゴリに分類してください。

1. 緊急かつ重要:これらのメッセージは直ちに対応する必要があり、一刻を争う決定や緊急の問題など、現在の作業プロジェクトにとって重要です。 これらの連絡にはできるだけ早く応答してください。
2. 重要だが緊急ではない:フィードバックや緊急ではない更新のリクエストなど、重要ではあるがすぐに応答する必要がないメッセージ。 カレンダーの毎日または毎週のブロックなど、応答する特定の時間をスケジュールします。
3. 緊急だが重要ではない:これらのメッセージは緊急に見えるかもしれませんが、あなたの仕事には直接関係ありません。 多くの場合、これらはチームの誰かがより適切に対処できるリクエストや質問である可能性があります。 可能な限り、これらのメッセージを適切な人に委任してください。
4. 緊急でも重要でもない:スパム、一方的な営業メール、情報ニュースレターなど、これらのメッセージは緊急でも重要でもありません。 これらのコミュニケーションを削除または購読解除すると、受信トレイ内の混乱を軽減できます。

テクノロジーを賢く活用する

職場でのコラボレーションやコミュニケーションに使用するツールは情報過多を引き起こす可能性がありますが、それを防ぐために活用することもできます。

フィルターとルールを作成する

電子メール プラットフォームを使用すると、ユーザーはフィルター/ルールを作成して、送信者、件名、キーワードに基づいて受信メッセージをフォルダーに分類できます。 この機能を利用すると、メッセージの選別にかかる時間を短縮できます。

通知設定をカスタマイズする

重要なメッセージやメンションのみを通知するようにアプリの通知をカスタマイズすることで、気が散るのを減らします。 これにより、すぐに注意を払う必要のない進行中のディスカッションから気が散るのを最小限に抑えることができます。 その後、週の勤務期間中に専用のブロックをスケジュールして、緊急性の低いメッセージを処理することができます。

ビジュアルを使用してコミュニケーションを明確にします

ビジュアルは複雑な情報を素早く伝えることができるため、メッセージを送受信する人の時間を節約できます。 仕事でビジュアルコミュニケーションの力を活用するために、プロのグラフィックデザイナーである必要はありません。 Snagit などの画面キャプチャおよび録画ツールを使用すると、誰でも簡単にスクリーンショットやビデオを撮り、コンテキストを追加してリンクで共有できます。

明確で実用的なフィードバックを提供する

画面に表示されている内容と行う必要がある変更を正確に示すことができれば、フィードバックはより簡単に理解できます。 ラッコが朝食に何を食べるかについての段落のスライド 13 にあることをテキストだけで説明しようとするよりも、スライドデッキのスクリーンショットを撮って、見つけたタイプミスに矢印を向けるほうがずっと早いです。

プロセスをデモンストレーションする

プロセスやワークフローを説明するとき、会議をスケジュールしたり、長い指示を書いたりする必要がなく、ビデオ メッセージで実際のプロセスの各ステップを表示できます。 ビデオを見て怖がらないようにしてください。 Zoom 会議中と同じように、画面を録画して手順を表示することで、簡単なビデオ メッセージを作成できます。

Snagit を使用すると、記録中に画面に矢印とステップ番号を追加して、プロセスを明確にすることができます。 さらに良いのは、その人が復習が必要なときに、必要に応じて 1 日を中断することなくビデオを再視聴できることです。

結論

職場でメッセージを送信することがこれまで以上に簡単になっているため、情報の共有方法についてより慎重になる必要があります。 画像やビデオなどのビジュアルを使用すると、メッセージを明確に伝えることができ、不要なやり取りを減らすことができます。

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