ペーパーレス化の方法：5つの簡単なステップ

公開: 2022-01-29

ペーパーレス化は、特にそれを行うための適切なツールがあれば、難しいことではありません。紙を完全に諦めようとしている場合、変更を簡単、効果的、永続的に行うのに役立つ5つのアプリまたはサービスがあります。

まず、在庫を取ります。あなたの人生のどこでまだ紙を使っていますか？たぶん、あなたはあなたのやることリストをノートブックに保管しているかもしれませんし、あるいはあなたがインクでサインインしたドキュメントのスタックを持っていて、今はどこにも行けないかもしれません。人生からすべての紙を廃止すべきだという考えに圧倒されるのではなく、紙がまだ豊富にある重要な領域を特定して、それらの場所に最初に集中できるように、小さく考えてください。

何を扱っているかがわかったら、次の5つのツールが必要になります。

やることリストアプリ、
スキャンアプリ、
電子署名ツール、
クラウドストレージとファイル共有サービス、および
メモを取るアプリ。

これらのツールのそれぞれとその機能を詳しく見ていきましょう。以下に、開始に役立つ特定のアプリの推奨事項を示します。

1.To-Doリストアプリ

ペーパーレス化を目指すなら、自分に合ったやることリストアプリを見つけて、数週間それを使い続ける必要があります。

最高のやることリストアプリは、紙のリストよりもはるかに効率的です。アプリを使用すると、文章に取り消し線を引いたり、走り書きしたりすることはありません。優先順位や期限が変更されたときに、タスクを簡単に編集および再配置できます。他の人にタスクを割り当てたり、次の期日のリマインダーを取得したり、タスクにリンクやワンタッチダイヤルの電話番号を追加したりすることができます。

ToDoリストアプリの中で私のトップ2は、TodoistPremiumとAsanaです。他のいくつかのアプリは、特定のタイプの人々に非常に適しています。それらには、OmniFocus（Getting Things Done方法論に従うAppleユーザー向け）、TickTick（Pomodoroテクニックのユーザー向け）、Workflowy（非常にシンプルで簡素化されたアプリエクスペリエンスが好きなユーザー向け）が含まれます。

やることリストアプリを選んだら、仕事、個人、家庭の3つのカテゴリのリストを作成することから始めます。ニーズに合わない場合は、後で変更できます。

[作業]セクションで、仕事のために今週完了する必要のあるタスクを書き留めます。その後、停止します。野心的になりすぎたり、まだ先を見越したりしないでください。個人リストに、お礼状の送付や散髪のスケジュールなど、思いついた個人的なやることをいくつか書き留めます。食料品の買い物リストを開始したり、頭に浮かんだ他のタスクを書き留めたりするために、世帯セクションを使用します。その他のものについては、Somedayというリストを作成することもできます。

始めるにはこれで十分です。 To Doアプリを使用すると、リストの整理、リマインダーの設定、他の人へのタスクの割り当てに関して、どの戦略が最も効果的かがわかります。

最初の数週間は、リストを短くわかりやすくしてください。やることリストアプリを初めて使用することは、他の新しい習慣を採用することに似ています。複雑すぎると、それに固執しないかもしれません。習慣を身に付けたら、やることリストの戦略を練り始めることができます。

2.スキャンアプリ

スキャンアプリは、重要な紙の文書をデジタルファイルに変換するために非常に貴重です。文書をデジタル化するとき、重要な文書の場合は元の文書を整理するか、それらを細断またはリサイクルすることができます。

デジタル化する可能性のある書類の例としては、納税申告書、身分証明書、証明書（出生、死亡、結婚、卒業証書）、保証書と領収書、レシピ、さらにはルーターの下側に印刷された詳細や指示などの紙以外の書類があります。。

私が好んで使用しているモバイルスキャンアプリは、携帯電話のカメラをスキャナーに変えます。スキャナー付きの任意のプリンターを使用してドキュメントをデジタル化できますが、モバイルスキャンアプリの方が便利でポータブルです。どこでも何でも写真を撮ることができます。

最高のスキャンアプリは、スキャンしているアイテムの端だけでなく、本のページか名刺かなど、アイテムの種類も検出します。優れたスキャンアプリは、複数のページを1つのファイルにコンパイルできる必要もあります。最先端のスキャンアプリには光学式文字認識（OCR）テクノロジーも含まれているため、ドキュメントをスキャンしてから1分ほどで、ドキュメントからテキストをコピーして貼り付けることができます。

