電子メールのエチケット: 12 のルールと役立つヒント

公開: 2024-04-05

メールのエチケットは、私たちが生まれつき知っているわけではありません。しかし、私たち以外の誰もが、プロフェッショナルな電子メールの不文律を知っているように感じます。

幸いなことに、基本的な概要を理解すれば、これらのルールは難しくありません。あなたを目立たせるためのヒントを提供するためにここにいます。良い意味で、お約束します！

したがって、プロフェッショナルな電子メールコミュニケーションに慣れていない場合でも、簡単に復習したい場合でも、このガイドは役に立ちます。結局のところ、電子メールの送信は決して面倒なものであってはなりません。

ほんの数ステップでプロフェッショナルなコミュニケーションを向上できるように、メール送信のベストプラクティスを見てみましょう。

プロフェッショナルな電子メールのエチケットとは何ですか?また、それがなぜ重要なのでしょうか?

簡単に言うと、電子メールのエチケットとは、プロフェッショナルなコミュニケーションのための電子メールの書き方です。電子メールのさまざまな側面にはさまざまな目的があり、それについてこのガイドで説明します。

電子メールのエチケットはさまざまな理由から重要です。まず、コミュニケーションの調子を整え、あなたのプロフェッショナリズムを反映します。メールの書き方が悪いと誤解が生じたり、人間関係が悪化したりする可能性があります。

さらに、適切なエチケットはコミュニケーションの効率と効果を向上させ、より良い関係と結果につながります。

電子メールは間違いなく職場でのコミュニケーションの最上位のコミュニケーションチャネルであるため、成功したければエチケットを理解することが重要です。

重要な電子メールの暗黙のエチケットルール

適切なコミュニケーションのために従うべき最も重要なルールを見てみましょう。

専門的なメールアドレス

これは簡単です。アカウントを作成するときは、自分の名前を含む電子メールアドレスを使用してください。私たちは皆、若い頃の恥ずかしい住所を持っていることを知っており、二度と表に出たくありません。まだ使用している場合は、新しいものを作成しましょう。

適切で有益な件名

件名は電子メールの紹介文です。または、受信者が最初に読むもの。これは短く、簡潔で、有益なものにしてください。

たとえば、求人応募メールの件名は「セールスアシスタントポジションへの応募」が適切です。件名には役職名「セールスアシスタント」と目的「応募」が含まれていることに注意してください。受信者は、あなたが何を求めているのかを正確に知ることができます。それが目標です。

プロフェッショナルな挨拶と締めくくり

適切な挨拶とは、常に「こんにちは、おはよう、親愛なる、など」のような挨拶の後に相手の名前を続けることです。可能な限り「Mrs、Ms、MR、Dr など」の接頭辞を追加してください。

彼らの名前がわからなくても、心配する必要はありません。ただ挨拶してください。挨拶の後にカンマを忘れずに追加してください。

締めくくりと署名も標準になります。文脈に応じて、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」、「ありがとうございます」などの結びの言葉でメールを終了します。

次に、自分の名前またはパーソナライズされた電子メール署名ブロックを使用して電子メールをサインオフします。

正しい文法とスペル

これは明白ですが、従うのが最も難しい場合があります。私たちの最善のアドバイスは、単語を再確認し、標準的な文法規則に従うことです。 Outlook と Gmail にはスペルチェッカーが備わっていますが、Grammarly などのより高度なツールを使用すると、文章を次のレベルに引き上げることができます。

プロフェッショナルな口調を維持し、感嘆符を使いすぎないでください。これらがないとフレンドリーな印象を受けるのは難しいことは承知していますが、使用は控えめにしましょう。彼らはすぐに圧倒的になってしまいます。

簡潔にしてください

煩雑で長いメールを読んで時間を無駄にしたくない人はいません。電子メールの受信者は、あなたのメッセージにほんの少しの時間を費やしているだけである可能性があります。そのため、素早く要点に到達することが重要になります。

