Perché dovresti utilizzare il blocco del tempo per gestire le tue attività

Ti sei mai sentito sopraffatto da ciò che è nella tua lista delle attività quotidiane? Forse il problema non è il numero di compiti che hai, ma come li gestisci. Se stai cercando una nuova tecnica di gestione del tempo, prova a bloccare il tempo.

È certamente vero che a volte non ci sono abbastanza ore al giorno per fare tutto, ed è possibile che, qualunque cosa tu abbia semplicemente troppo nel piatto. Ma se ritieni che le tue attività possano essere gestite e hai solo bisogno di un modo solido per farlo, il blocco del tempo potrebbe fare al caso tuo.

Che cos'è il blocco del tempo?

Il blocco del tempo, noto anche come blocco del calendario, è un metodo di gestione del tempo. Designi il tempo sul tuo calendario per ogni attività nel tuo elenco, comprese le pause. Durante quel lasso di tempo, lavori su quell'attività e solo su quell'attività, eliminando le distrazioni.

Puoi impostare un blocco per un minimo di 15 minuti o fino a poche ore. Prova a stimare il tempo necessario per completare l'attività quando la imposti.

Quando il tempo è scaduto, smetti di lavorare sull'attività e passi a quella successiva sul calendario.

Alla fine della giornata, fai un inventario delle attività che hai completato e di quelle che non hai svolto. Quindi, crea o modifica i blocchi del calendario del giorno successivo per gli elementi incompleti.

Vantaggi del blocco del tempo

Questo può sembrare un modo rigoroso di gestire i tuoi doveri. Tuttavia, il blocco del tempo presenta vantaggi che dovresti considerare.

• Non devi prendere decisioni quotidiane su quali attività affrontare. Con il tuo calendario bloccato per attività specifiche, sei già un passo avanti per la giornata. Prendi in considerazione l'idea di impostare il blocco del tempo per ogni giorno all'inizio della settimana lavorativa per risparmiare tempo.
• Il blocco del tempo promuove la concentrazione e la produttività. Quando ti limiti al compito da svolgere, puoi approfondirlo con la concentrazione che merita. Piuttosto che suddividerti in più attività contemporaneamente, puoi concentrarti su una alla volta.
• Puoi dedicare il tempo necessario in base all'importanza dei compiti. Cose come rispondere alle telefonate e rivedere la tua casella di posta sono necessarie, ma probabilmente non così importanti come creare un rapporto esecutivo o programmare per un nuovo progetto. Con il blocco del tempo, puoi riservare un tempo minimo per le attività di livello inferiore e altro per quelle che sono profondamente coinvolte.
• Puoi vedere dove viene speso il tuo tempo. Molte volte siamo spinti in direzioni diverse e alla fine della giornata ci chiediamo dove siano andate le ore. Impostando limiti per quanto tempo lavorerai sulle attività e visualizzandoli sul tuo calendario, vedrai sempre dove è andato il tuo tempo.

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Variazioni di blocco del tempo

Non lavoriamo tutti allo stesso modo, gestiamo responsabilità identiche o abbiamo lo stesso tipo di flessibilità. Ci sono variazioni di blocco del tempo che potresti trovare più adatte a te. Sebbene simili nel concetto, ti consentono di adattarti al tipo di lavoro che svolgi.

Batch delle attività

Analogamente all'utilizzo dei periodi di tempo sul calendario per le attività, puoi raggruppare le attività correlate in un blocco con il raggruppamento delle attività.

Ad esempio, potresti dedicare 10 minuti a rivedere la posta in arrivo, 20 minuti a scrivere e-mail e altri 15 minuti a rispondere alle e-mail. Invece di creare un blocco per ciascuna di queste attività, puoi raggrupparle nel tuo calendario con un titolo come Email per 45 minuti o un'ora.

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Tempo di boxe

Il time boxing è una specie dell'opposto del task batching. Dividi le attività in porzioni, attività secondarie e imposti limiti su quanto tempo dedicherai a ciascuna.

