整理する：コラボレーションソフトウェアを使用してワークフローをマッピングする方法

公開: 2022-01-29

私の最初の本当の仕事の最初の日に、私を雇ったジャーナル出版会社の最も上級の編集者は私を壁に固定された巨大なフローチャートに連れて行ってくれました。「記事が書かれたものから公開されたものに変わる方法は次のとおりです」と彼女は言いました。彼女は、私のチームと私が関わった部分を強調しながら、プロセス全体を案内してくれました。コラボレーションソフトウェアが無料で利用できるようになる前の2001年でしたが、その日に学んだ教訓は、この時代のAsanaとSlackにも当てはまります。

組織するすべてのジャーナル記事は、前面に一枚の紙がテープで貼られた特大のポリ封筒に入っていました。論文は、記事が掲載されるジャーナルに色分けされています。これをジョブジャケットと呼びました。記事が別の部門に送られるたびに、校正のためにコピー編集者に送られるか、変更のためにキーボード部門に送られるかに関わらず、その旅の歴史はジョブジャケットに記録されました。一人の従業員がそれを終えたとき、彼女はトラックシートに線を書くことによってそれを新しい部門に割り当てました。ジョブジャケットを見た人は誰でも、記事が通過したすべての段階と、次に進むべき場所を正確に知っていました。

振り返ってみると、これらのジョブジャケットは、Asanaのような今日のワークフローソフトウェアの前身であり、物理的な表現でした。壁に固定されたワークフローチャートは、新入社員として、そして他の誰もが参加している私にとって、優れた方向性でした。それは私に組織が何をしたか、そしてどのようにしたかについての明確な絵を与えてくれました。

ペーパーレス環境を推進し、主に電子ファイルやフォルダーに移行した今日の世界では、これらの種類のワークフロードキュメントを作成して最新の状態に保つことを忘れる方が簡単です。しかし、すべてのビジネス、さらには趣味レベルのチームワークプロジェクトにとって、ワークフローを文書化することは非常に重要です。

サンプルワークフローサンプルワークフロー

なぜワークフローを文書化するのですか？

ワークフローを文書化する必要があるのはなぜですか？次のようないくつかの絶対的に重大な理由があります。

これは、ビジネスオーナーとマネージャーがビジネスプロセスのすべての段階で何が起こっているのか、そしてその理由を完全に考え、理解するのに役立ちます。
これにより、不要なステップを特定してプロセスから切り離すことができます。
これは、ビジネスの特定の段階から離れている可能性のある従業員またはチームメンバーに、なぜ存在するのか、どのような価値を提供するのかを思い出させます。
これは、チームメンバーのオンボーディングに不可欠です。
これは、潜在的な同僚、クライアント、投資家にビジネスの運営方法を説明するための最良の方法の1つです。と
これにより、チームはコラボレーションツールの使用をより効果的に開始できます。

その最後の点まで、私はすでにアサナについて言及しました。 Asanaはワークフロー管理ツールであり、ステロイドのやることリストのようなものです。これは、最初の出版の仕事で使用したジョブジャケットシステムと非常によく似ています。 Asanaを使用すると、実行する必要のあるタスクを追跡し、それらをプロセスにプッシュできます。すべてのタスクには、それが実行されたすべてのステップまたはサブタスクの履歴があります。ある人が手元のサブタスクを終了すると、その人はそれを次のステップに割り当て、次にそれを受け取る人または部門に指示します。

アーサナはトランプのようなものですが、プロジェクト管理ソフトウェアはボードゲームのようなものです。ボードゲームを開くと、ボード、さまざまなプレイピース、ゲームのプレイ方法に関する明確なルールブックなどが用意されている場合があります。プレイしているすべての人は、それらの事前に決定されたルールに同意します。ルールから外れることもありますが、ゲームはルールを守ることで最大限に楽しめるように設計されているので、そうします。

ただし、カードをプレイするときは、プレイするすべての人が、どのゲームをプレイするか、どのルールに従うかについて合意する必要があります。ハートを弾いたり、唾を吐いたりすることができます。テキサスホールデムのように、いくつかのカードゲームは確立されたルールでよく知られています。次に、ラミー（ジンラミー、ストレートラミー、500ラミーなど）などのバリエーションを持つ他のゲームがあり、テーブルの全員とルールをハッシュして、全員が合意していることを確認する必要があります遊び方。自分のカードゲームで発明するオプションもあります。独自のルールを使用して、プレイするすべての人に教える必要があります。

Asana（および他の多くのコラボレーションツール。後でさらに例を示します）は、私が言ったように、トランプのようなものです。したがって、Asanaを機能させるには、ゲームのプレイ方法、ルール、目的、およびゲームの終了方法を誰もが知る必要があります。

かんばんはどうですか？

かんばんボードは、トランプのようなコラボレーションツールのもう1つの例です。 Trelloは、オンラインかんばんツールの一例です。ソフトウェア開発およびプログラミングチームは、多くの場合、高度に指定された所定の方法でかんばんを使用します（Texas Hold'emのプレイなど）。一方、個人的な使用にかんばんを使用するチームは、好きなルールを作成できます。

Trello Trello

ワークフローが文書化されている場合は、そのワークフローをAsanaに簡単にマッピングできます。ワークフローがすでに文書化されている場合は、ビジネスまたはチームのプロセス全体を上から下まで検討したことを意味するため、Asanaの使用を開始する方がはるかに簡単です。 Asanaの採用には、何があっても試行錯誤が必要ですが、ワークフローをこれまでに文書化したことがない場合は、かなり面倒でイライラします。

