Perché un aiuto per il lavoro potrebbe essere la cosa migliore di cui hai bisogno con Dawn Mahoney

Un aiuto al lavoro potrebbe essere la soluzione di apprendimento che aiuta la tua azienda?

Fornire ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per salire di livello è parte integrante della gestione del personale e della gestione di un'azienda di successo. Quando identifichi aree problematiche o lacune nelle conoscenze, basta una rapida ricerca su Google per scoprire la varietà di opzioni disponibili per educare i tuoi dipendenti.

I corsi online e l'eLearning sono metodi popolari di formazione. Ma sono i più adatti per insegnare le informazioni che devi far conoscere ai tuoi dipendenti?

I corsi di formazione e le soluzioni di eLearning non sono sempre il proiettile d'argento. Queste sono spesso risposte costose e dispendiose in termini di tempo a un problema e, a seconda di ciò che i dipendenti devono sapere, potrebbe essere una perdita di tempo e denaro.

Prima di investire in qualsiasi soluzione di apprendimento, considera ciò che i tuoi dipendenti devono sapere. Potrebbe essere insegnato con del materiale illustrativo? Gli utenti hanno bisogno di un accesso frequente a materiali di facile lettura piuttosto che a qualcosa di cui devono impegnarsi nella memoria?

Se la risposta a qualcuno di questi è sì, ciò di cui potresti aver bisogno è un aiuto sul lavoro.

Gli aiuti al lavoro possono essere strumentali nell'aiutare le persone a imparare come completare le attività. In questo post, Dawn Mahoney condivide i suoi consigli per creare sussidi di lavoro che funzionino meglio per la tua attività.

Puoi guardare il video su questo argomento nella parte superiore di questo post, ascoltare l'episodio del podcast, premere play qui sotto o continuare a leggere per saperne di più...

Dawn è la fondatrice di Learning In The White Space e una delle principali autorità in materia di facilitazione della formazione e progettazione didattica. Sa così tanto sugli aiuti al lavoro, ha creato un corso per aiutarti a utilizzarli per la tua attività, " Non tutto deve essere un corso: aiuti al lavoro ".

Che cos'è un aiuto al lavoro?

Un aiuto per il lavoro, altrimenti noto come "foglio di lavoro", è qualsiasi materiale che ti aiuta a completare un'attività.

Dawn ritiene che gli aiuti al lavoro siano strumenti essenziali per fornire alle persone informazioni utili per svolgere compiti in modo indipendente. Non devono essere formali o creati su alcun software speciale. Devono solo aiutare l'utente attraverso un processo con successo e nel modo più semplice possibile.

Probabilmente stai già utilizzando sussidi di lavoro e non lo sai nemmeno. Un aiuto per il lavoro può presentarsi sotto forma di una nota adesiva virtuale sullo schermo del tuo computer, che ti ricorda qual è la password di accesso del tuo computer. Potrebbero essere le istruzioni di assemblaggio della carta che descrivono in dettaglio come costruire quella nuova scrivania per il tuo ufficio a casa. Potrebbe essere una lista di controllo, un'infografica, un'app, una stampa, una nota scarabocchiata su un pezzo di carta: tutti questi hanno il potenziale per funzionare come un efficace aiuto al lavoro.

Gli aiuti al lavoro vengono utilizzati più e più volte e forniscono valore a un utente di ritorno. Progettato per essere volutamente facile da capire e veloce da usare. Dawn sottolinea che, soprattutto, gli aiuti al lavoro dovrebbero essere facilmente accessibili quando necessario.

Quando hai bisogno di aiuti al lavoro (non un corso di formazione)

Il tipo di materiale didattico di cui hai bisogno dipende interamente da ciò che vuoi che i tuoi utenti sappiano.

Gli aiuti al lavoro sono migliori per:

• Processi difficili o non necessari da memorizzare
• Informazioni autonome
• Informazioni di cui non hai bisogno molto spesso

Le persone spesso pensano che un corso colmerà le lacune nelle conoscenze dei propri dipendenti, ma dovresti considerare l'applicazione delle informazioni prima di cercare una soluzione. Se hai bisogno di aiutare gli utenti a seguire una procedura per accedere a un programma per computer, è necessario accompagnarli attraverso un corso di formazione che richiede tempo? O sarebbe sufficiente un foglio di istruzioni con schermate pertinenti ed etichettate?

Gli aiuti al lavoro non devono sempre essere indipendenti dai corsi di formazione: possono essere utili integrazioni. Tuttavia, il consiglio di Dawn è che gli aiuti al lavoro dovrebbero essere accessibili anche al di fuori del corso. Dovrebbero essere documenti scaricabili o fogli da asporto a cui gli utenti possono fare riferimento quando ne hanno bisogno.

Cosa rende un efficace aiuto al lavoro?

Dawn sottolinea che un aiuto al lavoro di successo dovrebbe essere chiaro, conciso e dare la priorità alla qualità delle informazioni rispetto alla quantità.

Anche se non importa necessariamente quanto sia lungo il tuo aiuto al lavoro (alcuni manuali, ad esempio, sono più di mille pagine), importa come è strutturato. Il requisito principale di un aiuto al lavoro è fornire informazioni rapidamente, quindi indicizza materiali più lunghi e suddividi il testo in blocchi facili da trovare.

Il testo dovrebbe essere presentato semplicemente, ad esempio, in elenchi puntati, elenchi numerati o brevi frasi che si consumano a colpo d'occhio.

Gli aiuti al lavoro efficaci spesso includono immagini rilevanti per aiutare a rendere chiare le istruzioni. Dawn consiglia di includere fotografie o schermate di buona qualità, ove possibile, nei tuoi sussidi di lavoro.

