視聴者の興味を引く効果的なハウツー ガイドを作成する

同僚があなたの助けを求めて中断する頻度はどのくらいですか?

労働者の 46% が 1 日に 6 回以上中断を受けていることをご存知ですか? 職場の柔軟性に関する私たちの調査では、これらの従業員は生産性の低下またはストレスの増加を報告しました。

ちょっとした文書化で全員の生活の質を向上させます。ステップバイステップのハウツー手順を快適かつ自信を持って作成するために必要なすべてがここにあります。

手順、説明、方法を共有する機会はどこにでもあります。

• 新しいプロセスについてチームメンバーをトレーニングしていますか?
• 顧客を商用製品またはサービスに導入しますか?
• 新しい人事ソフトウェアへのオープン登録を促進しますか?
• コーヒー粉を空にする方法を教えてください。
• 顧客の知識ベースに貢献しますか?

ハウツーガイドの作り方を学びましょう。

繰り返しの質問はやめてください

Snagit を使用して明確なビデオとガイドを作成すると、タスクの説明は 1 回だけで済みます。

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段階的な説明は社内ナレッジ ベースの一部です

クイック チュートリアルは、特定のタスクを完了するための段階的なガイドです。

• 明確 – 読者は手順に従うことができる必要があります。多くの場合、これはテキストと写真やビデオを組み合わせるということを意味します。
• 魅力的 – 読者の注意を引き付け、時間を節約できるようにガイドを構成します。
• 関連情報 – 読者がなぜそれが価値があるのか​​を理解するのに役立つコンテキストと使用例を提供します。

ナレッジベースの他の重要な部分が異なります

• トレーニング マニュアル – 詳細なトレーニングや認定コースを置き換えようとしないでください。
• リファレンス ガイド – 視聴者が達成できる 1 つの特定の目標に焦点を当てます。
• ユーザー マニュアル – すべてのエッジケース シナリオではなく、いくつかのヒント、注意事項、または知っておくとよい情報を含めます。
• ブログ投稿 – 顧客向けのマーケティング戦略とマーケティング キャンペーンのコンテンツを簡素化します。または、購入の意思決定に役立つケーススタディや箇条書きリストに置き換えます。

ステップ 1: 対象ユーザーの問題点を理解する

「二度測って、一度切る。」顧客エクスペリエンスを確保するには、事前に余分な時間を費やす価値があります。

彼らの問題点を特定する

始める前に、対象読者、その目標、ガイドで対処すべき問題点や知識のギャップを特定してください。次のような場合に役立つ場合があります。

• アンケートの実施
• オンラインフォーラムを熟読する
• 顧客からのフィードバックを求める

聴衆のスキル レベルと視点に合わせてガイドを調整する

また、このトピックに対する読者の快適さを知りたいと思うでしょう。聴衆が異なれば、スキルレベルも異なります。 優れたハウツー ガイドは、初心者でも専門家でも、対象読者の技術的能力に適しています。

検索用語を確認し、既存のトレーニングや教材に関するフィードバックを確認します。カスタマー エクスペリエンスについての洞察については、カスタマー サポート チームにお問い合わせください。視聴者がインターネット検索などで使用するキーワードを理解します。彼らは、トピック、問題、または混乱点を説明するためにどのような言葉を使用していますか?

ステップ 2: ガイドを構成する

「1-2-3 のように簡単」 – ステップバイステップの番号付きリストと箇条書きを作成します

当然のことながら、番号付きリストは、びっしりと詰まったテキストの壁よりも理解しやすいものです。ガイドを個別のステップまたは管理可能なチャンクに分割します。

聴衆はガイドとタスクの間を行ったり来たりしながら読み進める可能性があることに注意してください。ステップに番号や文字を付けると、聴衆が理解できるようになります。

文章の壁？次！

Snagit を使用すると、ビジュアルを使用してより効果的にコミュニケーションすることが簡単になります。

もっと詳しく知る

ガイド テンプレートに従ってください

組織が複数のガイドまたはシリーズを作成する場合は、ガイド テンプレートの使用を検討してください。同じテンプレートから作成された一貫したガイドは、読者が何を期待するかを知るのに役立ちます。また、組織内の他の人にとって、指示の作成やガイドの作成がはるかに迅速かつ簡単になります。

