Il futuro della comunicazione è visivo. Ecco 6 modi in cui il tuo team può innovare.

La maggior parte delle persone comprende le informazioni più velocemente e meglio quando sono presentate visivamente.

Ecco perché emoji, GIF, screenshot e video hanno invaso la nostra comunicazione quotidiana. Ed è vero anche al lavoro.

Era vero quando la maggior parte di noi lavorava in ambienti d'ufficio tradizionali, ed è vero ora che così tanti di noi lavorano in remoto e potrebbero mancare quella vera connessione con i colleghi.

Ciò significa che è ancora più cruciale per le aziende abbracciare immagini e video.

Allora perché così tante aziende si affidano a lunghe e-mail e infinite chiamate Zoom per le loro comunicazioni remote?

Per la maggior parte delle organizzazioni, amministratori delegati e manager, la risposta è semplice come: "Questo è il modo in cui l'abbiamo sempre fatto e funziona bene!"

Ma ecco il punto: ciò che ha funzionato ieri non garantisce necessariamente il successo oggi, specialmente quando ci sono opzioni più efficaci.

Le aziende lente nell'innovare o nell'aggiornamento delle procedure rimarranno nella polvere.

[Webinar] Il valore degli elementi visivi e 6 modi in cui puoi iniziare a usarli subito

Il lavoro a distanza richiede la ricerca di modi nuovi e migliori per connettersi online con i colleghi e immagini e video sono le chiavi per comunicazioni efficaci sul posto di lavoro (sia in remoto che di persona).

Ce l'abbiamo. Il cambiamento è difficile. Tu sei occupato. La tua squadra è impegnata. E l'idea di imparare a creare immagini e video è scoraggiante (soprattutto se non l'hai mai fatto prima).

Ma cosa accadrebbe se creare immagini e video di qualità professionale per comunicare fosse, in molti casi, più semplice che scrivere una lunga e noiosa e-mail?

È!

E, soprattutto, la comunicazione remota non è solo migliore per i tuoi dipendenti, ma anche per la tua azienda. Aumenterai la produttività, avrai meno errori ed eliminerai i circuiti di feedback.

Inoltre, i tuoi dipendenti saranno più coinvolti che mai.

Non preoccuparti, non ti stiamo chiedendo di rinunciare completamente alla posta elettronica. Stiamo solo suggerendo un modo migliore.

Ed è incredibilmente facile iniziare.

Ti mostreremo come.

Ecco cosa imparerai:

• Perché utilizzare esclusivamente comunicazioni di testo in chiaro (come e-mail) ti costa tempo e denaro.
• In che modo elementi visivi e video migliorano la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti.
• Sei modi in cui tu e il tuo team potete facilmente iniziare a utilizzare immagini e video per le comunicazioni sul posto di lavoro, senza che siano richieste competenze professionali.
• I tre miti della comunicazione visiva e perché non sono veri.

In che modo gli elementi visivi sono migliori per la comunicazione remota (e la tua azienda)

Ci siamo stati tutti. Senti il ​​piccolo "ding" dalla tua casella di posta elettronica. Fai clic per controllarlo e proprio lì che ti fissa è un gigantesco muro di testo. Cinque paragrafi, sei frasi ciascuno. Nessuna personalità. Nessuna pausa. Nessuna immagine.

No grazie.

Avviso spoiler: la tua email NON mi ha trovato bene.

Ma cerchiamo di essere chiari su una cosa. Non stiamo dicendo che la posta elettronica sia obsoleta. La posta elettronica è e continuerà ad essere una delle colonne portanti delle comunicazioni aziendali.

È fantastico se usato correttamente. Sfortunatamente, siamo arrivati ​​a fare affidamento sull'e-mail come l'elemento fondamentale delle comunicazioni sul posto di lavoro.

L'e-mail è perfetta per aggiornamenti rapidi o note lunghe alcune frasi. Hai bisogno di dare seguito a una richiesta o controllare lo stato di un progetto? L'e-mail è il tuo punto di riferimento.

Hai bisogno di dare istruzioni o fornire molte informazioni contemporaneamente? Questo non è proprio il forte dell'e-mail.

Le applicazioni di chat come Slack e Microsoft Teams sono diventate così popolari almeno in parte perché abbiamo abusato della posta elettronica.

Quando si tratta di comunicazioni basate su testo, le persone le vogliono brevi e dolci.

Ma non crederci sulla parola. Abbiamo fatto la ricerca!

Qual è il vero valore della grafica?

Un paio di anni fa, abbiamo condotto un progetto di ricerca piuttosto importante chiamato The Value of Visuals. Volevamo sapere se comunicare con immagini e video fosse effettivamente meglio del testo normale, ma volevamo anche scoprire se ci fosse un vantaggio economico per la comunicazione visiva.

