整理整頓：より良い会議のためのツール

専門家は、会議は生産性を損なうと言うのが大好きです。 確かに可能ですが、そうする必要はありません。 必要な会議のみをスケジュールし、日時の選択を簡単にすると、会議の生産性が向上します。 事前に議事を準備し、メモを取る人を任命すると、会議の内容がより的を射たものになります。 人々が簡単に参加して参加できるようにすると、会議はより効率的になります。 そうすれば、会議は議題のタイムラインに従って実行でき、おそらく早めに締めくくることができます。 それが彼らの時間は貴重であるというメッセージを送るので、人々はそれが起こるとき感謝します。

効率的な会議の運営は大部分が人間に依存していますが、それを促進するための適切なアプリと機器も必要です。 ここにリストされている14のアプリとツールはすべて、会議をよりスムーズで生産的にするように設計されています。

会議をスケジュールするためのアプリ

会議を開催する前に、スケジュールを設定する必要があります。 1人の人としか会議を行っていない場合でも、電子メールと時間のリストを使用して会議を要求することは非効率的です。 会議スケジュールアプリは、アンケート、オンラインスケジュールフォーム、Slackボットなどの優れたツールを提供するため、会議に招待されたすべての人が集合的に最適な時間を選択できます。

Appoint.ly

Appoint.lyは、1対1でスケジュールを設定するためのシンプルな会議予約サービスです。 あなたはあなたがあなたとの会議を要求する必要があるかもしれないクライアントまたは他の誰かと共有する予約ページを作成します。 予約ページでは、10分間の紹介電話や、1時間のトレーニングセッションなど、必要な会議の種類に応じたオプションを会議の依頼者に提供します。 次に、あなたの空き状況に基づいて、彼らはあなたが承認、変更を要求、または拒否できる日時を要求します。 Appoint.lyは、特に1対1の会議用のシンプルでわかりやすいスケジューリングアプリです。

カレンダーリー

Calendlyは、個人だけでなくチームが会議をスケジュールするのに役立つツールです。 さまざまな会議の種類とニーズに対応するオプションが含まれています。 たとえば、10分間の電話ブリーフィングや30分間のメディアインタビューなどの種類の会議を作成します。 次に、誰かがあなたと会いたいとき、彼らは彼らが望む会議のタイプを選び、利用可能な時間枠を選ぶことができます。 別の例：特定の部門の誰もがクライアントが要求する会議を受け入れることができるビジネスがあるとします。 Calendlyは、グループから参加できる人に会議出席依頼を自動的に割り当てることができます。 このアプリは、個々のスケジュールWebページもサポートしており、ユーザーはあなたの空き状況に基づいてあなたとの会議をリクエストできます。 これは、さまざまなニーズを満たすように設計された、スケジューリング用の堅牢なアプリです。

Doodle.com

Doodle.comは、3つの方法のいずれかで会議をスケジュールするのに役立つプレミアムオプションを備えた無料のWebサイトおよびモバイルアプリです。 まず、会議の日時を使用してオンライン投票を作成できます。 それをすべての会議参加者に送信すると、Doodleは人々が応答するときに最良のオプションを強調します。 次に、Doodleは個人的な会議のスケジュールも提供します。つまり、Doodleを使用して、あなたが空いているときに他の人が確認できるWebサイトを作成し、空きスロットの1つであなたとの会議をリクエストできます。 最後に、Slack用のDoodleボットがあります。これを使用すると、チームメッセージングアプリを離れることなく、会議時間に同僚をポーリングできます。

見通し

Microsoft Officeの一部として販売されているOutlookは、ビジネス環境で会議をスケジュールするための事実上のオフィスソフトウェアとして思い浮かぶかもしれません。 すべての会議参加者が同じ組織の一部であり、全員がMicrosoft Officeを使用している場合、Outlookはスケジュール設定に適したツールです。 カレンダーで設定した空き状況に基づいて、すべての人に適した日時を見つけることができます。 次に、会議室を予約して、すべてOutlookで会議をカレンダーに配置できます。 ただし、すべてのOutlookユーザーではないユーザー間で会議を開催する必要がある場合は、必ずしも最適な会議スケジューラとは限りません。

ラリー

Ralllyは共同スケジューリングソフトウェアです。つまり、グループで使用するように設計されています。 それを説明する別の方法は、誰もが会うことができるときに投票が行われる投票アプリを言うことです。 Doodle.comは同じサービスを提供していますが、Ralllyの外観は少し異なり、アカウントを作成する必要がないため、たまにしか必要ない場合はより高速に使用できます。 ただし、メールアドレスを入力する必要があります。

FreeBusy

FreeBusyは、企業向けの会議スケジューラアプリです。 CalendlyやDoodle.comと同様に、すべてを少しずつ実行し、1対1の会議のスケジュールを自動化する方法と、グループの人々が会議を行うのに最適な時間を見つける方法を提供します。 また、ビデオ会議ソフトウェアと統合して、必要に応じて会議リンクやIDなどの詳細を自動的に入力します。

織られた

Wovenは、より大きなカレンダーアプリの一部として構築されたスケジューリングソフトウェアです。 上記の他のアプリのいくつかと同様に、同僚のグループが会うのに最適な時間を見つけるための投票が含まれています。 Wovenには、クライアントや同僚と共有できる個人的なスケジュールページもあり、クライアントや同僚があなたと会う時間を要求できるようになっています。