冒頭の行で、メールの目的を述べます。いくつかの追加情報を追加してフォローアップし、期限を設定して終了します。これにより、誰にとってもコミュニケーションが非常に簡単かつ効率的になります。

添付ファイルが受信トレイを詰まらせないようにします

大きなファイルは、電子メールの受信箱にとって最悪の悪夢です。受信者の受信トレイの速度と効率が台無しになる可能性があります。

大きな添付ファイルをリンクを使用して共有するのが賢明な選択です。

Screencast は、すべての画像とビデオに対する一意のリンクを作成するサードパーティアプリケーションです。その後、大きな添付ファイル自体の代わりにそのリンクを送信できます。

さらに、添付した画像やビデオから会話を始めることもできます。コメントやリアクションを追加し、共同作業をすべて 1 つのスペースで行うことができます。

信じてください、受信者は受信トレイの速度を遅くしなかったことに感謝するでしょう。

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Snagit を使用すると、メール用の魅力的でわかりやすいビジュアルを簡単に作成して共有できます。

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全員に返信

「全員に返信」は優れたツールですが、恐ろしいツールでもあります。私たちのアドバイスは、慎重に使用することです。すべてに返信すると、すべてに返信することになることに注意してください。

スレッドの参加者全員があなたの電子メールを受信します。これは情報を大量に伝達するための優れたツールです。ただし、特定の個別の質問に対してはあまり優れたツールではありません。

あなたが知らないベストプラクティス

この時点で、ビジネスメールのエチケットはもう少し実行可能になるはずです。あるいはそう願っています。このセクションでは、コミュニケーションを予想以上に改善するためのメールエチケットのヒントをいくつか紹介します。

速やかに対応する

メールを受信してから 24 時間以内に返信するようにしてください。しかし、それが現実的ではないことがわかっている場合もあります。代わりに、アイゼンハワーメソッドを使用してメールの重要性を優先します。

機密情報には電子メールの使用を避ける

機密情報については、安全なメッセージングプラットフォームまたは対面での会話を使用してください。通常、電子メールは非公開ですが、完全に安全というわけではありません。ことわざにあるように、「後悔するより安全である方が良い」です。

ビジュアルコミュニケーションを使用して、長いテキストの壁を回避します

これはまさにゲームチェンジャーです。長くて退屈なメールの代わりに、ビジュアルを通じて情報を共有するようにしてください。受信者にとってはより効果的で、退屈しにくくなります。

実際、TechSmith の最近の調査では、仕事でビデオを使用している回答者の 98% が、誤解の軽減、エンゲージメントの向上、時間の節約など、ビデオがさまざまな形でメッセージの有効性に影響を与えていると回答していることがわかりました。

画像

画像を送信することで、プロセスを簡単に表示し、フィードバックを提供し、データを共有できます。コミュニケーションが明確になると、コミュニケーションがはるかに簡単になり、ビジュアルの助けを借りてうまくいきます。

ビジュアルコミュニケーションを使用してプロセスを示し、フィードバックを提供し、データを共有する

さらに、スクリーンショットを撮るのも非常に簡単です。 Snagit のようなスクリーンショットツールを使用すると、画面をキャプチャし、必要なときにいつでも便利な注釈を追加できます。重要な詳細を強調する必要がある場合、ステップツールを使用してプロセスを強調表示する必要がある場合、またはその他の機能を使用する必要がある場合でも、Snagit が対応します。

キャプチャが完璧に編集されたら、固有のリンクを使用してスクリーンショットを共有します。次に、それをお気に入りのメッセージングプラットフォームに貼り付けます。おそらくメールでのやり取りだと思われます。

動画

自分自身またはチームのために簡単なデモやチュートリアルが必要な場合、ビデオは素晴らしいツールです。 Snagit のピクチャー・イン・ピクチャー記録と画面描画機能を使用すると、あらゆる電子メールを向上させることができます。録音を押すだけで、他のすべての作業が簡単になります。

スクリーンショットと同様に、固有のリンクを共有してビデオを電子メールで送信できます。

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