Abbiamo testato 125 persone che svolgono attività d'ufficio nel mondo reale, come l'aggiornamento di una pagina Web, la compilazione di una nota spese e il download e l'installazione di nuovo software. Per ogni persona, le istruzioni per ogni attività sono state fornite casualmente come testo normale, testo con screenshot/immagini contrassegnati o video.

Quindi, abbiamo misurato le loro prestazioni mentre completavano i loro compiti.

I risultati sono stati sbalorditivi.

In tutto, il 67% di quelli testati ha completato meglio le attività quando le istruzioni sono state fornite come immagini o video. In media, hanno assorbito le informazioni il 7% più velocemente e, quando è stato chiesto in seguito delle attività, hanno ricordato le informazioni meglio e per un periodo di tempo più lungo.

Infatti, la nostra ricerca stima che quando le aziende utilizzano più immagini e video nelle comunicazioni sul posto di lavoro, ogni dipendente potrebbe guadagnare quasi sette minuti di produttività al giorno.

Sono quasi 34 minuti per ogni settimana lavorativa di cinque giorni e 2,25 ore al mese, per ogni dipendente.

Ciò significa che se la tua azienda ha 100 dipendenti, potresti recuperare 225 ore di produttività ogni mese. Se la tua azienda ha 500 dipendenti, sono 1.100 ore di produttività guadagnate.

In termini monetari, si tratta di circa $ 1.200 di produttività guadagnata all'anno per ciascun dipendente, semplicemente utilizzando più elementi visivi nelle comunicazioni sul posto di lavoro.

I dipendenti vogliono più elementi visivi

Se i vantaggi puramente economici non fossero sufficienti, i tuoi dipendenti desiderano una maggiore comunicazione visiva sul lavoro.

Il nostro studio ha rilevato che il 48% dei dipendenti considera i video la forma di comunicazione più coinvolgente. Il 37% considera il testo con immagini il più coinvolgente.

Solo il 15% ha affermato che l'e-mail è stata la più coinvolgente.

Eppure, quasi il 50% delle aziende sta effettivamente aumentando l'uso della posta elettronica.

I dipendenti meno coinvolti si sentono meno legati al proprio lavoro, alla propria azienda e ai propri colleghi. E questo è aggravato dalla sensazione di disconnessione che può già verificarsi con il lavoro a distanza.

Ma i dipendenti veramente coinvolti si sentono parte di qualcosa di più grande di loro. Hanno la motivazione per fare un lavoro migliore.

Quando sentono che la loro azienda si prende cura di loro, si preoccupano di più della loro compagnia.

Sei semplici modi in cui puoi iniziare a utilizzare gli elementi visivi al lavoro in questo momento, senza bisogno di competenze professionali

1. Sostituisci le riunioni con il video

Le riunioni puramente informative non dovrebbero richiedere che tutti si trovino nello stesso posto allo stesso tempo, anche se quel luogo è virtuale.

Se hai informazioni da condividere con il tuo team che non richiedono feedback o brainstorming immediati, prova a sostituire quella riunione con un video.

Puoi scrivere esattamente quello che vuoi dire e condividere le informazioni senza interruzioni o senza conversazioni che divagano o che vadano fuori rotta.

Se hai diapositive da mostrare, usa Snagit per registrare lo schermo mentre racconti. Niente diapositive? Nessun problema. Snagit può registrare la tua webcam per dare al tuo video un tocco più personale.

Questo tipo di consegna è più rispettoso del tempo del tuo team. Se non è urgente che conoscano le informazioni in questo momento, possono guardare il video a loro piacimento. E, se hanno bisogno di un aggiornamento, possono sempre tornare indietro e guardare di nuovo.

Inoltre, se hai bisogno di feedback o se hanno domande, possono venire da te individualmente.

Nella nostra esperienza, le riunioni che normalmente potrebbero essere state programmate per un'ora possono essere ridotte a un video di 20 minuti (o meno). È un sacco di tempo risparmiato!

2. Fornire feedback visivo

Questo è uno dei modi migliori per iniziare a utilizzare gli elementi visivi sul posto di lavoro e le comunicazioni remote, perché probabilmente stai già facendo qualcosa di simile.

Quasi tutti noi abbiamo dovuto correggere e modificare un documento creato da qualcun altro. Lo stampiamo, prendiamo la nostra penna rossa e annotiamo sulle pagine stampate dove apportare le modifiche richieste.

Sfortunatamente, a meno che tu non voglia scansionare le tue pagine e inviarle via email, non funziona davvero in un ambiente remoto.