ビデオ会議用アプリ

現在、非常に多くの会議が事実上行われているため、ビデオ会議アプリを使用することは絶対に不可欠です。 最高のビデオ会議サービスは信頼性が高く、誰かの接続にバグがあったとしても通話はそのままで、会議中に共同作業を行うための十分なツールがあります。 これらのツールには、画面共有とホワイトボード、チャットボックスのほか、1人の人が話している間に別の人に制御を渡したり、出席者をミュートしたりできるなど、モデレーター向けのオプションが含まれます。

PCMagには、ビデオ会議ソフトウェアの中から、ClickMeeting、Cisco Webex Meetings、Zoomの3つのエディターズチョイスがあります。

ClickMeeting

ClickMeetingは、中小企業、特に多くの小規模なウェビナーを主催する企業にとって優れたビデオ会議オプションです。 ただし、会議ごとにアクティブなビデオフィードは4つしかありません。 このアプリはMicrosoftOutlookのカレンダーと統合でき、Googleカレンダーに接続するためのChromeプラグインがあります。

CiscoWebexミーティング

Cisco Webex Meetingsは、使いやすく、競合他社にはない機能を備えたビデオ会議サービスです。 たとえば、ダイヤルインを強制するのではなく、電話をかけるように設定できます。有料プランは月額$ 13.50から始まります。これは、中小企業にとって魅力的な価格です。 アプリの無料バージョンであるWebexMeetings Freeを使用すると、一度に3人のビデオ会議を開くことができます。 無料プランには、デスクトップとドキュメントの共有、ホワイトボード機能、標準品質のビデオ、および250MBのクラウドストレージも含まれています。

ズームミーティング

Zoom Meetingは、Zoomと呼ばれることもあり、最も信頼性の高いビデオ会議サービスの1つです。 会社が製品を開発したとき、それはあなたの電話が明確で接続されたままであることを確認することに最初に焦点を合わせました。 HDビデオとオーディオをサポートしています。 ビデオとして記録した通話のタイプされたトランスクリプトを取得できます。 さらに、誰でもコア製品を無料で使用でき、中小企業は、ホストあたり月額$ 14.99から機能を強化するリーズナブルな価格のプランを購入できます。 無料のアカウントを使用すると、最大100人の通話をホストでき、ギャラリースタイルのビューで最大49人を表示できます。 無料ユーザーのグループ通話は40分に制限されていますが、1対1の通話は必要なだけ長くすることができます。 ビデオ会議システムのパフォーマンスを定量化して比較することは困難ですが、安定性はZoomの評判の基盤であり、それが示しています。

メモを取る

多くの会議は、誰かにメモを取らせることで恩恵を受けます。 会議メモを持っていると、1）会議で何が起こったかの記録があり、2）出席できなかった人と共有でき、3）必要なフォローアップタスクについて明確にする必要があります。終わり。 ジャーナリストへのインタビューなど、特定の種類の会議では、優れたメモ取りアプリを使用して音声を録音できるため、後で音声を書き写して、発言内容を確認するための完璧な情報源を得ることができます。 効果的な会議メモを取るのに役立つアプリをいくつか紹介します。

Evernote

Evernoteは、メモを取るための強力なアプリです。 音声録音機能が組み込まれているため、入力したアイデアを同じファイルに同時に書き留めながら、会議全体を録音できます。 そのカメラ機能を使用すると、会議からホワイトボードの写真を撮ってアプリにアップロードできます。Evernoteは、OCRを使用してテキストを検索できるようにします。 チームでEvernotefor Businessを使用している場合は、すべての参加者が会議メモに簡単にアクセスできるようにして、参加者が追加したり、後でコピーしたりできるようにすることができます。

ヒューゴ

Hugo.teamは、チームが会議のメモを取り、それらを適切に共有してフォローアップするのに役立つように設計された比較的新しいアプリです。 Hugoは、議事録を作成し、会議からの重要なアイデアや情報を書き留め、アクションアイテムをタスクに変えるように促します。 このアプリは、Asana、Trello、Jiraなどの他のタスク管理システムと接続し、チームがすでに使用しているアプリにこれらのタスクをプッシュできるようにします。 最大30名まで無料で、Proバージョン（月額一律399ドル）で、詳細レポートやカレンダー分析など、より多くのチームメンバーと機能のサポートが追加されます。

Microsoft OneNote

Microsoft OneNoteは、オーディオレコーダーやカメラなどの多くの機能をEvernoteと共有していますが、他のOffice製品と緊密に統合されているため、他のOffice製品を使用するユーザーに適しています。 たとえば、Microsoftビジネスアカウントをお持ちの場合は、OneNoteの特別な機能を使用して、Outlookに一覧表示される今後の会議を表示し、議事録を作成したり、その他のメモを作成したりできます。 デジタルインクと呼ばれる別の機能を使用すると、サポートされているデバイスでスタイラスを使用して図や画像を描画できます。 組織内の他の人との会議の前、最中、または後にキャプチャしたメモを簡単に共有できます。

Minutes.io

Minutes.io（無料）は、会議の議事録を取るためのものです。 誰が何を言ったか、どの約束がなされたか、どの期限が決定されたかなど、会議中に何が起こるかについてのすべての詳細を書き込むためのテンプレートを提供します。 Minutes.ioは豊富な​​ホットキーを使用しているため、一度学習すると、入力中に指を離す必要がなくなります。 ブラウザで実行され、オンラインとオフラインの両方で動作します。 会議の終了時に、ファイルにユーザーの電子メールアドレスを簡単に追加して、すべての出席者と共有できます。 予期せず会議の公式メモを取るように求められた場合、minutes.ioはすばやく起動して正常に機能し、手元のタスクのテンプレートを提供します。