Dawn suggerisce anche di utilizzare un formato a guida visiva, come un PDF o un PowerPoint, come base per il tuo aiuto al lavoro, poiché questi possono mostrare sia testo che elementi visivi. Consiglia di evitare formati come Excel, che potrebbero complicare eccessivamente la presentazione e rendere le informazioni più difficili da assorbire.

Puoi usare i video come aiuto per il lavoro, ma fai attenzione che possono richiedere molto tempo da usare. Gli utenti potrebbero dover guardare più video del necessario per trovare le informazioni pertinenti e, di conseguenza, potrebbero non fare affidamento sull'aiuto al lavoro in futuro.

Come creare un aiuto al lavoro di successo

La creazione di aiuti all'occupazione non deve essere complicata, ma richiede un approccio approfondito. Dawn ha condiviso il suo processo di creazione di un efficace aiuto al lavoro in questi quattro passaggi.

1. Scopri cosa devono sapere gli utenti

Dawn consiglia di avviare il processo di creazione dell'aiuto al lavoro parlando con le persone che svolgono i compiti in questione. Quali procedure seguono? Quali aiuti al lavoro, se ce ne sono, usano già? Dov'è il problema e dove sono le lacune nelle loro conoscenze?

Acquisisci familiarità con il problema su cui si concentrerà l'aiuto al lavoro e avrai un'idea migliore di quali informazioni includere. D'altra parte, saprai cosa escludere scoprendo quali conoscenze hanno già gli utenti.

Altri modi per scoprire le lacune di conoscenza includono la ricerca di informazioni obsolete che devono essere aggiornate o l'esame di materiali di formazione per vedere cosa manca nei processi esistenti.

2. Decidi quale tipo di aiuto per il lavoro creare

Una volta che sai quali informazioni vuoi includere, dovrai decidere quale tipo di aiuto per il lavoro creare.

Esistono molti tipi diversi e dovrai decidere quale è più appropriato per gli utenti. Dawn ha creato il suo strumento "Selezione degli aiuti al lavoro" come punto di partenza, evidenziando alcune esigenze aziendali tipiche e gli aiuti al lavoro che potrebbero essere una soluzione adeguata.

Se questo elenco ti travolge, perché non iniziare considerando i tipi di aiuti al lavoro che hai già nella tua organizzazione e funzionano meglio per il tuo team.

Puoi sempre sperimentare nuovi tipi, ma attenersi al tipo con cui sai già che i tuoi utenti lavorano bene aiuterà l'aiuto al lavoro ad avere successo più velocemente.

3. Prepara i tuoi materiali e crea il tuo aiuto al lavoro

Dopo aver scelto un tipo di aiuto per il lavoro, puoi iniziare a raccogliere i materiali necessari per crearlo. Ciò potrebbe includere la preparazione di immagini come screenshot o lo scatto di foto.

Quando scrivi, ricorda di mantenere il tuo testo chiaro e conciso e, se stai lavorando con materiale specializzato, assicurati di avere una PMI che definisca le fasi del processo o le terminologie.

Ci sono molti strumenti digitali disponibili per aiutarti a creare un eccezionale aiuto al lavoro. Dawn ha elogiato il modello di aiuto al lavoro gratuito di Snagit come uno dei suoi preferiti, ma è importante notare che puoi utilizzare quasi tutti i software di creazione di contenuti per rendere il tuo aiuto al lavoro, da un documento Word a qualcosa di più complesso.

4. Rendi l'aiuto per il lavoro facile da trovare

Infine, è necessario assicurarsi che l'aiuto al lavoro finito sia facilmente accessibile. Dawn crede che rendere i materiali di apprendimento difficili da trovare sia uno degli ostacoli più significativi al successo.

Pensa a quando e dove i tuoi utenti avranno bisogno di questo aiuto per il lavoro e posizionalo di conseguenza. Se i tuoi utenti sono impiegati che hanno bisogno delle informazioni quando sono al computer, forse ti consigliamo di fornire loro un documento che possono scaricare sul desktop. Ma se il tuo utente è un assistente alle vendite che ha bisogno di aiuto con i processi meno utilizzati su un registratore di cassa, una stampa attaccata allo sportello potrebbe essere più adatta.

Un ottimo modo per rendere accessibili gli aiuti al lavoro è creare uno spazio per loro (digitalmente o meno) e far sapere a tutti dove si trovano. Il consiglio di Dawn è quello di avere un solo link che porti gli utenti a una pagina del tuo sistema interno, o un documento Google, che ospita i link a tutti i tuoi sussidi di lavoro, in modo che siano sempre disponibili.

Dopo che i tuoi dipendenti hanno avuto un po' di tempo per utilizzare gli aiuti al lavoro, dedica un po' di tempo a verificarne l'efficacia. Vengono utilizzati? Ci sono informazioni o passaggi che hai perso o che devono essere perfezionati? Hai creato l'aiuto al lavoro per aiutare, quindi controlla che stia facendo il suo lavoro.

Dawn ritiene che il modo migliore per monitorare se gli aiuti al lavoro sono efficaci è determinare se sono utili e in uso. Se non lo sono, scopri perché e adattali di conseguenza. Tuttavia, se lo sono, potresti trovarti a creare ancora di più per aiutare la tua attività.

Se vuoi saperne di più sul processo di Dawn per creare aiuti al lavoro efficaci, visita il suo corso presso la TechSmith Academy, " Non tutto deve essere un corso: aiuti al lavoro ".

Scopri altri fantastici contenuti sulla piattaforma di apprendimento online gratuita di TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV

Per consigli e suggerimenti più esperti, visita TechSmith Academy su YouTube o ascolta il Podcast.