Snagit può aiutare!

In questo esempio, ho usato Snagit per acquisire schermate di pagine specifiche in un ebook e notare dove erano necessarie modifiche. Proprio come con la modifica dei documenti tradizionale, il destinatario può vedere esattamente quello che voglio e dove lo voglio.

Questo non ha richiesto quasi tempo.

Inoltre, funziona praticamente per qualsiasi tipo di feedback simile. Hai bisogno di apportare modifiche a un sito web? Prendi i tuoi screenshot, annota le modifiche necessarie e inviali al tuo team web.

Puoi farlo anche combinando immagini e video. Il cliente Snagit Referral Rock, il cui team è stato remoto sin dal primo giorno, ci ha detto che prende regolarmente gli screenshot di cui ha bisogno e aggiunge il markup. Quindi, farà un rapido video screencast che guida il suo team attraverso le modifiche in modo da poter aggiungere il contesto dove necessario.

Ora capiscono cosa deve essere cambiato E perché.

È più veloce di scrivere e inviare e-mail e molto più coinvolgente e gradevole.

3. Realizza onboarding sempreverdi e contenuti di formazione mirati

Un ottimo onboarding offre ai nuovi assunti gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo nei loro nuovi ruoli. In un ambiente remoto, ottenere il tempo faccia a faccia per la formazione non è una grande opzione, ma la creazione di contenuti di formazione video e visivi può fare molto per metterli sulla strada del successo.

Che si tratti di formazione del primo giorno o di formazione continua per il miglioramento dei dipendenti, i contenuti visivi e video hanno molto senso.

È ottimo per cose come come utilizzare i sistemi HR o accedere alla rete. Puoi anche fare un breve video in cui rispondi a quattro (o sei o 10) domande più frequenti dei nuovi assunti.

Ed è facilmente scalabile. Le tue guide pratiche, sussidi di lavoro o brevi video di formazione funzionano per una, 100 o 1.000 persone o più.

Anche per le organizzazioni più piccole, questo ha più senso. I tuoi contenuti di formazione possono funzionare per te anche quando stai facendo altre cose. Trascorrerai meno tempo lontano dal tuo lavoro e più tempo a fare altri lavori.

Che tu abbia bisogno di creare ausili per il lavoro, microvideo di formazione software, guide dettagliate o altro, Snagit è lo strumento perfetto per la creazione di contenuti di formazione interni.

4. Avere implementazioni software più efficienti

Quasi ogni organizzazione deve prima o poi lanciare un nuovo software. Può essere incredibilmente frustrante e dirompente per i tuoi dipendenti, soprattutto se non ben comunicato.

Usa screenshot e screencast per mostrare come mostrare le funzionalità del software durante un'implementazione interna. Registra un rapido screencast che può essere facilmente condiviso con i membri del team o con l'intera azienda.

Brevi sessioni di formazione possono aiutare gli utenti a mantenere le proprie competenze mentre apprendono nuove funzionalità. La formazione dei dipendenti per l'implementazione del software può aiutare a prevenire la perdita di produttività.

Di recente siamo stati sottoposti a un'importante implementazione del software presso TechSmith. Il nostro team IT ha utilizzato una combinazione di schermate, brevi video e persino e-mail per aiutarci a prepararci a ciò che doveva accadere, guidarci attraverso il processo di implementazione e seguirci dopo l'installazione del software.

Invece di passare attraverso paragrafi di testo (cosa che la maggior parte delle persone non fa altro che sfogliare), siamo stati in grado di vedere cosa stava arrivando, cosa dovevamo fare e fornire feedback come richiesto.

5. Fornire formazione/aiuto tra pari (ovvero apprendimento sociale o formazione informale)

La maggior parte di noi probabilmente non si considera dei formatori, ma è probabile che se lavori con altre persone, prima o poi devi mostrare a qualcuno come fare qualcosa.

Può essere qualsiasi cosa, dal mostrare a un collega come aggiungere un messaggio fuori sede alla propria e-mail a come regolare le impostazioni del microfono nell'applicazione per riunioni virtuali.

Invece di partecipare a una riunione ogni volta che qualcuno ha bisogno di aiuto, crea un rapido video screencast che mostri il processo. Oppure, prendi alcuni screenshot e usa lo strumento passo passo di Snagit per creare una guida passo passo.

Risparmierai tempo nella tua giornata e fornirai ai tuoi colleghi un bel riferimento per quando hanno bisogno di un aggiornamento.

6. Rispondi alle domande tecniche più velocemente

Il tuo personale IT può risparmiare tempo e fatica creando procedure e ausili di lavoro per le domande più frequenti. Quindi, quando arriva una richiesta, hanno la risposta pronta.

