Come creare documentazione e guide di processo visivo

Probabilmente non ti consideri un formatore, ma quasi tutti noi a un certo punto dobbiamo spiegare un processo o addestrare qualcuno a fare qualcosa di nuovo. Se è qualcosa che molte persone potrebbero aver bisogno di sapere, probabilmente vorrai creare una sorta di documentazione che puoi condividere. In questo modo non devi spiegarlo più e più volte.

Quando si tratta di spiegare un processo o i passaggi necessari per fare qualcosa, niente batte le immagini. Immagini e video ti consentono di mostrare effettivamente i passaggi necessari per completare un'attività piuttosto che spiegare semplicemente con le parole.

È qui che la documentazione visiva del processo torna utile.

La documentazione visiva del processo è solo un modo elegante per dire istruzioni, tutorial o contenuti di formazione che includono immagini o video.

Abbiamo tutti sentito il vecchio adagio "un'immagine vale più di mille parole". Si scopre che è vero!

In effetti, la ricerca di TechSmith ha scoperto che non solo le persone preferiscono quando le istruzioni sono presentate visivamente, ma in realtà imparano più velocemente, si comportano meglio e conservano le informazioni più a lungo.

Ciò significa che c'è molto meno cambiamento che qualcuno dovrà venire e chiederti le stesse istruzioni ancora e ancora!

Ma come crei la documentazione del processo visivo, soprattutto se non sei un grafico?

Fortunatamente, creare contenuti visivi e video dall'aspetto professionale è incredibilmente facile con gli strumenti giusti e un po' di know-how.

Ecco cosa imparerai:

• Che cos'è la documentazione di processo e perché è importante?
• Tipi comuni di documentazione di processo.
• Strumenti per la creazione di documentazione visiva del processo.
• Come creare facilmente contenuti visivi, inclusi video, per creare documentazione visiva altamente efficace.
• Procedure consigliate per garantire che la documentazione sia altamente efficace.
• Come garantire che la tua documentazione abbia una durata di conservazione più lunga.

Che cos'è la documentazione di processo?

La documentazione del processo è qualsiasi documento che mostra i passaggi necessari per completare un'attività o un progetto. Possono essere formali o informali, a seconda del pubblico e dello scopo.

A cosa serve la documentazione di processo?

Come puoi vedere dalla definizione di cui sopra, la documentazione del processo è un termine piuttosto ampio. Può essere qualcosa di semplice come un rapido screenshot che mostra i passaggi per accedere a un client di posta elettronica o complesso come un documento di più pagine.

Se ci pensi, una ricetta è un documento di processo. Quindi può essere utile pensare a un documento di processo come alla ricetta per completare un'attività. Alcune ricette sono complesse e richiedono moltissimi passaggi e materiali, mentre altre sono semplici e possono avere solo pochi ingredienti.

Di seguito sono riportati solo alcuni modi in cui la documentazione del processo può essere utile:

Formare nuovi dipendenti

La documentazione del processo è estremamente utile quando è necessario formare nuovi assunti. Renderlo disponibile ai tuoi nuovi compagni di squadra consente loro di aiutare se stessi durante il loro processo di inserimento, invece di dipendere completamente dal loro allenatore per insegnare loro tutto ciò che devono sapere.

Spesso, quando un nuovo dipendente si unisce al team, sta riempiendo un posto vacante. E quando ci sono posti vacanti in un team, ogni membro tende ad avere un carico di lavoro maggiore.

Quindi documentare i processi prima di sentirne il bisogno significa meno stress e pressione quando i membri del personale potrebbero già essere ridotti al minimo. Naturalmente, puoi ancora creare la documentazione del processo quando hai anche la necessità immediata di formare un collega!

La documentazione del processo consente alle persone di accedere alle informazioni da sole, quando ne hanno bisogno, facilitando la capacità di auto-aiuto.

Preparati per l'imprevisto

Aiuta a documentare un processo all'interno della tua organizzazione anche quando non ce n'è bisogno immediato.