これらすべての要件を満たし、AndroidとAppleの両方のモバイルデバイスで利用できる2つのスキャンアプリは次のとおりです。

ABBYYのモバイルアプリは、さまざまな価格帯でいくつかの異なる名前で提供されており、
SwiftScan（以前はScanbot Proと呼ばれていました。無料でダウンロードでき、月額数ドルでOCRと電子署名ツールを備えたバージョンを入手できます）。

3.電子署名ツール

ペーパーレス化する場合は、印刷せずにドキュメントに署名できる必要があります。ごくわずかな例外を除いて、ほとんどのドキュメントにデジタルで署名できるはずです。そのためには、デジタル署名を作成してファイルに適用できるアプリが必要です。

電子署名ツールを含むソフトウェアのいくつかの例は次のとおりです。

アドビリーダー、
Adobe Acrobatの、
macOSのプレビュー（上に表示）、
DocuSign、
HelloSign、および
SwiftScan（前述）。

開始するには、署名を作成する必要があります。マウス、指とタッチスクリーン、またはスタイラスを使用して署名を作成すると、署名がだらしなく見える傾向があるため、この手順は多くの場合最も難しい部分です。通常、紙にインクで名前を署名してスキャンするオプションもあります。良いニュースは、好きな署名を作成したら、それを保存して再利用できることです。

詳細が必要な場合は、AcrobatReaderを使用してPDFに署名する方法とmacOSプレビューでPDFに署名する方法を参照してください。

4.クラウドストレージおよび共有サービス

クラウドストレージサービスは、手元にあるデバイスに関係なく、すべてのドキュメントを利用できるようにします。また、ドキュメントを共有するための機能も含まれているため、大きなファイルを電子メールで送信したり、サイズが理由で拒否されることを心配したりする必要はありません。

最もよく知られているファイルストレージサービスには、Dropbox、Googleドライブ、Microsoft OneDrive、Box、AppleiCloudドライブがあります。

多くのファイル同期プログラムでは、ドキュメントのオフラインコピーをデバイスに保存することもできます。これは、保険証書、ID、電話ツリーの名前と電話番号など、半緊急時に必要になる可能性のあるものすべてに非常に便利です。。

最高のファイル同期サービスの中には、ドキュメント共有ツールもあるものがあります。通常、共有するファイルを同期アプリまたはクラウドストレージアプリのフォルダーに入れ、右クリックして共有できるリンクを取得します。そのリンクから、受信者はファイルをダウンロードできます。利用しているサービスによっては、その人がファイルをダウンロードするタイミングや頻度を確認するオプションがある場合があります。 Dropbox（とにかく有料版）を含むいくつかのサービスでは、アクセスの有効期限を作成できます。

5.メモを取るアプリ

メモを取るアプリは、かつて紙に書かれていた可能性のあるさまざまなアイデア、推奨事項、メモ、レシピ、ニュース記事、その他のコンテンツを保存および並べ替えるのに便利です。メモを取るアプリを使用すると、紙をスキップして、これらのアイデアを電子的にキャプチャすることができます。

私が最もよくお勧めする3つのメモ取りアプリは、Evernote、Microsoft OneNote、およびJoplinです。

記事を読んだりレシピを保存したりする場合でも、Webページを印刷する傾向がある場合は、Webクリッパーを備えたメモを取るアプリがペーパーレス化に役立ちます。この機能を使用すると、広告やその他のジャンクを除くWebページのすべてのコンテンツを、メモを取るアプリの新しいメモにコピーできます。私は個人的にメモを取るアプリでウェブクリッパーを使用してレシピを保存および整理しています。

メモを取るアプリは、レストラン、映画、テレビ番組、音楽、ビジネスなどで人々があなたに与える推奨事項を書き留めるのにも適しています。また、営業時間などのさまざまな情報をコピーするのにも最適です。アプリを使用して写真を撮り、メモとして保存するだけです。

楽しみにして、今日から始めましょう

ペーパーレス化に関する最後のアドバイスは、今日から始めて、後戻りではなく前向きにすることです。つまり、あなたが持っている紙のバックログが何であれ、デジタル化することに夢中にならないということです。代わりに、今からペーパーレスになるのに役立ついくつかのアプリを採用して、新しい習慣を前進させることができます。後でいつでもバックログに対処できます...または古い紙を箱に押し込み、クローゼットの後ろに貼り付けて、忘れてください。