Perdi meno tempo nelle riunioni con questi 4 semplici consigli

questi Incontri sono costosi, non solo in termini di stipendi delle persone, ma anche di carico cognitivo, di energia e di morale. Le riunioni sono di interruzione, distogliendo l'attenzione delle persone dal lavoro principale che spesso richiede un'elevata concentrazione. Oltre alla posta elettronica, le riunioni sono state costantemente valutate dai dipendenti come il peggior punto dolente degli ultimi decenni.

Nel contesto del lavoro a distanza durante una pandemia, quando lo stress e le ansie sono già alti per così tante persone, ha senso ridurre attivamente il tempo che dedichiamo alle riunioni.

A seconda del tuo ruolo lavorativo, potresti essere in grado di uscire semplicemente da alcune riunioni, annullandole o abbandonandole. C'è anche la questione "questo incontro avrebbe dovuto essere un'e-mail?" Se il contenuto di una riunione può essere comunicato in modo più efficiente in un modo diverso, non tenere una riunione, lo ripeto.

E le riunioni che non puoi saltare? Dopotutto, alcuni incontri sono davvero preziosi e importanti. Gli incontri consentono alle persone di conoscersi, il che crea cameratismo. In particolare, nel lavoro a distanza, le riunioni aiutano a creare fiducia. Quando una questione urgente è a portata di mano e la velocità è un problema, le riunioni sono in genere il modo più veloce per identificare i problemi e prendere decisioni. Alcuni incontri forniscono chiarezza in un modo che altri metodi di comunicazione non possono.

La maggior parte delle persone sa che quando devi assolutamente tenere una riunione, la riunione dovrebbe avere un'agenda con obiettivi, che l'agenda dovrebbe essere fatta circolare in anticipo o che puoi usare app per aiutarti a tenere riunioni migliori, bla, bla, bla. Poche persone si preoccupano di questi passaggi. Perché non cercare altri modi per rendere le riunioni più efficienti e ridurre la quantità di tempo che dedichi alle riunioni? Ecco quattro strategie su come farlo.

1. Tenere metà della riunione prima della riunione

Invece di tenere una riunione di un'ora, pianifica una riunione di 30 minuti (o meglio, 20 minuti) e offri a tutti i partecipanti alla riunione un modo per partecipare al contenuto o allo scopo prima della riunione vera e propria. Questa strategia non è solo utile per ridurre il tempo della riunione, ma consente anche agli introversi e ad altri di partecipare in modi che potrebbero essere più facili e confortevoli rispetto a parlare in una riunione

Come si fa? Utilizza uno strumento di collaborazione asincrono, come un documento condiviso o una lavagna online, in cui le persone possono leggere l'agenda, annotare domande, fare brainstorming o fare qualsiasi altra cosa tu voglia che facciano per "partecipare" alla riunione. Quando dai alle persone un posto dove leggere, digerire, commentare, fare brainstorming e pensare in modo asincrono, quando non sono messe in difficoltà, possono prendersi il loro tempo per farlo. Possono anche farlo nel momento migliore per loro e non interromperanno il loro lavoro principale.

Alcune app che potresti considerare di utilizzare sono Miro, Mural, Conceptboard (mostrato), app di Google Workspace come Google Docs e persino app collaborative per prendere appunti come Microsoft OneNote.

Dando alle persone un posto dove registrare le loro idee prima dell'incontro vero e proprio, otterrai una migliore partecipazione da chiunque altrimenti non potrebbe parlare. Ancora più importante, dovresti essere in grado di ridurre significativamente il tempo effettivo della riunione, possibilmente della metà, perché così tanto lavoro è stato fatto in anticipo.

Questa strategia non funziona per ogni tipo di riunione, ma è l'ideale per le riunioni in cui tutti i partecipanti dovrebbero contribuire, come una riunione di brainstorming o una riunione di lancio per un nuovo prodotto.

2. Assegna un cronometrista

Assegna un cronometrista e assicurati di presentare quella persona come cronometrista della riunione. Il cronometrista è responsabile di assicurarsi che la riunione inizi e termini in tempo e che tutti i segmenti che dovrebbero essere mantenuti entro un limite di tempo lo siano.

