Outlookのサーバーからすべての電子メールをダウンロードするにはどうすればよいですか？

Outlookは、Microsoft ExchangeServerユーザーの主要な電子メールインターフェイスです。 サーバーと同期して、メールをすばやく簡単に取得および送信します。 メールクライアントがOutlook.com、Hotmail、またはGmailのようなサードパーティであるかどうかは関係ありません。アカウントを簡単に設定して、これらすべての仕事用メールの送信を開始できます。

それらはあなたの電子メールなので、もちろん、いつでもそれらを開くことができるようにしたいでしょう。 作成してから何か月経っても、Outlookが必要な電子メールを表示することに頼ることができます。 またはあなたはできますか？ 結局のところ、物事はそれほど単純ではありません。 Outlookはデフォルトですべてを表示するわけではありません。ほとんどの電子メールはMicrosoftExchange Serverに残りますが、Outlookで使用できるのは一部だけです。

Outlook 2019、2016、2013、またはOutlook for Office 365を使用している場合、受信トレイの設定を変更しないと、古い電子メールにすぐにアクセスできません。 必要に応じて、電子メールはサーバーに永久に保持されますが、ローカルコピーも用意しておくと便利です。 ただし、Outlookの設定方法では、最大12か月の電子メールがローカルディスクにダウンロードされます。 この日付より古い電子メールを読む必要がある場合は、適切なアクションを実行して、Outlookにサーバーからそれらをダウンロードさせる必要があります。

Outlookに電子メールのダウンロード制限があるのはなぜですか？

なぜこんな状況なのか不思議に思うかもしれません。 これは、MicrosoftOfficeがシステムにインストールされたときにいくつかのインテリジェントな設定を行うためです。 すべてのハードウェアをチェックし、プログラムがシステム上で最適に実行されるように必要な調整を行います。 Outlookおよびエンタープライズ電子メールに関しては、ハードウェアで実行されるチェックがダウンロードパラメータの設定に使用されます。

明らかに、それは助けようとしていますが、プログラムは厄介になる可能性があります。 ハードディスクをチェックして残りの容量を確認した後、ローカルに保持される電子メールの数を決定する制限時間を自動的に調整します。 使用可能なディスク容量が多いほど、ダウンロードされる電子メールの月数が多くなります。 計算は次の式に従って行われます。

• 空きディスク容量が最大64ギガバイトの場合、最大12か月の電子メールがコンピューターに自動的にダウンロードされます。
• 空きディスク容量が32ギガバイトから64ギガバイト（どちらの数値も含まない）の間にある場合、3か月分の電子メールが自動的にコンピューターにダウンロードされます。
• ディスクの空き容量が32ギガバイト未満の場合、1か月分の電子メールのみがコンピューターのローカルストレージに保持されます。

大騒ぎとは何か、なぜ設定を「すべてのメールをダウンロードする」などに設定できないのか疑問に思われるかもしれません。 実際、一般的な信念に反して、電子メールは多くのストレージを占有する可能性があります。 電子メールを多用する忙しい生活を送っている人は、送信された電子メールと受信された電子メールの両方によって大量のスペースが占有されていることに気付くことがよくあります。 ディスクの使用状況を監視しないと、目を覚ますと、ビジネス通信によってすべてのスペースが飲み込まれていることに気付く可能性があります。

Microsoftもこれを知っています。 そのため、Officeは、Outlookの既定のローカル電子メールストレージ制限などのストレージパラメーターを自動的に調整するように設計されています。 通常、これは問題ありません。 たぶん、あなたは過ぎ去った年の電子メールをあまり必要としないでしょう。 さらに、設定に関係なく、タスク、カレンダーの予定、連絡先にローカルでアクセスできます。

この設定の有効性は、使用する電子メールクライアントの種類によって異なることに注意してください。 Hotmail、Outlook、0365などのMicrosoftの自社製電子メールサービスプロバイダーの1つを利用する場合、この設定は、ローカルで使用できる電子メールの数に影響します。 同じ原則が、周りの人気のあるビジネス用電子メールサービスの大部分に当てはまります。 ただし、Gmail、Yandex、Yahooなどのパブリックプロバイダーを使用している場合は、設定に影響がないため、この心配はありません。 Microsoft Exchange Server上のすべての電子メールには、ローカルコピーがコンピューターの内部ストレージに保存されます。

Outlookにサーバーからすべての電子メールをダウンロードさせる方法

ここでのサーバーは、当然、Microsoft ExchangeServerを指します。 敷地内でExchangeServerをホストするためのライセンスを購入する企業もあれば、サードパーティのExchange-as-a-Serviceサーバープロバイダーを利用する企業もあります。 Microsoft自身がホストするサービスのクラウドバージョンであるExchangeOnlineの人気も高まっています。

使用するExchangeのモードに関係なく、その主な機能は同じです。つまり、コンピューター間で電子メールを送信するメッセージ転送エージェントです。 メッセージは、電子メールクライアント（この場合はOutlook）を使用して両端で読み取られます。

