最終的にペーパーレス化するための7つの簡単なヒント

公開: 2022-01-29

（写真：ゲッティイメージズ経由のseb_ra）

あなたの台所のカウンター、食堂のテーブル、またはそれらが属していない他の場所に何枚の紙がありますか？領収書が再び必要になった場合に備えて、領収書を手元に置いていますか？ペットが3年前に服用した薬を正確に覚えておく必要がある場合に備えて、獣医からの書類の山はありますか？そのすべての紙は、それが何を意味するにせよ、あなたがそれに対処できるようになる時を待ってそこに座っています。（これは、各ページを一瞥してから、それらをすべてごみ箱に押し込むことを意味します。）紙とそれに伴うすべての罪悪感を取り除く時が来ました。ペーパーレス化の時が来ました。

組織する私は10年近く紙を使わないでいます。紙がないということは、私の人生に紙がゼロという意味ではありません。もちろん、まだ紙の出生証明書が必要です。受講する語学クラスには小さな紙のノートを使用しています。しかし、ほとんどの場合、私は紙にぶら下がっていません。代わりに、重要なドキュメントをスキャンしてストレージサービスに送り、メモを取るアプリにデジタルメモを保存します。また、携帯電話でやることリストと買い物リストを作成し、レストランのおすすめをオンラインマップに固定します。あなたの人生から紙を取り除く簡単な方法はたくさんあります。

マップの場所を保存する

デジタル化は簡単です。難しいのは、紙が忍び寄り始めないようにすることです。人生でほとんどの紙を取り除く準備ができている場合は、始めてそれを維持するために知っておく必要があることを次に示します。

1）バックログを忘れる

直感に反するように聞こえるかもしれませんが、ペーパーレス化の最初のステップは、すでに蓄積した紙のバックログを忘れて、代わりに今からペーパーレス化するために採用する必要のある新しい習慣に集中することです。振り返らないでください：前向きなアプローチを採用してください。

いつか、既存の紙の山にたどり着くでしょう。今のところ、それらの論文があなたを妨げさせないでください。バックログに対処しなければならないことは圧倒的に感じることがあり、人々が圧倒されたと感じるとき、彼らは先延ばしになります。だから今のところそれを忘れてください。代わりに、バックログがこれ以上大きくならないように努力してください。

2）これらの5つのアプリを入手する

ペーパーレス化するために必要な5つのアプリまたはサービスがあります。彼らです：

やることリストアプリ、
スキャンアプリ、
オンラインストレージサービス。デジタルファイルを配置します（これについては後で詳しく説明します）。
印刷せずにデジタル文書に署名するための電子署名ツール（Adobe Acrobatが良い例です）、および
公式文書を印刷せずに送信するための文書配信サービス。

ここで、各タイプのアプリに関する私の推奨事項を参照してください。

食料品リスト

3）ストレージサービスを選択する

3番目のアプリであるストレージサービスについてもう少し詳しく見ていきましょう。他のアプリよりも複雑だからです。ストレージサービスは、紙のドキュメントのデジタルバージョンを保管する場所です。

理想的には、どこにいてもファイルにアクセスできるようにし、ファイルをバックアップするストレージサービスが必要です。 1つのオプションは、DropboxやMicrosoftOneDriveなどのオンラインストレージおよびファイル共有サービスを使用することです。

もう1つのオプションは、ペーパーレスになりたい人のために特別に設計されたサービスを使用することです。 NeatとFileThisは2つの例です。税金など、認識したドキュメントタイプに自動的にラベルを付けてタグを付ける機能など、ペーパーレス化する人々のための特別なツールがあります。 FileThisには、メールアカウントで見つけた重要なドキュメントを自動的にコピーする「フェッチ」サービスもあります。

どのサービスを選択する場合でも、すべてのデジタルドキュメントを1つの場所に配置できるように、1つを選択してそれを使用してください。

4）電子メールステートメントとデジタル決済にサインアップする

それでも紙の請求書や明細書を受け取る場合は、できる限り代わりに電子メールで受け取るようにサインアップしてください。それでも定期的に小切手を送る場合は、代わりにオンラインでの支払いに切り替えることができるかどうかを確認してください。

