電子メールは決して死なない。 より良くする方法は次のとおりです
公開: 2024-02-16私たちは皆電子メールが嫌いですよね? しかし、TechSmith による新しい調査によると、職場でのコミュニケーションのほとんどはそこで行われています。
調査回答者は、電子メールに依存しているにもかかわらず、電子メールがいかに非効率であるかについて多くの意見を述べていました。 組織内で効果的なコミュニケーションを図るための最大の障害は何かと尋ねると、人々は次のような答えを返しました。
- 「毎日受信するメールが多すぎます。 すべてを読む時間が必ずしもあるわけではありません。」
- 「メールのやり取りは非常に非効率的で、締め切りに間に合わない可能性があります。」
- 「人々はメールを読んでいません。」
では、なぜ私たちは自分自身に対してこのようなことをするのでしょうか？ 電子メールが今後も存続し、調査結果でもそうであることが示されているのであれば、私たちは電子メールをより効果的に使用して、全員が受信トレイをゼロにできるようにする必要があります。
この記事では、電子メールがうまくいかない理由、正しくすることが非常に難しい理由、そして実際にメッセージを確実に読んでもらうために実行できる簡単な手順 (例付き!) について説明します。
仕事の未来は非同期です
新しい調査によると、ビデオ メッセージのような非同期フォーマットが会議の歓迎すべき代替品として台頭しつつあります。
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電子メールが普及しない理由
電子メールがほとんどのビジネスコミュニケーションの定番となっているのには理由があります。 これは、会議を設定するよりも迅速かつ効率的に情報を伝達する方法であり、組織内外の人々に簡単に連絡を取ることができます。
電子メールでは、意思決定、要求、その他の役立つ情報を書面で記録し、後でアーカイブして参照することもできます。
メールの正確な送信が難しい理由
効果的なメールを送信するには、メッセージを効果的に伝える必要があります。 そうしないと、人々が説明を求めているときに誤解が生じたり、往復のメッセージの猛攻撃に直面したりすることになります。 電子メールはさらに多くの電子メールを生みます。
さらに悪いことに、人々はあなたのメールをまったく読んでくれません。
残念ながら、電子メールはテキストベースの性質があるため、正しく理解することが困難になる場合があります。
電子メールには非言語的な手がかりが欠けている
相手の口調が聞こえなかったり、表情やボディランゲージが見えなかったりすると、相手が言おうとしていることの意図を誤解しやすくなります。 友好的なメッセージとして意図されていたものが、意図せずに厳しい、または否定的なメッセージとして受け取られる可能性があります。
誰もが文章を書くのが上手なわけではない
効果的な電子メールコミュニケーションは、優れたライティングスキルに依存します。 誰もが文章で明確かつ簡潔に自分の考えを表現できるわけではないため、混乱や誤解が生じる可能性があります。
文章の壁？ 次！
文章だけでは説明しにくいこともあります。 潜在的な誤解を避けるために、人々は過剰な文脈や説明を提供して過剰に補償する傾向があります。
勤務中に5ページのエッセイを読む時間は誰にもありません。 長さに威圧感を感じてメッセージを読み飛ばしてしまうか、重要なポイントが埋もれてしまうかのどちらかです。
画像やビデオを使用してメッセージをより速く伝えます
Snagit を使用すると、画面を簡単にキャプチャし、コンテキストを追加し、どこでも共有できます。
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より良いメールを送信するための 5 つの簡単な方法
毎日受信箱に溜まる大量のメールを止めるためにできることは何もないように思えるかもしれません。 ここで重要なのは、時間をかけてメールのやり方を改善し、より明確で簡潔なメッセージを送信すれば、不必要なやり取りが減り、貴重な時間を節約できるということです。
1. すぐに要点を理解する
誰かにアクションを起こしてもらいたいためにメールを送信する場合は、最初からその旨を明確にしてください。 長い自己紹介を避けることで、リクエストや期限が紛れ込むことを防ぐことができます。
文脈が役立つと思われる場合は、要点を述べた後に文脈を含めてください。 受信者には必要に応じて読み続けるオプションがあり、そうでない場合でも時間を無駄にすることはありません。
2. 短くする
また、必要な詳細を省略せずに、メールをできるだけ簡潔にしたいと考えています。 確かに、それはバランスをとる行為です。 入力を始める前に少し時間をとって、メールの目的を明確に定義してください。 相手に何をしてもらいたいですか？ (期限がある場合は、忘れずに明記してください。)
最大単語数に挑戦してください。 Boomerang によると、電子メールのスイート スポットは約 50 ～ 125 ワードです。
3. わかりやすくするためにビジュアルを含める
何言ってるの？ 百聞は一見に如かず？ それは本当だ！ 電子メールをより明確かつ簡潔にする簡単な方法は、注釈付きのスクリーンショット、グラフ、インフォグラフィックなどのビジュアルを組み込んで、コンセプトを説明したり、プロセスを実証したりすることです。
職場でのコミュニケーションに画像を使用している人のなんと 97% が、それが効果的であると感じています。 彼らは、画像によって誤解が減り、時間を節約できると報告しています。
プロセスを説明する場合でも、プロジェクトに関するフィードバックを提供する場合でも、説明を入力する代わりにスクリーンショットを撮りましょう。 Snagit などの画面キャプチャ ツールを使用すると、参照しているスライド デッキやアプリケーションをキャプチャし、矢印や吹き出しなどの注釈を使用してコンテキストを追加できます。
4. メールを構成する
ちょっとした書式設定が大きな効果を発揮します。 メッセージを短い段落に分割することで、威圧的または読みにくくなる可能性のある大きなテキストのブロックを避けます。 プロセスや手順の概要を説明する必要がある場合は、受信者が読みやすいように番号付きリストを使用します。
5. 代わりにビデオを送信する
会議にはあまり値しないが、電子メールでは伝えるのが難しすぎる情報を共有する必要がある場合、どうしますか? ビデオメッセージを送ってください！ ビデオで置き換えることができるすべての会議について私に始めさせないでください。
自分のメッセージをうまく伝えるのに苦労しているのに、相手のカレンダーに時間が見つからない場合は、簡単な非公式のビデオ メッセージを録画してみてください。
誰かにプロセスの手順やプロジェクトについてのフィードバックを話しているときに、画面を録画するだけです (もちろん Snagit をお勧めします)。 次に、ビデオへのリンクを電子メールで送信し、相手が都合の良い時間に視聴できるようにします。 会議や小説を読む必要はありません。
メールはひどいものである必要はありません
そして、それができました！ コミュニケーションの方法を変えることは困難な作業のように思えるかもしれませんが、多くの場合、最も大きな変化をもたらすのは小さなことです。 まずはこれらのアプローチのうち 1 つだけを試して、何が起こるか見てみましょう。
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