スキャンおよびOCRアプリで重要なデータをキャプチャする方法

光学式文字認識（OCR）を備えたスキャンアプリは、整理するために不可欠です。 最高のスキャンアプリは、重要なドキュメントはもちろんのこと、会議のプレゼンテーションスライド、ホワイトボードのメモ、名刺など、あらゆる種類の情報をキャプチャするのに役立ちます。 紙のレシピのデジタル化から保証の節約まで、他の用途にも役立ちます。

数年前、私は新しいパスポートを取得し、同じ日にビザのためにそれを降ろさなければなりませんでした。 パスポートを受け取った直後、「渡す前にこれを持っておくべきだろう」と思いました。 電話を取り出してスキャンしました。 案の定、ビザは2週間以上かかりました。その間、私は一連の事務処理のためにパスポートの詳細が必要でした。 読みやすいコピーを持っていたのは良いことです！

スキャンアプリはどのように機能しますか？

モバイルスキャンアプリを使用する場合、写真を撮るのと大差ありません。 理想的な設定では、対照的な背景でドキュメントをフラットに再生し、携帯電話のカメラをその上に向けます。

次に、スキャンアプリがプロセスをガイドします。 通常、ドキュメントの端を電話スクリーンのクロップマークに合わせるように指示されます。 できる限りしっかりと保持しますが、心配しないでください。 アプリはわずかな動きに合わせて調整します。 スキャンには1〜2秒かかります。 完了すると、通常、ドキュメントのプレビューが表示されます。 その後、アプリは通常、ページを追加するか、新しいスキャンを開始するかを尋ねます。

おそらく、スキャンアプリを完全にスキップして、代わりにデジタルで保存したい紙の写真を撮ることができると考えているでしょう。 可能ですが、2つの欠点があります。 まず、画像がスキャンほど鮮明になる可能性は低いため、テキストが判読できないリスクがあります。 次に、テキストを検索できないため、後で必要なものを見つけるのが非常に困難になる可能性があります。

スキャンアプリで何をスキャンする必要がありますか？

スキャンアプリを使用して整理された状態を維持する方法の例を見てみましょう。 その後、最高のスキャンアプリでどの機能を探すべきかを説明し、それらを備えたアプリをいくつか挙げます。

名刺

次に誰かがあなたに名刺を渡したときは、スキャンアプリを使用してその人の連絡先情報を取得し、カードを返却します。 後で何も入力する必要がないように、詳細をデジタル形式で収集しながら、ペーパーレスであることがいかに簡単であるかを示します。 一部のスキャンアプリは名刺を検出し、連絡先アプリに新しいエントリを作成できます。 他の人はLinkedInを検索して、そこに接続することを提案します。

ホワイトボードとプレゼンテーション資料

会議では、私たちのほとんどは、各スピーカーに十分な注意を払いたいと思っています。 重要な詳細を見逃さないように、プレゼンテーションやホワイトボードに目を細めている場合、それを行うのは困難です。 優れた解決策は、スライドやその他の資料が表示されたらすぐにスキャンして、後で詳しく調べることができることを知っていることです。

電子メールまたはバックアップするドキュメント

多くの人々や組織があなたにデジタル文書を喜んで送ってくれますが、私たちが紙に出会うことはまだたくさんあります。 あなたの銀行があなたに署名するための重要な紙の文書を与えたが、あなたはあなたの弁護士に最初にそれをチェックしてもらいたいとしましょう。 それはあなたのスキャンアプリを使う絶好の機会です。 数ページをスキャンして、統計をメールで送信できるようにします。 一部のスキャンアプリには、デジタル署名を可能にするツールも含まれています。

スキャンしてバックアップする可能性のあるその他の重要な書類には、免疫記録、税務書類、および法的証明書（出生、結婚、移民など）が含まれます。

スキャンアプリで何を探すべきか

最高のスキャンアプリは、ドキュメントを明確にキャプチャし、テキストを検索可能にし、完成したファイルを適切な場所に保存するのに役立ちます。 探すべきものは次のとおりです。

自動エッジ検出

優れたスキャンおよびOCRアプリは、ドキュメントの端を自動的に検出します。 カメラを紙に向けると、画面に表示されるクロップマークがドキュメントの端を独自に検索し、さまざまなサイズに調整する必要があります。 したがって、A4用紙をスキャンしている場合でも、名刺をスキャンしている場合でも、アプリは自動的にそれを認識します。

保存およびエクスポートオプション

最高のスキャンアプリは、Googleドライブ、Dropbox、または別のストレージサービスなど、新しくスキャンしたテキストを保存またはエクスポートできる場所のオプションを提供します。 ドキュメントを新しい場所に保管するように強制するアプリは必要ありません。