Ad esempio, invece di bloccare tre ore per scrivere un articolo, scomponilo. Blocca un'ora per scrivere 1.000 parole, un'altra ora per creare schermate e un'altra ora per modificare l'articolo.

Impostando dei limiti su ciascuna attività secondaria, non solo ti concentrerai meglio su quella parte specifica, ma lavorerai in modo più efficiente per portare a termine quell'attività entro il limite di tempo.

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Giornata a tema

Un'altra variazione del blocco del tempo, ideale se hai diverse aree di responsabilità, è il tema del giorno. Con questo approccio, designi determinati giorni della settimana lavorativa per compiti o responsabilità specifici.

Ad esempio, supponi di essere un project manager. Puoi dedicare il lunedì al Progetto A, il martedì al Progetto B e così via. Se le tue responsabilità sono di ampia portata, potresti dedicare il lunedì al marketing, il martedì alla finanza e il mercoledì alle operazioni.

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Una volta scelto il tema per ogni giorno, puoi quindi utilizzare il blocco del tempo o il raggruppamento delle attività per bloccare il tuo calendario per tutti i compiti relativi a ciascun tema per ogni giorno, se lo desideri.

Approfitta delle funzionalità del tuo calendario

Indipendentemente dal fatto che il tuo calendario digitale preferito sia il calendario di Outlook, Google Calendar o l'app Calendario di Apple, sfrutta al massimo le funzionalità dell'app per aiutarti a configurare e utilizzare il blocco del tempo.

Crea avvisi o promemoria

La maggior parte delle applicazioni di calendario offre utili promemoria per gli eventi. Utilizzando questi promemoria, saprai quando è ora, o quasi, di passare all'attività successiva.

Ad esempio, se utilizzi Apple Calendar, puoi impostare due avvisi. Usane uno per alcuni minuti prima dell'inizio pianificato di un'attività. Questo ti dà il tempo di iniziare a concludere l'attività corrente. Quindi, imposta un secondo avviso per l'ora dell'evento. Ciò garantisce che saprai quando è necessario iniziare l'attività successiva.

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Selezionare il periodo di tempo (evento) e utilizzare la casella a discesa Avviso per selezionare l'ora del primo promemoria. Fai clic sul segno più a destra e scegli Al momento dell'evento per impostare il secondo promemoria.

Passa dalla visualizzazione settimanale a quella giornaliera

Per impostare il blocco temporale, puoi utilizzare la vista Settimana. Quindi, quando è il momento di concentrarsi sul giorno corrente e solo su quel giorno, passa alla visualizzazione Giorno.

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Se utilizzi Google Calendar, puoi cambiare facilmente le visualizzazioni. Nella parte superiore della schermata del calendario principale, seleziona la casella a discesa e seleziona "Settimana" per impostare i periodi di tempo. Se utilizzi una visualizzazione personalizzata, ad esempio 5 giorni, puoi scegliere quella.

Quindi, quando visualizzi il tuo calendario per un giorno particolare, utilizza la casella a discesa per selezionare "Giorno". Vedrai quindi chiaramente i tuoi intervalli di tempo per oggi.

Allega categorie o etichette colorate

Per distinguere più facilmente i periodi temporali, puoi allegare categorie, tag o etichette con codice colore.

Per il calendario di Outlook, vai alla scheda Appuntamento, apri l'elenco a discesa Categorizza e seleziona "Tutte le categorie". Puoi quindi personalizzare le categorie che vedi, aggiungerne di nuove e cambiarne i nomi. Ad esempio, puoi creare categorie per e-mail, rapporti e telefonate, tutte con colori diversi.

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Per allegare una categoria al periodo di tempo, tornare alla scheda Appuntamento e selezionarne una dall'elenco a discesa Categorizza.

Il blocco del tempo non è per tutti, ma se non l'hai mai provato e hai bisogno di un piccolo aiuto per fare le cose, provaci. E ricorda, se la versione principale della tecnica non funziona bene, puoi provare una delle varianti.