Come sostituire le riunioni con il video

Trascorri una parte allarmante della tua giornata o settimana nelle riunioni di lavoro?

Sentiamo quel dolore!

La comunicazione nel posto di lavoro di oggi avviene in molti modi diversi. Alcuni dei metodi più comuni includono:

• Incontri faccia a faccia
• Incontri virtuali
• E-mail
• Strumenti di chat

Sebbene ognuno abbia uno scopo, a seconda di ciò che devi condividere, ognuno ha anche degli svantaggi.

La nostra ricerca ha rilevato che la maggior parte dei dipendenti ritiene che le comunicazioni aziendali non trasmettano un messaggio chiaro e che i leader non comunichino nel modo migliore per i dipendenti. Ciò può avere un enorme impatto sulla produttività, sul coinvolgimento dei dipendenti e persino sulle prestazioni lavorative.

Un grande colpevole? Troppi incontri.

Come le riunioni interrompono il lavoro

Questo non vuol dire che le riunioni siano intrinsecamente cattive o improduttive. A volte un incontro faccia a faccia è il modo migliore per comunicare. Sedersi, parlare attraverso idee e prendere decisioni funziona alla grande in un certo numero di situazioni.

Sfortunatamente, poiché funziona a volte, molte aziende tendono a usarlo TUTTO il tempo.

Questo approccio non è sempre possibile. Anche con le opzioni di riunione virtuale, può essere difficile programmare a causa dei vincoli di fuso orario e della disponibilità limitata sui calendari già occupati delle persone.

A volte può essere necessario più tempo per programmare una riunione con un gruppo impegnato di parti interessate rispetto alla riunione stessa.

Gli incontri presentano anche altre sfide meno ovvie come:

• Persone che parlano tra loro
• Le persone tranquille non sempre parlano
• Persone multitasking o non impegnate
• Sentendo: "Scusa, devo correre a un'altra riunione"

Quante volte sei stato in una riunione in cui due o tre persone hanno dominato la conversazione e tutti gli altri hanno dovuto combattere per far sentire la loro voce? Non tutti hanno una personalità che si presta a interrompere e parlare, soprattutto in contesti di gruppo o con leadership.

Alcune persone hanno anche bisogno di più tempo per elaborare le informazioni prima di offrire idee o contrappunti. Potrebbero avere grandi cose da condividere, ma una riunione potrebbe non essere il luogo migliore per farlo.

Inoltre, siamo stati tutti a riunioni in cui almeno alcuni dei partecipanti controllano i loro telefoni o lavorano su qualcos'altro.

Forse non avevano davvero bisogno di essere presenti alla riunione. O forse solo una piccola parte dell'incontro di un'ora era davvero rilevante per loro. Ad ogni modo, probabilmente non era un uso efficace del loro tempo.

Ironia della sorte, un altro inconveniente con le riunioni si verifica quando stanno andando alla grande. Sei mai stato nel mezzo di una buona discussione solo per vederla abbreviata perché il tempo è scaduto? Potresti aver bisogno solo di 10-20 minuti in più, ma invece, poiché le persone hanno altri impegni, devi fermarti e provare a riprendere da dove avevi interrotto in un altro momento.

Tra il tentativo di trovare di nuovo il tempo sul calendario di tutti e il riportarli tutti sulla stessa pagina, è quasi impossibile tornare nel flusso. Molte grandi idee potrebbero essere andate perse nel tempo tra una riunione e l'altra.

Elimina le riunioni non necessarie con il video

Nonostante tutti questi inconvenienti, la maggior parte delle organizzazioni continua a programmare riunioni non necessarie.

Non deve essere così. Tu e il tuo team potete abbandonare quegli incontri con i video. Aumenterai il coinvolgimento e la produttività e ridurrai le perdite di tempo. La ricerca lo conferma. Infatti, abbiamo riscontrato che il 48% dei dipendenti considera il video la forma di comunicazione più coinvolgente .

Ma i video non richiedono molto lavoro?

So cosa potresti pensare... se non ho mai fatto un video, in che modo imparare a farlo mi farà risparmiare più tempo rispetto all'effettiva riunione? È una reazione normale e non sei solo. Queste paure possono derivare dalla convinzione che:

• I video devono avere un aspetto perfetto per essere efficaci
• I video richiedono sempre molto tempo per essere realizzati
• I video saranno difficili da monitorare e mantenersi aggiornati nel tempo
• I video richiedono molta preparazione, come script e storyboard

Mentre in alcuni casi tutto quanto sopra può essere vero, nella maggior parte delle situazioni di comunicazione sul posto di lavoro, non è necessario prepararsi per realizzare un video più di quanto faresti per una riunione.