マッピングワークフロー

ワークフローソフトウェアでは、プロセス全体が進行中であっても、通常は何かが完了します。完了することができるものは、通常、タスクまたはサブタスクです。

プロジェクト管理ソフトウェアでは、完了の考え方が大きく異なります。定義上、プロジェクトとは、ある日に完了して提供されるものです。しかし、すべての種類の作業がプロジェクトであるとは限りません。私が働いていた雑誌出版社では、記事が印刷されると完成していました。同様に、ジャーナルの各号には、配信されたときに終了日がありました。しかし、コピー編集は決して完了しませんでした。それは進行中の作業でした。それでも追跡する必要がありました。具体的なタスクの割り当て（この記事のコピー編集）がありましたが、コピー編集自体には終了日や成果物がありませんでした。

ワークフローをマッピングするプロセスには、明示的に割り当てて追跡する必要のあるプロセスまたは手順を正確に特定することも含まれます。この精度と詳細レベルは非常に重要です。

料理のレシピを考えてみてください。レシピの多くは暗示されているか理解されているため、レシピにはすべてのステップが記載されているわけではありません。「卵を追加する」というのはすでに意味しているので、レシピでは卵を割って中身を空にし、殻を捨てるように言われていません。これらすべての手順をリストするのは不必要に面倒になります。同様に、作業環境では、「記事の編集」とは、「見出しを確認し、署名記事を確認し、記事をコピー編集して、著者に質問を残す」ことを意味すると理解される場合があります。

ただし、状況によっては、より詳細に明示する必要がある場合があります。私はかつて新聞の出版に携わっていました。見出し、写真のキャプション、ページ下部の日付、ページ番号は見落とされがちだったため、コピーエディティングとは別の手順である必要がありました。

つまり、必要な詳細レベルを把握する必要があります。手順が多すぎると、ソフトウェアを使用する人は手順を無視することになります。少なすぎると、重大なミスが発生する可能性があります。それを正しく行うには、ある程度の試行錯誤が必要になる可能性がありますが、開始する前にいくつかの決定を行う必要があります。

マインドセットのマッピング

ワークフローをマッピングするときは、組織がどのように考えているかをまとめて理解することにも時間を費やします。プロジェクト、人、または関心のあるトピックに関する組織の考え方は何ですか？ Asanaだけでなく、他のコラボレーションツールにも関連しています。

Slackが良い例です。 Slackは、プッシュ通知ではなくプル通知を重視するメッセージングプラットフォームであるため、受信するメッセージをオプトインすることがすべてです。これらの通知に適切なフィルターを作成するには、チャネルに部分的に依存する必要があります。チャンネルはグループのようなものであり、チャンネルを効果的に作成するには、チームがすべてについてどのように考えているかを知る必要があります。部門やプロジェクトの観点から考えますか？トピックやクライアントの観点から考えますか？あなたが不動産会社を経営しているなら、多分あなたは近所、または不動産価値の閾値、またはエージェントの観点から考えるでしょう。チャンネルを作成する前にチームの考え方を理解して、チームワークを促進するのに実際に効果的であるようにする必要があります。

カラーコーディングカラーコーディング

コラボレーションツールには、多くの場合、色分け、タグ付け、場合によっては色分けされたタグ付けの使用など、情報を整理するためのより多くの方法が含まれています。前に説明した色分けされたジョブジャケットを覚えていますか？同じ取引。適切に使用すると、色分けは情報を即座に明確に伝える視覚的な記号になります。そのため、色分けにより生産性が向上します。コラボレーションツールで色分けを使用することを強くお勧めします。ただし、最初に何かを色分けする必要がある理由についてのチームの考え方を最初に理解している必要があります。言葉を使わずにすぐに伝える必要のある情報は何ですか？その質問に答えられるようにするには、チームの考え方を理解する必要があります。

文化を含む

ワークフローをコラボレーションツールにマッピングする前に文書化することが重要です。また、考え方を理解してマッピングすることも同様に重要です。最後のピースは文化です。

コラボレーションツールは企業文化を反映しており、その逆も同様です。プロフェッショナリズム、形式のレベル、およびトピックから外れることが適切であるかどうかに関する一般的な関与のルールを確立することは非常に重要です。

従業員またはチームメンバーの観点から、コラボレーションツールは蒸気を吹き飛ばす場所として非常に頻繁に使用されます。私の経験では、コラボレーションツールが専用のスペースを提供しているかどうかに関係なく、人々は不満を表明します。一部の組織は、仕事についてのオープンな議論や白熱した議論を重視していますが、他の組織は、それを気が散り、潜在的に危険であると見なしています。

コラボレーションツールだけでは、人々が適切な場所でベントして異議を唱えるかどうかを決定することはできません。それは企業文化から来なければなりません。指導的立場にある人々は、チームメンバーが仕事の文脈の中でまたは仕事の外で苦情や議論について発言することを望んでいるかどうかを明確にする必要があります。問題が発生したときに誰が知る必要がありますか？チームメンバーは、懸念や苦情を表明する前に匿名性を望んでいますか？カタルシスについて不平を言っているのですか、それとも作業とワークフローの潜在的な問題を強調するためですか？それがとにかく起こる場合（そしてそれが起こっている場合）、それが起こっていないふりをするよりも、それを考慮に入れて決定を下す方が良いです。

追加リソース

マッピングワークフローを容易にするもう1つのリソースは、マインドマッピングソフトウェアです。マインドマップがプロジェクト管理を整理する方法については、これらのヒントを参照してください。プロジェクト管理ソフトウェアを使用した初期の段階では、開始するためのこれらの4つのヒントが役立つはずです。また、Asanaを詳しく調べるには、Asanaを使用するためのヒントを読むと役立ちます。