In questo modo puoi creare un futuro collaboratore per il successo. Analogamente al suo utilizzo con la formazione per neoassunti, è possibile rendere le informazioni disponibili su richiesta e se la persona che normalmente eseguirebbe un determinato compito è malata o inaspettatamente non disponibile, qualcun altro può facilmente subentrare.

Fornire trasparenza del processo

Inoltre, la documentazione di un processo aiuta con la trasparenza all'interno di un'organizzazione. Consente ai dipendenti che non sono vicini a una particolare area dell'azienda di avere informazioni dettagliate sulle attività al di fuori del loro team e/o dipartimento immediato.

Ciò può, a sua volta, portare a miglioramenti del flusso di lavoro, come l'eliminazione di passaggi o attività duplicati. Può anche evidenziare i punti deboli, che possono risultare in azioni. La consapevolezza dei punti critici in un processo può essere tutto ciò che serve per ottenere risorse allocate per apportare miglioramenti incrementali.

Alcuni tipi comuni di documenti di processo includono:

• Materiali di inserimento come le istruzioni per l'accesso al software HR.
• Istruzioni per il software.
• Manuali di istruzioni del prodotto.
• Ricette alimentari.
• Video di istruzioni.

Quali sono alcuni dei vantaggi della documentazione del processo visivo?

La documentazione visiva del processo aiuta a semplificare la comprensione del processo. Quando le persone possono vedere cosa dovrebbero fare, è più probabile che capiscano e abbiano successo.

L'immagine sopra mostra il processo per importare un collegamento YouTube in TechSmith Knowmia. In un solo colpo d'occhio, un utente sa esattamente dove fare clic e dove inserire il collegamento per aggiungere il video di YouTube.

Le istruzioni scritte per questo richiederebbero più tempo per essere comprese e costringerebbero gli utenti a cercare visivamente dove fare clic per ogni passaggio. In questo modo, è tutto a posto.

Fornisce una guida di riferimento su quali sono le aspettative per i risultati del processo

La documentazione del processo visivo aiuta a mostrare i risultati attesi. La documentazione mostra un possibile percorso orientato verso questi obiettivi. Tuttavia, questo non significa che il processo documentato sia l'unico modo per ottenere il risultato desiderato.

La documentazione visiva del processo che espone le procedure per un processo rende più facile vedere le aree in cui il nostro tempo o i nostri strumenti potrebbero essere utilizzati in modo più efficiente in futuro.

Offre contesto per progetti e processi

Un processo può includere passaggi e procedure che si applicano solo a un singolo progetto. Mentre i progetti futuri potrebbero condividere molte delle stesse procedure, molte cose potrebbero anche applicarsi in modo diverso. Alcune di queste differenze possono anche essere difficili da notare dall'esterno guardando dentro.

Visual Process Documentation rende più facile confrontare le circostanze che sono andate in un processo rispetto a un altro processo. In questo modo si evitano errori che possono derivare dall'applicazione di una procedura a un processo con cui non si adatta.

Facilita una formazione più semplice per i nuovi partecipanti a un processo

La documentazione visiva del processo aiuta a eliminare molte delle domande che un nuovo partecipante a un processo potrebbe avere perché la maggior parte di queste procedure sarà affrontata direttamente nella documentazione. Ciò consente di dedicare più tempo alla formazione di altre persone per concentrarsi su altre aree in cui potrebbe essere necessaria l'attenzione. Si tratta di un lavoro più intelligente, non di un lavoro più duro.

Inoltre, cosa succede se i partecipanti originali di un progetto assumono un altro ruolo? Visual Process Documentation garantisce che il progetto possa essere completato anche senza la presenza della persona che ha documentato il processo originale.

Suona abbastanza bene, vero? Questi e molti altri vantaggi di Visual Process Documentation mostrano come può essere un potente strumento da utilizzare in molti modi dinamici. Con questi vantaggi in mente, ora è un buon momento per introdurre alcune best practice che ti aiuteranno a ottenere il massimo dalla tua documentazione.

Strumenti per la creazione di documentazione visiva del processo

Uno dei principali ostacoli alla creazione di documentazione visiva è la convinzione di non avere le capacità, il tempo o le conoscenze per farlo bene.