たとえば、以下を識別するための導入部分をテンプレートに含めることを検討してください。

• ガイドの対象読者。
• ガイドの目標、または読者が達成を期待できるもの。
• プロセスを完了するために必要なソフトウェア、ツール、またはリソース。
• 読者が問題に遭遇した場合の連絡先情報またはヘルプリソース。

テンプレート内の結論を検討してください。

• このガイドの目的または目標を要約すると、読者は今何ができるようになるべきですか?
• シリーズの次のステップまたは後続ガイド
• 連絡先情報またはヘルプリソース

Snagit の既製のプロがデザインしたテンプレートを必ずチェックしてください。 1 ページに 2 ～ 6 のステップを収めるように設計された「ステップ」テンプレートのカテゴリもあります。これらのテンプレートを変更して、必要に応じてさらに多くのページに追加のステップを追加することもできます。

ステップ 3: ステップバイステップの説明を書く

明確で簡潔な手順を作成する

さあ、書く時間です！

自分の記憶力に頼るのではなく（確かに記憶力は低いですが）、まず自分でタスクを実行し、各ステップをメモしながら進めます。特に定期的に行う馴染みのあるタスクでは、新規ユーザーにとって潜在的な障害を観察することが重要です。

ガイドで使用されている言語と用語が、ユーザーの画面に表示される内容と一致していることを確認してください。

気をつけて！自分が見ているものと視聴者が見ているものと異なる点があるかどうか、またはステップが異なる可能性がある点がないか自問してください。たとえば、読者が別のソフトウェア バージョン、オペレーティング システム、またはブラウザを使用している可能性はありますか?

画像を追加する

タスクを実行しながら、リアルタイムでスクリーンショットや写真を撮ります。

画像は手順を説明したり、コンテキストを提供したりするのに役立ちます。これらは、ガイドが理解しやすく、聴衆がスキル レベルに関係なく理解できるようにするのに役立ちます。

矢印、コメント、またはラベルを使用して画像に注釈を付けます。これらのタイプのビジュアルにより、読者はテキストと画像を確実に結びつけることができます。

読者を混乱させたり、焦点からそらす可能性のある無関係な詳細を画像から必ず削除してください。

ステップ 1 で特定した対象ユーザーとその親密度のレベルを覚えていますか?各項目が画面上のどこにあるのか説明する必要がありますか?

たとえば、誰かに「設定」ボタンをクリックするように指示し、それが歯車のように見えることを説明すると役立つ場合があります。また、画面上で見落としやすいアイコンや重複した要素の位置を強調する必要がある場合もあります。

ステップ 4: 追加情報とリソースを追加する

関連するリンクとリソースを含める

ガイドに記載されているタスクに追加リソースが必要な場合、または追加リソースで補足できる場合は、必ずそれらを含めてください。これらは、プロジェクトのソース ファイル、または関連するチュートリアルまたはより詳細なチュートリアルへのリンクである場合があります。

これには、他の製品のダウンロード リンクが含まれる場合があります。ハウツー ガイドは、偽装した販売ページやマーケティング ページであってはなりません。別のソフトウェアの方が視聴者のニーズに適している場合は、特に無料のオプションが存在する場合には、ガイダンスを提供します。

コンテキストと背景を提供する

あなたのガイドがなぜ役立つのかを読者が理解できるようにします。関連する例や、ガイドに従った後にできるようになることを含めてください。

複雑なプロセスでは、ガイドに背景情報を提供することで、特定の手順の必要性を正当化できます。この追加のコンテキストは、特に馴染みのないプロセスの背後にある理由をユーザーが理解するのに役立ちます。

Snagit を使用してスクリーンショットに注釈を付けて編集する

プロフェッショナルなマークアップ ツールと強力な機能により、役に立つ画像を簡単に作成できます。

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ステップ 5: ハウツー ガイドをテストする

精度と使いやすさを確保する

サポートするビジュアルを含む手順の書面によるリストを作成したら、ガイドが正確であるかどうかを確認してください。

• 手順を間違えていませんか?
• 言語は読者が目にする内容と一致していますか?
• ソフトウェア ガイドの場合は、読者が使用しているすべてのバージョンに対してその手順が正確であることを確認してください。あるいは、対象となる特定のバージョンを指定し、他のバージョンのヘルプを入手できる場所に関する情報を提供します。

