整理する：年末までに経費報告書に追いつく方法

公開: 2022-01-29

年末に近づいています。経理部から新しいメールが届いたときは、デスクで静かに作業しています。あなたは件名に大声で息を呑み、あなたの同僚全員が何が悪いのかを見るために向きを変えます。この瞬間まで、経費報告書を提出するのを完全に忘れていたことを認めると、頬が紅潮します。メールには、締め切りは今日だと書かれています。頬からの熱が恐怖感に変わり、胸から胃の穴に流れ込みます。あなたの会社はあなたに数百ドルを借りています、そして今年のこの時期に、あなたはそれを本当に使うことができました。慌てる必要はありません！これらの簡単な手順は、経費を管理するのに役立ちます。

組織する一部の組織では、遅れた場合でも経費報告書を簡単に提出できます。たとえば、経費報告システムに関連付けられた会社のクレジットカードを使用すると、非常に役立ちますが、すべての人がそのような贅沢を持っているわけではありません。ですから、深呼吸をして、これらの手順に従って、延滞経費報告書をできるだけ早く提出してください。

この記事の多くは、事業費の税額控除を請求するために年末に領収書を探し回らなければならない自営業者にも当てはまることに注意してください。

1.実際の期限はいつですか、また遅れて提出できるかどうかを尋ねます

組織が会計年度を設定する時期と見越額の処理方法によっては、経費報告書の提出期限がすでに過ぎている場合があります。しかし、それは必ずしも領収書を提出するのに遅すぎるという意味ではありません。賢い人は締め切りを埋めます。締め切りが金曜日の終わりであると誰かが言った場合、実際の締め切りは月曜日の朝以降である可能性が高くなります。

経理担当者または上司に、経費報告書の実際の期限の明確な詳細と、それを逃した場合にできることがあるかどうかを尋ねてください。多くの場合、あります。あなたが遅れて提出することができるならば、あなたがそれをするのを手伝っている人々に親切で親切にしてください、そして彼らが求めるものを正確に届けるために後ろ向きにかがんでください。詳細に説明してください。彼らがあなたに好意を示していることを忘れないでください。彼らの仕事をより簡単にすることによってそれを返すために最善を尽くしてください。

2.領収書のルールを確認します

以前に経費報告書を提出したことがある場合は、領収書を提出するための基本的なルールをおそらく知っているでしょう。しかし、あなたは細かい詳細を知っていますか？経費が発生してからかなり経ってから経費報告書を提出すると、領収書を紛失した可能性があります。 10ドルを超える経費に対してのみ領収書を要求するなどのポリシーがあるかどうかを確認します。また、広告申込情報が強調表示されたクレジットカードの明細書を提出して、支払いの証明を提示できるかどうかを尋ねます。これらの詳細は、経費報告書の作成にかかる時間に大きな違いをもたらす可能性があります。

3.アイテムと日付の概要を作成します

延滞経費報告書の作成を実際に開始するときが来たら、購入したアイテム、旅行、顧客のもてなしなど、請求する必要のある主要な経費の大まかなリストを作成します。 1つのアイテムまたは1つの旅行のみを申請する場合は、この手順をスキップしてください。

リストの項目がクライアントの訪問や会議などのイベントである場合は、日付を書き留めます。次に、イベントの下に、次のように毎日のエントリを作成します。

会議X：6月1〜3日
6月1日
6月2日
6月3日

4.経費を視覚化する

旅行やイベントに関連する費用をまとめるときは、最初に最大の費用（たとえば、フライト、ホテル、出席料）をリストしてから、毎日思い出すか再考して、小さい費用をカバーすることが役立つと思います。毎日のエントリの下でこれを行います。

私は考えられる費用の大まかな概要を作成し、それを覚えているとおりに記入するのが好きです（ステップ5〜7には、メモリが失敗したときにギャップを埋めるためのいくつかのトリックが含まれています）。アウトラインには、日付に関連するこれらのポイントをできるだけ多く含める必要があります。

開始場所。 どこで寝ましたか？この場所でWi-Fi料金などの費用はかかりましたか？
地元の旅行。どこかに行きましたか？もしそうなら、どのようにしてそこに着きましたか（車、タクシー、車のサービス、公共交通機関）？どうやって戻ったの？運転に1マイルあたりの料金を請求する場合、距離はどのくらいでしたか？
食事。 朝食、昼食、夕食はどこで食べましたか？ボトル入りの水やコーヒー、おやつなどの飲み物を購入しましたか？
用品。 日中に予想または予期しないものを購入する必要がありましたか？
終了位置。一日はどこで終わりましたか？そこで何を支払いましたか？

多くの場合、これらの質問を自問するだけで、他の方法では忘れていた可能性のある経費を思い出すことができます。

5.領収書をめくります

領収書が山積みになっている場合は、今すぐ裏返して、作成したアウトラインに合わせてください。私が最初にこのステップを行わないのには理由があります。時々、領収書は一日の一部を省くような方法で私たちの記憶を再形成します。たとえば、領収書を見て、コーヒーショップで簡単な朝食をとり、後で会議場で昼食をとったとします。これで、これら2つのイベントを鮮明に思い出すことができ、次の領収書に進む準備が整いました。しかし、メモリをトリガーするための物理的な領収書がなかったという理由だけで、メモリが2つの場所間の15ドルのUberライドを省略した可能性があります。トリガーがない場合、詳細を忘れがちです。

6.カレンダーをスキャンします

カレンダーには、正確な経費報告書を作成するのに役立つリマインダーをさらに含めることができます。 1日を入力したら、カレンダーを開いてスキャンし、旅行の日付や重要なイベントを確認します。特定のエントリは、経費や経費の不足についての記憶を呼び起こす可能性があります。たとえば、ビジネスパートナーが旅行中に夕食のカレンダーの招待状を送信し、彼女が支払いをした場合、その夜の食事の領収書を探すことを心配する必要はありません。

7.ミントを熟読する

不足している経費を探すもう1つの素晴らしい場所は、ミントです。 Mintは、すべての金融取引を1つの検索可能なWebサイトとアプリに統合するパーソナルファイナンスアプリです。 Mintを使用すると、クレジットカードとデビットカードのすべての経費を日付でフィルタリングできます。これにより、忘れた経費を明らかにすることができます。以前にUberの領収書について説明した例では、Mintで日付を検索することで情報を見つけることができます。これにより、メールで実際の領収書を簡単に見つけることができます。

Mintで広告申込情報のトランザクションにタグを追加することもできます。これを一年中事業費として行った場合は、請求する必要のあるすべての経費を簡単に見つけることができます。

領収書が見つからない場合は、その広告申込情報を強調したクレジットカードの明細書のコピーを費用として提出できるかどうかを尋ねる場合があります。繰り返しになりますが、ミントはあなたが使用したクレジットカードを教えてくれるので、ここであなたを助けます。

8.ヒントと駐車場を忘れないでください

見落としがちな経費の2つのカテゴリーは、チップと駐車場です。ホテルの清掃スタッフやベルボーイのように、現金で支払われる小さなチップには、領収書は付属していません。駐車場の支払いも領収書なしで現金で行われる場合があります。しかし、それらは合計され、あなたがそれらを作った場合は主張する価値があります。