Per iniziare in tempo, la semplice presentazione del cronometrista è un ottimo modo per farlo. "Phil sarà il cronometrista nella riunione di oggi. Semplifichiamo il lavoro di Phil e iniziamo subito".

Per finire in tempo, il cronometrista può annunciare quando mancano cinque, due o un minuto, a seconda dell'atmosfera e dell'importanza della riunione.

Per la gestione dei segmenti, è più semplice fare un esempio. Diciamo che stai pianificando un incontro in cui le persone devono presentarsi. Potresti dire: "Per favore, presentati e spiega perché sei presente a questa riunione tra circa 15 secondi. Jill è la nostra cronometrista oggi. Jill, per favore imposta il tuo timer in modo che suoni dopo 15 secondi in modo che possiamo attenerci al programma". In questo modo, Jill non deve sentirsi in colpa per aver interrotto qualcuno e avergli detto di concludere. Il suono fa il lavoro.

Puoi usare un'espressione simile quando disponi di segmenti di una riunione in cui persone diverse possono presentare le loro idee o informazioni.

Le app timer, i siti Web e i plug-in sono una dozzina. Usa l'app stock sul tuo telefono o un sito Web gratuito, come vclock.com (mostrato).

Consigliato dai nostri editori

5 consigli per riunioni più produttive

Ottieni di più: prova questi 10 semplici suggerimenti per elenchi di cose da fare migliori

20 consigli per lavorare da casa

3. Chiedi feedback sulle riunioni ricorrenti

Ecco una strategia per aiutarti a ridurre la durata delle riunioni ricorrenti : chiedi ai partecipanti un feedback. È più efficace con le riunioni ricorrenti, come le riunioni del team permanente e i check-in settimanali o mensili, perché il formato e alcuni argomenti sono generalmente gli stessi ogni volta.

Dopo un incontro, chiedi un feedback specifico, come ad esempio:

• Quell'incontro è stato più lungo del necessario? Era troppo corto? Non abbiamo coperto qualcosa di cui volevi discutere?

• Su cosa non abbiamo bisogno di dedicare così tanto tempo?

• Ci sono state parti della riunione che sarebbero state migliori se le avessimo fatte in un altro modo, ad esempio facendo un brainstorming in un documento condiviso?

I partecipanti alle tue riunioni potrebbero benissimo avere ottime idee su come migliorare la riunione, sia che ciò significhi accorciarlo, cambiare il formato o entrambi.

4. Personalizza i tuoi uno contro uno

La tua organizzazione potrebbe avere una norma per le riunioni individuali, il che significa riunioni ricorrenti tra un dipendente e un manager. Si tengono spesso una volta alla settimana, di solito per una durata compresa tra mezz'ora e 45 minuti. Ma chi può dire che l'orario sia l'ideale per te?

Con uno contro uno, le due parti possono e devono avere un dialogo aperto sul fatto che la frequenza e la durata degli incontri siano utili ed efficaci. Una riunione di mezz'ora a settimane alterne potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno. Un check-in settimanale di 15 minuti potrebbe essere meglio per te.

Non c'è motivo per cui uno contro uno dovrebbe essere più lungo o più frequente di quanto sia necessario per entrambe le parti. Prova a sollevare questo argomento nel tuo prossimo faccia a faccia e vedi se tu e la tua controparte potete raggiungere un accordo sulla quantità di tempo ideale da trascorrere insieme.

Riunioni più brevi ed efficienti

Non tutte le riunioni possono essere annullate. Non tutte le riunioni dovrebbero essere più brevi di quanto inizialmente previsto, a seconda dello scopo e del risultato desiderato. Ma certamente la maggior parte delle riunioni che i knowledge worker hanno potrebbe richiedere meno tempo ed essere più efficiente. Concentrandoti attivamente sulla riduzione del tempo impiegato dalle riunioni, allevierai buona parte del dolore causato dalle riunioni. Ancora più importante, i tuoi colleghi ti ringrazieranno.