Sono qui per dirti che non hai bisogno di competenze professionali per ottenere risultati di qualità professionale. Infatti, in molti casi, puoi ottenere ciò di cui hai bisogno con pochi clic!

Snagit

Snagit è la scelta migliore per creare documenti di processo ricchi e dall'aspetto professionale, procedure, tutorial e altro ancora.

Ben oltre un semplice screenshot e uno strumento di markup, Snagit include una serie di funzionalità che rendono la documentazione facile come fare clic e trascinare.

Modelli

Che tu debba creare uno o 1.000 documenti di processo, Snagit Templates è appena diventato il tuo nuovo migliore amico. Snagit viene fornito con una serie di modelli gratuiti progettati professionalmente, oppure puoi abbonarti a TechSmith Assets per Snagit per ottenere l'accesso a tonnellate di più.

Con i modelli, puoi acquisire i tuoi screenshot, inserirli nel modello, aggiungere eventuali descrizioni di testo necessarie e il gioco è fatto. E 'davvero così semplice.

E puoi anche andare oltre gli screenshot. Hai foto o illustrazioni di prodotti che devi condividere? Anche Snagit può gestirli. Aggiungili dove appropriato e lascia che Snagit faccia il resto.

Strumento passo

Snagit ha in realtà uno strumento che ti aiuta a mostrare i passaggi necessari per completare un'attività. Questa è la documentazione del processo in poche parole!

Strumento Semplifica

Lo strumento Semplifica ti consente di rimuovere informazioni superflue o irrilevanti per evidenziare ciò che è più importante. E, naturalmente, con Snagit puoi farlo in pochi click!

Inoltre, rimuovendo testo e altri elementi non necessari, i tuoi contenuti sono meno suscettibili a modifiche minori nell'interfaccia utente, nella formulazione, ecc. Ciò significa che i tuoi contenuti potrebbero avere una durata di conservazione molto più lunga e ciò significa meno aggiornamenti e più tempo per te concentrati su altre cose!

Video da immagini

A volte la migliore documentazione del processo non è affatto un documento, ma un video! Prendi facilmente i tuoi screenshot o altre immagini e trasformali in un video che mostra il processo esatto. Puoi aggiungere annotazioni e narrazioni secondo necessità.

Tela

Canva è uno dei modi più semplici per creare grafica personalizzata. In effetti, molti dei grafici che vedi qui in questo blog sono stati creati con Canva.

Risorse TechSmith per Snagit

Ho notato soprattutto i modelli disponibili in TechSmith Assets per Snagit, ma non finisce qui. Ci sono letteralmente migliaia di immagini, illustrazioni, icone, timbri e altro ancora che puoi usare gratuitamente nel tuo progetto. Snagit viene fornito gratuitamente con molte risorse, ma puoi abbonarti per accedere ad altre.

Migliori pratiche

• Sii specifico nel modo in cui esprimi le procedure nella tua documentazione in modo da comunicare il tuo messaggio in modo accurato.
• Documenta singolarmente ogni passaggio necessario per completare un processo.Includi niente di più e niente di meno.
• Assicurati di includere tutte le politiche o le regole che devi seguire durante il processo.
• Assicurati di disporre sia il testo che le parti visive della documentazione in modo coerente, in modo che l'ordine del processo sia facile da seguire..
• Assicurati di registrare la data di creazione della documentazione originale, nonché eventuali aggiornamenti.
• Usa strumenti di cattura dello schermo come Snagit o altri per creare immagini potenti (screenshot, video, diagrammi di flusso, ecc.). Ciò consentirà di organizzare chiaramente il testo delle tue procedure.
• Per motivi di sicurezza, conservare la documentazione in un luogo in cui sia possibile controllare chi vi ha accesso.
• Eseguire il backup di tutti i file che accompagnano la documentazione del processo visivo.

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FAQ

Nota: questo post è stato originariamente pubblicato nel 2017, ma è stato aggiornato a settembre 2020 con nuove informazioni.