他の人、特にプロセスに詳しくない人にガイドをレビューしてもらうことは、常に良いアイデアです。この人は、実際の新規ユーザーと同じように、あなたの代わりにテストを行うことができます。明確かどうかわからない領域がある場合は、査読者に特に注意してもらいたい領域を強調表示します。

この担当者は、ドキュメントが正確であるだけでなく、理解しやすいものであることを確認するのに役立ちます。

• 言葉は明確で理解しやすいですか?
• さらに細分化する必要がある過度に複雑な手順はありますか?
• 明確さとコンテキストを提供するために適切な画像が含まれていますか?

誰かが間違いを見つけたり、ドキュメントの改善を提案したりするかもしれないと知ると、不快な気持ちになることがあります。ただし、チームを最大限に活用して潜在的な問題を特定すると、読者が成功する可能性が高くなります。

他の人がガイドをレビューできない場合は、正確さと使いやすさを確認するために自分でガイドを確認してください。締め切りに間に合っていないと仮定して、ハウツー ガイドを書き終えてからレビューするまで 1 ～ 2 日待ってください。これにより、まるで新しいユーザーであるかのように、新鮮な視点でガイドに取り組むことができます。

フィードバックをもとに修正を加える

そしてもちろん、レビューに基づいて必要に応じてガイドを改訂します。視聴者からのフィードバックを受け取る準備をし、必要に応じてガイドを反復する用意をしてください。

ステップ 6: ガイドを発行して配布する

適切なプラットフォームを選択してください

ガイドを公開するときは、最適な配布場所と方法を検討してください。考慮すべき点:

• このドキュメントが社内にある場合、簡単に見つけられるようにすることで生産性が大幅に向上します。
• 一般向けの場合、ガイドを配布する必要がありますか?たとえば、営業チームやカスタマー サクセス マネージャーから新規顧客に電子メールが送信されますか?
• あるいは、Web サイトに配置した場合、対象ユーザーはどのようにそれを見つけるのでしょうか?
• ガイドを広く共有する予定がある場合は、PDF を使用したり、さまざまな場所に投稿したりするよりも、オンライン リンクを送信することをお勧めします。ガイドを 1 か所で管理して更新を容易にし、古いバージョンの流通を防ぎます。
• 読者の中には、他の人に役立つ質問、コメント、またはヒントを持っている人もいるでしょうか?スクリーンキャストなど、会話が組み込まれたプラットフォームにガイドを投稿することを検討してください。

SEO向けに最適化する

公開された場合、対象読者はガイドをどのように見つけますか?

指示が画面上の内容と一致していることを確認してください。ガイドの説明セクションは、可能な限り読者の言語を反映する必要があります。

ステップ 1 で視聴者を調査すると、彼らの言語についての洞察が得られます。これをガイドに組み込んで、人々が見つけやすいようにします。

SEMrush や WordPress 用の Yoast プラグインなどの SEO 最適化ツールの使用を検討してください。 SEO を改善すると、必要なときにコンテンツを見つけやすくなります。

要約: 実用的なハウツー ガイドを作成するためのベスト プラクティス

シンプルで直接的な言葉を使う

実用的なハウツー ガイドを評価する最も重要な部分は、それが理解しやすいかどうかを判断することです。ユーザーのスキル レベルに関係なく、ユーザーが理解できるシンプルで直接的な言葉を使用します。

各ステップを明確にするために画像を含める

読者の混乱を避けるために役立ちます。各ステップの注釈付きスクリーンショットまたは写真を使用して、意味を示します。

ガイドを定期的に更新する

ガイドを定期的に確認して更新することで、ガイドが正確であることを確認してください。オンラインで利用できる場合、アップデートは SEO とランキングの向上にも役立ちます。

重要な部分: 自分自身を楽にする

ハウツー ガイドの作成にトレーニング自体よりも時間がかかることのないようにしてください。

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