整理する：ガントチャートを使い始めるための5つの簡単なステップ

公開: 2022-01-29

新しいプロジェクトを開始する前に、ロードマップ、必要なすべてのステップのある種の明確な概要、およびそれらのステップを実行する必要がある順序を用意しておくと役立ちます。それが本質的にガントチャートです。プロジェクトが家の裏にデッキを追加するような個人的なものであるか、新しいWebサイトを構築するようなビジネス的なものであるかは関係ありません。あなたは知る必要があります

いつ、どこから始めれば、
途中のすべてのステップとそれらにかかる時間、
各ステップの責任者は、
ステップが発生する必要がある順序、および
プロジェクトが完了する時期。

1910年代に開発して使用したエンジニア兼コンサルタントのヘンリーガントにちなんで名付けられたガントチャートは、プロジェクトを最初から最後まで視覚化したものです。これらは非常に一般的なタイプの生産性ツールであり、多くのプロジェクト管理サービスの重要な部分です。実際、優れたTeamGantt（SoftwareAdviceで$ 14.95）サービスは、チャートからその名前をとっています。この記事では、ガントチャートとは何か、ガントチャートの機能、および人々がガントチャートをどのように使用するかを説明し、ガントチャートを開始するための5つのステップを示します。

ガントチャートとは何ですか？

「ガントチャートは、プロジェクトを完了するために必要な手順を視覚化したものです」と、LiquidPlannerのリードプログラムマネージャーであるKayvon Ghaffari（SoftwareAdviceで$ 14.95）は、最近ガントの開始に関する洞察を共有するように依頼したときに説明しました。チャート。 LiquidPlannerは、ガントチャートを強調する、エディターズチョイスを受賞したプロジェクト管理および職場コラボレーションアプリです。

ガファリは、プロジェクトは他の種類の仕事とは異なることを私に思い出させました。「プロジェクトは始まりと終わりのある一連の作業であり、そのプロジェクトを作成することの達成は一連のタスクです」と彼は言いました。ガントチャートは、進行中の作業ではなく、特にプロジェクトで機能します。彼らはあなたが最初から最後まで到達するのを助けることについてです、それでそれがあることが重要です終了。

ガントガント

ガントチャートは、左から右、上から下に読み取られます。（TeamGanttの上の画像を参照してください。）x軸は時間です。チャートは、プロジェクトが開始されたときに開始し、プロジェクトが配信されたときに終了します。 y軸の長さを実行することはタスクですが、それらは単なるリストに含まれています。それらは時系列に分類される傾向がありますが、y軸上の正確な配置は関係ありません。

「タスクには3つの要素があります。それは、それが何であるか、どれくらいの時間がかかるか、そして誰がそれを行うかです」とガファリは言いました。ガントチャートでは、各タスクはバーで表されます。バーの長さは、タスクにかかる時間を示します。多くの場合、タスクバーは色分けされており、タスクを実行する責任があるのはどの人または部門かを示します。「何」に関しては、タスク名は通常、バーに表示されるか、クリックすると表示されます。

プロジェクトのすべてのタスクとそれらにかかる時間を示すことに加えて、ガントチャートは順序付けと依存関係を示します。つまり、タスクが発生する必要がある順序と、あることが別の前に発生する必要があるかどうかを示します。なぜそんなに重要なのですか？

ガントチャートは何をしますか？

「ガントチャートは、すべてを同時に行うことはできないことを視覚的に明確にします」と、Workfrontの製品戦略の責任者であるChrisSavoieは述べています。彼は木の家を建てる例を使いました。釘と木を同時に購入することもできますが、木に釘を打つ前に木を切る必要があります。

ガントチャートは、タスク間の依存関係を示します。通常、タスクを結ぶ線のようなものがあります。

依存関係依存関係

Workfront（LiquidPlannerのように、職場のコラボレーションとプロジェクト管理のためのツールです）に参加する前、Savoieは、NASAのジョンソン宇宙センターと協力してユナイテッドスペースアライアンスといくつかの非常に複雑なプロジェクトに取り組みました。彼は、樹上の家を建てるような単純なプロジェクトでも順序付けと依存関係は重要ですが、国際宇宙ステーションの建設のような大規模で何年にもわたるプロジェクトでは重要であると述べました。

ガントチャートが行うもう1つのことは、組織またはプロジェクトリーダーがリソースを管理するのを支援することです。「タスクが存在するからといって、それを自由に実行できる人がいるわけではありません」とガファリ氏は述べています。

ガントチャートを使用すると、人や部門がタスクに取り組む予定の時期と空き時間の時期を簡単に確認できます。「人々のスケジュールと1日の時間数を説明できる必要があります」と彼は付け加えました。ガントチャートは、時間、タスク、およびリソースを確認するための効果的な方法を作成します。

ガントチャート入門

ガントチャートとは何か、なぜガントチャートが役立つのかを高レベルで理解したら、独自のプロジェクト用にガントチャートを作成し始めることができます。これらの5つのステップは、開始するのに役立ちます。

1.テンプレートを選択するか、最初からテンプレートを作成します
通常、新しいガントチャートを開始するときは、テンプレートを使用するか、最初から開始するかを選択できます。テンプレートは、プロジェクト管理ソフトウェアによって提供される場合は外部ソースから取得される場合もあれば、独自の過去のプロジェクトから取得される場合もあります。