Snagit è un fantastico strumento di acquisizione all-in-one che può aiutarti a catturare o registrare facilmente lo schermo e apportare semplici modifiche.

Inoltre, Snagit ti offre un modo semplice per registrare la tua voce e lo schermo (o la webcam) allo stesso tempo, rendendo la creazione di video informativi dall'aspetto eccezionale un gioco da ragazzi.

E ricorda, non farai il prossimo blockbuster di Hollywood. Non deve essere necessariamente perfetto. Questi tipi di video sono generalmente destinati a un piccolo gruppo di persone e hanno una durata di conservazione relativamente breve.

Spesso, può essere facile come aprire una presentazione o un foglio di calcolo e semplicemente parlarci sopra durante la registrazione. Se commetti un errore, continua così. Puoi facilmente ritagliare quelli davvero eclatanti quando hai finito.

Vantaggi dell'utilizzo del video per sostituire le riunioni

Diamo un'occhiata a un rapido esempio di come funziona effettivamente questo concetto.

Abbastanza semplice, vero? Lo pensiamo anche noi. Ecco perché i nostri team di TechSmith si sono appoggiati a questo modello ed hanno eliminato un sacco di riunioni che ingombrano i nostri calendari.

A volte, potresti comunque voler tenere una riunione dopo la discussione iniziale basata sul Web. In tal caso, ora puoi passare direttamente alla modalità decisionale anziché passare la prima metà della riunione con qualcuno che presenta informazioni o dati e risponde alle domande.

Quando questo accade, indovina un po'? Hai appena fatto una "riunione capovolta". Questa è un'altra grande tecnica per riunioni più efficaci, che significa semplicemente condividere le informazioni in anticipo in modo che tutti arrivino a una riunione più preparati.

Tuttavia, spesso scoprirai che puoi realizzare tutto ciò di cui hai bisogno attraverso una discussione video basata sul Web e puoi saltare la riunione tutti insieme!

7 vantaggi delle discussioni basate su video

Dopo aver utilizzato questa tecnica sempre di più in TechSmith per cose come aggiornamenti di stato, risultati di ricerche e proposte di strategia, ecco i primi sette vantaggi che abbiamo visto:

1. Tutti hanno la stessa voce

Avere una discussione basata su video consente anche ai colleghi più pacati di intervenire ogni volta che hanno qualcosa da contribuire. Senza nessun altro con cui accontentarsi in tempo reale, tutti gli spettatori possono lasciare commenti secondo necessità.

2. Tutti possono visualizzare il contenuto quando e dove è conveniente per loro

Non dovrai più faticare per trovare una sala riunioni o lottare per trovare uno slot del calendario che funzioni per tutti. Con il video, ogni membro del team può guardare le informazioni quando è più conveniente per loro e non devono sentirsi impreparati per un incontro di persona se il loro programma è pieno.

3. Consente alle persone di digerire il contenuto prima che rispondano

A volte, può essere difficile fornire un feedback immediato durante una riunione. Potresti aver bisogno di tempo per far penetrare il contenuto e magari rivederlo prima di esprimere la tua opinione. Il video asincrono risolve questo problema!

4. Documenta e archivia la conversazione in un unico luogo

A volte non vorresti poter tornare indietro e vedere una registrazione di tutto ciò che è stato detto in un incontro di persona? Quando invece condividi un video, le informazioni risiedono permanentemente in un formato facilmente accessibile.

5. Consente a tutti di avere un contesto condiviso in entrata

Se hai intenzione di tenere una riunione di follow-up, i video sono un ottimo modo per dare a tutte le parti il ​​tempo e le informazioni di cui hanno bisogno per sentirsi preparate. Inoltre, tali informazioni saranno trasmesse in modo uniforme.

6. Possiamo sfruttare meglio il tempo di persona (se è ancora necessario)

Quando i colleghi hanno un video con ottime informazioni, possiamo tutti fare un uso migliore dei nostri incontri di persona e non perdere tempo a trasmettere le statistiche per la prima volta. Cioè, se è necessaria una riunione di persona anche dopo una condivisione video!

7. A volte possiamo sostituire un'intera riunione

Se un ottimo video può trasmettere tutte le informazioni che avrebbe un incontro di persona, perché incontrarsi? I video possono far risparmiare tempo a tutti e aumentare la produttività.

Riepilogo

Riunioni non necessarie possono devastare la produttività e il morale. Anche la posta elettronica e altre forme di comunicazione presentano una serie di sfide.

Tuttavia, il video offre un'ottima alternativa alla tradizionale riunione.