Anche le domande più complesse o meno comuni trarranno vantaggio da immagini e video. Quando uno dei tuoi utenti ha un problema o una richiesta, il tuo team IT può acquisire screenshot di esattamente dove andare e cosa fare per risolvere il problema. Oppure, crea un video screencast esaminando varie opzioni o potenziali correzioni.

Funziona anche per i tuoi utenti! Qualcuno ha improvvisamente ricevuto un nuovo strano messaggio di errore? Prendi uno screenshot e invialo al tuo team IT. Possono diagnosticare il problema e farti tornare al lavoro.

Oppure, se un'applicazione software si arresta ripetutamente in modo anomalo, acquisire una registrazione dello schermo dei passaggi eseguiti prima dell'arresto anomalo per aiutare il personale IT a identificare e correggere il problema.

Tre miti sulla creazione di contenuti visivi (e perché non sono veri)

Quindi, sai che dovresti utilizzare più contenuti visivi nelle comunicazioni sul posto di lavoro, ma non è molto più difficile? È molto più facile scrivere un'e-mail, giusto?

Diamo un'occhiata a quello.

Mito 1. La creazione di immagini e video richiede troppo tempo

Video e immagini POSSONO richiedere molto tempo. Ma non devono.

Ricorda che il perfetto è nemico del bene. Mentre molti di noi non si fanno scrupoli a inviare un'e-mail veloce senza correggere le bozze o assicurarsi che tutta la grammatica e la punteggiatura siano perfette, per qualche motivo pensiamo che le immagini e i video debbano essere perfetti prima di condividerli.

Non così.

Abbraccia la pendenza. Sostieni lo screencast one-take. Festeggia e usa lo screenshot rapido con il markup.

Se ti trovi in ​​un ciclo di perfezione, fai un passo indietro e pensa all'obiettivo e al pubblico. Questi due fattori ti aiuteranno a determinare quanto deve essere raffinato il tuo video.

In qualità di manager o CEO, aumenta la fiducia del tuo team delineando esplicitamente quali contenuti hanno la priorità più alta e hanno bisogno di maggiore rifinitura. La maggior parte della comunicazione interna probabilmente non ha bisogno di essere perfetta per essere efficace.

Mito n. 2: hai bisogno di abilità speciali

Passare a qualcosa di nuovo può far sentire a disagio alcune persone. Che si tratti di nervi per essere un creatore per la prima volta o incertezza sull'esecuzione, molte persone non hanno idea di quanto sia facile creare immagini.

La tecnologia ha portato molti modi per creare facilmente immagini e video davvero incredibili senza la necessità di competenze professionali.

Un software di comunicazione visiva come TechSmith Snagit semplifica la creazione e la condivisione di immagini e video di alta qualità che inviano messaggi più rapidamente del solo testo.

In molti casi, è molto più facile e veloce che scrivere un'e-mail lunga e complicata.

Mito n. 3: non saprai da dove cominciare

Trovare nuovi modi per incorporare contenuti visivi nella tua organizzazione non deve essere eccessivamente elaborato o complicato: è pensato per semplificare. Esistono molti modi per utilizzare gli elementi visivi per facilitare la comunicazione e aiutare a capire il punto.

Innanzitutto, determina cosa stai cercando di ottenere e in che modo le immagini possono aiutarti. Quindi, autorizza i tuoi dipendenti e guidali per assicurarsi che venga effettivamente fatto.

Potrebbe volerci del tempo per uscire dall'abitudine della posta elettronica, ma tu e i tuoi dipendenti sarete più felici quando lo farete.

Proprio come scrivere un'e-mail o mettere insieme l'agenda di una riunione, pensa allo scopo del video o dell'immagine e poi a cosa vuoi ottenere con esso. Quindi, crea qualcosa che lo faccia.

Se hai ancora bisogno di una mano, Snagit viene fornito con modelli progettati professionalmente e facili da usare per quei momenti in cui iniziare da zero sembra semplicemente troppo. E, con un abbonamento a TechSmith Assets per Snagit, avrai accesso a ancora di più.

Porta le tue comunicazioni remote a un livello superiore con immagini e video

Le aziende che utilizzano più contenuti visivi e video per le comunicazioni interne possono aumentare la produttività, ridurre gli errori, eliminare i cicli di feedback e avere dipendenti più felici e coinvolti.

E, con strumenti software come TechSmith Snagit, non è mai stato così facile creare contenuti di qualità professionale e altamente efficaci con pochi clic, anche se non hai mai realizzato un'immagine o un video in vita tua.

Uccidi il mostro di posta elettronica non necessario e mettiti sulla strada per comunicazioni coinvolgenti ed efficaci.