公益事業会社と銀行は何年にもわたってデジタル決済を尊重してきましたが、常にそれらを受け入れるとは限らない最後のホールドアウトは家主と管理会社です。この窮状に陥っている場合は、デジタル決済を受け入れると、より早く、より確実にお金を受け取ることができると説明してみてください。小規模な企業でも、手数料をほとんどまたはまったくかけずに直接銀行振込を受け入れることができます。小切手や封筒ではなく、すべての請求書をデジタルで支払うことができれば、ペーパーレスに一歩近づくことができます。

5）スキャンして細断する

今こそ、新しい習慣の開発を始める時です。スキャンとシュレッダーまたはリサイクルは、おそらく最も行うものです。私はモバイルアプリを使用してスキャンすることを好みますが、デスクトップスキャナーまたは多機能プリンターのスキャン機能を使用することもできます。

次のようなルールを自分で作成します。デジタル化する必要のある新しい紙を入手したら、携帯電話を使用してすぐにスキャンし、その紙をリサイクルまたはシュレッダーの山に置きます。さらに良いことに、シュレッダーに直接廃棄してください。なぜ待つのですか？

ファイルストレージ

その習慣に従うように強制するのは難しいかもしれません。「今、これをスキャンする時間がありません」とあなたは言うかもしれません。試してみるために、バックログから1つか2つのドキュメントをスキャンして、新しい習慣を練習してください。それはどのくらいかかりますか？どのアプリを使用しましたか？また、自然光でのドキュメントのスキャンは、屋内照明でのスキャンよりもスムーズに進む場合があります。それを行う方法とそれにかかる時間の感触をつかんだら、フォロースルーするのが簡単になるかもしれません。

6）他のワークフローを開発する

スキャンとシュレッダーは1つのワークフローです。ペーパーレスのライフスタイルに慣れてくると、他の状況ではより多くのワークフローが必要になることがわかります。

次に例を示します。新製品を購入すると、オーナーズマニュアル、領収書、保証、シリアル番号、またはその他の関連情報の写真を撮ることができます。それらの写真をストレージサービスにアップロードしてから、余分な紙を取り除きます。

作成する可能性のある別のワークフローは、細断する必要があると思われるが現時点ではわからない紙の山を保存し、専用の日にそれらを通過することです。毎週土曜日か月の第1日曜日かを問わず、日時を選択し、その時間を使用してスタックをクリアします。

保険証書や住宅所有者の書類などの場合は、原本を残したまま書類をスキャンしたい場合があります。それらをデジタル化することにより、バックアップコピーを作成し、オリジナルを手に入れることができない場合でも、それらに含まれる情報にアクセスできるようにします。

7）考えすぎないでください

オリジナルを保持するか、デジタル化して細断するかを疑問視する文書がいくつかあります。厳しい電話に直面しているときは、それを考えすぎないでください。ペーパーレスであることはあなたの人生をよりシンプルで簡単にするはずです—よりストレスを感じることはありません。オリジナルをフォルダー、アコーディオンバインダー、またはファイリングキャビネットに収納します。あなたが数枚の紙にぶら下がっていれば、誰もあなたのペーパーレスクラブカードを持ち帰るつもりはありません。

医療記録は、HIPAA準拠のシステムを使用している場合にのみデジタル化して電子的に保存することになっているため、注意が必要です。あなたは単にそれらをフォルダーまたはアコーディオンバインダーに入れて、投げる準備ができているもののために年に一度それをふるいにかけることに決めるかもしれません。

とはいえ、目的のない紙をデジタル化することに固執したり、わざわざしたりしないでください。あなたが責任あることをしていると信じて熱心に紙にぶら下がっているタイプの人なら、何かを細かく切ってリサイクルするのは怖いと感じるかもしれません。しかし、サンドイッチの領収書や2年前の特典ステートメントの説明が必要になることはありますか？それらを細断して手放します。