Quali informazioni dovresti inserire in una firma e-mail?

Probabilmente hai visto una firma e-mail che era semplicemente un nome e un'altra che include righe di dettagli, collegamenti e immagini. Che è migliore? Quale è più efficace? Ti aiuteremo a decidere quali informazioni inserire in una firma e-mail.

Dipende da cosa utilizzerai la firma per

Per iniziare, chiediti per cosa utilizzerai la firma. È una firma professionale per la tua azienda o una firma personale? Utilizzerai la firma per impostazione predefinita per ogni e-mail o solo per alcune? Prevedi di includere la firma sia nelle e-mail interne che in quelle esterne?

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La maggior parte delle persone che creano e utilizzano una firma e-mail lo fanno per motivi professionali. Puoi anche usare una firma se sei uno studente o una persona in cerca di lavoro. Con questo in mente, i dettagli che includi possono dipendere dal tuo settore, occupazione o intento.

Inoltre, se prevedi di utilizzare una firma per tutte le e-mail che invii, i dettagli che includi potrebbero differire per i messaggi esterni rispetto a quelli interni (all'interno della tua organizzazione). In questo caso, potresti prendere in considerazione l'impostazione di più firme e utilizzare quella di cui hai bisogno in quel momento.

Diamo un'occhiata alle nozioni di base che ogni firma dovrebbe includere, agli elementi opzionali che potresti aggiungere e ai dettagli che dovresti escludere dalla tua firma e-mail.

Cosa dovresti includere in una firma

Questi sono i dettagli essenziali che dovresti includere nella tua firma.

Nome completo : come minimo, dovresti includere il tuo nome completo (nome e cognome) nella tua firma e-mail. Mentre probabilmente usi solo il tuo nome per le email personali, dovresti usare il tuo nome completo per quelle professionali.

Titolo o posizione : quando invii un'e-mail a qualcuno di nuovo, supponi che non sappia nulla di te. Hanno il tuo nome e la tua azienda (sotto) ma probabilmente vogliono conoscere la tua posizione all'interno dell'azienda.

Nome dell'azienda : anche in questo caso, poiché la maggior parte delle firme viene utilizzata per scopi commerciali, è necessario includere il nome dell'azienda sotto o sulla stessa riga del titolo o della posizione.

Suggerimento: se sei uno studente, puoi includere la tua specializzazione, ad esempio "Studente di scienze informatiche" e il nome della tua scuola.

Numero di telefono : sebbene l'e-mail sia una solida forma di comunicazione, spesso è necessaria una telefonata. Se il destinatario dell'e-mail desidera discutere l'argomento verbalmente, è necessario fornire il proprio numero di telefono e, se applicabile, il prefisso internazionale e l'estensione.

Se crei una firma e-mail separata per le comunicazioni interne ed esterne, puoi semplicemente includere il tuo interno anziché un numero di telefono completo. Ciò è particolarmente accettabile se tutte le chiamate vengono instradate attraverso la stessa linea principale.

Cosa puoi includere in una firma

A seconda della tua professione, organizzazione o scopo della tua firma, ecco alcuni dettagli che potresti voler includere.

Sito Web dell'azienda : molti potrebbero considerarlo un elemento di base che tutte le firme dovrebbero includere. Tuttavia, è semplicemente un'opzione che potresti voler aggiungere. In tal caso, collega l'URL in modo che il destinatario possa visitare con un clic.

Indirizzo postale o fisico dell'azienda : se lavori per un'organizzazione con sedi diverse, ad esempio in più stati, regioni o paesi, potresti voler includere l'indirizzo dell'azienda come riferimento del destinatario.

Indirizzo e-mail : molti suggeriscono che il tuo indirizzo e-mail non è necessario nella firma perché è nell'intestazione dell'e-mail. Tuttavia, ci sono applicazioni di posta elettronica che visualizzano solo il nome, specialmente quando si risponde.

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Foto : se desideri aggiungere un tocco personale, puoi includere una tua foto. Se decidi di includere una foto, assicurati che si tratti di un ritratto professionale e non di un semplice selfie o caricatura.

Logo aziendale : per rappresentare il marchio della tua azienda, considera di aggiungere il tuo logo alla firma. Può essere utile per il tuo destinatario vedere il design che lo rende facile da ricordare a colpo d'occhio. Pensa ad alcuni dei loghi più noti che rendono questi marchi rapidamente identificabili.

Colore : se decidi di non includere il logo della tua azienda, considera invece un piccolo tocco di colore con i colori della tua azienda. Puoi usare il colore semplicemente per accenti, collegamenti o linee, ma mantienilo con un minimo di uno o due colori.

Link ai social media : per consentire al destinatario di connettersi rapidamente, puoi includere link o icone collegate a siti di social media come Facebook, Twitter o Instagram. Ciò è particolarmente utile se stai utilizzando la firma per te stesso come libero professionista, appaltatore o persona in cerca di lavoro piuttosto che per un'azienda.

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Dichiarazione di non responsabilità: molte aziende richiedono una dichiarazione di non responsabilità relativa alla riservatezza e alla condivisione in fondo a una firma e-mail per i messaggi esterni. Verificare con il proprio supervisore o manager per la verbosità se si ritiene che questo possa essere il caso.

Cosa non dovresti includere in una firma

Se non sei sicuro se includere o meno qualcosa nella tua firma e-mail che non è elencato sopra, ecco alcuni elementi da evitare.

Informazioni personali : non includere dettagli personali in una firma aziendale. Ad esempio, evita di aggiungere il tuo numero di cellulare personale o l'indirizzo di casa a meno che tu non voglia che il tuo destinatario lo abbia e possibilmente lo utilizzi.

Citazioni ispiratrici : mentre le citazioni possono essere adatte per le firme e-mail personali, sono distrazioni inutili in quelle professionali che semplicemente occupano spazio.

Firma immagine : potresti trovare firme e-mail attraenti che sono in realtà immagini piuttosto che testo. Questi di solito hanno un bell'aspetto ma sono poco pratici per chi ha lettori di schermo o utilizza una funzione Leggi ad alta voce. Se decidi di utilizzare un'immagine per la tua firma, assicurati di includere il testo alternativo.

Altri suggerimenti per la firma e-mail

Quando si tratta di progettazione di firme e-mail, puoi trovare molti esempi, generatori di firme e modelli per aiutarti. Inoltre, dai un'occhiata al nostro how-to per i modelli di firma e-mail di Outlook.

CORRELATO: Come utilizzare un modello Microsoft per la firma di Outlook

Sii breve. È consigliabile che la tua firma e-mail non sia più lunga di quattro o cinque righe. Con troppi dettagli, il destinatario impiega tempo a trovare le informazioni di cui ha bisogno. Inoltre può essere un maiale spaziale sul cellulare come mostrato di seguito.

Inoltre, utilizza caratteri di facile lettura e non esagerare con troppi stili o dimensioni di caratteri diversi, colori, immagini o collegamenti ai social media. Guarda il primo screenshot nella sezione cosa non includere sopra.

Sia che tu crei una singola firma e-mail o più firme per diversi tipi di messaggi, assicurati di includere prima le informazioni più importanti e poi vai da lì con i dettagli utili.

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