OCR

この記事の冒頭でOCRについて触れました。 OCRを使用している場合、スキャンした単語はすべてテキストになります。 テキストをコピーして貼り付けたり、編集したりすることもできます。 レシピをスキャンして、タイプミスがあることを確認したとします。 非常に優れたスキャンとOCRアプリを使用すると、タイプミスを修正できるはずです。 一部のアプリでは、最終的なテキストを.docxなどの使い慣れたワードプロセッシング形式に変換できます。 また、最初にワードプロセッサでドキュメントを開かなくても、アプリでテキストを直接変更できるものもあります。

OCRを使用すると、ドキュメントのテキストを検索することもできます。 つまり、免疫記録を検索したい場合は、医師の名前を検索してファイルを検索してみてください。 ファイルの名前を覚えておく必要はありません。 ファイルを見つけるために検索を頻繁に使用する場合は、間違いなくOCRが必要です。

検索機能

ファイルを別の場所にエクスポートして保存することに関しては、おそらくあなたはあまり組織化されていません。 その場合は、スキャンアプリのコンテンツを検索して、一度スキャンして現在必要なものをすべて検索できるようにする必要があります。 優れたスキャンアプリには、独自の検索機能があります。

マルチページのサポート

本当に優れたスキャンアプリは、複数のページを連続してスキャンできます。 次に、すべてのページを簡単に1つのPDFにまとめる必要があります。 最もハイエンドのスキャンアプリは、本からページをスキャンして、それを完全に平らにすることができない場合など、ページの歪みも修正します。

価格

最高のスキャンおよびOCRアプリの多くは、無料レベルのサービスとプレミアム有料レベルを備えています。 OCRはプレミアム機能と見なされることがあります。 スキャンアプリとOCRアプリの価格設定は少しおかしいです。 しばらくの間、まともなアプリに4ドルから​​7ドルの支払いが期待できます。 現在、1回限りの料金は10倍高くなっています。 サブスクリプション料金はよりリーズナブルですが、スキャンアプリが必要なのは年に数回だけの人もいます。

最高のスキャンアプリ

スキャンアプリで何ができるのか、なぜそれが必要なのかを理解したので、ここで見つけることができる最高のアプリをいくつか紹介します。 私はスキャンとOCRを提供し、テキストを編集可能にするアプリに焦点を当ててきました。 スキャンするだけのアプリはたくさんあります。 EvernoteScannableとモバイルDropboxアプリは2つの例です。 ただし、コピーして貼り付けたり編集したりできる最終的なテキストは提供されません。 これらのアプリはそうです。

どのアプリを選択しても、信頼できるスキャンアプリを手元に用意しておくと、ドキュメントをデジタル化して整理するのに役立ちます。

ABBYY FineScanner（ABBYYのサイトにアクセス）

無料; Proは月額$ 4.99、年額$ 19.99、または1回限りの料金$ 59.99です。

ABBYY FineScannerは、モバイルデバイス向けの最高かつ最も高性能なスキャナーおよびOCRアプリです。 ファイルをさまざまな形式にエクスポートし、ほとんどの主要なストレージサービスにファイルを保存でき、40を超える言語でOCRを実行することもできます。 OCRを取得するには、プレミアムアカウントが必要です。これは、月額$ 4.99、年額$ 19.99、または1回限りの料金で$ 59.99です。

Android、iOSで利用可能

Microsoft Office Lens（ABBYYのサイトにアクセス）

無料

Microsoft Office Lensは、完全に無料の数少ないスキャンアプリの1つです。 エッジ検出とトリミングを備えた他のアプリよりも少し遅くて扱いにくいですが、それで仕事は終わります。 アプリには、名刺やホワイトボードをスキャンするための特別なモードがあります。 スキャンしたテキストを編集するには、Microsoft OneDriveを介してテキストをエクスポートしてから、Wordを開く必要があります。

Android、iOS、Windowsで利用可能

Scanbot 9（ABBYYのサイトにアクセス）

無料; Proは初年度は4.49ドル、その後は年間22.49ドル。 またはiOSで1回69.99ドル

Scanbotは、優れたスキャンおよびOCRアプリです。 とは言うものの、同社は最近、価格モデルを低コストの1回限りの料金から、年間サブスクリプションまたはより高価な1回限りの料金（$ 69.99）に変更しました。 さらに、価格を追跡するのは非常に困難です。 いずれにせよ、ScanbotのProバージョンは、ほぼすべての種類のドキュメントに対して高速で正確なスキャンアプリが必要かどうかを検討する価値があります。 優れた色補正および最適化ツールに加えて、QRコードリーダーやバーコードスキャナーなどの他のスキャン機能を備えています。 また、指と電話またはタブレットだけを使用してドキュメントに署名するために使用することもできます。

AndroidとiOSで利用可能