自分の以前の作業を使用してテンプレートを作成することの利点の1つは、過去に起こったことから多くのことを学ぶことができることです。テンプレートは、タスクと順序付けだけでなく、タスクに予想よりも時間がかかったかどうかに関する情報も提供します。

2.マイルストーンをマークします
ガントチャートを作成するためのほとんどのソフトウェアには、マイルストーンを追加する機能が含まれています。マイルストーンは、プロジェクトのフェーズが完了したことを示すマーカーです。たとえば、Webサイトを構築する場合、ワイヤーフレームをロックダウンすることは典型的なマイルストーンです。

ガントチャートを最初から作成する場合、タスクを追加する前にすべてのマイルストーンをプロットすると役立つことがよくあります。すべてのマイルストーンを一覧表示すると、プロジェクトを小さな部分に分割するのに役立ちます。これらの小さな部分は、プロジェクト全体を一度にまとめるよりも簡単に概念化できます。

3.タスクの追加、イベントのシーケンス、および依存関係の作成
次のステップは、タスクを追加し、イベントをシーケンスし、依存関係を作成することです。タスクを追加するときは、必ず履歴レポートを確認するか、タスクを完了する担当者に相談して、所要時間の正確な見積もりを取得してください。

イベントを順序付けるときは、複数のタスクを同時に実行することは可能ですが、同じ人が実行することはできないことに注意してください。 Webサイトの構築では、ある人がワイヤーフレームで作業し、別の人がプロトタイプのサンプルコンテンツを収集します。ただし、ワイヤーフレームデザイナーは、ムードボードを同時に作成することもできません。

すべてのタスクをリストして正しい順序に並べた後でのみ依存関係を追加し、注意してください。「本当に混乱する可能性があるのは、ガントチャートの途中で、たとえば、タスク12がタスク5に依存しなくなったことを確認した場合です」とSavoie氏は述べています。初心者は、依存関係を削除しないように細心の注意を払う必要があります。これは、依存関係を削除することが正しいと確信できる場合を除きます。これは、イベントの長いチェーンを作成する場合、依存関係を元に戻すのが非常に難しいためです。

4.リソースを監視する
「タスクは正しい順序である必要があります。次に、それらのタスクを完了するために誰が利用できるかを制御する必要があります」とGhaffari氏は説明しました。上で述べたように、やるべき仕事があるからといって、それを自由にやれる人がいるという意味ではありません。

Ghaffari氏は、彼の会社のガントチャートソフトウェアではオーバーブッキングが許可されていないことを指摘しました。つまり、LiquidPlannerでは、その人がすでに別のタスクに同時に割り当てられている場合、その人をタスクに割り当てることはできません。

ガントチャートは、リソースがオーバーブッキングされているかどうかだけでなく、リソースが修正されたときにプロジェクトスケジュールの残りの部分にどのような影響があるかを確認するのに役立ちます。

5.コラボレーション
「ガントチャートが魔法ではないことを人々が理解することは非常に重要です」とGhaffariは言いました。「あなたが何かを計画したからといって、それが現実と関係があるという意味ではありません。」

ガントチャートが現実と調和していることを確認する方法は、コラボレーションによるものです。多くの場合、ガントチャートソフトウェアは、より大規模なプロジェクト管理または職場のコラボレーションパッケージの一部です。チームの全員が、タスクやそれにフィードするその他の情報を更新しない場合でも、少なくともグラフを表示できる必要があります。そうすれば、担当者がタスクを早期に完了し、進行状況を更新してタスクの完了をマークし、推定時間を修正することができます。そうすることで、他の担当者がタスクを早期に完了するのを支援することもできます。または、次の予定された割り当てまで、他のタスクを支援するために利用可能なリソースとして自分自身にフラグを立てることもできます。

ガファリは、コラボレーションの力を次のように要約しました。「ガントチャートが空白の場合、それが正確かどうかは誰にもわかりません。コラボレーションの場合は、チェックが組み込まれており、現実を反映している可能性が高くなります。ここで、ガントチャートが輝いています。」

ガントチャートにあまり依存しないでください

GhaffariとSavoieはどちらも、プロジェクトの計画とチェックインにガントチャートを使用していると言っていましたが、プロジェクトでの日常業務を管理することは好きではありません。「これは計画であり、通常は実行スケジュールではありません」とSavoie氏は述べています。

Savoieはまた、初心者は、ガントチャート全体が通常は巨大であるため、ガントチャート全体を一度に見ることはめったにないことに気付かないかもしれないと述べました。「それを印刷するには看板が必要だ」と彼は言った。

Ghaffari氏によると、「ガントチャートの作成は最終目標ではありません。これは、タスク計画と順序付けを視覚化したものです。ガントチャートは、計画がどのように機能するかを理解するのに役立ちます。」

ガントチャートに興味がある場合は、プロジェクト管理全般にも興味があるでしょう。プロジェクトを軌道に乗せるための優れた追加のヒントについては、プロジェクト管理を開始するための4つのヒントと、プロジェクト管理を改善するためのコミュニケーションを改善する方法に関するアドバイスを確認してください。