基本的に、Exchangeを使用することにより、これまでに送受信したすべての電子メールがExchangeServerに永続的に保存されます。 もちろん、メールの永久保存は、個々のアカウントのクラウドストレージ制限やアカウントの継続的な使用などの影響を受けます。 重要なのは、通常の状況では、コンピュータに保存されていなくても、本当に古いものも含めて、電子メールを表示できるということです。

では、サーバーからOutlookにすべての電子メールをダウンロードするにはどうすればよいでしょうか。 Outlookですべての電子メールを表示する場合は、2つの方法があります。

方法1：Outlookの[その他]リンクを使用する

Outlook for Officeは、フォルダーに表示される電子メールの数を簡単に拡張する方法を提供します。 アカウントを長期間維持している、またはメール履歴が長いと仮定すると、アプリは通常、最新のメールのみを表示します。 ただし、 OutlookにすべてのIMAP電子メールをダウンロードするように強制することも、少なくともそれらを表示することもできます。

InboxやSentin Outlookなどのフォルダにいて下にスクロールすると、表示された電子メールの最後にすぐに到達します。 そこに、リンクをクリックして他のメッセージを表示できることを通知するメッセージが表示されます。

サーバー上のこのフォルダーには、さらに多くのアイテムがあります

Microsoft Exchangeで他の電子メールを表示するには、ここをクリックしてください

[ここをクリックしてMicrosoftExchangeのその他の電子メールを表示する]リンクをクリックすると、Outlookはそのフォルダーの残りの電子メールをコンピューターにダウンロードします。 これは、インターネットに接続している場合にのみ機能します。 さらに、特定のフォルダの電子メールのみがダウンロードされます。 したがって、送信済みフォルダにいる場合は、これまでに送信したすべての電子メールのみを受け取ります。

この原則は、メールボックス検索を実行する場合にも当てはまります。 検索クエリを入力すると結果が表示されますが、検索語に一致するメールがたくさんある場合は、結果ページの下部に次のように表示される場合があります。

最近の結果を表示しています…

もっと

[その他]リンクをクリックすると、検索クエリに一致する残りのメールがダウンロードされます。

特定のフォルダ内のすべての電子メールを一目で確認したい場合は、Outlook用のWebアプリを介してアカウントにログインできます。 これにより、アカウントのMicrosoft Exchange Serverインターフェイスに移動し、そこに保存されているすべてのものを確認できます。

方法2：Outlookで「メールをオフラインに保つ」設定を変更する

これは、Outlookがコンピュータに保持する電子メールの月数を決定する設定です。 これは、Microsoft電子メールクライアントまたは公認のビジネス電子メールサービスプロバイダーを使用している場合にのみ機能することに注意してください。 保持するメールの数を増やしたり減らしたりすることもできます。 Outlookに、すべての電子メールをローカルに保存するように指示することもできます。

Microsoftによると：

Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013、およびOutlook for Office 365には、1か月、3か月、6か月、12か月、24か月、またはすべてのオプションがあります。 Outlook 2019、Outlook 2016、およびOutlook for Office 365は、3日、1週間、および2週間の追加オプションを提供します。

さらに面倒なことをせずに、これがあなたがする必要があることです：

• Outlookアプリケーションを起動します。
• [ファイル]タブに移動します。
• [アカウント設定]ドロップダウンオプションを選択します。
• オプションが展開されたら、[アカウント設定]を選択します。
• [アカウント設定]ウィンドウで、[メール]タブを選択します。
• Outlookに複数のアカウントがある場合は、ここに表示されます。 設定を調整したいものを選択し、[変更]ボタンをクリックします。
• [アカウントの変更]ダイアログが表示されます。 [キャッシュされた交換モードを使用する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。
• 「オフラインにしておくメール」スライダーを希望の年数、月数、日数、または週数に移動します。 （スライダーがグレー表示されている場合は、管理者が設定の変更をブロックしている可能性があります。）
• [次へ]ボタンをクリックします。
• 構成の変更を確認するためのポップアップが表示されます。 [OK]をクリックします。
• [完了]をクリックして、Outlookを再起動します。

Outlookの下部に「フォルダが最新です」というメッセージがすぐに表示されます。 これは、OutlookがMicrosoft ExchangeServerからすべてのメッセージのダウンロードを完了した後にのみ表示されます。

十分なストレージがある場合にのみ、[すべて]オプションを選択してください。 設定は、ディスクの容量と一致している必要があります。 限られたスペースのディスクにすべての電子メールをダウンロードするオプションを選択した場合、問題は避けられません。 スペースを解放するために、最初にストレージから不要なアイテムをすべて削除することをお勧めします。

当然、ストレージから何を削除するかを決めるのは難しいかもしれませんので、私たちはあなたを助けるためにここにいます。 システム上の明らかなファイルとは別に、ストレージの使用を増やす以外の目的を果たさないジャンクファイルもあることをご存知ですか？ もちろん、それらを取り除きたいと思うでしょうが、それらがどこにあるかを見つけることは問題かもしれません。

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